# Brauche ich überhaupt eine Rechnungssoftware?

Quelle: https://kidesk.ch/fragen/brauche-ich-eine-rechnungssoftware · Frage · Thema: Software auswählen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Nein. Kein Gesetz schreibt dir ein Programm vor. Du darfst deine Rechnungen in Word schreiben, in Excel rechnen und als PDF verschicken. Pflicht sind drei andere Dinge: Buch führen (OR Art. 957), Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre aufbewahren (OR Art. 958f) und, wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, auf Verlangen eine Rechnung mit den Angaben nach MWSTG Art. 26 ausstellen. Ein Programm brauchst du erst, wenn die Handarbeit mehr kostet als das Abonnement. Wo diese Grenze bei dir liegt, rechnest du weiter unten mit deinen eigenen Zahlen in zwei Minuten aus.

## Was das Gesetz verlangt, und was nicht

Im Schweizer Recht steht nirgends, womit du eine Rechnung schreibst. Es steht drin, was am Ende vorhanden sein muss. Diese drei Pflichten erfüllst du mit einer Vorlage genauso wie mit einem Programm, nur mit mehr Disziplin.

| Pflicht | Was sie verlangt | Grundlage |
| --- | --- | --- |
| Buch führen | GmbH und AG führen immer eine vollständige Buchhaltung, Einzelfirmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr. Darunter genügt ihnen die Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. | OR Art. 957 Abs. 1 und 2 |
| Aufbewahren | Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Elektronisch ist erlaubt, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und alles jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann. | OR Art. 958f |
| Angaben auf der Rechnung | Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, stellt auf Verlangen eine Rechnung aus mit Name und Ort beider Seiten, Nummer im Register, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. | MWSTG Art. 26 |

Eine Rechnungsnummer, einen Einzahlungsschein und eine Zahlungsfrist schreibt kein Artikel ausdrücklich vor. Die Nummer ist trotzdem der übliche Weg, jeden Beleg eindeutig wiederzufinden, so wie es die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung mit Belegnachweis und Nachprüfbarkeit verlangen (OR Art. 957a Abs. 2).

> **Achtung:** Die Stelle, an der es mit Dateien auf dem eigenen Rechner heikel wird, ist die Aufbewahrung. Die Geschäftsbücherverordnung unterscheidet nicht nach Dateiformat, sondern nach Informationsträger, und sie nennt Fest- und Wechselplatten ausdrücklich als **veränderbare** Träger (Art. 9 Abs. 2 GeBüV). Wer darauf aufbewahrt, braucht Verfahren, welche die Integrität sichern und den Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar machen. Der einfachste unveränderbare Träger bleibt Papier. In der Praxis heisst das: Jede verschickte Rechnung sofort als PDF ablegen, die Ablage geordnet halten und regelmässig sichern, und entweder ein Archiv nutzen, das Änderungen und den Zeitpunkt der Ablage nachweisbar festhält, oder die Belege ausdrucken.

## Fünf Stellen, an denen eine Vorlage anschlägt

1. **Der QR-Einzahlungsschein.** Weder Word noch Excel erzeugen ihn mit dem Schweizer Kreuz im Code. Du brauchst einen Generator, ein Zusatzprogramm oder dein E-Banking und setzt das Ergebnis unter die Rechnung. Wie das geht und welche Masse gelten, steht in [QR-Rechnung in Word erstellen](https://kidesk.ch/fragen/kann-ich-eine-qr-rechnung-in-word-erstellen).
2. **Die Nummern.** Eine Vorlage zählt nicht. Wer eine Datei kopiert und die Nummer zu ändern vergisst, hat zwei Rechnungen mit derselben Nummer, und das fällt erst bei der Zahlung auf. Was bei Nummern gilt, steht in [Rechnungsnummern und Lücken](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnungsnummer-luecken-regeln).
3. **Die Übersicht, wer bezahlt hat.** Ohne Programm führst du eine zweite Liste, meist in Excel, und musst sie von Hand mit dem Kontoauszug abgleichen. Genau hier entstehen die Rechnungen, an die ein halbes Jahr niemand denkt.
4. **Die Fristen.** Mahnen heisst, an einem bestimmten Tag zu handeln. Eine Vorlage erinnert dich nicht. Wer 40 offene Rechnungen im Kopf behält, verliert Geld, nicht Zeit.
5. **Die Mehrwertsteuer je Quartal.** Aus einer Sammlung von Word-Dateien musst du die Umsätze je Satz von Hand zusammenzählen. Und eingereicht wird seit 2025 ohnehin nur noch elektronisch über das Portal der ESTV (MWSTV Art. 123).

## Ab wann sich ein Programm rechnet

Rechne es selbst aus, statt einer Prozentzahl zu glauben. Miss an drei Rechnungen mit der Uhr, wie lange du vom leeren Blatt bis zur abgelegten und notierten Rechnung brauchst, den Einzahlungsschein eingerechnet. Dann rechne so:

**Zwölf Rechnungen im Monat, mit Vorlage und mit Programm**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Rechnungen im Jahr | 144 |
| Mit Vorlage: tippen, Einzahlungsschein holen, ablegen, in der Liste nachführen | 12 Minuten je Rechnung |
| Mit Programm: Kunde und Positionen wählen, prüfen, senden | 4 Minuten je Rechnung |
| Ersparnis 8 Minuten mal 144 Rechnungen | 1'152 Minuten, also 19.2 Stunden |
| Ansatz einer Bürostunde, hier als Beispiel | CHF 70.00 |
| **Wert der gesparten Zeit im Jahr** | **CHF 1'344.00** |

Setz deine eigenen Zahlen ein und vergleich das Ergebnis mit dem Jahrespreis des Programms, das du anschaust. Nicht eingerechnet ist dabei, was oft mehr ausmacht: die Rechnung, die mit einer Vorlage liegen bleibt und später rausgeht. Später geschrieben heisst später bezahlt.

## Wann eine Vorlage wirklich genügt

- Du arbeitest nebenberuflich und schreibst weniger als etwa fünf Rechnungen im Monat.
- Du bist nicht mehrwertsteuerpflichtig, verrechnest also ohne Sätze und ohne Quartalsauswertung.
- Du hast keine Mitarbeitenden, deren Stunden in die Rechnung müssen.
- Deine Kunden zahlen zuverlässig, du mahnst höchstens zweimal im Jahr.
- Du bist bereit, jeden Monat eine halbe Stunde für Ablage und Abgleich einzuplanen, und hältst dich daran.

Trifft das alles zu, nimm eine [Rechnungsvorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-schweiz), leg einen Ordner je Geschäftsjahr an und bleib dabei. Sobald zwei der fünf Punkte nicht mehr stimmen, kostet die Handarbeit mehr als jedes Abonnement. Den Weg von der Vorlage zum Programm beschreibt [Von Excel zur Software](https://kidesk.ch/ratgeber/von-excel-zur-software).

## So macht es KIDESK

Wenn du so weit bist: In KIDESK entsteht die Rechnung aus dem Auftrag oder der Offerte, ohne dass du eine Zahl zweimal tippst. Der QR-Einzahlungsschein kommt mit, die Nummern laufen fortlaufend weiter, und du siehst in einer Liste, welche Rechnung offen, überfällig oder bezahlt ist. Zahlungseingänge liest du als CAMT-Datei aus dem E-Banking ein, KIDESK ordnet sie den Rechnungen zu. Die MwSt-Auswertung je Quartal bekommst du als Datei; einreichen musst du sie selbst beim Portal der ESTV. Eine Finanzbuchhaltung führt KIDESK nicht, die bleibt bei deiner Treuhandstelle.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Die erste Rechnung](https://kidesk.ch/anleitungen/erste-rechnung)

## Häufige Fragen

### Ist eine Rechnung aus Word rechtlich gültig?

Ja. Eine Rechnung braucht weder ein bestimmtes Programm noch eine Unterschrift. Sie muss inhaltlich stimmen und, bei Mehrwertsteuerpflicht, die Angaben nach MWSTG Art. 26 enthalten. Wie du sie erstellt hast, spielt keine Rolle.

### Muss ich überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss auf Verlangen des Kunden eine Rechnung ausstellen (MWSTG Art. 26 Abs. 1). Unabhängig davon brauchst du für deine eigene Buchhaltung einen Beleg zu jedem Geschäftsvorfall. In der Praxis schreibst du also immer eine, schon um dein Geld einfordern zu können.

### Reicht Excel für die Buchhaltung eines Kleinbetriebs?

Für Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz genügt eine Aufzeichnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, und das lässt sich in einer Tabelle führen (OR Art. 957 Abs. 2). Ab dieser Grenze, und für eine GmbH oder AG immer, gilt die volle Buchführungspflicht. Vorgeschrieben ist auch dann kein Programm, in der Praxis führst du sie aber mit einem Programm mit Kontenplan oder gibst sie der Treuhandstelle.

### Was passiert, wenn ich eine Rechnung nicht mehr finde?

Fehlende Belege sind ein Problem bei der Steuerprüfung und bei der Mehrwertsteuer: Den Vorsteuerabzug musst du nachweisen (MWSTG Art. 28 Abs. 3), was ohne die Lieferantenrechnung schwierig wird, und die Buchhaltung ist nicht mehr nachvollziehbar. Darum ist die Ablage wichtiger als das Programm. Leg jede verschickte Rechnung sofort als PDF ab, benannt nach Nummer und Kunde.

### Brauche ich ein Programm, wenn meine Treuhandstelle ohnehin bucht?

Nicht wegen der Buchhaltung. Aber deine Treuhandstelle bucht nur, was sie geordnet bekommt. Ein Programm hilft dort, wo sie nicht hinkommt: Rechnungen schreiben, offene Posten im Blick behalten, mahnen. Frag sie, in welcher Form sie die Unterlagen am liebsten bekommt, bevor du dich entscheidest.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 957: Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Buchführung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 28: Vorsteuerabzug, Grundsatz](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_28)
- [Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 9: Zulässige Informationsträger](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/216/de#art_9)
- [Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 123: Elektronische Verfahren](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/828/de#art_123)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.