# Kann ich eine QR-Rechnung in Word oder Excel erstellen?

Quelle: https://kidesk.ch/fragen/kann-ich-eine-qr-rechnung-in-word-erstellen · Frage · Thema: QR-Rechnung und Zahlungsverkehr · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Zum Teil. Das Rechnungsblatt baust du problemlos in Word oder Excel. Den **Zahlteil mit dem Swiss QR Code** erzeugt keines der beiden Programme: Eine eingebaute Funktion dafür gibt es nicht. Du brauchst einen Zahlteil-Generator, ein Zusatzprogramm oder das E-Banking deiner Bank und setzt das Ergebnis als Bild oder PDF unter deine Rechnung. Dabei gelten die Vorgaben von SIX: feste Masse, nur vier zugelassene Schriften, Perforation auf Papier und beim PDF eine Schnittlinie mit Scherensymbol.

## Warum Word den Code nicht selbst erzeugen kann

Der Swiss QR Code ist kein beliebiger QR-Code mit einer Zahl darin. Er trägt eine festgelegte Datenstruktur: Kontonummer, Adresse des Zahlungsempfängers in einzelnen Feldern, Betrag, Währung, Adresse des Zahlungspflichtigen, Referenztyp, Referenz und Mitteilung, alles in einer vorgeschriebenen Reihenfolge. Dazu kommt die Fehlerkorrekturstufe «M» und das Schweizer Kreuz von 7 mal 7 Millimetern in der Mitte des Codes.

Weder Word noch Excel bringen eine Funktion mit, die so einen Code baut. Ein QR-Code aus einem beliebigen Online-Werkzeug, der einfach deine IBAN enthält, ist kein Zahlteil: Die Banking-App erkennt ihn nicht als Zahlungsauftrag. Entscheidend ist nicht, dass ein Quadrat auf dem Papier steht, sondern was darin codiert ist.

## Drei Wege zum Zahlteil, wenn du bei Word bleiben willst

| Weg | Was du bekommst | Woran es hakt |
| --- | --- | --- |
| E-Banking deiner Bank | Einen normgerechten Zahlteil, meist als PDF, oft kostenlos | Jede Rechnung einzeln von Hand; Betrag und Adresse tippst du zweimal |
| Zahlteil-Generator im Netz | Ein Bild oder PDF, das du ins Dokument setzt | Du gibst Kunden- und Kontodaten auf einer fremden Website ein; niemand garantiert dir die Version der Vorgaben |
| Zusatzprogramm oder Erweiterung | Zahlteil direkt aus der Vorlage heraus | Installation, Pflege und Updates liegen bei dir |
| Rechnungssoftware | Zahlteil, Summen, Mehrwertsteuer und Zuordnung der Zahlung aus einer Hand | Kostet Geld und einen Umstellungstag |

Der Weg über das E-Banking und der Weg über einen Generator lohnen sich bei wenigen Rechnungen im Monat. Ab wann sich ein Wechsel rechnet, rechnest du selbst aus: Minuten je Rechnung mal Anzahl Rechnungen mal dein Stundensatz.

> **Achtung:** Gib bei einem fremden Generator nie mehr Daten ein, als du auf ein Blatt Papier drucken würdest, und prüfe, wer die Seite betreibt. Kundenname und Kundenadresse sind Personendaten, deine IBAN ist eine Kontoverbindung. Beides gehört nicht auf eine Website, deren Betreiberin du nicht kennst.

## Die Vorgaben, an denen selbstgebaute Zahlteile scheitern

Die Gestaltung des Zahlteils ist in den «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» von SIX geregelt. Gültig ist Version 2.3, in Kraft seit dem 22. November 2025. Die folgenden Punkte werden in der Praxis am häufigsten verfehlt.

- **Masse:** Der Zahlteil hat das Format 148 mal 105 Millimeter. Links daneben steht der Empfangsschein mit 62 mal 105 Millimetern. Zusammen ergeben sie 210 mal 105 Millimeter, also die volle Breite eines A4-Blattes.
- **Reihenfolge:** Der Empfangsschein muss zwingend links neben dem Zahlteil stehen, beide gleich hoch.
- **Platz:** Der Zahlteil sitzt an der unteren Schnittkante der Rechnung. Die Leerbereiche rund um die Felder müssen mindestens 5 Millimeter breit und hoch sein und dürfen nicht bedruckt werden.
- **Schriften:** Nur Arial, Frutiger, Helvetica und Liberation Sans in Schwarz, weder kursiv noch unterstrichen.
- **Schriftgrössen:** Im Zahlteil mindestens 6, höchstens 10 Punkt. Empfohlen sind 8 Punkt für die Überschriften und 10 Punkt für die Werte. Der Titel «Zahlteil» steht in 11 Punkt fett. Im Empfangsschein sind es 6 Punkt fett und 8 Punkt.
- **Papier:** weiss, perforiert, 80 bis 100 Gramm pro Quadratmeter. Beschichtete und reflektierende Papiere sind nicht zugelassen.
- **Keine Werbung:** Der Zahlteil und der Empfangsschein dürfen nicht als Werbefläche dienen, und die Rückseite darf nicht bedruckt werden.
- **Leeres Betragsfeld:** Druckst du keinen Betrag, braucht es ein farbloses Feld mit schwarzen Eckmarken, damit der Kunde den Betrag von Hand einsetzen kann: im Zahlteil 40 mal 15 Millimeter, im Empfangsschein 30 mal 10 Millimeter. Dasselbe gilt für die Adresse des Zahlungspflichtigen, wenn du sie nicht aufdruckst, dort mindestens 65 mal 25 Millimeter im Zahlteil und 52 mal 20 Millimeter im Empfangsschein.

## Auf Papier ist die Perforation Pflicht

Bei einer Rechnung auf Papier ist eine Perforation zwischen den Rechnungsangaben und dem Zahlteil vorgeschrieben, dazu eine zweite zwischen Zahlteil und Empfangsschein. Das gilt auch, wenn du den Zahlteil als separates Blatt beilegst. Genau hier endet das Basteln: Ein Bürodrucker perforiert nicht. Wer regelmässig Papierrechnungen verschickt, kauft vorperforiertes Papier oder druckt gar nicht mehr.

## Beim PDF gelten eigene Regeln

Viele Betriebe verschicken ihre Rechnung als PDF per E-Mail. Auch dafür gibt es eine Vorgabe. Wird die QR-Rechnung als PDF erstellt und elektronisch versendet, muss das Format des Zahlteils und des Empfangsscheins **durch Linien gekennzeichnet** werden. Auf jeder dieser Linien steht ein Scherensymbol, oder es steht oberhalb der Linie der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen». So weiss der Kunde, wo er schneiden muss, wenn er die Rechnung am Postschalter bezahlen will.

SIX hält zugleich fest: Ein PDF eignet sich für Zahlungen im E-Banking und im Mobile Banking, nicht für den papiergebundenen Zahlungsverkehr am Schalter. Und wer nur den Zahlteil ohne Empfangsschein online zeigt, muss dem Kunden zusätzlich die vollständige QR-Rechnung zum Beziehen anbieten.

## So gehst du vor, wenn es Word sein muss

1. **Rechnungsblatt in Word bauen** Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Zwischentotal, Mehrwertsteuer, Total. Die Pflichtangaben stehen in Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes.
2. **Die unteren 105 Millimeter freihalten** Setz die Seitenränder so, dass die untersten 105 Millimeter des Blattes leer bleiben. Dort kommt der Zahlteil hin, und zwar über die volle Breite.
3. **Zahlteil erzeugen** Im E-Banking deiner Bank oder mit einem Generator. Adresse in Einzelfeldern erfassen: Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land. Strasse und Hausnummer sind freiwillig, Name, Postleitzahl, Ort und Land sind Pflicht.
4. **Betrag und Adresse zweimal prüfen** Gescannt wird, was im Code steckt, nicht was daneben gedruckt ist. Änderst du den Betrag im Word-Dokument, musst du den Zahlteil neu erzeugen. Sonst zahlt dein Kunde den alten Betrag.
5. **Schnittlinien und Scherensymbol setzen** Beim PDF-Versand die Trennlinien einzeichnen und auf jede Linie ein Scherensymbol setzen oder darüber «Vor der Einzahlung abzutrennen» schreiben.
6. **Eine Probezahlung machen** Scanne den fertigen Zahlteil mit deiner eigenen Banking-App und schau, ob Betrag, Empfänger und Referenz korrekt erscheinen. Brich die Zahlung danach ab. Das ist der einzige Test, der zählt.

> Eine Word-Vorlage rechnet nicht mit. Mehrwertsteuer, Zwischentotale und Rundungen bleiben deine Aufgabe, und die Zahlung ordnest du später von Hand zu. Das ist kein Argument gegen Word, aber ein Argument dafür, ehrlich zu rechnen, ab wann sich der Aufwand nicht mehr lohnt.

## So macht es KIDESK

KIDESK setzt den QR-Zahlteil selbst aufs PDF, mit strukturierten Adressen und mit der Referenz, die zu deinem Konto passt: Die QR-Referenz gehört zur QR-IBAN. Du erfasst Betrag und Positionen einmal, die Mehrwertsteuer rechnet KIDESK, und der Zahlteil entsteht aus derselben Rechnung. Bei einer Teilrechnung steht im Zahlteil der Restbetrag. Lädst du später die CAMT-Datei aus deinem E-Banking hoch, ordnet KIDESK die Zahlung über die Referenz der Rechnung zu.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Die erste Rechnung schreiben](https://kidesk.ch/anleitungen/erste-rechnung)

## Häufige Fragen

### Gibt es eine offizielle Word-Vorlage für die QR-Rechnung?

SIX veröffentlicht die Vorgaben und Beispiele im eigenen Download-Bereich, aber keine fertige Word-Vorlage, die den Code erzeugt. Jede Vorlage im Netz stammt von Dritten. Prüfe vor dem Einsatz, auf welche Version der Vorgaben sie sich bezieht: Seit dem 22. November 2025 ist nur noch die strukturierte Adresse zulässig.

### Kann ich den Zahlteil einmal erzeugen und dann immer wiederverwenden?

Nur, wenn Betrag, Referenz und Adresse des Kunden gleich bleiben. Das ist praktisch nie der Fall. Am ehesten funktioniert es mit leerem Betragsfeld und ohne Referenz, etwa für Spenden oder Beiträge. Dann musst du aber das farblose Feld mit den Eckmarken aufdrucken und die Zahlung später von Hand zuordnen.

### Reicht es, den QR-Code irgendwo auf die Rechnung zu setzen?

Nein. Der Zahlteil muss an der unteren Schnittkante des Blattes stehen, der Empfangsschein links daneben, beide in den vorgegebenen Massen. Für einen Zahlteil, den der Kunde ausdruckt und in Papierform an sein Finanzinstitut schickt, halten die Vorgaben von SIX ausdrücklich fest: Hält er die Masse nicht ein, kann er nicht verarbeitet werden und wird abgelehnt, oder die Verarbeitung verursacht Mehrkosten.

### Muss ich eine QR-Referenz verwenden?

Nur, wenn du eine QR-IBAN hast; dann ist die 27-stellige QR-Referenz zwingend. Mit einer normalen IBAN hast du die Wahl zwischen der Creditor Reference und gar keiner Referenz. Eine Referenz erspart dir später das Suchen im Kontoauszug.

### Ist ein Zahlteil ohne Perforation ungültig?

Auf Papier verlangen die Vorgaben von SIX die Perforation zwischen Rechnung und Zahlteil sowie zwischen Zahlteil und Empfangsschein. Beim PDF treten Linien mit Scherensymbol an ihre Stelle. Ob eine bestimmte Bank eine Abweichung trotzdem verarbeitet, sagt dir nur die Bank selbst.

## Quellen

- [SIX: Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.3 (Gestaltungsvorgaben, Kapitel 3)](https://www.six-group.com/dam/download/banking-services/standardization/qr-bill/ig-qr-bill-v2.3-de.pdf)
- [SIX: QR-Rechnung, Vorgaben und Download-Bereich](https://www.six-group.com/de/products-services/banking-services/payment-standardization/standards/qr-bill.html)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.