# Kann eine KI Rechnungen schreiben?

Quelle: https://kidesk.ch/fragen/kann-ki-rechnungen-schreiben · Frage · Thema: Digitalisierung und KI · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Ja, den **Entwurf**. Eine KI formuliert Positionstexte, verwandelt Diktiertes in Zeilen und liest Angaben aus Belegen heraus. Was sie nicht übernimmt, ist die **Verantwortung**: Mengen, Einheitspreise, der Steuersatz und die Pflichtangaben nach MWSTG Art. 26 bleiben deine Sache. Das ist nicht nur eine Frage der Sorgfalt. Wer in einer Rechnung eine Steuer ausweist, ohne im Register eingetragen zu sein, oder eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag, ausser er korrigiert die Rechnung oder macht glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Rechnen soll darum das Programm, nicht der Textentwurf.

## Was an einer Rechnung wirklich funktioniert

Eine Rechnung besteht aus vier Teilen: Text, Zahlen, Stammdaten und Pflichtangaben. Die KI ist in genau einem davon stark, und das ist der Text. Bei den anderen dreien ist sie entweder überflüssig oder gefährlich.

| Aufgabe | Taugt die KI dafür? | Warum |
| --- | --- | --- |
| Positionstext formulieren | Ja | «Silikonfugen Bad erneuern, 12 Laufmeter» statt «Abdichtung gemacht». Genau dafür sind Sprachmodelle gebaut. |
| Diktiertes in Positionen verwandeln | Ja | Du sprichst auf der Rückfahrt, was du gemacht hast. Aus dem Text werden Zeilen, die du korrigierst. |
| Angaben aus einem Lieferantenbeleg lesen | Ja | Betrag, Datum und Steuersatz erkennen ist Lesearbeit, keine Rechenarbeit. Prüfen musst du trotzdem. |
| Kunde, Adresse und deine Preise einsetzen | Braucht keine KI | Das holt das Programm aus dem Kundenstamm und dem Katalog. Ein Modell, das die Adresse «weiss», hat sie erfunden. |
| Mengen und Einheitspreise festlegen | Nein | Das Modell hat keine Baustelle gesehen und kennt deine Kalkulation nicht. Was fehlt, ergänzt es plausibel. |
| Den richtigen Steuersatz wählen | Nein | 8.1, 2.6 oder 3.8 Prozent hängen an der Leistung, und ob du überhaupt einen Satz ausweisen darfst, hängt an deiner Eintragung. Eine zu hoch ausgewiesene Steuer kann dich Geld kosten (MWSTG Art. 27 Abs. 2). |
| Summen und Mehrwertsteuer rechnen | Nein | Ein Sprachmodell erzeugt Text, kein Rechenwerk. Die Summen gehören ins Programm, das die Rechnung speichert. |

## Die Rechnung bleibt deine, auch die entworfene

Eine Rechnung ist keine Textsorte, sondern ein Dokument mit Rechtsfolgen. Auf Verlangen des Empfängers musst du eine ausstellen, die den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifiziert. In der Regel gehören dazu Name und Ort von dir und vom Kunden, der Hinweis auf deine Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen samt Nummer, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (MWSTG Art. 26 Abs. 1 und 2).

Zwei dieser Angaben sind für einen Entwurf aus der Maschine heikel, weil sie plausibel aussehen und trotzdem falsch sein können: die Mehrwertsteuernummer und der Steuersatz. Eine Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST sieht in jedem Text richtig aus. Führen darf sie nur, wer im Register eingetragen ist.

> **Achtung:** **Wer eine Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, oder für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer** (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Ausnahmen gibt es nur zwei: Die Rechnung wird korrigiert, oder du machst glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist. Korrigieren kannst du nachträglich mit einem Dokument, das dem Kunden zugeht, auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (Abs. 4). Wer nicht im Register eingetragen ist, darf in Rechnungen überhaupt nicht auf die Steuer hinweisen (Abs. 1).

Ein typischer Fall betrifft kleine Unternehmen, die noch gar nicht steuerpflichtig sind. So sehen Rechnungen im Netz nun einmal aus, und entsprechend setzt ein Entwurf leicht eine Zeile «inkl. 8.1 % MwSt» und eine Nummer darunter. Beides darfst du nicht, solange du nicht eingetragen bist, und die ausgewiesene Steuer schuldest du trotzdem, wenn du die Rechnung nicht korrigierst. Der zweite Fall ist die Leistung mit einem anderen Satz, etwa Essen zum Mitnehmen zu 2.6 Prozent gegenüber der Bewirtung vor Ort zu 8.1 Prozent, und auch das nur, wenn du die beiden Leistungen organisatorisch sauber auseinanderhältst (MWSTG Art. 25 Abs. 3). Steuersatz und Steuernummer sind darum die zwei Angaben, die du auf jedem Entwurf anschaust, bevor du auf Senden drückst.

## Warum das Rechnen nicht aus dem Text kommen darf

Ein Sprachmodell setzt Wörter und Zeichen aneinander, die zueinander passen. Eine Zahl, die passend aussieht, ist für das Modell so gut wie eine Zahl, die stimmt. Darum gilt eine einfache Arbeitsteilung: Die KI schlägt Positionen vor, die Summe zieht das Programm. Prüf in jedem Entwurf drei Werte je Zeile, dann ist der Rest Rechenarbeit der Software.

**Malerrechnung: die drei Werte, die du prüfst**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Arbeit: 14.5 Stunden zu CHF 92.00 | CHF 1'334.00 |
| Material: 24 Liter Dispersion zu CHF 18.50 | CHF 444.00 |
| Fahrzeit und Anfahrt, pauschal | CHF 120.00 |
| Zwischentotal | CHF 1'898.00 |
| Mehrwertsteuer 8.1 Prozent | CHF 153.74 |
| **Rechnungsbetrag** | **CHF 2'051.74** |

Geprüft werden **Menge**, **Einheitspreis** und **Steuersatz**. Stimmen diese drei je Zeile, stimmt die Rechnung, denn alles Weitere ist Multiplikation und Addition. Wenn dein Programm das Total aus einem Text übernimmt, statt es selbst zu rechnen, ist das ein Grund, das Programm zu wechseln, nicht die KI abzuschalten.

## Was nicht in einen allgemeinen Chatdienst gehört

Zwischen «KI in meiner Rechnungssoftware» und «ich tippe das in einen Chatdienst» liegt ein Unterschied, der dich betrifft. Für die Personendaten, die du in einen fremden Dienst eingibst, bleibst du verantwortlich. Übertragen darfst du ihre Bearbeitung nur, wenn der Dienst sie so bearbeitet, wie du es selbst dürftest, keine Geheimhaltungspflicht entgegensteht und du dich vergewissert hast, dass er die Datensicherheit gewährleistet (DSG Art. 9). Liegen die Server im Ausland, gelten zusätzlich die Regeln für die Bekanntgabe ins Ausland (DSG Art. 16). Für einen brauchbaren Entwurf genügen ohnehin Gewerk, Leistung und Rahmen.

- **Nicht hineinkopieren:** Kundenname mit Adresse, Telefonnummer oder E-Mail, Objektadressen, Betreibungs- und Mahndaten, Gesundheitsangaben, Personaldaten und Löhne.
- **Nicht hineinkopieren:** deine Einkaufspreise und Margen, Offerten von Mitbewerbern, Verträge der Gegenseite.
- **Unbedenklich:** «Maler, Innenanstrich 2 Zimmer, 48 Quadratmeter Wand, zwei Anstriche, Abdecken inbegriffen, Positionstext formulieren.»
- **Faustregel:** Wenn der Text ohne den Namen genauso brauchbar ist, lass den Namen weg.

## Prüfliste vor dem Versenden

1. Sind Name und Ort von dir und vom Kunden richtig, so wie ihr im Geschäftsverkehr auftretet?
2. Steht deine Mehrwertsteuernummer nur dann drauf, wenn du eingetragen bist, und ist sie die richtige?
3. Stimmen Menge und Einheitspreis je Position mit dem Rapport und deinem Katalog überein?
4. Ist der Steuersatz je Position richtig, und stimmt der ausgewiesene Steuerbetrag zur Summe?
5. Steht das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum da, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht?
6. Beschreibt der Text Art, Gegenstand und Umfang der Leistung so, dass der Kunde es in einem Jahr noch versteht?
7. Ist keine Position drin, an die du dich nicht erinnerst? Eine erfundene Zeile ist der typische Fehler eines Entwurfs aus der Maschine.

## Aufbewahrt wird die versandte Rechnung, nicht der Chat

Eine versandte Rechnung ist ein Buchungsbeleg und gehört zehn Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Ein Gesprächsverlauf in einem Chatdienst erfüllt das nicht: Er ist nicht systematisch abgelegt, nicht gegen Änderung gesichert und je nach Dienst morgen gelöscht. Der Entwurf darf aus dem Chat kommen, die Rechnung selbst muss in deiner Ablage landen. Was das für die digitale Ablage heisst, steht in [Belege nur digital aufbewahren](https://kidesk.ch/ratgeber/belege-digital-aufbewahren) und [Papierloses Büro im Handwerk](https://kidesk.ch/ratgeber/papierloses-buero-im-handwerk).

## So macht es KIDESK

In KIDESK sitzt die KI unten auf jeder Seite. Du diktierst oder schreibst, was auf die Rechnung soll, und der Entwurf entsteht im Editor; geänderte Positionen hebt der Editor hervor, damit du siehst, was angefasst wurde. Kundennamen erkennt KIDESK aus deinem Kundenstamm, du musst sie nicht abtippen. Heikle Aktionen bestätigst du, bevor sie ausgeführt werden. Text aus Belegen und Kundennotizen behandelt KIDESK als Daten und nicht als Befehl. Die KI ist im Preis inbegriffen. Was sie nicht abnimmt, ist die Freigabe: Ob Menge, Preis und Steuersatz stimmen, entscheidest du.

- [Die KI in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/ki-chat)
- [Diktieren statt tippen](https://kidesk.ch/funktionen/sprachfunktion)
- [Die erste Rechnung schreiben](https://kidesk.ch/anleitungen/erste-rechnung)

## Häufige Fragen

### Darf ich eine Rechnung versenden, die eine KI geschrieben hat?

Ja. Kein Gesetz verlangt, dass ein Mensch den Text formuliert, und eine allgemeine Pflicht, maschinell entworfene Texte zu kennzeichnen, gibt es in der Schweiz heute nicht. Der Bundesrat hat am 12.02.2025 entschieden, die KI-Konvention des Europarats zu übernehmen und Gesetze möglichst nur je Sektor anzupassen; bis Ende 2026 soll eine Vernehmlassungsvorlage folgen, die unter anderem die Transparenz regelt. Entscheidend ist der Inhalt: Stimmen die Angaben nach MWSTG Art. 26 und die Zahlen, ist die Rechnung so gültig wie jede andere, und die Verantwortung dafür trägst du.

### Was passiert, wenn die KI einen falschen Steuersatz einsetzt und ich es übersehe?

Weist du eine zu hohe Steuer aus, schuldest du den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Davon kommst du auf zwei Wegen weg: Du korrigierst die Rechnung mit einem Dokument, das dem Kunden zugeht, auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft, oder du machst glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist, etwa weil der Kunde keine Vorsteuer abgezogen hat. Weist du zu wenig aus, schuldest du trotzdem die Steuer zum richtigen Satz, berechnet auf dem Entgelt, das du tatsächlich erhältst (MWSTG Art. 24 Abs. 1 und Art. 25).

### Kann die KI aus meinen Stundenrapporten eine Rechnung bauen?

Das Zusammenzählen von Stunden und Material ist Aufgabe des Programms, nicht des Sprachmodells. Was die KI gut kann, ist der Schritt davor und danach: aus einer diktierten Notiz Positionen formulieren und den Begleittext schreiben. Die Stunden selbst sollten aus der Zeiterfassung kommen, nicht aus einer Erzählung.

### Erkennt der Kunde, dass eine Maschine die Rechnung formuliert hat?

An einer Rechnung kaum, weil sie ohnehin knapp und sachlich ist. Auffällig wird es dort, wo ein Entwurf ungeprüft rausgeht: schwammige Positionstexte, Wörter, die du nie verwendest, oder eine Zeile, die zur Arbeit nicht passt. Das merkt der Kunde sofort, und zwar nicht als KI, sondern als Schlamperei.

### Ist eine KI-Rechnung gleich viel wert wie eine unterschriebene?

Eine Rechnung braucht gar keine Unterschrift. Sie ist die Aufforderung zu zahlen, kein Vertrag. Massgebend sind der zugrunde liegende Auftrag und die Angaben auf der Rechnung. Wie sie entstanden ist, spielt weder für die Fälligkeit noch für eine spätere Betreibung eine Rolle.

## Quellen

- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 25: Steuersätze](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_25)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 24: Bemessungsgrundlage](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_24)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 9 und 16: Auftragsbearbeiter, Bekanntgabe ins Ausland](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_9)
- [BAKOM: Künstliche Intelligenz, Stand der Regulierung in der Schweiz](https://www.bakom.admin.ch/de/kuenstliche-intelligenz)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.