# Fällt auf Mahngebühren Mehrwertsteuer an?

Quelle: https://kidesk.ch/fragen/mwst-auf-mahngebuehren · Frage · Thema: Mehrwertsteuer · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Ja auf die Mahngebühr, nein auf den Verzugszins. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zählt **Mahnspesen zum Entgelt der erbrachten Leistung**; sie gehören damit in die Bemessungsgrundlage der Mehrwertsteuer. Der **Verzugszins** nach OR Art. 104 gilt dagegen als Ersatz des Schadens aus der verspäteten Erfüllung und ist nicht steuerbar (MWST-Info 04, Ziffer 3.8.2.3). Viele Seiten im Netz behaupten das Gegenteil. Beides gilt nur, wenn du selbst im Mehrwertsteuerregister eingetragen bist.

## Entgelt oder Schadenersatz: daran hängt alles

Die Mehrwertsteuer erfasst Entgelte für Leistungen. Zum Entgelt gehört ausdrücklich auch der **Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden** (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Genau das ist die Mahngebühr: Ersatz deiner Kosten für das Mahnen, gesondert aufgeführt. Die Gebühr hängt an der Leistung, die du erbracht hast, und teilt deren steuerliche Behandlung. Der Verzugszins entsteht dagegen nicht für eine Leistung, sondern für die Verspätung. Er ist Schadenersatz und bleibt ausserhalb der Steuer.

| Position auf deiner Mahnung | Mehrwertsteuer | Grundlage |
| --- | --- | --- |
| Mahngebühr, Mahnspesen | Steuerbar, zum Satz der gemahnten Leistung | MWST-Info 04 Ziff. 3.8.2.3, MWSTG Art. 24 Abs. 1 |
| Verzugszins nach OR Art. 104 | Nicht steuerbar | Schadenersatz, MWST-Info 04 Ziff. 3.8.2.3 |
| Vertraglich vereinbarter Zins | Steuerbar | Gehört zum Entgelt, gleiche Ziffer |
| Erstattete Betreibungs- und Konkurskosten | Nicht steuerbar | Schadenersatz, gleiche Ziffer |
| Vom Gericht festgesetzte Parteientschädigung | Nicht steuerbar | Schadenersatz, gleiche Ziffer |

«Steuerbar» heisst hier: Der Betrag gehört in deine MwSt-Abrechnung. Bist du nicht steuerpflichtig, entfällt die Frage ganz.

> Dieselbe Ziffer nennt neben den Mahnspesen auch **vertraglich vereinbarte Zinsen** als Teil des Entgelts. Steuerfrei ist dort ausdrücklich nur der Verzugszins nach OR Art. 104. Was das für einen im Vertrag erhöhten Verzugszins nach OR Art. 104 Abs. 2 bedeutet, sagt die MWST-Info nicht. Wer mehr als die gesetzlichen 5 Prozent vereinbart hat, klärt diesen Punkt einmal mit der Treuhandstelle oder direkt bei der ESTV.

## Ein durchgerechnetes Beispiel

Ein Malergeschäft stellt am 1. Mai 2026 eine Rechnung über CHF 3'240.00 einschliesslich 8.1 Prozent Mehrwertsteuer. Zahlungsfrist und Mahngebühr waren in der angenommenen Offerte vereinbart: zahlbar bis 31. Mai, ab der zweiten Mahnung CHF 20.00 Gebühr. Der Kunde zahlt am 15. Juli, nach der zweiten Mahnung.

**Zweite Mahnung, Zahlung am 15.07.2026**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Rechnungsbetrag | CHF 3'240.00 |
| Verzugszins 5 % für 45 Tage (3'240.00 × 5 × 45 ÷ 36'500) | CHF 19.97 |
| Mahngebühr, verstanden als Betrag einschliesslich Steuer | CHF 20.00 |
| Darin enthaltene Steuer (20.00 × 8.1 ÷ 108.1) | CHF 1.50 |
| **In der MwSt-Abrechnung zusätzlich zu deklarieren** | **CHF 18.50 Entgelt und CHF 1.50 Steuer** |

Der Verzugszins von CHF 19.97 taucht in der Abrechnung nicht auf. Gezählt wird er ab dem Tag nach der Fälligkeit bis und mit dem Zahltag, also vom 1. Juni bis zum 15. Juli. Die Tageszählung erklärt der [Verzugszins-Rechner](https://kidesk.ch/rechner/verzugszins-rechner).

## Welcher Satz gilt für die Mahngebühr?

Weil die Mahnspesen zum Entgelt der gemahnten Leistung gehören, folgen sie deren Satz. Bei einem Handwerks-, Reinigungs- oder Dienstleistungsbetrieb sind das 8.1 Prozent. Mahnst du in einem Schreiben mehrere Rechnungen mit unterschiedlichen Sätzen, gibt die MWST-Info dafür keine Aufteilungsregel vor. Leg diesen Fall einmal mit deiner Treuhandstelle fest, statt ihn jedes Mal anders zu lösen. Wer nur einen Satz verrechnet, hat das Problem nie.

## Brutto ansetzen erspart dir krumme Beträge

Es gibt zwei Wege, und beide sind zulässig. Entweder verstehst du die Pauschale als Betrag **einschliesslich** Steuer, dann bleiben CHF 20.00 auf dem Papier CHF 20.00. Oder du verstehst sie als Nettobetrag, dann stehen CHF 20.00 plus CHF 1.62 Steuer auf der Mahnung, also CHF 21.62. Der erste Weg ist im Alltag der ruhigere, weil die Zahl in der Klausel, in der Mahnung und im Kopf des Kunden dieselbe bleibt. Entscheidend ist nur: Die Klausel in Offerte oder AGB und die Mahnung müssen dasselbe sagen.

**Aufstellung auf der zweiten Mahnung**

```text
Rechnung Nr. 2026-0184 vom 01.05.2026, fällig am 31.05.2026   CHF  3'240.00
Mahngebühr 2. Mahnung (inkl. 8.1 % MwSt)                      CHF     20.00
Verzugszins 5 % vom 01.06.2026 bis 15.07.2026 (45 Tage)       CHF     19.97

Total                                                         CHF  3'279.97
```

> **Achtung:** Bist du nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen, darfst du auf keinem Beleg auf die Steuer hinweisen, auch nicht bei der Mahngebühr (MWSTG Art. 27 Abs. 1 und 2). Dann steht auf der Mahnung schlicht «Mahngebühr CHF 20.00», ohne Satz und ohne den Zusatz «inkl. MwSt».

## Erst vereinbart, dann versteuert

Die Steuerfrage stellt sich überhaupt erst, wenn die Mahngebühr geschuldet ist. Das Gesetz kennt keine Mahngebühr: Verlangen darfst du sie nur, wenn sie vereinbart ist, in der Offerte, im Vertrag oder in AGB, auf die du vor Vertragsschluss hingewiesen hast. Ein Hinweis, der zum ersten Mal auf der Rechnung oder auf der Mahnung steht, genügt nicht. Die Einzelheiten und eine Klausel zum Kopieren stehen unter [Darf ich Mahngebühren verlangen?](https://kidesk.ch/fragen/darf-ich-mahngebuehren-verlangen).

## Häufige Fragen

### Muss ich die MwSt auf der Mahnung ausweisen?

Wenn du steuerpflichtig bist und die Gebühr als Bruttobetrag ansetzt, genügt der Hinweis «inkl. 8.1 % MwSt» hinter der Position. Entscheidend ist, dass aus dem Beleg hervorgeht, was gemeint ist. Der Verzugszins steht ohne Steuerangabe da, weil auf ihn keine Steuer fällt.

### Gilt das auch für die Kosten eines Inkassobüros?

Die MWST-Info 04 spricht von Betreibungs- und Konkurskosten und von der gerichtlich festgesetzten Parteientschädigung; diese gelten als Schadenersatz. Zu den Kosten eines privaten Inkassobüros sagt die Ziffer nichts. Vorgelagert ist ohnehin die Frage, ob der Kunde solche Kosten überhaupt schuldet: ohne vertragliche Grundlage in der Regel nicht.

### Der Kunde zahlt die Mahngebühr nicht mit. Was mache ich mit der Steuer?

Wird das vereinbarte Entgelt nachträglich korrigiert, passt du die Umsatzsteuerschuld in dem Zeitpunkt an, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Praktisch heisst das: Was der Kunde nie bezahlt, versteuerst du am Ende auch nicht. Wie du das verbuchst, hältst du einmal mit deiner Treuhandstelle fest.

### Und die kostenlose erste Zahlungserinnerung?

Wo keine Gebühr verrechnet wird, ist auch nichts zu versteuern. Eine gratis verschickte Zahlungserinnerung ist steuerlich ein Nichtereignis. Genau deshalb ist die Staffel «erste Erinnerung gratis, ab der zweiten Mahnung eine Gebühr» so verbreitet: freundlicher Ton und weniger Buchungsarbeit.

### Fällt auf den Verzugszins der Steuerverwaltung auch keine MwSt an?

Der gesetzliche Verzugszins ist Schadenersatz und kein Entgelt für eine Leistung. Das gilt für den Zins, den du deinem Kunden nach OR Art. 104 verrechnest, ebenso wie für den Zins, den die ESTV dir bei verspäteter Zahlung berechnet. Der Satz für Bundessteuern liegt 2026 bei 4.0 Prozent, der gesetzliche Verzugszins unter Privaten bei 5 Prozent.

## Quellen

- [ESTV, MWST-Info 04 Steuerobjekt, Ziffer 3.8.2.3: Mahnspesen und Verzugszinsen](https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/cipherDisplay.xhtml?publicationId=1003047&componentId=1003392&lang=de)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 24: Bemessungsgrundlage](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_24)
- [MWSTG Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [MWSTG Art. 41: nachträgliche Änderung der Umsatzsteuerschuld](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_41)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 104: Verzugszins von 5 Prozent](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_104)
- [EFD: Zinssätze für Abgaben und Steuern, 4 Prozent seit 1.1.2026](https://www.efd.admin.ch/de/zinssaetze-abgaben-steuern)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.