# Welche Software für eine Einzelfirma ohne MwSt?

Quelle: https://kidesk.ch/fragen/software-fuer-einzelfirma-ohne-mwst · Frage · Thema: Software auswählen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Du brauchst ein Programm, das drei Dinge kann: eine Rechnung ohne jede Steuerzeile drucken, einen QR-Einzahlungsschein erzeugen und deine Belege zehn Jahre lesbar halten. Buch führen musst du nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, solange dein Umsatzerlös unter CHF 500'000.00 liegt (OR Art. 957 Abs. 2). Das harte Ausschlusskriterium ist der Steuerhinweis: Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1).

## Vier Anforderungen, alles andere ist Komfort

1. **Rechnung ohne Steuer.** Keine Steuerzeile, auch keine mit 0.00, keine Satzangabe, kein «exkl. MwSt» und keine UID mit dem Zusatz MWST. Das ist die einzige Anforderung, an der ein Programm ganz scheitern kann.
2. **QR-Einzahlungsschein.** Er hat mit der Mehrwertsteuer nichts zu tun, aber viel mit dem Geldeingang. Seit dem 22. November 2025 ist auf dem Einzahlungsschein nur noch die strukturierte Adresse zulässig, also Name, Postleitzahl, Ort und Land in eigenen Feldern.
3. **Nummern und Ablage.** Fortlaufende Belegnummern und die Rechnungen als PDF, zehn Jahre lang lesbar (OR Art. 958f). Ein Programm, aus dem du keine PDF herausbekommst, ist für dich ein Risiko.
4. **Export.** Du wechselst irgendwann, freiwillig oder nicht. Kunden, Rechnungen und Belege müssen als CSV oder Excel und als PDF herauskommen.

Was du dazu nicht brauchst, ist der teurere Teil vieler Programme: Steuerabrechnung, Lohn, doppelte Buchhaltung, Lager, Projektzeiten für ein Team, das du nicht hast.

## Der Test, der fünf Minuten dauert

Wer nicht eingetragen ist und in einer Rechnung trotzdem Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer. Davon kommt nur los, wer die Rechnung mit einem Dokument korrigiert, das auf sie verweist und sie widerruft, oder glaubhaft macht, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (MWSTG Art. 27 Abs. 2 und 4). Der Fehler entsteht fast immer über eine Vorlage, die eine Steuerzeile fest eingebaut hat. Darum machst du in der Testphase genau eine Sache: eine Rechnung erstellen, als PDF öffnen und fünf Stellen ansehen.

| Wo du hinsiehst | Was nicht dastehen darf |
| --- | --- |
| Briefkopf und Fusszeile | «MwSt-Nr.» oder eine UID mit dem Zusatz MWST. Die blosse UID darf stehen |
| Spaltenköpfe der Positionen | Eine Spalte «MwSt» oder «Satz», auch wenn überall 0 steht |
| Summenblock | «Zwischentotal netto», «MwSt 8.1 %», «MwSt 0.00». Es gibt nur ein Total |
| Preisangaben | «exkl. MwSt» oder «zzgl. MwSt». Deine Preise sind einfach deine Preise |
| Vorlagentexte und Mailtexte | Ein Standardsatz mit Steuerhinweis, den du beim Anlegen übersehen hast |

Kann das Programm diese Zeilen nicht abschalten, ist es für dich das falsche. Wie die Rechnung stattdessen aussieht, steht in [Rechnung ohne MwSt](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-ohne-mwst-kleinbetrieb).

> Ein freiwilliger Satz am Schluss erspart dir Rückfragen aus der Buchhaltung deiner Kundschaft: «Es wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen, da wir nicht mehrwertsteuerpflichtig sind.» Vorgeschrieben ist er nicht, aber er beantwortet die Frage, bevor jemand anruft.

## Wann eine Vorlage in Word genügt

Kein Gesetz schreibt dir ein Programm vor. Bei zwei, drei Rechnungen im Monat, wenigen Kunden und keinen offenen Posten, die du im Kopf behalten musst, ist eine Vorlage ehrlich die günstigere Wahl. Die Grenze liegt dort, wo du anfängst zu suchen: welche Rechnung offen ist, welche Nummer als nächste kommt, ob der Eingang vom Mai zur Rechnung 0014 gehört. Der Vergleich mit Rechenwegen steht in [Von Excel und Word zur Software](https://kidesk.ch/ratgeber/von-excel-zur-software). Und den QR-Einzahlungsschein erzeugst du bis dahin im E-Banking, siehe [Kann ich eine QR-Rechnung in Word erstellen?](https://kidesk.ch/fragen/kann-ich-eine-qr-rechnung-in-word-erstellen).

## Der Tag, an dem die Anforderung wechselt

Von der Steuerpflicht befreit ist, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als CHF 100'000.00 Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen erzielt (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn, und gezählt wird alles, was du fakturierst, Material und Anfahrt inbegriffen. Überschreitest du die Grenze, musst du dich unaufgefordert innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht anmelden (MWSTG Art. 66 Abs. 1), seit dem 1. Januar 2025 zwingend elektronisch über das Portal der Steuerverwaltung (MWSTV Art. 123).

Für die Wahl der Software heisst das: Nimm kein Programm, das Mehrwertsteuer grundsätzlich nicht kennt. Es muss sie nur heute nicht zeigen und später einschalten können, mit den Sätzen 8.1, 2.6 und 3.8 Prozent und mit einer Auswertung je Abrechnungsperiode. Wer knapp unter der Grenze arbeitet, sollte den Umsatz im laufenden Jahr sehen, nicht erst im März darauf: [MwSt-Pflicht ab CHF 100'000](https://kidesk.ch/ratgeber/mwst-pflicht-ab-100000-franken) und [Saldosteuersatz oder effektiv](https://kidesk.ch/ratgeber/saldosteuersatz-oder-effektiv).

## Was du beim Preis vergleichst

Nicht den Monatsbetrag allein. Drei Dinge kosten in der Praxis mehr: Grenzen, an die du stösst, also eine Höchstzahl von Rechnungen, Kunden oder Belegen. Zusätze, die einzeln verrechnet werden, etwa Belegerfassung oder Mahnwesen. Und die Frage, wie lange du nach einer Kündigung noch an deine Daten kommst, denn die zehn Jahre laufen weiter. Rechne darum in Jahren und für den Zustand, in dem du in zwei Jahren bist, nicht für heute.

## So macht es KIDESK

Bei der Einrichtung fragt KIDESK, ob du mehrwertsteuerpflichtig bist. Sagst du Nein, setzt KIDESK jede Position auf 0 Prozent, druckt keine Steuerzeile und führt auf dem Beleg keine MwSt-Nummer, auch wenn eine UID hinterlegt ist. Der QR-Einzahlungsschein mit strukturierten Adressen kommt trotzdem auf jede Rechnung, und die Nummern laufen fortlaufend weiter. Wirst du später pflichtig, änderst du die Angabe in den Einstellungen; die MwSt-Auswertung je Quartal gibt es dann als CSV für deine Abrechnung. Nicht dabei: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und eine direkte Verbindung zu deiner Bank. Den Kontoauszug lädst du als Datei hoch. KIDESK kostet CHF 39.00 pro Monat für die erste Person, 14 Tage testen ohne Kreditkarte.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Die erste Rechnung schreiben](https://kidesk.ch/anleitungen/erste-rechnung)

## Häufige Fragen

### Muss ich als Einzelfirma überhaupt ein Programm haben?

Nein. Pflicht sind Buch führen, zehn Jahre aufbewahren und auf Verlangen eine Rechnung ausstellen. Mit welchem Werkzeug du das tust, ist deine Sache. Die Abwägung mit Zahlen steht in [Brauche ich überhaupt eine Rechnungssoftware?](https://kidesk.ch/fragen/brauche-ich-eine-rechnungssoftware).

### Darf ich meine UID auf die Rechnung schreiben, wenn ich nicht pflichtig bin?

Ja. Die UID in der Form CHE-123.456.789 ist eine Identifikationsnummer und sagt nichts über die Steuerpflicht. Erst der Zusatz MWST macht daraus die Mehrwertsteuernummer, und den führst du nur, wenn du im Register eingetragen bist (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a und Art. 27).

### Kann ein Programm ohne Mehrwertsteuer eine QR-Rechnung erzeugen?

Ja, der QR-Einzahlungsschein enthält keine Steuerangaben. Er braucht deine IBAN, Betrag und Währung sowie die Adressen in strukturierter Form, also Name, Postleitzahl, Ort und Land in eigenen Feldern. Strasse und Hausnummer sind darin optional.

### Und wenn ich freiwillig abrechnen will?

Das darfst du: Wer von der Steuerpflicht befreit ist, hat das Recht, auf die Befreiung zu verzichten, und muss dann mindestens eine Steuerperiode dabeibleiben (MWSTG Art. 11). Dafür brauchst du ein Programm, das die Steuer wirklich beherrscht, inklusive Vorsteuer auf den Einkäufen.

### Brauche ich Software für die Milchbüchleinrechnung?

Nötig ist sie nicht. Verlangt sind Aufzeichnungen über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage (OR Art. 957 Abs. 2), und dafür genügt eine saubere Tabelle mit den Belegen dazu. Ein Programm hilft, weil Rechnungen, Zahlungseingänge und Belege ohnehin dort liegen, siehe [Buchhaltung der Einzelfirma](https://kidesk.ch/ratgeber/buchhaltung-einzelfirma-milchbuechlein).

## Quellen

- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 10 Abs. 2: Befreiung unter CHF 100'000 Umsatz](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_10)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 11: Verzicht auf die Befreiung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_11)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26, 27 und 66: Rechnung, unberechtigter Steuerausweis, Anmeldung innert 30 Tagen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 957 und 958f: Buchführung und Aufbewahrung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957)
- [SIX: Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.3](https://www.six-group.com/en/products-services/banking-services/payment-standardization/standards/qr-bill.html)
- [Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 123 Abs. 2 Bst. e: Anmeldung nur noch elektronisch über das Portal](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/828/de#art_123)
- [ESTV: Mehrwertsteuerpflicht und Anmeldung](https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/mwst-steuerpflicht.html)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.