# Ich bin Maler mit drei Mitarbeitern: welche Software brauche ich?

Quelle: https://kidesk.ch/fragen/software-fuer-maler-mit-drei-mitarbeitern · Frage · Thema: Software auswählen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Du brauchst nicht ein Programm, sondern drei Bereiche, und nur einer davon heisst Malersoftware. Erstens das Büro: Offerte, Auftrag, Rapport, Rechnung, Mahnwesen. Zweitens die Zeiterfassung, denn mit Angestellten musst du die geleistete Arbeitszeit samt Lage und Pausen festhalten und die Unterlagen fünf Jahre aufbewahren (ArG Art. 46, ArGV 1 Art. 73). Drittens Lohn und Finanzbuchhaltung, die bei drei Personen fast immer die Treuhandstelle oder ein Lohnprogramm übernimmt.

## Drei Bereiche, nicht ein Programm

| Bereich | Was hineingehört | Wer es üblicherweise macht |
| --- | --- | --- |
| Büro und Aufträge | Offerte, Auftragsbestätigung, Disposition, Rapport, Rechnung mit QR-Einzahlungsschein, Mahnwesen, Kundendaten | Du selbst, in einer Büro- oder Handwerkersoftware |
| Stunden und Material | Arbeitszeit je Person und Tag, Reisezeit, Pausen, Material je Auftrag, Freigabe | Die Mitarbeitenden erfassen, du gibst frei |
| Lohn und Buchhaltung | Lohnabrechnung, Sozialversicherungen, Quellensteuer, Lohnausweis, Bilanz und Erfolgsrechnung | Treuhandstelle oder ein eigenes Lohnprogramm |

Der häufigste Irrweg ist die Suche nach dem einen Programm, das alles macht. Es gibt solche Systeme, sie sind aber für Unternehmen gebaut, die eine Person im Büro beschäftigen.

Für dich heisst das: Entscheide zuerst, wer bucht. Bucht die Treuhandstelle, brauchst du Software, die ihr die Belege und Listen sauber übergibt, und keine Finanzbuchhaltung. Buchst du selbst, kommt eine Buchhaltungssuite dazu. Der grundsätzliche Entscheidbaum steht in [Welche Software passt für einen kleinen Handwerksbetrieb?](https://kidesk.ch/fragen/welche-software-fuer-kleinen-handwerksbetrieb).

## Was ein Malerbetrieb besonders braucht

Die allgemeinen Schweizer Prüfsteine, QR-Einzahlungsschein, Mehrwertsteuer, Bankabgleich und Treuhand-Export, stehen in [Handwerkersoftware Schweiz](https://kidesk.ch/ratgeber/handwerkersoftware-schweiz-worauf-achten). Dazu kommen sechs Punkte, die dein Gewerk von der Gartenbaufirma unterscheiden.

- **Flächen statt Stück.** Deine Mengen entstehen aus Massen. Das Programm muss die Herleitung an der Position festhalten können, also «4.20 mal 2.55» und nicht nur das Ergebnis 10.71 m2. Ob Öffnungen abgezogen werden, steht in den Ausmassbestimmungen des Leistungsverzeichnisses oder in deiner Offerte, nicht im Programm. Entscheidend ist, dass Bauleitung und du dieselbe Rechnung nachvollziehen können, siehe [Ausmass erstellen](https://kidesk.ch/ratgeber/ausmass-erstellen).
- **Arbeitsgänge als Paket.** Spachteln, grundieren, zweimal streichen: Du offerierst dieselben Abfolgen in verschiedenen Kombinationen. Ein Katalog mit Paketen spart mehr Zeit als jede andere Funktion, weil er bei jeder Offerte wirkt.
- **Objektstruktur.** Bei einer Sanierung gehören Offerten, Rapporte und Rechnungen zu Stockwerken und Wohnungen, nicht zu einem einzelnen Auftrag. Ohne diese Bündelung verlierst du bei der Schlussrechnung den Überblick.
- **Regie neben Pauschale.** Der Zusatzstrich am Sockel, die Tür, die doch noch lackiert wird: Das ist Regiearbeit, und sie braucht einen unterschriebenen Rapport, siehe [Regiearbeiten abrechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/regiearbeiten-abrechnen).
- **Material mit Wiedererkennung.** Farbton, Gebinde, Mischverhältnis und der Lieferant, bei dem du es geholt hast. Wer nach zwei Jahren nachstreichen muss, sucht genau diese Angabe.
- **Ausschreibungen.** Arbeitest du für Verwaltungen oder Generalunternehmer, kommen Leistungsverzeichnisse mit Positionsnummern. Dann zählt, ob du sie einlesen und in derselben Nummerierung zurückgeben kannst, siehe [Ausschreibung offerieren mit NPK](https://kidesk.ch/ratgeber/ausschreibung-offerieren-npk).

> Prüf zusätzlich die Nachkalkulation: Siehst du nach dem Auftrag je Position, wie viele Stunden offeriert waren und wie viele gebraucht wurden? Das ist die einzige Funktion, die deinen Stundenansatz und deine Aufschläge über die Jahre korrigiert, siehe [Nachkalkulation je Auftrag](https://kidesk.ch/ratgeber/nachkalkulation-auftrag).

## Was mit drei Mitarbeitenden dazukommt

Mit Angestellten wird aus einer Frage der Bequemlichkeit eine Frage der Pflicht. Zwei Punkte betreffen die Software direkt, einer nicht.

1. **Arbeitszeit festhalten.** Aus den Unterlagen müssen die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Überzeit und ihre Lage, die Ruhetage und Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein (ArGV 1 Art. 73 Abs. 1). Aufzubewahren sind sie mindestens fünf Jahre. Wie das im Alltag aussieht, steht in [Arbeitszeiterfassung: Pflicht und Praxis](https://kidesk.ch/ratgeber/arbeitszeiterfassung-pflicht-und-praxis).
2. **Zuschläge und Reisezeit.** Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit sowie die Frage, ab wann Fahrzeit zur Arbeitszeit zählt, schlagen direkt in die Lohnabrechnung durch. Das Programm muss diese Stunden getrennt ausweisen, siehe [Ist Fahrzeit Arbeitszeit?](https://kidesk.ch/fragen/ist-fahrzeit-arbeitszeit).
3. **Lohn läuft daneben.** Lohnabrechnung, AHV, BVG, Unfallversicherung und Lohnausweis gehören in ein Lohnprogramm oder zur Treuhandstelle. Was die Büro-Software liefern muss, ist die Stundenliste je Person und Monat, in einem Format, das dort eingelesen werden kann.

## Der Gesamtarbeitsvertrag, der für dich gelten kann

Für das Maler- und Gipsergewerbe gibt es einen allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsvertrag. Der Bundesratsbeschluss vom 11. August 2026 trat am 1. September 2026 in Kraft und gilt bis zum 31. März 2029. Sein räumlicher Geltungsbereich umfasst ZH (ausgenommen Gipsergewerbe Stadt Zürich), BE, LU, UR, SZ, OW, NW, GL, ZG, SO, SH, AR, AI, SG, GR, AG, TG, JU und das Malergewerbe im Kanton Tessin. Allgemeinverbindlich heisst: Der Vertrag gilt auch für Unternehmen, die keinem Verband angehören. Nicht erfasst sind das kaufmännische Personal, Berufsangehörige in höherer leitender Stellung und Lernende.

Software macht daraus keine Pflicht weniger, aber sie liefert die Belege: Arbeitszeiten, Zuschläge, Ferien und Spesen. Schlag die Bestimmungen zu Arbeitszeit und Zuschlägen vor der Einrichtung nach, damit du die Zuschläge nicht zweimal von Hand rechnest. Prüf ausserdem, ob dein Kanton in der Liste steht und ob die Erklärung heute noch gilt.

## Der Testlauf: drei echte Vorgänge statt einer Vorführung

Vorführungen zeigen, was ein Programm kann. Deine Fälle zeigen, ob es zu dir passt. Nimm dir eine Woche und mach genau drei Dinge.

1. **Die letzte grosse Offerte nachbauen** Mit deinen Positionen, deinen Flächen und deinem Stundenansatz. Miss die Zeit. Wenn es länger dauert als mit Word, liegt es an der Struktur des Programms, nicht an deiner Übung.
2. **Eine Woche Stunden für drei Personen erfassen** Von zwei Mitarbeitenden auf dem Handy, von dir im Büro, dann freigeben. Prüf, ob eine freigegebene Stunde gesperrt bleibt und ob du die Liste je Person und Monat heraus bekommst.
3. **Eine Schlussrechnung mit Regie und Nachtrag stellen** Pauschale plus Regiestunden plus ein Nachtrag, auf einer Rechnung, mit QR-Einzahlungsschein und der Herleitung der Mengen. Das ist der Vorgang, an dem die meisten Programme unangenehm werden.

Testest du mehrere Programme, nimm überall dieselben drei Fälle. Und rechne die Kosten für vier Personen, nicht für eine: Bei Abos je Person ist der Unterschied zwischen einer und vier Lizenzen grösser als jeder Rabatt.

## So macht es KIDESK

KIDESK deckt den ersten und den zweiten Bereich ab: Offerte, Auftrag, Rapport, Rechnung mit QR-Einzahlungsschein, Mahnwesen in drei Stufen und den Abgleich der Zahlungseingänge aus der Datei, die du im E-Banking herunterlädst. Für das Maler- und Gipsergewerbe sind die Bau-Funktionen freigeschaltet: Ausmass als Rechenzeile an der Position, Projekte für eine Liegenschaft, Lieferanten mit Einkaufspreisen und die Nachkalkulation je Position und Kapitel. Stunden trägst du mit von und bis ein, mit Pause und Reisezeit, und freigegebene Stunden sind gesperrt; einen laufenden Timer gibt es nicht. Ein Leistungsverzeichnis liest KIDESK als PDF ein und behält die Positionsnummern. Lohn und Finanzbuchhaltung macht KIDESK nicht: Aus dem Stundenbericht kommt eine Lohnliste als CSV, die Buchhaltung bleibt bei deiner Treuhandstelle. KIDESK kostet CHF 39.00 im Monat für die erste Person und CHF 8.00 für jede weitere, 14 Tage testen ohne Kreditkarte.

- [KIDESK für Malerbetriebe](https://kidesk.ch/branchen/maler)
- [Offerten und Ausmass](https://kidesk.ch/funktionen/offerten)
- [Aufträge, Rapporte und Stunden](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)

## Häufige Fragen

### Brauche ich eine Software, die auch den Lohn macht?

Mit drei Mitarbeitenden selten. Der Lohnlauf braucht gepflegte Stammdaten, die jährlich ändernden Ansätze der Sozialversicherungen und die elektronische Meldung an die Ausgleichskasse. Das lohnt sich als eigenes Programm oder über die Treuhandstelle. Deine Büro-Software muss nur die Stunden je Person und Monat liefern.

### Muss ich die Arbeitszeit meiner Leute wirklich erfassen?

Ja. Der Arbeitgeber hält die Unterlagen bereit, aus denen die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Lage, Überzeit, Ruhetage und Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sind (ArGV 1 Art. 73 Abs. 1). Fünf Jahre aufbewahren. Ein Rapport pro Tag und Person genügt, wenn diese Angaben darin stehen.

### Reicht mir eine reine Rechnungssoftware?

Wenn du nach Aufwand abrechnest und deine Offerten kurz sind, kann es reichen. Sobald du nach Flächen offerierst, Regie neben der Pauschale abrechnest oder Stunden von drei Leuten einsammelst, fehlt einem Rechnungsprogramm der halbe Weg. Die Kriterien stehen in [Rechnungssoftware Schweiz](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnungssoftware-schweiz-worauf-achten).

### Kann ein Programm das Ausmass aus dem Plan berechnen?

Frag genau nach, was gemeint ist. Das eine ist eine Rechenzeile, die du selbst schreibst und die das Programm nachrechnet und auf dem Beleg ausweist. Das andere ist die Auswertung von Plänen, und das ist eine eigene Art von Programm, die saubere, aktuelle Pläne braucht. Verwechsle die beiden nicht, bevor du unterschreibst.

### Wie lange dauert die Umstellung realistisch?

Rechne mit zwei bis drei Wochen, in denen du einen Vorgang umstellst, nicht alle. Sinnvolle Reihenfolge: zuerst Rechnungen, dann Offerten, dann Stunden und Rapporte, dann Belege. Alte Offerten und Rechnungen brauchst du nicht zu übertragen, du musst sie nur zehn Jahre lesbar behalten.

### Gilt der Gesamtarbeitsvertrag auch für mich, wenn ich in keinem Verband bin?

Wenn die Allgemeinverbindlicherklärung deinen Kanton und deine Tätigkeit erfasst, ja. Genau das bedeutet allgemeinverbindlich. Für das Maler- und Gipsergewerbe führt das SECO die Erklärung mit Gültigkeit bis zum 31. März 2029 und einer Liste der Kantone. Schlag sie für deinen Standort nach, bevor du Löhne und Zuschläge festlegst.

## Quellen

- [Arbeitsgesetz (ArG), Art. 46: Auskunfts- und Unterlagenpflicht](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1966/57_57_57/de#art_46)
- [Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73: Verzeichnisse und andere Unterlagen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2000/243/de#art_73)
- [SECO: Liste der allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsverträge des Bundes (GAV Maler- und Gipsergewerbe, gültig bis 31.03.2029)](https://www.seco.admin.ch/de/gesamtarbeitsvertraege-bund)
- [Bundesratsbeschluss vom 11. August 2026 über die Allgemeinverbindlicherklärung des GAV für das Maler- und Gipsergewerbe: «tritt am 1. September 2026 in Kraft und gilt bis zum 31. März 2029»](https://www.seco.admin.ch/dam/de/sd-web/WX-UsyoaBSKF/GAV_maler_gipser_neuer_Grundbeschluss_11_08_2026_DE.pdf)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.