# Wie lange muss ich Offerten und Korrespondenz aufbewahren?

Quelle: https://kidesk.ch/fragen/wie-lange-muss-ich-offerten-aufbewahren · Frage · Thema: Datenschutz und Aufbewahrung · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Kommt darauf an, ob daraus ein Auftrag wurde. Eine **angenommene Offerte** erklärt, warum du später so fakturiert hast. Damit ist sie ein Buchungsbeleg (OR Art. 957a Abs. 3) und bleibt **zehn Jahre**, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Für eine **abgelehnte Offerte** nennt das Obligationenrecht keine Frist. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, ändert sich das Bild: Dann sind ausdrücklich auch **Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen** zehn Jahre aufzubewahren (MWSTG Art. 70 Abs. 2), und darunter fällt die Korrespondenz zum Auftrag.

## Die Regel in einer Tabelle

Für Offerten gibt es keinen eigenen Artikel im Gesetz. Die Frist ergibt sich daraus, wozu das Papier gehört: zur Buchhaltung, zur Mehrwertsteuer, zur Steuererklärung oder zu gar nichts davon.

| Unterlage | Frist | Grundlage |
| --- | --- | --- |
| Angenommene Offerte, Auftragsbestätigung, unterschriebener Werkvertrag | 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres | OR Art. 957a Abs. 3 und Art. 958f Abs. 1 |
| Mailwechsel, der einen Nachtrag, einen Rabatt oder eine Mengenänderung festhält | 10 Jahre, sobald er die Rechnung erklärt | OR Art. 957a Abs. 3 |
| Offerten und Korrespondenz, wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist | 10 Jahre | MWSTG Art. 70 Abs. 2 mit Art. 42 Abs. 6 |
| Belege, die mit deiner selbständigen Tätigkeit zusammenhängen | 10 Jahre | DBG Art. 126 Abs. 3 |
| Abgelehnte oder unbeantwortete Offerte ohne Mehrwertsteuerpflicht | Keine gesetzliche Frist | Kein Buchungsbeleg, weil keine Buchung dazu gehört |

Gelten für dasselbe Dokument mehrere Fristen, zählt die längste. Die ganze Liste steht in der [Übersicht der Aufbewahrungsfristen](https://kidesk.ch/ratgeber/aufbewahrungsfristen-uebersicht).

## Warum «Geschäftskorrespondenz» nicht mehr im OR steht

Wer im Netz nachschlägt, findet oft den Dreiklang «Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz». Das war der Wortlaut von OR Art. 962 in der Fassung bis Ende 2012: «Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren.» Mit dem neuen Rechnungslegungsrecht gilt seit dem 1. Januar 2013 Art. 958f. Dort stehen nur noch vier Arten von Unterlagen: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Das Wort Korrespondenz kommt nicht mehr vor.

> Das ist keine Entwarnung, sondern eine Verschiebung. Der Gesetzgeber hat die Korrespondenz nicht freigegeben, er hat sie dem Begriff des Buchungsbelegs überlassen. Und der ist weit: Buchungsbeleg sind alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Form, die nötig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können (OR Art. 957a Abs. 3).

Praktisch heisst das: Die Mail, in der dein Kunde zwei zusätzliche Zimmer bestellt, ist Buchungsbeleg, weil sie erklärt, warum die Rechnung CHF 1'840.00 höher ausfällt als die Offerte. Die Mail, in der er fragt, ob du am Dienstag oder am Mittwoch kommst, ist keiner.

## Die Mehrwertsteuer holt die Korrespondenz zurück

Bist du im Mehrwertsteuerregister eingetragen, gilt ein zweiter, breiterer Satz. Nach MWSTG Art. 70 Abs. 2 sind **Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen** bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren. Diese absolute Verjährung tritt zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein (MWSTG Art. 42 Abs. 6). «Geschäftspapiere» ist genau das Wort, das im Obligationenrecht fehlt, und es deckt Offerten, Auftragsbestätigungen und den Schriftwechsel zum Auftrag ab.

Das hat Zähne: Wer Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäss führt, aufbewahrt oder vorlegt, wird mit Busse bestraft (MWSTG Art. 98 Bst. e). Für die direkte Bundessteuer kommt dasselbe über einen anderen Weg: Natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und juristische Personen bewahren Geschäftsbücher und sonstige Belege, die mit ihrer Tätigkeit zusammenhängen, zehn Jahre auf (DBG Art. 126 Abs. 3).

## Abgelehnte Offerten: keine Frist, trotzdem behalten

Eine Offerte, die nie angenommen wurde, löst keine Buchung aus. Es gibt dafür keine Aufbewahrungsvorschrift. Drei Gründe sprechen trotzdem dafür, sie nicht sofort zu löschen.

- **Als Beweis, dass kein Vertrag zustande kam.** Streit entsteht öfter über die Frage, ob eine Offerte angenommen wurde, als über ihren Inhalt. Wer die Fassung von damals samt Versanddatum hat, ist in dieser Diskussion in fünf Minuten fertig.
- **Als Kalkulationsgrundlage.** Die Offerte, die zu teuer war, ist die ehrlichste Rückmeldung zu deinen Preisen. Wer nach einem Jahr sehen will, warum er in einem Gewerk nie zum Zug kommt, braucht die abgelehnten Offerten, nicht die angenommenen.
- **Weil aus dem Nein oft später ein Ja wird.** Eine Offerte für eine Fassade ruht manchmal zwei Jahre, bis das Gerüst für etwas anderes steht. Dann ist die alte Datei die halbe Arbeit.

Eine sinnvolle eigene Regel: abgelehnte Offerten fünf Jahre behalten, danach löschen. Fünf Jahre deckt die Verjährung von Forderungen aus Handwerksarbeit ab (OR Art. 128 Ziff. 3) und reicht für jede Preisauswertung. Wichtig ist, dass die Regel überhaupt existiert und aufgeschrieben ist.

> **Achtung:** Der Datenschutz zieht in die andere Richtung. Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind (DSG Art. 6 Abs. 4). Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht läuft, geht sie vor. Danach nicht mehr. Ein Ordner mit Offerten aus 2009, den niemand mehr braucht, ist kein Fleiss, sondern eine offene Flanke.

## Ab wann die zehn Jahre zählen

Die Frist beginnt nicht am Tag der Offerte, sondern mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Das verschenkt fast ein ganzes Jahr, und es ist der Grund, warum das Aufräumen im Januar so oft danebengeht.

**Offerte einer Malerin, Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Offerte verschickt | 3. März 2026 |
| Vom Kunden angenommen | 19. März 2026 |
| Schlussrechnung gestellt und verbucht | 26. Juni 2026 |
| Ablauf des Geschäftsjahres, die Frist startet | 31. Dezember 2026 |
| Zehn Jahre später | 31. Dezember 2036 |
| **Offerte, Annahme und Rechnung dürfen weg ab** | **1. Januar 2037** |

Eine Offerte vom Januar und eine vom Dezember desselben Jahres laufen also am selben Tag ab. Weicht dein Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, verschiebt sich alles entsprechend.

## Was «aufbewahren» konkret heisst

- **Das Dokument, das rausging.** Nicht nur der Datensatz im Programm, sondern das PDF, das der Kunde bekommen hat. Nur daraus geht hervor, welche Preise, welche Bedingungen und welche Gültigkeit damals draufstanden.
- **Die Annahme.** Unterschrift, Mail mit «passt so» oder der Vermerk der telefonischen Zusage mit Datum. Ohne sie steht die angenommene Offerte da wie eine abgelehnte.
- **Den Schriftwechsel, der Zahlen verändert.** Nachträge, Rabatte, Mengenänderungen, Terminverschiebungen mit Kostenfolge. Der Rest darf weg.
- **Elektronisch statt Papier ist erlaubt**, solange die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und alles jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann (OR Art. 958f Abs. 3). Die Anforderungen an die Ablage stehen in der [Geschäftsbücherverordnung](https://kidesk.ch/glossar/gebuev).

Der häufigste Fehler in der Praxis ist nicht die falsche Frist, sondern der falsche Ort: Die Offerte liegt im Programm, die Annahme im Mailpostfach der Chefin, der Nachtrag in einem Chat auf dem Handy des Vorarbeiters. Nach acht Jahren, beim Streit über eine Fassade, ist zwei Drittel davon nicht mehr auffindbar. Wie du Dateien so ablegst, dass sie in zehn Jahren noch etwas taugen, steht im Ratgeber [Belege nur digital aufbewahren](https://kidesk.ch/ratgeber/belege-digital-aufbewahren).

## So macht es KIDESK

In KIDESK bleibt die Offerte beim Kunden liegen. Beim Versand friert KIDESK den Stand ein, der gerade zum Kunden gegangen ist, und hält ihn als Revision fest; das PDF wird daraus wieder erzeugt. Im Verlauf steht, wann die Mail rausging und welche Beilagen mitgegangen sind, und bei der Annahme über den Link kommt die Annahmebestätigung als PDF dazu. Wird daraus ein Auftrag und später eine Rechnung, hängt die Kette am selben Kunden, und am Beleg steht, wer was wann geändert hat. Auf Wunsch geht jede Kundenpost zusätzlich als Kopie in dein eigenes Postfach, dann liegt der Schriftwechsel dort, wo du ihn in zehn Jahren suchst. Deine Belege und Listen kannst du jederzeit selbst exportieren.

- [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten)
- [Dokumente und Ablage](https://kidesk.ch/funktionen/dokumente)

## Häufige Fragen

### Muss ich E-Mails wirklich zehn Jahre aufbewahren?

Nicht alle. Aufzubewahren ist eine Mail, sobald sie eine Buchung erklärt, also einen Nachtrag, einen Rabatt oder eine Mengenänderung festhält (OR Art. 957a Abs. 3). Bist du mehrwertsteuerpflichtig, greift zusätzlich MWSTG Art. 70 Abs. 2 mit den «Geschäftspapieren», und dann bleibt der Schriftwechsel zum Auftrag zehn Jahre.

### Reicht es, wenn die Offerte im Programm gespeichert ist?

Nur wenn sich daraus das Dokument in der versendeten Fassung wieder herstellen lässt. Sicherer ist, das PDF aufzubewahren, das der Kunde bekommen hat. Preise, Bedingungen und Gültigkeitsdauer ändern sich über die Jahre, und im Streitfall zählt, was damals draufstand.

### Wie lange bewahre ich Offerten auf, die der Kunde abgelehnt hat?

Es gibt dafür keine gesetzliche Frist. Fünf Jahre sind eine vernünftige eigene Regel: Sie decken die Verjährung von Forderungen aus Handwerksarbeit ab (OR Art. 128 Ziff. 3) und reichen, um die eigenen Preise auszuwerten. Danach gehören die Daten gelöscht (DSG Art. 6 Abs. 4).

### Gilt die Zehnjahresfrist auch für mich als kleine Einzelfirma?

Ja. Die Buchführungspflicht nach OR Art. 957 Abs. 1 hängt zwar an CHF 500'000.00 Umsatzerlös, die Aufbewahrungspflicht kommt aber zusätzlich aus dem Steuerrecht: DBG Art. 126 Abs. 3 verlangt zehn Jahre von jeder selbständig erwerbenden Person, unabhängig vom Umsatz.

### Was ist mit Offerten, die ich als Kunde erhalten habe?

Dieselbe Logik. Die Offerte deines Lieferanten, die zur Lieferantenrechnung gehört, erklärt deine Buchung und deinen Vorsteuerabzug. Sie ist damit Buchungsbeleg und bleibt zehn Jahre. Nicht angenommene Offerten von Lieferanten kannst du entsorgen.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 957a Abs. 3: Begriff des Buchungsbelegs](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [Obligationenrecht in der Fassung vom 1. Januar 2012, Art. 962: die alte Zehnjahresfrist für die Geschäftskorrespondenz](https://www.fedlex.admin.ch/filestore/fedlex.data.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/20120101/de/pdf-a/fedlex-data-admin-ch-eli-cc-27-317_321_377-20120101-de-pdf-a.pdf)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6 und Art. 98 Bst. e](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_70)
- [Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 126 Abs. 3](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1991/1184_1184_1184/de#art_126)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 6 Abs. 4: Vernichten, sobald nicht mehr erforderlich](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_6)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.