# Rechnung: die Pflichtangaben.

Quelle: https://kidesk.ch/glossar/rechnung · Begriff · Thema: Rechnungen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Die Rechnung ist die schriftliche Aufforderung, einen bestimmten Betrag für eine bestimmte Leistung zu zahlen, und gleichzeitig der Buchungsbeleg für beide Seiten. Ausstellen musst du sie nicht von dir aus: Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) verlangt sie in Art. 26 Abs. 1 **auf Verlangen des Kunden**. Dann gehören in der Regel sechs Angaben darauf: dein Name und Ort mit dem Hinweis auf den Registereintrag und der Nummer, Name und Ort des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

## Zwei Aufgaben in einem Dokument

Die Rechnung fordert Geld und belegt einen Geschäftsvorfall. Den Anspruch auf das Geld schafft sie nicht. Der entsteht aus dem Vertrag, aus der angenommenen Offerte oder aus dem erteilten Auftrag. Ohne Rechnung schuldet dein Kunde denselben Betrag, er weiss nur nicht, wie hoch er ist und wohin er ihn überweisen soll. Als Buchungsbeleg gilt jede Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig ist, um den Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können (OR Art. 957a Abs. 3). Darum steht auf einer Rechnung mehr, als zum Bezahlen nötig wäre.

## Die Pflichtangaben nach MWSTG Art. 26

Diese Liste gilt für alle, die im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind. Formalismus ist das nicht: Ohne diese Angaben kann dein Kunde die bezahlte Steuer nicht als Vorsteuer geltend machen, und die Rechnung kommt zurück.

| Angabe | Was genau daraufgehört | Grundlage |
| --- | --- | --- |
| Leistungserbringer | Dein Name und dein Ort, so wie du im Geschäftsverkehr auftrittst, der Hinweis auf den Registereintrag und die Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST | Art. 26 Abs. 2 Bst. a |
| Leistungsempfänger | Name und Ort des Kunden, so wie er im Geschäftsverkehr auftritt | Art. 26 Abs. 2 Bst. b |
| Zeitpunkt der Leistung | Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt | Art. 26 Abs. 2 Bst. c |
| Leistung | Art, Gegenstand und Umfang: was du gemacht oder geliefert hast, mit Menge und Einheit | Art. 26 Abs. 2 Bst. d |
| Entgelt | Der Betrag für die Leistung | Art. 26 Abs. 2 Bst. e |
| Steuer | Der anwendbare Satz und der geschuldete Steuerbetrag. Ist die Steuer im Preis enthalten, genügt die Angabe des Satzes | Art. 26 Abs. 2 Bst. f |

Das Gesetz sagt «in der Regel». Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung nicht automatisch ungültig, aber dein Kunde hat einen Grund, sie zu beanstanden.

> **Achtung:** Bist du nicht im Register eingetragen, darfst du in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1). Wer trotzdem eine Steuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag der Steuerverwaltung, solange er die Rechnung nicht korrigiert oder glaubhaft macht, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (Art. 27 Abs. 2). Was stattdessen auf deine Rechnung gehört, steht im Ratgeber [Rechnung ohne MwSt](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-ohne-mwst-kleinbetrieb).

## Was nicht vorgeschrieben ist

- **Eine Unterschrift.** Das Gesetz verlangt keine, und eine Rechnung ohne Unterschrift ist voll gültig. Die Einzelheiten stehen unter [Muss eine Rechnung unterschrieben sein?](https://kidesk.ch/fragen/muss-eine-rechnung-unterschrieben-sein)
- **Eine lückenlose Nummernfolge.** Eine eindeutige Nummer ist Praxis und erleichtert die Nachprüfbarkeit, eine Lücke ist aber kein Verstoss, solange du sie erklären kannst. Mehr dazu im Ratgeber [Belegnummern](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnungsnummer-luecken-regeln)
- **Der QR-Einzahlungsschein.** Kein Bundesgesetz schreibt ihn vor. Ohne ihn tippt dein Kunde die Zahlung von Hand ab, und das kostet dich Zuordnungsarbeit. Siehe [Ist die QR-Rechnung Pflicht?](https://kidesk.ch/fragen/ist-die-qr-rechnung-pflicht)
- **Papier.** Rechnungen dürfen elektronisch gestellt und elektronisch aufbewahrt werden, solange sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3)
- **Eine Rundung auf 5 Rappen.** Das Runden ist Handelsbrauch, keine Vorschrift. Siehe [Muss ich auf 5 Rappen runden?](https://kidesk.ch/fragen/muss-ich-auf-5-rappen-runden)

## Kassenzettel: die Ausnahme bis CHF 400.00

Rechnungen, die von automatisierten Kassen ausgestellt werden, müssen die Angaben über den Leistungsempfänger nicht enthalten, sofern das ausgewiesene Entgelt CHF 400.00 nicht übersteigt (MWSTG Art. 26 Abs. 3, MWSTV Art. 57). Das ist der Grund, warum der Bon im Baumarkt keinen Firmennamen trägt. Die Ausnahme gilt für Kassenbelege, nicht für eine Rechnung, die du selbst schreibst: Dort gehört der Kunde auf den Beleg.

## Die drei Fehler, die am meisten kosten

- **«Diverse Arbeiten» als Leistungsbeschrieb.** Art, Gegenstand und Umfang sind Pflicht. Ein Kunde, der in zwei Jahren nicht mehr weiss, wofür er bezahlt hat, hat auch keinen Vorsteuerbeleg mehr
- **Kein Leistungsdatum bei Arbeiten aus dem Vormonat.** Sobald Leistungszeitraum und Rechnungsdatum auseinanderfallen, gehört der Zeitraum auf den Beleg
- **Steuer ausgewiesen ohne Registereintrag.** Der Betrag ist dann trotzdem geschuldet (MWSTG Art. 27 Abs. 2), und du hast ihn nie eingenommen

## Aufbewahren: zehn Jahre

Rechnungen sind Buchungsbelege. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Eine Rechnung vom Januar 2026 bewahrst du also bis Ende 2036 auf. Für die Mehrwertsteuer gilt dieselbe Dauer; nur für bestimmte Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen sind es 20 Jahre (MWSTG Art. 70 Abs. 2 und 3), und die Steuerverwaltung verlangt für alle Geschäftsunterlagen zu Liegenschaften 26 Jahre (MWST-Info 16, Ziffer 1.4.2). Mehr dazu im Ratgeber zur [Aufbewahrungspflicht](https://kidesk.ch/ratgeber/aufbewahrungspflicht-belege-10-jahre).

## So macht es KIDESK

In KIDESK steuert die hinterlegte Steuerpflicht drei Dinge zugleich: ob die MwSt-Nummer in der Kopftabelle steht, welchen Satz neue Positionen bekommen und ob der Steuerblock im Total erscheint. Jede Rechnung kommt mit dem QR-Einzahlungsschein und strukturierten Adressen. Belegnummern vergibt KIDESK fortlaufend, und am Beleg steht, wer was wann geändert hat.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Die erste Rechnung schreiben](https://kidesk.ch/anleitungen/erste-rechnung)

## Häufige Fragen

### Muss ich überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Von dir aus nicht. Das Mehrwertsteuergesetz verlangt in Art. 26 Abs. 1 eine Rechnung nur auf Verlangen des Leistungsempfängers. In der Praxis stellst du sie trotzdem, weil dein Kunde ohne Beleg weder zahlen noch verbuchen kann und du ohne Beleg im Streitfall schlecht dastehst.

### Ist eine Rechnung ohne UID gültig?

Zivilrechtlich ja, die Forderung bleibt bestehen. Bist du aber im Mehrwertsteuerregister eingetragen und weist Steuer aus, gehört die Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST auf den Beleg (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a). Fehlt sie, fragt die Buchhaltung deines Kunden nach, bevor sie die Vorsteuer abzieht.

### Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?

Die Rechnung sagt «du schuldest mir diesen Betrag», die Quittung sagt «ich habe diesen Betrag erhalten». Die Rechnung kommt vor der Zahlung, die Quittung bei oder nach der Zahlung. Mehr zur Quittung und zum Anspruch darauf steht unter [Quittung](https://kidesk.ch/glossar/quittung).

### Darf ich eine Rechnung nur als PDF per E-Mail schicken?

Ja. Für die Rechnung gilt keine Formvorschrift, und elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange der Beleg jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann (OR Art. 958f Abs. 3). Was beim Versand per E-Mail sonst noch zu beachten ist, steht im Ratgeber [Rechnung per E-Mail](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-per-e-mail-rechtsgueltig).

## Quellen

- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 57: Kassenzettel bis 400 Franken](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/828/de#art_57)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 70: Buchführung und Aufbewahrung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_70)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 957a Abs. 3: Buchungsbeleg](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziffer 1.4.2 Aufbewahrungsdauer: 26 Jahre für Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen](https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/cipherDisplay.xhtml?publicationId=1002536&componentId=1002581)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.