# Spesenreglement: die Regeln vor der Abrechnung.

Quelle: https://kidesk.ch/glossar/spesenreglement · Begriff · Thema: Arbeitszeit, Rapport und Spesen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Ein Spesenreglement hält schriftlich fest, welche Auslagen ein Betrieb ersetzt, gegen Beleg oder pauschal, und für welche Funktionen. Eine Pflicht dazu gibt es nicht. Der Nutzen entsteht mit der Genehmigung: Das Gesuch stellst du bei der Steuerbehörde deines **Sitzkantons**, und die Genehmigung umfasst die effektiven wie die pauschalen Vergütungen. Die anderen Kantone anerkennen das Reglement, sofern die Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz vom 1. Februar 2024, gültig ab 1. Mai 2024, eingehalten sind (Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 59).

## Was die Genehmigung wirklich bringt

Die Wegleitung nennt den Zweck in einem Satz: Arbeitgeber, die Spesen nicht nur effektiv nach den bekannten Ansätzen vergüten, «können Rechtssicherheit für ihre Mitarbeitenden in einem genehmigten Spesenreglement erlangen». Es geht also weniger um deinen Betrieb als um die Steuererklärung deiner Leute: Was das Reglement deckt, wird nicht als verkappter Lohn behandelt.

| Situation | Was im Lohnausweis erscheinen muss |
| --- | --- |
| Alles effektiv vergütet, alle Ansätze nach Rz 52 eingehalten | Nur ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1, kein Betrag |
| Ansätze nicht eingehalten, kein genehmigtes Reglement | Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen mit Betrag (Rz 53) |
| Genehmigtes Reglement vorhanden | Nur die Pauschalspesen mit Betrag, dazu der Vermerk in Ziffer 15 |

Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1. Januar 2026, Rz 52, 53, 55 und 59.

Der Vermerk ist vorgeschrieben und lautet wörtlich: «Spesenreglement durch Kanton XY (Autokennzeichen des Kantons) am ... (Datum) genehmigt.» (Rz 60). Er gehört in jeden Lohnausweis, nicht nur in den der Geschäftsleitung.

## So kommst du zu einem

1. **Auslagen erheben** Sammle ein Jahr lang, was wirklich anfällt: Kilometer, auswärtige Mahlzeiten, Übernachtungen, Kleinspesen, Kosten für einen externen Arbeitsplatz. Ohne diese Zahlen lässt sich keine Pauschale begründen, und begründen musst du sie.
2. **Nach der Mustervorlage schreiben** Die Schweizerische Steuerkonferenz stellt Muster-Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen bereit, gültig ab 1. Mai 2024 und aktualisiert per 1. Januar 2026, dazu eine eigene Mustervorlage für die Autopauschale. Wer davon abweicht, riskiert, dass andere Kantone das Reglement nicht anerkennen.
3. **Gesuch beim Sitzkanton stellen** Zuständig ist die Steuerbehörde am Sitz des Betriebs. Die Steuerkonferenz führt dazu eine Liste der kantonal verantwortlichen Stellen. Die Genehmigung umfasst die Festsetzung der effektiven wie der pauschalen Vergütungen.
4. **Im Lohnausweis vermerken und aktuell halten** Ab der Genehmigung gehört der Vermerk in Ziffer 15 auf jeden Lohnausweis. Ändern sich Ansätze, Funktionen oder Pauschalbeträge wesentlich, gehört das Reglement angepasst und neu eingereicht.

## Wann es sich lohnt und wann nicht

- **Eher nicht nötig:** Der Betrieb ersetzt alles gegen Beleg und bleibt innerhalb der Ansätze, also höchstens 75 Rappen je Kilometer, in der Regel höchstens CHF 35.00 für eine Hauptmahlzeit effektiv oder CHF 30.00 pauschal und höchstens CHF 20.00 Kleinspesen am Tag. Dann genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1.
- **Lohnt sich:** Sobald du Monatspauschalen zahlst, etwa eine Autopauschale oder eine Repräsentationspauschale. Genau dort entsteht sonst die Diskussion mit der Steuerbehörde.
- **Lohnt sich:** Wenn deine Leute in verschiedenen Kantonen wohnen. Ein genehmigtes Reglement wird auch dort anerkannt, solange die Mustervorlagen eingehalten sind.
- **Kein Ersatz:** Das Reglement ersetzt weder den Arbeitsvertrag noch die Belege. Die arbeitsrechtliche Pflicht zum Auslagenersatz steht in OR Art. 327a und lässt sich nicht wegbedingen.

> **Achtung:** Ein genehmigtes Reglement befreit nicht von der Deklaration der Pauschalspesen. Pauschale Spesenvergütungen sind bei allen Arbeitnehmenden betragsmässig anzugeben, «auch bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglementes» (Rz 55). Wer das Gegenteil liest, liest eine veraltete Seite.

Wie die drei Vergütungsarten auseinandergehalten werden, steht unter [Pauschalspesen](https://kidesk.ch/glossar/pauschalspesen); den Monatsablauf mit Belegen beschreibt der Ratgeber [Spesen abrechnen im KMU](https://kidesk.ch/ratgeber/spesen-abrechnen-im-kmu).

## Häufige Fragen

### Ist ein Spesenreglement Pflicht?

Nein. Die Wegleitung zum Lohnausweis nennt es als Möglichkeit, nicht als Pflicht. Ohne Reglement vergütest du effektiv gegen Beleg und hältst die Ansätze ein; dann genügt im Lohnausweis das Kreuz bei Ziffer 13.1.1.

### Wer genehmigt das Spesenreglement?

Die Steuerbehörde des Kantons, in dem der Betrieb seinen Sitz hat. Die Schweizerische Steuerkonferenz führt eine Liste der zuständigen Stellen je Kanton. Die Genehmigung deckt sowohl die effektiven als auch die pauschalen Spesenvergütungen ab.

### Gilt das Reglement auch in anderen Kantonen?

Ja. Vom Sitzkanton genehmigte Spesenreglemente werden von den anderen Kantonen ebenfalls anerkannt, sofern die Richtlinien der Mustervorlagen vom 1. Februar 2024, gültig ab 1. Mai 2024, eingehalten sind (Rz 59).

### Was muss ich nach der Genehmigung im Lohnausweis ändern?

Unter Ziffer 15 kommt der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt». Betragsmässig anzugeben bleiben nur noch die Pauschalspesen unter Ziffer 13.2. Die effektiven Spesen musst du dann nicht mehr beziffern.

## Quellen

- [ESTV und Schweizerische Steuerkonferenz: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1. Januar 2026, Rz 52 bis 60](https://www.estv.admin.ch/dam/de/sd-web/afP1GDFr8gE3/dbst-form-lohna-wegleitung-2026-de.pdf)
- [Schweizerische Steuerkonferenz: Spesen, Muster-Spesenreglemente und Liste der Zuständigkeiten](https://www.ssk-csi.ch/de/themen/spesen)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 327a: Auslagenersatz](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_327_a)
- [Verordnung über die AHV (AHVV), Art. 9: Unkosten](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/63/1185_1183_1185/de#art_9)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.