# Wiederkehrende Rechnung: einmal einrichten, jeden Monat richtig.

Quelle: https://kidesk.ch/glossar/wiederkehrende-rechnung · Begriff · Thema: Rechnungen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Rechnung, die aus einer gespeicherten Vorlage in einem festen Rhythmus neu entsteht: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Typisch sind Wartungsverträge, Unterhaltsreinigung, Serviceabonnemente und Mieten. Rechtlich ist sie eine ganz normale Rechnung; was wiederkehrt, ist die Leistung, nicht eine Sonderform des Belegs. Zwei Angaben entscheiden über ihre Qualität: der **Leistungszeitraum** auf dem Beleg und ein **Ende** in der Vorlage, damit nach der Kündigung keine Rechnung mehr hinausgeht.

## Wofür sich eine Vorlage lohnt und wofür nicht

Eine Vorlage lohnt sich überall dort, wo derselbe Betrag in einem festen Rhythmus an denselben Kunden geht: Wartung von Lüftung, Heizung, Lift oder Storen, Unterhaltsreinigung und Hauswartung, Miete von Geräten, Containern oder Stellplätzen, Betreuungspauschalen für eine Liegenschaft. Nicht geeignet ist alles, was von Menge oder Aufwand abhängt. Wer eine Vorlage mit schwankenden Positionen füttert und sie jedes Mal von Hand korrigiert, hat nichts gewonnen und vergisst irgendwann eine Korrektur.

## Der Leistungszeitraum ist die wichtigste Zeile

Bei einer Pauschale steht auf der Rechnung nicht, was du gemacht hast, sondern wofür bezahlt wird. Ohne Zeitraum ist das nicht prüfbar. Das Mehrwertsteuergesetz verlangt Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c), dazu Art, Gegenstand und Umfang der Leistung. Schreib deshalb immer die Periode auf den Beleg, dazu den Verweis auf den Vertrag und in zwei Zeilen, was in der Pauschale enthalten ist.

Der Zeitraum sagt auch, ob du im Voraus oder im Nachhinein verrechnest. Im Voraus ist bei Wartungsverträgen üblich und für deinen Geldfluss besser, im Nachhinein ist bei Aufwandpauschalen der Normalfall. Beides ist richtig, solange es auf dem Beleg steht und in jeder Periode gleich gehandhabt wird.

**Unterhaltsreinigung, Monatspauschale über ein Jahr**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Monatspauschale netto | 1'250.00 |
| MwSt 8.1 % je Monat | 101.25 |
| Rechnungsbetrag je Monat | 1'351.25 |
| Zwölf Rechnungen netto | 15'000.00 |
| MwSt im Jahr | 1'215.00 |
| **Jahreswert brutto** | **CHF 16'215.00** |

## Intervall, Ende, Höchstzahl

- **Das Intervall** ist der Rhythmus aus dem Vertrag, nicht der, der gerade passt: monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich.
- **Das Enddatum** stoppt die Reihe an einem Stichtag. Sinnvoll bei befristeten Verträgen und bei Mieten mit fixem Rückgabetermin.
- **Die Höchstzahl** stoppt nach einer Anzahl Rechnungen. Praktisch bei Raten: zwölf Stück, danach ist Schluss, ganz ohne Datumsrechnerei.
- **Eines von beiden setzt du immer.** Eine Reihe ohne Ende läuft weiter, auch wenn der Vertrag längst gekündigt ist.

## Wiederkehrende Rechnung, Dauerauftrag, Lastschrift

Drei Dinge werden verwechselt, obwohl sie an verschiedenen Enden hängen. Die wiederkehrende Rechnung ist deine Seite: Du stellst in Rechnung. Der Dauerauftrag ist die Seite deines Kunden: Er weist seine Bank an, regelmässig einen festen Betrag zu überweisen, und du erhältst das Geld oft ohne Referenz. Die Lastschrift zieht das Geld bei ihm ein; die Verfahren LSV+ und Business Direct Debit werden per 30. September 2028 eingestellt, Nachfolger ist eBill Direct Debit.

> **Achtung:** Zahlt ein Kunde per Dauerauftrag, kommt die Zahlung meist ohne Referenz an und lässt sich nicht automatisch zuordnen. Bitte ihn, stattdessen den QR-Einzahlungsschein jeder Rechnung zu scannen, oder plane den Abgleich von Hand ein. Wie das geht, steht unter [Zahlung ohne Referenz zuordnen](https://kidesk.ch/ratgeber/zahlung-ohne-referenz-zuordnen).

## Preis, Steuersatz und Verjährung

Eine Preisanpassung ist eine Vertragsfrage, kein technischer Vorgang. Steht im Vertrag eine Anpassungsklausel, hältst du dich an Frist und Form daraus; sonst brauchst du das Einverständnis deines Kunden. Ändert der Steuersatz mitten in einer Periode, teilst du das Entgelt bei periodischen Leistungen nach Zeitanteilen auf, also pro rata temporis; massgebend ist die Leistungserbringung und nicht das Rechnungsdatum. Was das für 2028 heissen kann, steht unter [MwSt-Erhöhung 2028](https://kidesk.ch/ratgeber/mwst-erhoehung-2028-abstimmung).

Für die Verjährung gilt die kurze Frist: Forderungen für periodische Leistungen verjähren nach fünf Jahren (OR Art. 128 Ziff. 1). Handwerksarbeit steht in derselben Bestimmung unter Ziff. 3, ebenfalls mit fünf Jahren. Rechne bei laufenden Verträgen also mit fünf Jahren ab Fälligkeit jeder einzelnen Rechnung, nicht ab dem Ende des Vertrags. Mehr dazu unter [Verjährung von Forderungen](https://kidesk.ch/ratgeber/verjaehrung-von-forderungen).

## Fehler, die im Alltag passieren

- **Die Vorlage läuft nach der Kündigung weiter.** Halt sie an, statt sie zu löschen, dann bleibt nachvollziehbar, was auf welcher Grundlage verrechnet wurde.
- **Kein Leistungszeitraum auf dem Beleg.** Dann weiss in einem Jahr niemand mehr, welcher Monat bezahlt ist.
- **Die Preiserhöhung steht zuerst auf der Rechnung.** Das kostet dich die Diskussion und manchmal den Vertrag.
- **Niemand schaut die Reihe an.** Einmal im Monat über die Liste der aktiven Vorlagen gehen und fragen, ob jeder Vertrag noch läuft, genügt.

## So macht es KIDESK

In KIDESK stellst du Intervall, Enddatum und Höchstzahl ein und siehst gleich daneben, an welchen Tagen die nächsten Rechnungen entstehen. Erzeugt werden sie in der Nacht, auslösen kannst du sie jederzeit von Hand: Knopf und Nachtlauf rechnen gleich. Abo-Rechnungen gehen in der Währung hinaus, die beim Kunden hinterlegt ist.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Wartungsverträge automatisch verrechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/wiederkehrende-rechnungen-abo)

## Häufige Fragen

### Braucht eine wiederkehrende Rechnung jedes Mal eine neue Nummer?

Ja. Jede Rechnung ist ein eigener Beleg und bekommt eine eigene, fortlaufende Nummer. Dieselbe Nummer zweimal zu vergeben, bringt deine Buchhaltung und den Zahlungsabgleich durcheinander. Wie Nummern vergeben werden und ob Lücken erlaubt sind, steht im Ratgeber [Rechnungsnummern](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnungsnummer-luecken-regeln).

### Darf ich ein ganzes Jahr im Voraus verrechnen?

Wenn ihr das vereinbart habt, ja. Üblich ist es bei Jahresverträgen für Wartung und Service. Schreib den Zeitraum auf den Beleg, damit klar ist, was die Zahlung deckt, und halte fest, was bei einer Kündigung mitten im Jahr mit dem bereits bezahlten Teil passiert.

### Was mache ich, wenn eine Rechnung der Reihe falsch hinausgegangen ist?

Du korrigierst sie wie jede andere Rechnung, also mit einer Gutschrift und einer neuen Rechnung, und passt erst danach die Vorlage an. Eine bereits verschickte Rechnung nachträglich zu ändern, ist keine saubere Korrektur. Der Weg steht im Ratgeber [Gutschrift und Storno](https://kidesk.ch/ratgeber/gutschrift-rechnung-stornieren).

### Ist die wiederkehrende Rechnung dasselbe wie ein Abo?

Umgangssprachlich ja, sachlich nicht ganz. Das Abo ist der Vertrag, die wiederkehrende Rechnung ist der Beleg, der daraus in festen Abständen entsteht. Kündigungsfrist, Laufzeit und Preisänderung stehen im Vertrag, nicht in der Vorlage.

## Quellen

- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Angaben auf der Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 128: fünfjährige Verjährung, auch für periodische Leistungen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_128)
- [ESTV, MWST-Info 19 «Steuersatzerhöhung per 1. Januar 2024», Ziffer 2.4: Periodische Leistungen, die teilweise nach der Steuersatzerhöhung erbracht werden](https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/cipherDisplay.xhtml?publicationId=1003601&componentId=1003696&lang=de)
- [KMU-Portal des Bundes: Einstellung der Lastschriftverfahren LSV+ und BDD per 30. September 2028](https://www.kmu.admin.ch/de/einstellung-lastschriftverfahren-lsvbdd-per-30-september-2028-2)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.