# Anzahlung und Vorauszahlung richtig verrechnen.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/anzahlung-vorauszahlung-rechnung · Ratgeber · Thema: Rechnungen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Eine Anzahlung darfst du nur verlangen, wenn ihr sie vereinbart habt: Von Gesetzes wegen wird die Vergütung beim Werkvertrag erst mit der Ablieferung fällig (OR Art. 372). Steht der Zahlungsplan in der Offerte, stellst du dafür eine Akontorechnung mit allen Pflichtangaben und mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, entsteht die Steuer, sobald du die Teilrechnung ausstellst oder die Teilzahlung erhältst; zahlt dein Kunde ohne Rechnung im Voraus, entsteht sie mit dem Geldeingang (MWSTG Art. 40 Abs. 1). In der Schlussrechnung ziehst du die Akontorechnungen brutto ab.

## Anzahlung, Akonto, Vorauszahlung: drei Wörter, drei Bedeutungen

Im Alltag werden die drei Begriffe durcheinandergeworfen. Für die Rechnung und für die Mehrwertsteuer macht es aber einen Unterschied, ob du zuerst eine Rechnung stellst oder ob zuerst das Geld kommt.

| Begriff | Was gemeint ist | Welcher Beleg dazugehört |
| --- | --- | --- |
| Anzahlung | Eine erste Zahlung bei Auftragserteilung, meist als Prozentsatz der Auftragssumme | Akontorechnung mit Bezug auf die Offerte |
| Akontozahlung | Ein Zahlungsschritt während der Arbeit, nach Plan oder nach Baufortschritt | Akontorechnung, nummeriert als Schritt 1 von 3 |
| Teilrechnung | Abrechnung eines fertigen Teils der Arbeit, mit echten Positionen | Rechnung wie jede andere |
| Vorauszahlung | Der Kunde zahlt, bevor du eine Rechnung gestellt hast | Zahlungsbestätigung, danach die Abrechnung |

Die Abgrenzung zwischen Akonto, Teilrechnung und Schlussrechnung steht ausführlich im Ratgeber [Akonto und Schlussrechnung](https://kidesk.ch/ratgeber/akonto-schlussrechnung).

## Ohne Vereinbarung gibt es keine Anzahlung

Beim Werkvertrag ist die Vergütung bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (OR Art. 372 Abs. 1). Nur wenn das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt ist, wird für jeden Teil bei dessen Ablieferung gezahlt (Abs. 2). Ein gesetzliches Recht auf eine Anzahlung hast du also nicht. Dazu kommt der Grundsatz beim zweiseitigen Vertrag: Wer den anderen zur Erfüllung anhalten will, muss selbst bereits erfüllt haben oder die Erfüllung anbieten, ausser er hat nach Inhalt oder Natur des Vertrags erst später zu leisten (OR Art. 82). Wer Geld will, bevor gearbeitet ist, braucht dafür eine Abmachung.

Diese Abmachung gehört in die Offerte oder in den Vertrag, also an die Stelle, die dein Kunde annimmt. Ein Satz, der erst auf der Rechnung auftaucht, ändert den Vertrag nicht: Die Rechnung kommt nach dem Vertragsschluss. Schreib den Zahlungsplan darum so, dass jeder Schritt an ein prüfbares Ereignis hängt, nicht an ein Gefühl.

**Zahlungsplan für die Offerte**

```text
Zahlungsplan: Die Auftragssumme wird in drei Schritten in Rechnung gestellt.
1. 40 % bei Auftragserteilung, zahlbar innert 10 Tagen ab Rechnungsdatum.
2. 30 % nach Abschluss der Vorarbeiten und Anlieferung des Materials.
3. Restbetrag mit der Schlussrechnung nach Abnahme der Arbeiten.
Die Akontorechnungen werden in der Schlussrechnung mit dem fakturierten Betrag in Abzug gebracht. Die Arbeiten werden aufgenommen, sobald die erste Akontozahlung eingegangen ist.
```

> **Achtung:** Verlange nie mehr, als du bereits geleistet oder eingekauft hast. Wer im Voraus kassiert und dann nicht liefert, hat ein Vertrauensproblem und im Streitfall ein rechtliches dazu. Umgekehrt gilt: Material, das für diesen einen Kunden bestellt und nicht rückgabefähig ist, darfst du guten Gewissens vorher verrechnen, wenn es im Zahlungsplan steht.

## Wann die Mehrwertsteuer auf einer Anzahlung fällig wird

Hier liegt der Fehler, der im Kleinbetrieb am häufigsten passiert: Die Steuerforderung auf einer Anzahlung entsteht, bevor du die Arbeit gemacht hast. Massgebend ist MWSTG Art. 40. Wann die Steuerforderung entsteht, hängt von zwei Dingen ab: davon, ob du nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten abrechnest, und davon, ob zuerst die Rechnung oder zuerst das Geld da war.

| Fall | Die Steuer entsteht | Grundlage |
| --- | --- | --- |
| Du rechnest nach vereinbarten Entgelten ab und stellst eine Akontorechnung | mit der Ausgabe der Teilrechnung | Art. 40 Abs. 1 Bst. b |
| Du rechnest nach vereinbarten Entgelten ab, der Kunde zahlt eine Teilzahlung ohne Rechnung | mit der Vereinnahmung der Teilzahlung | Art. 40 Abs. 1 Bst. b |
| Der Kunde zahlt im Voraus, ohne dass du eine Rechnung gestellt hast | mit der Vereinnahmung des Entgelts | Art. 40 Abs. 1 Bst. c |
| Du rechnest nach vereinnahmten Entgelten ab | immer mit dem Geldeingang | Art. 40 Abs. 2 |

Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, hat bei Anzahlungen den ruhigeren Weg: Es gibt nur einen Zeitpunkt, den Geldeingang. Diese Abrechnungsart gestattet die Eidgenössische Steuerverwaltung allerdings nur auf Antrag, und die gewählte Art muss mindestens eine Steuerperiode beibehalten werden (MWSTG Art. 39).

> **Achtung:** Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab und stellst am 28. März eine Akontorechnung über CHF 10'810.00 aus, gehören die darin enthaltenen CHF 810.00 Steuer in die Abrechnungsperiode, in die der 28. März fällt: vierteljährlich abgerechnet also ins erste Quartal, nach Saldosteuersätzen ins erste Halbjahr (MWSTG Art. 35). Ob der Kunde im März, im Mai oder gar nicht zahlt, ändert daran nichts. Plane die Liquidität entsprechend.

## Die Akontorechnung ist eine richtige Rechnung

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, egal wie es im Geschäftsverkehr heisst (MWSTG Art. 3 Bst. k). Die Eidgenössische Steuerverwaltung zählt dazu ausdrücklich auch Quittungen, Kassenzettel, Verträge und Gutschriften. Eine Akontorechnung ist also kein Zettel mit einem Betrag, sondern eine Rechnung mit allem, was MWSTG Art. 26 verlangt.

- **Nummer, Datum und deine Angaben** wie auf jeder Rechnung, mit dem Hinweis auf den Registereintrag und der Mehrwertsteuernummer.
- **Was verrechnet wird:** «Akontozahlung 1 von 2 gemäss Offerte O-2026-0087 vom 02.09.2026, 40 Prozent der Auftragssumme von CHF 12'500.00». Der Bezug macht den Betrag prüfbar.
- **Steuersatz und Steuerbetrag.** Ist die Steuer im Preis enthalten, genügt der Satz (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. f).
- **Der Hinweis auf die Schlussrechnung:** dass dieser Betrag später abgezogen wird. Das erspart die Rückfrage, ob doppelt verrechnet wird.
- **Bist du nicht im Register eingetragen,** weist du auf der Akontorechnung keine Steuer aus, weder Satz noch Betrag (MWSTG Art. 27 Abs. 1).

Eine Akontorechnung ohne Steuerausweis bringt niemandem etwas. Dir nicht, weil die Steuerforderung mit der Ausgabe der Teilrechnung ohnehin entsteht. Deinem Kunden nicht, weil ihm der Beleg für die Vorsteuer fehlt und seine Buchhaltung nachfragt. Die fertige Datei dazu gibt es unter [Akontorechnung Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/akontorechnung-vorlage).

## Beispiel: Malerauftrag mit einer Anzahlung

Ein Malerbetrieb offeriert die Renovation einer Wohnung für CHF 12'500.00 netto. Vereinbart sind 40 Prozent bei Auftragserteilung, der Rest mit der Schlussrechnung. Die erste Akontorechnung sieht so aus.

**Akontorechnung 2026-0114, 40 Prozent**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Auftragssumme netto gemäss Offerte | CHF 12'500.00 |
| Akontozahlung 1 von 2, 40 Prozent davon | CHF 5'000.00 |
| MwSt 8.1 % auf CHF 5'000.00 | CHF 405.00 |
| **Betrag der Akontorechnung** | **CHF 5'405.00** |

Die Arbeiten laufen ohne Nachträge durch. Die Schlussrechnung zeigt zuerst die ganze Leistung, rechnet darauf die Steuer und zieht erst danach ab, was bereits fakturiert wurde.

**Schlussrechnung 2026-0163**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Leistung netto | CHF 12'500.00 |
| MwSt 8.1 % | CHF 1'012.50 |
| Rechnungsbetrag | CHF 13'512.50 |
| Abzüglich Akontorechnung 2026-0114 vom 05.09.2026 | CHF -5'405.00 |
| **Restbetrag, zahlbar bis 21.10.2026** | **CHF 8'107.50** |

Zwei Punkte entscheiden darüber, ob diese Rechnung Ärger macht. Erstens wird der Akontobetrag **brutto** abgezogen, also mit den CHF 405.00 Steuer. Zieht man nur die CHF 5'000.00 ab, fehlen am Schluss genau 8.1 Prozent der Anzahlung. Zweitens steht im QR-Zahlteil nur der Restbetrag von CHF 8'107.50, nicht der Rechnungsbetrag von CHF 13'512.50. Wer den vollen Betrag in den Zahlteil setzt, bekommt ihn im schlechtesten Fall überwiesen und darf zurückzahlen.

## Vorauszahlung: wenn das Geld vor der Rechnung kommt

Manchmal überweist ein Kunde einfach. Für die Steuer ist das der unangenehmste Fall, weil die Steuerforderung mit der Vereinnahmung entsteht, auch wenn du noch gar keinen Beleg geschrieben hast (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c). Wer das erst beim Jahresabschluss merkt, korrigiert eine alte Abrechnung.

1. **Den Eingang dem Auftrag zuordnen** Notiere am Auftrag, wer wann wie viel überwiesen hat, mit der Gutschriftsanzeige aus dem E-Banking. Ein Betrag ohne Auftrag ist in drei Monaten ein Rätsel.
2. **Sofort eine Akontorechnung nachschieben** Damit hast du den Beleg mit Steuerausweis, dein Kunde hat seinen Vorsteuerbeleg, und die Zuordnung stimmt. Datiere sie auf den Tag, an dem du sie ausstellst, und nenne den bereits erfolgten Zahlungseingang im Text.
3. **Die Steuer in der richtigen Periode abrechnen** Massgebend ist die Abrechnungsperiode, in der das Geld eingegangen ist, nicht die deiner nachgeschobenen Rechnung.
4. **Die Zahlung in der Schlussrechnung abziehen** Sonst verrechnest du dieselbe Leistung zweimal. Halte im Auftrag fest, welche Akontobeträge schon abgerechnet sind.

## Wenn der Auftrag platzt

Solange das Werk unvollendet ist, kann dein Kunde gegen Vergütung der bereits geleisteten Arbeit und gegen volle Schadloshaltung jederzeit vom Vertrag zurücktreten (OR Art. 377). Er bekommt die Anzahlung also nicht einfach zurück: Verrechnet wird, was du gearbeitet und eingekauft hast, dazu dein Ausfall. Was davon übrig bleibt, zahlst du zurück.

Für die Mehrwertsteuer heisst das: Wird das Entgelt korrigiert, passt du die Umsatzsteuerschuld in der Periode an, in der du die Korrektur verbuchst (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Praktisch machst du das mit einer Gutschrift auf die Akontorechnung, nicht mit einer Überweisung ohne Beleg. Wie eine saubere Korrektur aussieht, steht im Ratgeber [Falsche Rechnung korrigieren](https://kidesk.ch/ratgeber/gutschrift-rechnung-stornieren).

## Eine Anzahlung ist keine Sicherheit

Die Anzahlung deckt den Anfang, nicht den Schluss. Der grösste Teil deines Geldes steht am Ende offen, und genau dort fällt es aus. Am Bau hast du dafür ein eigenes Mittel: das Bauhandwerkerpfandrecht. Es muss spätestens vier Monate nach Vollendung deiner Arbeit im Grundbuch eingetragen sein, und es genügt nicht, das Gesuch innert der Frist zu stellen (ZGB Art. 839 Abs. 2). Wann deine vier Monate ablaufen, rechnet der [Rechner zur Pfandrechtsfrist](https://kidesk.ch/rechner/bauhandwerkerpfandrecht-frist-rechner) aus.

Bei Neukunden ohne Bausubstanz im Hintergrund hilft nur der Blick vorher. Eine Betreibungsauskunft und ein Blick ins Handelsregister kosten wenig und sagen mehr als ein guter Eindruck am Küchentisch. Und wenn eine Zahlung ausbleibt, zählt, wie sauber die Frist gesetzt war: Dazu steht alles unter [Zahlungsbedingungen formulieren](https://kidesk.ch/ratgeber/zahlungsbedingungen-formulieren).

## So macht es KIDESK

KIDESK kennt die Rechnungsarten Akonto und Schlussrechnung. Freigeschaltet sind sie in den Gewerken, in denen Anzahlungen üblich sind: Bau und Renovation, Schreinerei und Innenausbau, Sanitär und Heizung, Metallbau und Schlosserei, Bedachung und Fassade, dazu Gastro und Catering, Events und Vermietung sowie Bildung und Coaching. Rechnest du den Auftrag später ab, zieht KIDESK die offenen Akontorechnungen dieses Auftrags selbst ab: je Akontorechnung eine Zeile mit ihrer Nummer und ihrem Bruttobetrag, und im QR-Zahlteil steht der offene Betrag statt des Rechnungsbetrags. Aus der Offerte wird der Auftrag und daraus die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst. Die MwSt-Auswertung je Quartal gibt es als CSV-Datei als Grundlage für deine Abrechnung; eingereicht wird sie von dir oder deiner Treuhandstelle.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Die erste Rechnung schreiben](https://kidesk.ch/anleitungen/erste-rechnung)

## Häufige Fragen

### Muss ich auf eine Anzahlung Mehrwertsteuer ausweisen?

Ja, wenn du im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen bist. Die Akontorechnung ist eine Rechnung im Sinn von MWSTG Art. 3 Bst. k und braucht darum Steuersatz und Steuerbetrag wie jede andere. Die Steuerforderung entsteht ohnehin mit der Ausgabe der Teilrechnung, ob du sie ausweist oder nicht.

### Darf ich eine Anzahlung verlangen, wenn in der Offerte nichts davon steht?

Nicht einseitig. Beim Werkvertrag wird die Vergütung mit der Ablieferung fällig (OR Art. 372), eine Anzahlung braucht also eine Abmachung. Du kannst sie natürlich vorschlagen, aber dein Kunde muss zustimmen, und die Zustimmung hältst du schriftlich fest, sei es mit zwei Zeilen per E-Mail.

### Wie hoch darf eine Anzahlung sein?

Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht, die Höhe ist Verhandlungssache. Ein brauchbarer Massstab ist dein eigenes Risiko: Was du bereits eingekauft oder geleistet hast, darfst du verlangen, ohne dass jemand die Nase rümpft. Wer 80 Prozent vor dem ersten Handgriff fordert, verliert Aufträge, und wer danach nicht liefert, steht im Streit schlecht da.

### Was ist der Unterschied zwischen Anzahlung und Akontozahlung?

Inhaltlich wenig, zeitlich einiges. Die Anzahlung ist die erste Zahlung bei Auftragserteilung, die Akontozahlung ein Zahlungsschritt während der Arbeit. Beide werden mit einer Akontorechnung verlangt und beide in der Schlussrechnung abgezogen. Eine Teilrechnung dagegen rechnet einen fertigen Teil der Arbeit mit echten Positionen ab.

### Der Kunde hat einfach überwiesen. Muss ich trotzdem eine Rechnung schreiben?

Rechtlich musst du eine Rechnung nur auf Verlangen ausstellen (MWSTG Art. 26 Abs. 1). Klug ist es trotzdem: Ohne Beleg hat dein Kunde keinen Vorsteuerbeleg, und du hast nichts, worauf die Schlussrechnung den Abzug stützen kann. Die Steuer schuldest du in der Periode des Geldeingangs, auch ohne Rechnung.

### Muss ich die Anzahlung zurückzahlen, wenn der Kunde absagt?

Nur den Teil, der nach der Abrechnung übrig bleibt. Tritt der Besteller vor der Vollendung zurück, schuldet er die bereits geleistete Arbeit und volle Schadloshaltung (OR Art. 377). Rechne auf, was an Arbeit, Material und Ausfall angefallen ist, stelle darüber eine Abrechnung und überweise die Differenz.

## Quellen

- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 40: Entstehung der Steuerforderung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_40)
- [MWSTG Art. 3 Bst. k: Begriff der Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_3)
- [MWSTG Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [MWSTG Art. 39: Abrechnungsart](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_39)
- [MWSTG Art. 35: Abrechnungsperiode](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_35)
- [MWSTG Art. 41: Nachträgliche Änderung der Umsatzsteuerschuld und des Vorsteuerabzugs](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_41)
- [ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziffer 2.1: Rechnung (Begriff)](https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/cipherDisplay.xhtml?publicationId=1002536&componentId=1002621&lang=de)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 372: Fälligkeit der Vergütung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_372)
- [OR Art. 377: Rücktritt des Bestellers gegen Schadloshaltung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_377)
- [OR Art. 82: Erfüllung Zug um Zug](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_82)
- [Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 839: Frist für das Bauhandwerkerpfandrecht](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de#art_839)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.