# Arbeitszeiterfassung: Pflicht und Praxis im Kleinbetrieb.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/arbeitszeiterfassung-pflicht-und-praxis · Ratgeber · Thema: Arbeitszeit, Rapport und Spesen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Ja, wer Arbeitnehmende beschäftigt, muss die Arbeitszeit aufzeichnen. Verlangt sind die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit **samt ihrer Lage**, die gewährten Ruhetage und die Pausen ab einer halben Stunde; aufzubewahren sind die Unterlagen mindestens fünf Jahre (ArG Art. 46, ArGV 1 Art. 73). Zwei Erleichterungen gibt es: die vereinfachte Erfassung nur der täglichen Gesamtarbeitszeit (ArGV 1 Art. 73b) und den Verzicht (Art. 73a), der aber einen Gesamtarbeitsvertrag und ein Bruttojahreseinkommen über CHF 120'000.00 voraussetzt. Für reine Familienbetriebe gilt das Arbeitsgesetz gar nicht.

## Für wen die Pflicht gilt, für wen nicht

Das Arbeitsgesetz gilt für alle öffentlichen und privaten Betriebe, und ein Betrieb liegt schon dann vor, wenn jemand dauernd oder vorübergehend eine einzige Person beschäftigt (ArG Art. 1). Es gibt aber drei Ausnahmen, die für Kleinbetriebe wirklich zählen.

- **Du selbst.** Wer als Inhaberin einer Einzelfirma im eigenen Betrieb arbeitet, ist keine Arbeitnehmerin. Für die eigene Zeit musst du nichts aufzeichnen, ausser du willst kalkulieren können.
- **Reine Familienbetriebe.** Arbeiten im Betrieb nur der Ehegatte, die eingetragene Partnerin oder der eingetragene Partner, Verwandte in auf- und absteigender Linie mit ihren Ehegatten sowie Stiefkinder der Inhaberin, ist das Gesetz nicht anwendbar (ArG Art. 4 Abs. 1). Sobald eine einzige andere Person dazukommt, gilt es für diese Person (Abs. 2).
- **Höhere leitende Tätigkeit.** Das Gesetz nimmt Arbeitnehmende aus, die eine höhere leitende Tätigkeit ausüben (ArG Art. 3 Bst. d). Was darunter fällt, sagt das Gesetz nicht; es geht um echte Entscheidungsbefugnis, nicht um einen Titel auf der Visitenkarte. Im Zweifel fragst du beim kantonalen Arbeitsinspektorat nach, bevor du jemanden von der Erfassung ausnimmst.

> Für ein paar Betriebsarten gilt das Arbeitsgesetz von vornherein nicht, etwa für Betriebe der landwirtschaftlichen Urproduktion, für Betriebe mit überwiegend gärtnerischer Pflanzenproduktion und für private Haushaltungen (ArG Art. 2). Wer Gartenunterhalt bei Kundschaft macht, betreibt allerdings keine gärtnerische Pflanzenproduktion.

## Was genau aufgezeichnet werden muss

Der Arbeitgeber hält die Verzeichnisse und Unterlagen, aus denen die für den Vollzug nötigen Angaben hervorgehen, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung (ArG Art. 46). Was darin stehen muss, zählt die Verordnung auf (ArGV 1 Art. 73 Abs. 1). Fünf dieser Punkte betreffen jeden Betrieb mit Personal.

1. Die **Personalien** der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
2. Die **Art der Beschäftigung** sowie Ein- und Austritt.
3. Die geleistete **tägliche und wöchentliche Arbeitszeit** inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit **sowie ihre Lage**. «Lage» heisst: von wann bis wann, nicht bloss wie viele Stunden.
4. Die gewährten **wöchentlichen Ruhetage oder Ersatzruhetage**, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen.
5. **Lage und Dauer der Pausen** von einer halben Stunde und mehr. Kürzere Pausen musst du nicht aufschreiben.
6. Dazu, wo sie vorkommen: betriebliche Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition, Regelungen über Zeitzuschläge, die gesetzlich geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge sowie Ergebnisse medizinischer Abklärungen bei Nachtarbeit und Unterlagen zur Risikobeurteilung bei Mutterschaft.

**Nicht verlangt** ist ein bestimmtes Mittel. Das Gesetz spricht von «Verzeichnissen oder anderen Unterlagen» und schreibt weder Stempeluhr noch Software vor. Ein sauber geführtes Blatt, eine Tabelle oder eine App erfüllen die Pflicht gleichermassen. Verlangt ist auch keine Unterschrift der angestellten Person unter jeden Tag. Verlangt ist, dass die Angaben stimmen, vollständig sind und fünf Jahre lang greifbar bleiben (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2).

## Die vereinfachte Erfassung: nur die Tagessumme

Für Arbeitnehmende, die ihre Arbeitszeit **zu einem namhaften Teil selber festsetzen können**, darf vereinbart werden, dass einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit erfasst wird (ArGV 1 Art. 73b Abs. 1). Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind Anfang und Ende dieser Einsätze trotzdem zu dokumentieren. Normalerweise braucht es dafür eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung der Branche oder des Betriebs oder, wo es keine solche gibt, mit der Mehrheit der Belegschaft. Diese Vereinbarung muss festhalten, für welche Kategorien sie gilt, wie die Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden und wie eine paritätische Stelle das überprüft (ArGV 1 Art. 73b Abs. 2).

In Betrieben mit **weniger als 50 Arbeitnehmenden** genügt eine schriftliche Vereinbarung mit der einzelnen Person (Art. 73b Abs. 3). Diese Vereinbarung muss auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hinweisen, und zusätzlich ist jährlich ein Gespräch über die Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren. Für die allermeisten Betriebe im Handwerk ist das der einzige praktikable Weg zur Erleichterung.

**Vereinbarung über die vereinfachte Arbeitszeiterfassung (ArGV 1 Art. 73b Abs. 3)**

```text
Vereinbarung über die vereinfachte Arbeitszeiterfassung

zwischen [Firma, Adresse] (Arbeitgeberin)
und [Name, Vorname] (Arbeitnehmerin/Arbeitnehmer)

1. Die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer kann die eigene Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selber festsetzen.

2. Erfasst wird ab [Datum] einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit. Bei Arbeitseinsätzen in der Nacht (in der Regel 23.00 bis 06.00 Uhr) und an Sonntagen werden zusätzlich Anfang und Ende des Einsatzes dokumentiert.

3. Es gelten unverändert die Bestimmungen des Arbeitsgesetzes über Arbeits- und Ruhezeit, insbesondere die wöchentliche Höchstarbeitszeit von [45 bzw. 50] Stunden, die tägliche Ruhezeit von 11 Stunden, die Pausenregelung sowie die Vorschriften über Überzeit-, Nacht- und Sonntagsarbeit.

4. Einmal jährlich wird ein Gespräch über die Arbeitsbelastung geführt und schriftlich festgehalten.

5. Die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer kann jederzeit zusätzlich die Lage der Arbeitszeit und die Pausen aufzeichnen. Die Arbeitgeberin stellt dafür ein geeignetes Mittel zur Verfügung.

6. Diese Vereinbarung kann von beiden Seiten jederzeit schriftlich aufgehoben werden. Danach gilt wieder die Erfassung nach Art. 73 ArGV 1.

Ort, Datum: [Ort, Datum]

Unterschrift Arbeitgeberin: ______________________
Unterschrift Arbeitnehmerin/Arbeitnehmer: ______________________
```

> Auch bei einer solchen Vereinbarung bleibt es den Angestellten unbenommen, die Lage der Arbeitszeit und die Pausen aufzuzeichnen. Der Betrieb muss dafür ein geeignetes Instrument zur Verfügung stellen (ArGV 1 Art. 73b Abs. 4). Die Erleichterung steht den Angestellten offen, aufzwingen lässt sie sich ihnen nicht.

## Der vollständige Verzicht: im Kleinbetrieb praktisch ausgeschlossen

Auf die Erfassung der Arbeitszeit ganz verzichten dürfen nur Personen, die kumulativ drei Bedingungen erfüllen: grosse Autonomie mit mehrheitlich selbst festgesetzter Arbeitszeit, ein Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni von **mehr als CHF 120'000.00** (bei Teilzeit anteilsmässig) und eine individuelle schriftliche Verzichtsvereinbarung (ArGV 1 Art. 73a Abs. 1). Entscheidend ist die vierte Bedingung: Der Verzicht muss in einem **Gesamtarbeitsvertrag** vorgesehen sein, den die Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen der Branche oder des Betriebs unterzeichnet hat. Dieser Vertrag muss zudem besondere Massnahmen für den Gesundheitsschutz und eine interne Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten vorsehen.

Für einen Betrieb mit fünf Leuten und ohne solchen Gesamtarbeitsvertrag fällt dieser Weg damit weg, egal wie hoch die Löhne sind. Und selbst wo er offensteht, entfallen nur die Angaben zur Arbeitszeit, zu den Ruhetagen, zu den Pausen und zu den Zuschlägen. Personalien, Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt bleiben aufzuzeichnen. Der Verzicht kann von beiden Seiten jährlich widerrufen werden.

## Wo die Grenzen liegen: ein Rechenbeispiel

Die Erfassung ist kein Selbstzweck, sondern der Nachweis, dass die Höchstarbeitszeit eingehalten ist. Diese beträgt 45 Stunden pro Woche für Arbeitnehmende in industriellen Betrieben, für Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie für das Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels, und **50 Stunden für alle übrigen**, also für das Handwerk und den Bau (ArG Art. 9 Abs. 1).

**Eine Woche eines Monteurs bei einer Höchstarbeitszeit von 50 Stunden**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Montag bis Freitag, je 07:00 bis 17:30, Pause 60 Minuten | je 9.50 Stunden |
| Summe Montag bis Freitag | 47.50 Stunden |
| Samstag, 07:00 bis 11:00, ohne Pause | 4.00 Stunden |
| Geleistete Wochenarbeitszeit | 51.50 Stunden |
| Gesetzliche Höchstarbeitszeit | 50.00 Stunden |
| **Überzeit in dieser Woche** | **1.50 Stunden, Lohnzuschlag mindestens 25 Prozent oder Ausgleich durch Freizeit** |

Überzeit ist die Arbeit über die **gesetzliche** Höchstarbeitszeit hinaus. Erlaubt ist sie nur ausnahmsweise: bei Dringlichkeit oder ausserordentlichem Arbeitsandrang, für Inventar, Rechnungsabschluss und Liquidation und zur Vermeidung oder Behebung von Betriebsstörungen (ArG Art. 12 Abs. 1). Sie darf zwei Stunden pro Tag nicht übersteigen, ausser an arbeitsfreien Werktagen oder in Notfällen, und ist im Kalenderjahr auf 170 Stunden begrenzt, bei einer Höchstarbeitszeit von 50 Stunden auf 140 Stunden (ArG Art. 12 Abs. 2). Der Zuschlag von mindestens 25 Prozent ist zwingend; für Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben erst für Überzeit über 60 Stunden im Kalenderjahr (ArG Art. 13 Abs. 1). Wird die Überzeit im Einverständnis mit der einzelnen Person innert angemessener Frist durch Freizeit gleicher Dauer ausgeglichen, entfällt der Zuschlag (Abs. 2). Nicht dasselbe sind **Überstunden**: Das ist Arbeit über die vertraglich vereinbarte Zeit hinaus, geregelt in OR Art. 321c, und dort lässt sich der Zuschlag schriftlich wegbedingen.

## Was bei einer Kontrolle passiert

Die Vollzugs- und Aufsichtsorgane dürfen Einsicht in weitere Verzeichnisse und Unterlagen nehmen, soweit das für ihre Aufgabe nötig ist, und sie dürfen die Unterlagen für die Ermittlung mitnehmen und geben sie danach zurück (ArGV 1 Art. 73 Abs. 3). Werden Vorschriften nicht befolgt, macht die kantonale Behörde zuerst darauf aufmerksam und verlangt die Einhaltung. Erst wenn das folgenlos bleibt, erlässt sie eine Verfügung, verbunden mit der Strafandrohung von Art. 292 des Strafgesetzbuchs (ArG Art. 51). Wird auch diese missachtet, ergreift sie Zwangsmassnahmen (Art. 52).

Strafbar ist der Arbeitgeber, wenn er den Vorschriften über die Arbeits- und Ruhezeit vorsätzlich zuwiderhandelt; die Strafe ist Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen, verfolgt wird durch den Kanton (ArG Art. 59, 61 und 62). Der praktische Punkt liegt aber woanders: Wer keine Aufzeichnungen hat, kann nicht belegen, dass die Ruhezeiten eingehalten wurden. Im Streit mit einer ehemaligen Mitarbeiterin über hundert unbezahlte Stunden ist es dasselbe Problem, nur teurer.

## Wie es im Alltag funktioniert

- **Am selben Tag erfassen, nicht am Freitag für die Woche.** Was rekonstruiert wird, ist ungenau, und ungenau heisst im Zweifel zu deinen Lasten.
- **Von und bis statt Summen.** Die Lage der Arbeitszeit ist ausdrücklich verlangt. «8 Stunden» erfüllt die Vorschrift nicht, «07:00 bis 16:00, Pause 60 Minuten» schon.
- **Pausen ab 30 Minuten festhalten.** Kürzere Unterbrüche interessieren die Aufzeichnung nicht.
- **Ruhetage nicht vergessen.** Ein Ersatzruhetag nach einem Samstagseinsatz gehört ins Verzeichnis.
- **Einmal im Monat durchsehen.** Fehlende Tage fallen nach vier Wochen auf, nach zwölf Monaten nicht mehr.
- **Fünf Jahre ablegen.** Dient dasselbe Blatt als Grundlage der Kundenrechnung, sind es zehn Jahre, siehe [Arbeitsrapport](https://kidesk.ch/ratgeber/arbeitsrapport-richtig-fuehren).

> **Achtung:** Die Aufzeichnung der Arbeitszeit beantwortet nicht die Frage, was bezahlt wird. Das Arbeitsgesetz schützt die Gesundheit und begrenzt die Arbeitszeit, über den Lohn sagt es nichts. Ob die Fahrt zum Kunden bezahlte Zeit ist, steht im Vertrag oder im Gesamtarbeitsvertrag, ob sie als Arbeitszeit zählt, im Gesetz. Der Unterschied ist unter [Fahrzeit](https://kidesk.ch/fragen/ist-fahrzeit-arbeitszeit) erklärt.

## So macht es KIDESK

KIDESK erfasst die Zeit am Auftrag: Datum, von, bis und Pause, die Reisezeit in einem eigenen Feld, dazu die Unterscheidung zwischen Werkstatt und Montage. Einen Live-Timer gibt es bewusst nicht, und Einträge lassen sich nachtragen, auch für Leute ohne eigenen Zugang. Das Büro gibt die Stunden frei, danach sind sie gesperrt. Je Person gibt KIDESK im Stundenbericht für den laufenden Monat ein Arbeitszeitprotokoll als PDF aus, das pro Tag Arbeit, Reise und Pause getrennt ausweist und Platz für Unterschriften lässt. Was KIDESK nicht macht: Ferien und Absenzen verwalten, Löhne abrechnen und beurteilen, ob dein Verzeichnis alle Angaben nach ArGV 1 Art. 73 enthält.

- [Stunden erfassen und freigeben](https://kidesk.ch/anleitungen/stunden-erfassen-freigeben)
- [Auswertungen und Berichte](https://kidesk.ch/funktionen/berichte)

## Häufige Fragen

### Muss ich als Einzelfirma meine eigene Arbeitszeit erfassen?

Nein. Wer selbständig ist, ist keine Arbeitnehmerin und fällt nicht unter das Arbeitsgesetz. Sobald du eine Person anstellst, gilt die Pflicht für diese Person. Für die eigene Kalkulation lohnt sich die Erfassung trotzdem, weil du sonst nie weisst, ob eine Pauschale getragen hat.

### Reicht eine Excel-Tabelle als Arbeitszeiterfassung?

Ja. Das Gesetz verlangt «Verzeichnisse oder andere Unterlagen» und schreibt kein bestimmtes Mittel vor. Eine Tabelle genügt, wenn sie die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit ihrer Lage, die Ruhetage und die Pausen ab einer halben Stunde ausweist und fünf Jahre greifbar bleibt.

### Brauche ich eine Stempeluhr?

Nein. Weder Stempeluhr noch Software sind vorgeschrieben. Verboten ist umgekehrt auch nichts: Wer mag, darf stempeln lassen. Entscheidend ist allein, dass die verlangten Angaben vollständig und richtig festgehalten sind.

### Können meine Leute auf die Zeiterfassung verzichten?

Nur unter engen Bedingungen: grosse Autonomie, Bruttojahreseinkommen über CHF 120'000.00, individuelle schriftliche Vereinbarung und ein Gesamtarbeitsvertrag, der den Verzicht vorsieht (ArGV 1 Art. 73a). Ohne solchen Gesamtarbeitsvertrag ist der Verzicht ausgeschlossen. Möglich bleibt die vereinfachte Erfassung der Tagessumme.

### Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?

Mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Dient dasselbe Dokument zugleich als Beleg für eine Kundenrechnung, gilt die handelsrechtliche Frist von zehn Jahren ab Ende des Geschäftsjahres. Elektronisch aufbewahren ist erlaubt.

### Gilt die Pflicht auch für Aushilfen und Lernende?

Ja, sie gilt für alle Arbeitnehmenden, unabhängig von Pensum und Vertragsdauer. Für Jugendliche kommt dazu, dass der Arbeitgeber einen Altersausweis zur Verfügung der Behörden halten muss und besondere Schutzvorschriften gelten.

## Quellen

- [Arbeitsgesetz (ArG), Art. 1 bis 4, 9, 10, 12, 13, 15a, 46, 51, 59 und 61](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1966/57_57_57/de#art_46)
- [Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73, 73a und 73b](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2000/243/de#art_73)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 321c: Überstundenarbeit](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_321_c)
- [SECO: Gesamtarbeitsverträge des Bundes](https://www.seco.admin.ch/de/gesamtarbeitsvertraege-bund)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.