# Die Frage ist nicht ob, sondern welche Arbeit du abgibst.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/buchhaltung-selber-machen-oder-abgeben · Ratgeber · Thema: Buchhaltung und Treuhand · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Kaum ein Kleinbetrieb macht alles selbst, und kaum einer gibt alles ab. Die Buchhaltung zerfällt in acht Aufgaben, und der Schnitt verläuft fast immer an derselben Stelle: Das Laufende (Belege ablegen, Rechnungen schreiben, mahnen, Stunden erfassen) bleibt im Betrieb, das Periodische (Kontierung, Mehrwertsteuer, Lohn, Abschluss, Steuererklärung) geht ganz oder teilweise an die Treuhandstelle. Vier Pflichten bleiben in jedem Fall bei dir: abrechnen, unterschreiben, aufbewahren und, bei GmbH und AG, die Zahlungsfähigkeit überwachen.

## Buchhaltung ist kein Block, sondern acht Aufgaben

Wer «Buchhaltung» sagt, meint meistens alles zwischen dem Kassenzettel in der Hosentasche und der Steuererklärung. Das sind aber sehr verschiedene Arbeiten, mit sehr verschiedenem Anspruch. Manche musst du selbst machen, weil nur du die Antwort kennst. Andere kann jemand übernehmen, der sie fünfzig Mal im Jahr macht.

| Aufgabe | Wie oft | Wer macht es meistens | Warum |
| --- | --- | --- | --- |
| Belege sammeln, benennen, ablegen | laufend | Betrieb | Nur du weisst, wofür die Quittung war |
| Rechnungen schreiben und versenden | laufend | Betrieb | Hängt am Auftrag, nicht an der Buchhaltung |
| Zahlungseingänge abgleichen und mahnen | wöchentlich | Betrieb | Verzögerung kostet dich direkt Geld |
| Stunden und Material erfassen | täglich | Betrieb | Geht nur dort, wo gearbeitet wird |
| Kontierung: jedem Beleg ein Konto zuordnen | monatlich | beides üblich | Zeitaufwändig, aber erlernbar |
| Mehrwertsteuer-Abrechnung | je Quartal oder Halbjahr | oft Treuhandstelle | Fehler werden teuer, Routine hilft |
| Lohnabrechnung und Sozialversicherungen | monatlich und jährlich | meist Treuhandstelle | Viele Kassen, viele Fristen, viele Sonderfälle |
| Jahresabschluss und Steuererklärung | jährlich | meist Treuhandstelle | Bewertung, Abgrenzung, Rückstellungen |

Die Spalte «Wer macht es meistens» ist eine Beobachtung aus der Praxis, keine Vorschrift. Erlaubt ist jede Aufteilung.

Das KMU-Portal des Bundes sagt dasselbe kürzer: Die Buchhaltung selbst zu führen lohnt sich nur, wenn Zeit und kompetentes Personal vorhanden sind, und Mischformen sind ausdrücklich vorgesehen. Die zeitaufwändige, aber weniger anspruchsvolle Kontierung bleibt im Betrieb, Abschluss, Mehrwertsteuer und Lohnbuchhaltung gehen an ein externes Treuhandbüro.

## Die drei üblichen Schnitte

1. **Der Beleg-Schnitt: du sammelst, sie buchen** Du erfasst Rechnungen und Zahlungen, sortierst die Belege und gibst monatlich oder quartalsweise alles ab. Die Treuhandstelle kontiert, bucht, rechnet die Mehrwertsteuer ab und macht den Abschluss. Bei Unternehmen mit einer bis fünf Personen ist dieser Schnitt verbreitet. Dein Aufwand: grob ein bis drei Stunden im Monat, wenn du es laufend machst.
2. **Der Quartals-Schnitt: du kontierst, sie prüfen** Du schreibst jedem Beleg das Konto und den Steuercode an oder erfasst ihn direkt in einem Programm. Die Treuhandstelle prüft, korrigiert und übernimmt ab der Mehrwertsteuer. Das drückt das Honorar spürbar, verlangt aber, dass jemand im Betrieb den Kontenplan versteht und die Sache nicht liegen lässt.
3. **Der Abschluss-Schnitt: du führst das Jahr, sie schliessen ab** Du führst die Buchhaltung ganz, die Treuhandstelle kommt einmal im Jahr für Abgrenzungen, Abschreibungen, Rückstellungen, Abschluss und Steuererklärung. Sinnvoll, wenn jemand im Betrieb die Arbeit wirklich beherrscht. Der Abschluss selbst bleibt fast immer aussen, weil dort die Bewertungsfragen sitzen.

> Halte den Schnitt schriftlich fest, mit einer Zeile je Aufgabe und einem Termin. Der teuerste Zustand ist der, in dem beide Seiten denken, die andere kümmere sich. Er fällt meistens im Februar auf, wenn die Frist für die Steuererklärung näher rückt.

## Vier Pflichten, die du nie abgeben kannst

Eine Treuhandstelle arbeitet in deinem Auftrag. Nach aussen stehst du gerade, und zwar an vier Stellen ausdrücklich.

- **Abrechnen.** Bist du mehrwertsteuerpflichtig, hast du «innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode unaufgefordert» abzurechnen (MWSTG Art. 71 Abs. 1) und in derselben Frist zu zahlen (MWSTG Art. 86 Abs. 1). Die Pflicht liegt bei dir, auch wenn jemand anderes die Zahlen liefert.
- **Unterschreiben.** Die Steuererklärung musst du «wahrheitsgemäss und vollständig ausfüllen, persönlich unterzeichnen» (DBG Art. 124 Abs. 2). Deine Unterschrift steht darunter, nicht die der Treuhandstelle.
- **Aufbewahren.** Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Diese Pflicht wandert nicht mit den Ordnern mit.
- **Die Zahlungsfähigkeit überwachen.** Bei der AG ist das eine ausdrückliche Aufgabe des Verwaltungsrats (OR Art. 725 Abs. 1), bei der GmbH gilt die Bestimmung entsprechend (OR Art. 820). Eine Buchhaltung, die vier Monate hinterherhinkt, erfüllt das nicht.

## Was «selber machen» wirklich verlangt

Die Form ist frei, die Anforderungen sind es nicht. Die Buchführung muss vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein, zu jedem Buchungsvorgang muss ein Beleg vorliegen, und alles muss klar, zweckmässig und nachprüfbar sein (OR Art. 957a Abs. 2). Für Unternehmen mit vereinfachter Buchführung gelten diese Grundsätze sinngemäss weiter (OR Art. 957 Abs. 3).

Dazu kommt eine technische Anforderung, die oft übersehen wird: Bücher und Belege müssen so geführt und aufbewahrt werden, «dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt» (GeBüV Art. 3). Eine Tabellendatei auf dem Notebook, die jederzeit spurlos überschrieben werden kann, erfüllt das schlecht. Auf veränderbaren Datenträgern verlangt die Verordnung ein Verfahren, das die Integrität sichert, und einen unverfälschbaren Nachweis des Speicherzeitpunkts, etwa eine digitale Signatur und einen Zeitstempel (GeBüV Art. 9 Abs. 1 Bst. b). Mehr dazu steht unter [Belege digital aufbewahren](https://kidesk.ch/ratgeber/belege-digital-aufbewahren).

## Die Rechnung, die du vor dem Entscheid aufmachen solltest

Vergleiche nicht Honorar gegen null, sondern Honorar gegen deine eigene Zeit. Ein Elektriker mit zwei Monteuren, der monatlich vier Stunden für Belege, Kontierung und Abrechnung aufwendet, rechnet so:

**Eigene Zeit für die Buchhaltung, ein Jahr**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Belege, Kontierung, Ablage: 3 Stunden im Monat | 36 Stunden |
| Mehrwertsteuer-Abrechnung: 2 Stunden je Quartal | 8 Stunden |
| Abschluss vorbereiten und Rückfragen | 10 Stunden |
| Summe im Jahr | 54 Stunden |
| Bewertet mit einem verrechenbaren Stundensatz von CHF 105.00 | CHF 5'670.00 |
| **Jahreskosten der eigenen Zeit** | **CHF 5'670.00** |

Nachgerechnet: 36 plus 8 plus 10 ergibt 54 Stunden, mal CHF 105.00 sind CHF 5'670.00. Setze deinen eigenen Satz ein. Der Wert dieser Rechnung liegt nicht im Ergebnis, sondern in der Erkenntnis, dass Eigenarbeit nicht gratis ist. Umgekehrt gilt: Diese Stunden sind nur dann echtes Geld, wenn du sie tatsächlich am Kunden verrechnen könntest. Wer im Winter Leerlauf hat, rechnet anders als wer im Sommer Aufträge ablehnen muss.

Auf der anderen Seite steht das Honorar. Belastbare Durchschnittszahlen für Treuhandhonorare gibt es nicht, und jede Zahl im Netz ist Werbung oder Schätzung. Vergleichbar wird es erst, wenn du drei Offerten auf denselben Umfang einholst. Wie du dabei vorgehst, steht im Ratgeber [Eine Treuhänderin finden](https://kidesk.ch/ratgeber/treuhaender-finden-und-zusammenarbeiten).

## Sechs Zeichen, dass der Schnitt falsch liegt

- Die Mehrwertsteuer-Abrechnung geht regelmässig erst nach einer Mahnung raus.
- Du kennst dein Ergebnis erst im Sommer des Folgejahres.
- Du weisst nicht, wie viel Geld dir Kunden gerade schulden.
- Belege werden im März für das ganze Vorjahr sortiert.
- Du zahlst für Sortierarbeit zum Stundenansatz der Treuhandstelle.
- Rückfragen der Treuhandstelle bleiben wochenlang liegen, weil du die Antwort selbst nicht mehr weisst.

Die ersten drei Punkte sprechen für Abgeben, die letzten drei für eine bessere eigene Ordnung. Beides zusammen heisst: Der Schnitt liegt richtig, die Arbeit davor liegt falsch.

## Revisionsstelle ist etwas anderes

Bei GmbH und AG wird die Buchhaltung gern mit der Revision verwechselt. Die Revisionsstelle prüft die Jahresrechnung, sie führt sie nicht. Auf die eingeschränkte Revision kann mit Zustimmung aller Beteiligten verzichtet werden, wenn die Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat. Der Verzicht gilt nur für künftige Geschäftsjahre und muss vor Beginn des Geschäftsjahres beim Handelsregisteramt angemeldet werden (OR Art. 727a Abs. 2 und 2bis). Ob du danach die Buchhaltung selbst führst, ändert daran nichts.

## Wenn du wechselst

Ein Wechsel geht am saubersten auf ein Geschäftsjahr. Was du in jedem Fall mitnimmst: die Saldenliste zum letzten Abschluss, den Kontenplan, die Abschreibungstabelle, die offenen Posten bei Kunden und Lieferanten, die eingereichten Mehrwertsteuer-Abrechnungen und alle Originalbelege. Diese Unterlagen gehören dir, und die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren liegt ohnehin bei dir. Wie dieselbe Übergabe von der anderen Seite aussieht, steht unter [Belege vom Mandanten bekommen](https://kidesk.ch/ratgeber/treuhand-belege-vom-mandanten-einsammeln).

## So macht es KIDESK

KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung: kein Hauptbuch, keine Bilanz, keinen Jahresabschluss. Es deckt die obere Hälfte der Tabelle ab, also das Laufende: Rechnungen, Offerten, Zahlungen, Stunden und Belege, die du abfotografierst und die KIDESK ausliest; du prüfst und gibst frei. Für den Schnitt zur Treuhandstelle gibt es zwei Wege. Entweder das Treuhand-Paket als ZIP je Monat, Quartal oder Jahr, mit Buchungsliste als CSV-Datei, allen Belegdateien und Formaten, die gängige Buchhaltungsprogramme einlesen. Oder ein eigener, rein lesender Zugang, mit dem deine Treuhandstelle selbst nachschaut und direkt am Beleg nachfragt. Sie zahlt dafür nichts.

- [Treuhand-Zugang und Export](https://kidesk.ch/funktionen/treuhand)
- [Treuhand-Paket erstellen](https://kidesk.ch/anleitungen/treuhand-export)
- [Belege erfassen](https://kidesk.ch/funktionen/belege)

## Häufige Fragen

### Spare ich Geld, wenn ich selbst kontiere?

Meistens ja, weil die Kontierung viel Zeit kostet und wenig Fachwissen verlangt. Das KMU-Portal nennt genau diese Mischform: Kontierung im Betrieb, Abschluss, Mehrwertsteuer und Lohnbuchhaltung ausser Haus. Der Effekt verpufft allerdings, wenn die Treuhandstelle deine Zuordnungen nachträglich korrigieren muss. Lass dir die ersten zwei Monate anschauen, bevor du dabei bleibst.

### Kann ich die Mehrwertsteuer-Abrechnung abgeben und trotzdem selbst einreichen?

Ja. Im Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung gibt es für «MWST-Abrechnung pro» zwei Rollen: «MWST Abrechnungen ausfüllen und einreichen» und «Nur MWST Abrechnungen ausfüllen». Deine Treuhandstelle kann also ausfüllen, und du prüfst und reichst ein. Die Pflicht zur Abrechnung innert 60 Tagen bleibt in jedem Fall bei dir (MWSTG Art. 71 Abs. 1).

### Ab wann lohnt es sich, Personal für die Buchhaltung anzustellen?

Für einen Kleinbetrieb mit einer bis zwanzig Personen praktisch nie für die Buchhaltung allein. Sinnvoll wird eine eigene Person erst, wenn Büroarbeit insgesamt anfällt: Offerten, Disposition, Rechnungen, Mahnwesen, Telefon. Die Buchhaltung ist dann ein Teil dieser Stelle, und der Abschluss bleibt trotzdem meistens aussen.

### Was passiert, wenn die Treuhandstelle einen Fehler macht?

Gegenüber Steuerverwaltung und Ausgleichskasse haftest du. Die Abrechnungs- und Deklarationspflichten treffen dich, nicht die beauftragte Stelle (MWSTG Art. 71, DBG Art. 124). Ob du den Schaden bei der Treuhandstelle einfordern kannst, richtet sich nach eurem Auftrag und nach der Sorgfaltspflicht. Halte darum schriftlich fest, wer was liefert und bis wann.

### Muss meine Buchhaltung in einem Programm laufen?

Nein. Das Gesetz schreibt kein Programm vor, nur Grundsätze: vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch, mit Beleg zu jedem Vorgang, klar, zweckmässig und nachprüfbar (OR Art. 957a Abs. 2). Eine Tabellendatei genügt, solange sie nicht unbemerkt verändert werden kann (GeBüV Art. 3). Ab etwa fünfzig Belegen im Monat wird ein Programm trotzdem schneller.

## Quellen

- [KMU-Portal des Bundes: Buchhaltung auslagern oder selbst führen?](https://www.kmu.admin.ch/de/buchhaltung-auslagern-oder-selbst-fuehren)
- [KMU-Portal des Bundes: Wie man seine Buchhaltung organisiert](https://www.kmu.admin.ch/de/wie-man-seine-buchhaltung-organisiert)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 957 und 957a: Buchführungspflicht und Grundsätze](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957)
- [OR Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [OR Art. 725 und Art. 820: Überwachung der Zahlungsfähigkeit](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_725)
- [OR Art. 727a: Eingeschränkte Revision und Verzicht](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_727_a)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 71 und 86: Abrechnung und Zahlung innert 60 Tagen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_71)
- [ESTV: Mehrwertsteuer online abrechnen (Rollen «ausfüllen» und «einreichen» im ESTV-Portal)](https://www.estv.admin.ch/de/mwst-online-abrechnen)
- [Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 124: Steuererklärung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1991/1184_1184_1184/de#art_124)
- [Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 3 und 9: Integrität und zulässige Informationsträger](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/216/de#art_3)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.