# ChatGPT im Betrieb: was nicht hineingehört.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/chatgpt-im-betrieb-und-datenschutz · Ratgeber · Thema: Digitalisierung und KI · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Keine Personendaten und nichts, was unter eine Vertraulichkeitsklausel fällt. Der Grund steht im Gesetz: Personendaten dürfen nur ins Ausland, wenn der Bundesrat dem Staat angemessenen Schutz zugesprochen hat, geeignete Garantien vorliegen oder eine der Ausnahmen von DSG Art. 17 greift (DSG Art. 16). Wer das vorsätzlich verletzt, riskiert auf Antrag eine Busse bis CHF 250'000.00 gegen sich als Person (DSG Art. 61). Der Ausweg ist einfach: Formulier die Anfrage ohne Namen und Adressen. Die Antwort wird dieselbe.

## Was mit deiner Eingabe passiert

Ein Chatdienst läuft nicht auf deinem Computer. Alles, was du tippst oder anhängst, wird an die Rechner des Anbieters übertragen, dort verarbeitet und in der Regel in deinem Verlauf gespeichert. Drei Fragen entscheiden darüber, ob das in deinem Betrieb in Ordnung ist: Wo stehen diese Rechner? Wie lange bleibt die Eingabe dort? Und wird sie verwendet, um das System weiterzuentwickeln?

Die Antworten stehen in den Bedingungen und in den Einstellungen des Dienstes, nicht auf der Startseite. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass Nutzerinnen und Nutzer bei Sprachmodellen das Recht haben zu erfahren, ob ihre Eingaben zur Verbesserung des Systems weiterverwendet werden. Suchen musst du diese Angabe trotzdem selbst: meist unter einem Menüpunkt zu Daten oder Verlauf. Pro Dienst brauchst du also zwei Minuten und zwei Haken: Verlauf und Weiterverwendung.

## Die vier Stellen im Gesetz, die den Fall entscheiden

Das Datenschutzgesetz (DSG) ist technikneutral formuliert und gilt darum unmittelbar auch für Bearbeitungen mit künstlicher Intelligenz. Ein eigenes Gesetz für KI gibt es in der Schweiz nicht, wie in [KI im Handwerksbüro](https://kidesk.ch/ratgeber/ki-im-handwerksbuero) beschrieben. Es sind vier Bestimmungen, die du kennen musst.

| Bestimmung | Was dort steht | Was das für den Chat heisst |
| --- | --- | --- |
| DSG Art. 6 Abs. 3 | Daten dürfen nur zu einem bestimmten, für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft und nur damit vereinbar bearbeitet werden | Die Adresse deines Kunden hast du für die Rechnung erhalten, nicht dafür, damit ein Chatdienst daran einen Text übt |
| DSG Art. 9 Abs. 1 | Die Bearbeitung darf übertragen werden, wenn der Beauftragte die Daten nur so bearbeitet, wie du es selbst dürftest, und keine Geheimhaltungspflicht die Übertragung verbietet | Ohne Vertrag zur Auftragsbearbeitung fehlt die Grundlage. Eine Vertraulichkeitsklausel im Kundenvertrag verbietet die Übertragung sogar ganz |
| DSG Art. 16 und 17 | Ins Ausland nur bei anerkanntem Schutzniveau, mit geeigneten Garantien oder in den Ausnahmefällen von Art. 17 | Läuft die Bearbeitung nicht in der Schweiz, ist deine Eingabe eine Bekanntgabe ins Ausland. Wo dein Dienst bearbeitet, steht in seinen Datenschutzangaben |
| DSG Art. 61 und 64 | Busse bis CHF 250'000.00 gegen private Personen, die vorsätzlich gegen Art. 16 verstossen oder ohne die Voraussetzungen von Art. 9 auslagern; bis CHF 50'000.00 kann die Behörde stattdessen den Betrieb büssen | Bestraft wird auf Antrag die verantwortliche Person, nicht die Firma. Das ist der Unterschied zur DSGVO, die mit Prozenten des Umsatzes arbeitet |

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (DSG Art. 5 Bst. a). Ein Name allein genügt dafür.

> Welche Staaten ein angemessenes Schutzniveau bieten, legt der Bundesrat in Anhang 1 der Datenschutzverordnung fest. Die Vereinigten Staaten stehen seit dem 15. September 2024 darauf, aber nur für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ob der Anbieter deines Chatdienstes dazugehört, steht in seinen Datenschutzangaben, und es lohnt sich, das nachzulesen, statt es anzunehmen.

## Was du nicht eingibst, und was stattdessen geht

| Das bleibt draussen | Warum | Was du stattdessen tust |
| --- | --- | --- |
| Namen, Adressen, Telefonnummern von Kundschaft | Personendaten nach DSG Art. 5 Bst. a, Bekanntgabe ins Ausland nach Art. 16 | «ein Kunde», «die Bauherrschaft», «die Liegenschaft» schreiben |
| Lohnabrechnungen, Arztzeugnisse, Notizen aus Mitarbeitergesprächen | Daten über die Gesundheit sind besonders schützenswert (DSG Art. 5 Bst. c) | Gar nicht. Für diese Fälle ist der Chat der falsche Ort |
| Bewerbungsunterlagen | Fremde Personendaten, die du zu einem klaren Zweck erhalten hast | Die Stellenausschreibung entwerfen lassen, die Beurteilung selbst schreiben |
| Ganze Verträge, Offerten und Rechnungen als Datei | Enthalten Empfängerangaben, oft auch Preise Dritter | Die einzelne Klausel ohne Parteien einfügen und dazu die Frage stellen |
| Ausschreibungsunterlagen mit Vertraulichkeitsklausel | DSG Art. 9 Abs. 1 Bst. b: Eine vertragliche Geheimhaltungspflicht verbietet die Übertragung | Zuerst in den Vertrag sehen. Verboten heisst verboten, auch ohne Personendaten |
| Einkaufspreise, Kalkulationen, Lieferantenlisten | Kein Datenschutzthema, sondern dein Betriebsgeheimnis | Mit erfundenen Zahlen in derselben Grössenordnung rechnen lassen |
| Fotos, auf denen Personen, Kennzeichen oder Hausnummern erkennbar sind | Auch ein Bild ist eine Angabe über eine bestimmbare Person | Ausschnitt wählen, der nur zeigt, worum es geht, etwa den Schaden |
| Passwörter, Zugangsdaten, Schlüsselcodes von Liegenschaften | Zugriffskontrolle ist eine Pflicht der Datensicherheit (DSG Art. 8, DSV Art. 3) | Nie. Ein Passwortmanager ist dafür da, kein Chatfenster |

## Anonymisieren in vier Schritten

Anonymisieren klingt aufwendig und dauert zehn Sekunden. Die Antwort wird dadurch nicht schlechter, denn der Text hängt an der Sache, nicht am Namen.

1. **Namen durch Rollen ersetzen** Aus «Frau Vogt» wird «die Kundin», aus «Meier AG» wird «der Generalunternehmer», aus «Seestrasse 18» wird «die Liegenschaft». Wer die Antwort später einsetzt, tauscht es in der eigenen Datei zurück.
2. **Angaben weglassen, die zusammen identifizieren** Ein Beruf, ein Dorf und ein Geburtsjahr ergeben in der Schweiz oft genau eine Person. Prüf nicht jedes Feld für sich, sondern die Kombination.
3. **Zahlen behalten, Herkunft weglassen** Beträge, Mengen und Fristen sind keine Personendaten und dürfen stehen bleiben. Sie machen die Antwort brauchbar. Weg muss nur, an wem sie hängen.
4. **Dateien nicht anhängen** Der Anhang nimmt alles mit, auch das, was du nie eingetippt hättest: Briefkopf, Empfänger, Fusszeilen, Kommentare. Kopier den Abschnitt, um den es geht.

## Drei Anfragen zum Kopieren

So sehen Anfragen aus, die ohne Personendaten funktionieren. Setz deine eigenen Zahlen ein, den Namen erst in deinem Programm.

**Termin verschieben**

```text
Schreib eine kurze, freundliche Mail an eine Kundin: Der für Donnerstag vereinbarte Malertermin muss wegen Regen verschoben werden. Zwei neue Termine anbieten, Montag und Mittwoch nächste Woche. Sachlich, keine Ausreden, maximal sechs Sätze, Sie-Form, Schweizer Schreibweise mit doppeltem s statt scharfem s.
```

**Mangel erklären**

```text
Erklär in einfachen Worten für eine Bauherrschaft ohne Fachkenntnisse, warum ein Riss im Verputz über einer Türlaibung auftreten kann und warum die Sanierung erst nach der Austrocknung sinnvoll ist. Fünf bis sieben Sätze, keine Schuldzuweisung, Sie-Form.
```

**Positionstext übersetzen**

```text
Übersetz diesen Positionstext ins Französische, in der Sprache einer Schweizer Bauofferte: «Wände und Decken spachteln, grundieren und zweimal mit Dispersionsfarbe weiss streichen, Fläche 86.40 m2.» Gib nur die Übersetzung zurück, ohne Erklärung.
```

> **Achtung:** Eine übersetzte Position prüft dir niemand. Lass fremdsprachige Texte, die in eine verbindliche Offerte gehen, von einer Person gegenlesen, die die Sprache spricht. Eine falsch übersetzte Leistungsbeschreibung bindet dich genauso wie eine richtige.

## Wenn schon Kundendaten drin sind

Passiert ist passiert. Panik hilft nicht, ein Ablauf schon.

1. **Gespräch und Verlauf löschen**, soweit der Dienst das anbietet, und die Weiterverwendung für die Systemverbesserung abschalten. Beides wirkt erst ab jetzt, deshalb der zweite Punkt.
2. **Notieren, was drin war.** Welche Personen, welche Kategorien, wann. Ohne diese Notiz kannst du später keine der folgenden Fragen beantworten.
3. **Beurteilen, ob es eine Verletzung der Datensicherheit ist.** Meldepflichtig ist sie gegenüber dem EDÖB nur, wenn sie voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffene Person führt (DSG Art. 24 Abs. 1). Bei einem Namen mit Adresse ist das selten der Fall, bei Gesundheits- oder Lohndaten kann es anders aussehen.
4. **Die betroffene Person informieren**, wenn es zu ihrem Schutz nötig ist (DSG Art. 24 Abs. 4).
5. **Die Regel schriftlich machen.** Ein Vorfall, aus dem keine Regel folgt, kommt wieder. Zwei Sätze im Betrieb genügen, wenn alle sie kennen.

## Was in deine Datenschutzerklärung gehört

Wer Personendaten beschafft, muss die betroffene Person angemessen informieren, mindestens über Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, den Bearbeitungszweck und gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern (DSG Art. 19 Abs. 2). Gehen die Daten ins Ausland, kommt der Staat dazu und gegebenenfalls die Garantie nach Art. 16 Abs. 2 oder die Ausnahme nach Art. 17 (Art. 19 Abs. 4). Dieselben Angaben schuldest du auf ein Auskunftsbegehren (DSG Art. 25 Abs. 2 Bst. g).

Daraus folgt eine unangenehme Kleinigkeit: Wer regelmässig Kundendaten in einen Chatdienst gibt, hat dort einen Empfänger, der in die Datenschutzerklärung gehört, samt Staat. Wer stattdessen anonymisiert, hat diese Pflicht nicht, weil keine Personendaten bekanntgegeben werden. Das ist der zweite gute Grund für die zehn Sekunden Arbeit. Wie die Erklärung insgesamt aussieht, steht in [Das Datenschutzgesetz im Kleinbetrieb](https://kidesk.ch/ratgeber/datenschutzgesetz-fuer-kleinbetriebe).

## Firmendaten sind nicht Personendaten, und trotzdem heikel

Seit dem 1. September 2023 schützt das DSG nur noch Daten natürlicher Personen (DSG Art. 5 Bst. a). Die Preisliste einer Aktiengesellschaft, der Umsatz einer GmbH und die Konditionen deines Lieferanten fallen also nicht darunter. Heikel bleiben sie trotzdem, nur aus einem anderen Grund: Sie sind Betriebsgeheimnisse, deine eigenen oder fremde. Dazu kommt der Fall, der im Bau häufig ist: Der Generalunternehmer hat dich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Dann verbietet DSG Art. 9 Abs. 1 Bst. b die Übertragung, und der Vertrag verbietet sie ohnehin. Bei einer Einzelfirma verschwimmt die Grenze zusätzlich, weil Inhaber und Firma dieselbe Person sind.

## Der Unterschied zur KI in deiner Software

Ein allgemeiner Chatdienst und eine Funktion in deinem Programm sind rechtlich nicht dasselbe. Beim Programm hast du einen Vertrag, in dem geregelt ist, wer als Auftragsbearbeiter was darf, wo bearbeitet wird und wer als weiterer Dienstleister beigezogen werden kann. Beim Chatdienst hast du in der Regel allgemeine Bedingungen und ein Häkchen. Der EDÖB nennt für Cloud-Dienste die Punkte, die geklärt sein müssen: Vertraulichkeitspflicht der Mitarbeitenden des Anbieters, Bearbeitung nur auf deine dokumentierten Weisungen, angemessene Sicherheitsmassnahmen, Überblick über die Unterauftragsbearbeiter samt Ländern und die Löschung oder Rückgabe der Daten am Ende des Vertrags. Dieselbe Liste hilft dir beim Chatdienst, siehe [Cloud-Software und Datenschutz](https://kidesk.ch/ratgeber/cloud-software-und-datenschutz).

## So macht es KIDESK

Für die Arbeit an deinen eigenen Daten musst du nichts abtippen: In KIDESK sitzt die Eingabezeile unten auf jeder Seite und kennt den Beleg, der offen ist. Kundennamen erkennt KIDESK aus deinem Kundenstamm. Heikle Aktionen bestätigst du, bevor sie ausgeführt werden. Text aus Belegen und Kundennotizen behandelt KIDESK als Daten, nicht als Befehl. Der Unterschied zu einem allgemeinen Chatdienst liegt im Vertrag: Der Vertrag zur Auftragsbearbeitung steht offen auf kidesk.ch und wird mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen angenommen. Er regelt die Weisungsbindung, die Subunternehmer und die Löschung am Ende des Vertrags. Die KI ist im Preis inbegriffen.

- [Der KI-Chat in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/ki-chat)
- [Vertrag zur Auftragsbearbeitung](https://kidesk.ch/avv)

## Häufige Fragen

### Darf ich eine Kundenmail in den Chat kopieren, um eine Antwort zu entwerfen?

Nicht mit Namen, Adresse und Signatur. Kopier den Sachverhalt und lass die Angaben zur Person weg, dann fällt die ganze Frage nach der Bekanntgabe ins Ausland (DSG Art. 16) weg. Für den Entwurf reicht, worum es geht: verspätete Lieferung, strittige Position, verschobener Termin.

### Reicht ein Geschäftskonto beim Anbieter?

Es ist der bessere Ausgangspunkt, weil Geschäftsverträge meist einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung enthalten und die Weiterverwendung der Eingaben anders geregelt ist. Prüfen musst du es trotzdem selbst, und die Frage nach dem Bearbeitungsort bleibt: Ohne anerkanntes Schutzniveau oder geeignete Garantie darfst du Personendaten nicht ins Ausland geben.

### Gilt das auch für die KI in meinem Buchhaltungs- oder Büroprogramm?

Dort ist der Anbieter Auftragsbearbeiter und du bleibst verantwortlich. Die Daten sind ohnehin im Programm, das Eintippen entfällt also. Zu prüfen bleiben dieselben Punkte wie bei jeder Cloud-Software: Vertrag, Unterauftragsbearbeiter, Bearbeitungsländer und was am Ende des Vertrags mit den Daten passiert.

### Kann ich verlangen, dass der Anbieter meine Eingaben löscht?

Das Auskunfts- und Löschungsrecht des DSG steht der betroffenen natürlichen Person zu, nicht dem Betrieb, der etwas eingetippt hat. Deine Ansprüche gegen den Anbieter ergeben sich aus dem Vertrag. Was du selbst tun kannst, ist den Verlauf löschen und die Weiterverwendung abschalten, soweit der Dienst das vorsieht.

### Was sage ich Mitarbeitenden, die den Chat auf dem eigenen Handy benutzen?

Dass die Regel für das Gerät gilt, nicht für die Firmenkarte. Sobald Kundendaten aus dem Betrieb in ein privates Konto wandern, verlierst du die Zugriffskontrolle, die DSG Art. 8 und DSV Art. 3 verlangen, und weisst nicht mehr, wo die Daten liegen. Zwei Sätze, allen bekannt und mit einem Beispiel, wirken besser als ein Verbot.

### Muss ich eine Datenschutz-Folgenabschätzung machen, wenn ich KI einsetze?

Nur bei einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Personen (DSG Art. 22). Entwürfe für Mails und Positionstexte aus anonymisierten Angaben erreichen das nicht. Anders sieht es aus, wenn du besonders schützenswerte Daten in grossem Umfang bearbeiten oder Personen automatisiert bewerten lassen würdest.

## Quellen

- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 5: Begriffe](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_5)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 6: Grundsätze der Bearbeitung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_6)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 9: Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_9)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 16 und 17: Bekanntgabe ins Ausland](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_16)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 19, 24 und 25: Information, Meldung, Auskunft](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_19)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 61 und 64: Bussen bis CHF 250'000, Widerhandlungen in Geschäftsbetrieben](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_61)
- [Datenschutzverordnung (DSV), Art. 2 und 3: Ziele und Massnahmen der Datensicherheit](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/568/de#art_3)
- [EDÖB: KI und Datenschutz](https://www.edoeb.admin.ch/de/ki-und-datenschutz)
- [EDÖB: Datenbearbeitungen in der Cloud, Prüfpunkte für Verantwortliche](https://www.edoeb.admin.ch/de/datenbearbeitungen-in-der-cloud)
- [Bundesamt für Justiz: Anerkennung von Staaten mit angemessenem Datenschutz (Anhang 1 DSV)](https://www.bj.admin.ch/de/schweizerische-anerkennung-von-staaten-die-einen-angemessenen-datenschutz-gewaehrleisten)
- [Bundesrat, Medienmitteilung vom 14. August 2024: Swiss-U.S. Data Privacy Framework, in Kraft seit 15. September 2024](https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen/bundesrat.msg-id-102054.html)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.