# Elektronisch unterschreiben: was im Betrieb genügt. Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/elektronische-signatur-im-kmu · Ratgeber · Thema: Verträge und Recht · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen **Kurz gesagt:** Für fast alles, was ein Kleinbetrieb unterschreiben lässt, genügt eine einfache elektronische Unterschrift oder eine Bestätigung per E-Mail. Verträge brauchen nur dann eine besondere Form, wenn das Gesetz sie vorschreibt (OR Art. 11 Abs. 1), und Offerte, Werkvertrag, Auftrag, Rapport und Abnahme sind formfrei. Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist nur die **qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel** (OR Art. 14 Abs. 2bis). Die brauchst du für die wenigen Papiere, bei denen das Gesetz Schriftlichkeit verlangt, etwa Konkurrenzverbot, Lehrvertrag oder die Abtretung einer Forderung. ## Zwei Fragen, die ständig verwechselt werden Die erste Frage lautet: Ist der Vertrag gültig? Die zweite: Kann ich beweisen, was vereinbart wurde? Die erste beantwortet das Gesetz in einem Satz. Verträge bedürfen zu ihrer Gültigkeit nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt (OR Art. 11 Abs. 1). Für deinen Alltag heisst das: Eine Offerte, die der Kunde per E-Mail annimmt, ist ein gültiger Vertrag. Auch ein Handschlag wäre einer. Die zweite Frage entscheidet der Beweis, und dort ist das elektronische Dokument erstaunlich gut gestellt: Als Urkunden gelten ausdrücklich auch elektronische Dateien (ZPO Art. 177), und das Gericht würdigt die Beweise frei (ZPO Art. 157). > Umgekehrt gilt: Eine eigenhändige Unterschrift auf Papier macht einen Vertrag nicht gültiger, sondern nur beweisbarer. Wer das trennt, spart sich teure Signaturdienste für Dokumente, die gar keine Form brauchen. ## Welches Papier welche Form braucht | Dokument aus dem Betrieb | Form nach Gesetz | Was im Alltag genügt | | --- | --- | --- | | Offerte, Auftragsbestätigung, Werkvertrag | Formfrei (OR Art. 11 Abs. 1) | Unterschrift über einen Link, Klick mit Bestätigungsmail oder Antwortmail «einverstanden» | | Arbeitsrapport, Abnahmeprotokoll, Mängelrüge | Formfrei | Unterschrift mit dem Finger auf dem Gerät, dazu Datum, Name und eine Kopie an den Kunden | | Mahnung, Kündigung eines Dauervertrags | Formfrei, ausser ihr habt Schriftform vereinbart | E-Mail mit Empfangsbestätigung; bei grösseren Beträgen zusätzlich als Brief | | Einzelarbeitsvertrag | Formfrei (OR Art. 320 Abs. 1) | Schriftlich trotzdem üblich und sinnvoll, elektronisch unterschrieben genügt | | Konkurrenzverbot im Arbeitsvertrag | Schriftlich (OR Art. 340 Abs. 1) | Handunterschrift oder QES. Ein Klick genügt hier nicht | | Lehrvertrag | Schriftlich (OR Art. 344a Abs. 1) | Handunterschrift oder QES, dazu die Genehmigung der kantonalen Behörde (BBG Art. 14 Abs. 3) | | Abtretung einer Forderung, etwa an ein Inkassobüro | Schriftlich (OR Art. 165 Abs. 1) | Handunterschrift oder QES | | Bürgschaft einer Privatperson über CHF 2'000, Grundstückkauf | Öffentliche Beurkundung (OR Art. 493 Abs. 2, Art. 216 Abs. 1) | Termin bei der Notarin. Eine Unterschrift, die du selbst setzt, genügt hier nie | Verlangt das Gesetz Schriftlichkeit, braucht es die eigenhändige Unterschrift aller, die verpflichtet werden (OR Art. 13 Abs. 1, Art. 14 Abs. 1). Gleichgestellt ist nur die qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel. ## Was die Unterschrift auf dem Tablet wert ist Der Fingerstrich auf dem Bildschirm ist eine einfache elektronische Signatur, im Gesetz nur «elektronische Signatur»: Daten, die anderen Daten beigefügt sind und der Authentifizierung dienen (ZertES Art. 2 Bst. a). Er ersetzt die Handunterschrift nicht, wo das Gesetz sie verlangt. Bei formfreien Dokumenten, und das sind fast alle im Gewerk, ist er trotzdem ein brauchbares Beweismittel. Sein Wert hängt an drei Dingen, und die kannst du beeinflussen. 1. **Identität:** Lässt sich zeigen, wer unterschrieben hat? Ein Link an die persönliche Mailadresse des Bestellers, ein Code aufs Handy oder der Name der Person, die vor Ort unterschrieben hat, sind mehr wert als ein anonymes Häkchen. 2. **Inhalt:** Ist erkennbar, was genau unterschrieben wurde? Das unterschriebene PDF gehört mit derselben Version an beide Seiten, nicht nur die Unterschrift als Bild in deine Akte. 3. **Zeit und Spur:** Wann ist es passiert, und gibt es ein Protokoll? Zeitpunkt, Gerät, IP-Adresse und eine Bestätigungsmail an beide Seiten machen aus einem Strich ein Dokument, das im Streit etwas aushält. > **Achtung:** Ein Bild deiner Unterschrift, das du in ein PDF kopierst, ist keine elektronische Signatur, sondern eine Grafik. Sie lässt sich von jedem in jedes Dokument setzen und beweist deshalb nichts. Dasselbe gilt für den Scan einer unterschriebenen Seite, sobald die Gegenseite bestreitet, sie unterschrieben zu haben. ## Wenn du betreiben musst, zählt die Unterschrift doppelt Beruht deine Forderung auf einer durch Unterschrift bekräftigten Schuldanerkennung, kannst du nach einem Rechtsvorschlag die provisorische Rechtsöffnung verlangen (SchKG Art. 82 Abs. 1). Das Gericht spricht sie aus, sofern der Betriebene nicht sofort Einwendungen glaubhaft macht, welche die Schuldanerkennung entkräften (Abs. 2). Eine blosse Rechnung genügt dafür nicht, ein unterschriebener Werkvertrag oder ein unterzeichneter Rapport mit Betrag hingegen schon. Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur ist die Sache klar, sie ist der Handunterschrift gleichgestellt. Ob eine einfache elektronische Unterschrift dafür reicht, ist nicht gesichert und hängt vom Gericht ab. Wenn es um grosse Beträge geht, lass darum die Schlussvereinbarung oder die Zahlungsvereinbarung von Hand oder mit QES unterschreiben. ## So lässt du eine Offerte digital unterschreiben 1. **Das Dokument einfrieren** Verschick ein PDF mit Nummer, Datum und Version. Was nach der Unterschrift geändert wird, ist ein neues Dokument und braucht eine neue Zustimmung. 2. **An eine persönliche Adresse schicken** Nicht an info@, sondern an die Person, die entscheiden darf. Bei Firmen prüfst du die Zeichnungsberechtigung im Handelsregister auf [Zefix](https://kidesk.ch/glossar/zefix). 3. **AGB vorher einbeziehen** Ein Vertrag kommt durch die übereinstimmende Willensäusserung beider Seiten zustande (OR Art. 1), und deine AGB sind Teil dieser Äusserung nur dann, wenn der Kunde sie kennen konnte, bevor er Ja sagt. Ein Link im Dokument selbst erfüllt das, ein Hinweis erst auf der Rechnung kommt zu spät. Mehr unter [AGB für Kleinbetriebe](https://kidesk.ch/ratgeber/agb-fuer-kleinbetriebe). 4. **Unterschreiben lassen und bestätigen** Nach der Unterschrift erhalten beide Seiten dasselbe unterschriebene PDF und eine Bestätigung mit Zeitpunkt. Diese Mail ist im Streitfall oft wertvoller als die Unterschrift selbst. 5. **Ablegen, wo du es wiederfindest** Unterschriebenes Dokument, Bestätigungsmail und allfälliges Protokoll gehören zusammen in die Kundenakte. Buchungsbelege bewahrst du zehn Jahre auf; elektronisch ist das zulässig, solange sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 1 und 3). ## Wann du wirklich eine QES brauchst Drei Lagen kommen im Kleinbetrieb vor. Erstens dort, wo das Gesetz Schriftlichkeit verlangt und niemand vorbeikommt, um von Hand zu unterschreiben. Zweitens bei elektronischen Eingaben an ein Zivilgericht, dort ist eine qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben (ZPO Art. 130 Abs. 2); andere Verfahren haben eigene Vorschriften. Drittens, wenn eine Gegenseite sie verlangt, etwa eine Bank oder eine Versicherung. Ein qualifiziertes Zertifikat darf nur ausstellen, wer nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur anerkannt ist (ZertES Art. 2 Bst. g und h sowie Art. 3); die Liste der anerkannten Anbieterinnen stellt die Akkreditierungsstelle des Bundes öffentlich zur Verfügung (Art. 5 Abs. 2). Eine QES lautet immer auf eine natürliche Person, nie auf deine Firma. Die Feinheiten stehen unter [Qualifizierte elektronische Signatur](https://kidesk.ch/glossar/qualifizierte-elektronische-signatur). Bekommst du ein signiertes PDF und willst wissen, was die Signatur wert ist, lade es in den «Signature Validator» des Bundes (die Adresse steht unten bei den Quellen). Was er zu einem Dokument meldet, gilt für dieses Dokument; eine allgemeine Auskunft über eine Anbieterin ist es nicht. ## Vier Fallen aus der Praxis - **Die eigene Schriftformklausel.** Steht in deinen AGB «Änderungen bedürfen der Schriftform», gilt die Vermutung, dass vor Erfüllung dieser Form niemand gebunden ist (OR Art. 16 Abs. 1). Dann ist die Bestellungsänderung, die der Bauführer dir per Kurznachricht schickt, plötzlich angreifbar. Entweder du lebst mit der Klausel und hältst sie ein, oder du schreibst hinein, dass die Textform genügt. - **Der Rapport ohne Namen.** Eine Unterschrift, bei der niemand mehr weiss, wer sie gemacht hat, nützt wenig. Name in Druckbuchstaben, Funktion und Datum daneben. - **Die Kündigung per Kurznachricht.** Gültig ist sie meist, beweisbar oft nicht. Bei allem, woran Geld hängt, schick zusätzlich eine E-Mail und verlange eine kurze Bestätigung. - **Rechnungen signieren wollen.** Dafür braucht es keine Signatur. Im Mehrwertsteuerverfahren gilt die freie Beweiswürdigung, und es ist unzulässig, Nachweise ausschliesslich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängig zu machen (MWSTG Art. 81 Abs. 3). Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist gültig. ## So macht es KIDESK In KIDESK unterschreibt dein Kunde die Offerte über einen Link, am Handy oder am Computer. Nach der Unterschrift bekommt ihr beide die Annahmebestätigung als PDF, mit Name, Zeitpunkt und IP-Adresse. Du siehst ausserdem, ob der Kunde die Offerte geöffnet hat. Rapport und Abnahme unterschreibt der Kunde direkt auf dem Gerät. Das ist eine einfache elektronische Unterschrift mit Protokoll, keine qualifizierte Signatur: Für Dokumente, bei denen das Gesetz Schriftlichkeit verlangt, brauchst du weiterhin eine Handunterschrift oder eine QES. - [Offerten online unterschreiben lassen](https://kidesk.ch/funktionen/offerten) - [Rapport und Abnahme](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege) ## Häufige Fragen ### Gilt eine E-Mail als Unterschrift? Für formfreie Verträge braucht es gar keine Unterschrift, dort genügt die Einigung, und die E-Mail beweist sie. Wo das Gesetz Schriftlichkeit verlangt, genügt eine gewöhnliche E-Mail nicht: Nötig ist die eigenhändige Unterschrift oder die qualifizierte elektronische Signatur mit Zeitstempel (OR Art. 14 Abs. 2bis). ### Ist ein Foto der unterschriebenen Seite gültig? Als Beweismittel ja, denn auch Fotos und elektronische Dateien gelten als Urkunden (ZPO Art. 177). Als Erfüllung einer gesetzlichen Schriftform nein: Dort wird die eigenhändig unterschriebene Urkunde verlangt. Für Offerten und Rapporte reicht das Foto in der Praxis völlig. ### Muss ich Verträge im Original aufbewahren? Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Nur Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Abs. 2). Einen Vertrag mit Handunterschrift behältst du trotzdem im Original, solange daraus Ansprüche laufen. ### Kann ich meinen Mitarbeitenden den Arbeitsvertrag digital unterschreiben lassen? Ja. Der Einzelarbeitsvertrag bedarf zu seiner Gültigkeit keiner besonderen Form (OR Art. 320 Abs. 1). Aufpassen musst du bei einzelnen Abreden im Vertrag: Ein Konkurrenzverbot ist nur mit Schriftform gültig (OR Art. 340 Abs. 1), und der Lehrvertrag braucht sie ebenfalls (OR Art. 344a Abs. 1). ### Was kostet eine qualifizierte elektronische Signatur? Das hängt von der Anbieterin und vom Modell ab, vom Einzelsignieren bis zum Jahresabonnement. Verbindliche Preise nennen wir hier nicht, weil sie sich ändern. Wer anerkannt ist, steht in der öffentlichen Liste der Akkreditierungsstelle des Bundes (ZertES Art. 5 Abs. 2). Wie die einmalige Identifikation abläuft und was sie kostet, sagt dir die Anbieterin selbst. ## Quellen - [Obligationenrecht (OR), Art. 11: Form der Verträge](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_11) - [Obligationenrecht (OR), Art. 1: Abschluss des Vertrages](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_1) - [Obligationenrecht (OR), Art. 13 und 14: Schriftlichkeit, Unterschrift, Gleichstellung der QES](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_14) - [Obligationenrecht (OR), Art. 320: Form des Einzelarbeitsvertrags](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_320) - [Obligationenrecht (OR), Art. 340, 344a und 165: Konkurrenzverbot, Lehrvertrag, Abtretung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_340) - [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f) - [Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES), Art. 2, 3 und 5](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/de#art_2) - [Berufsbildungsgesetz (BBG), Art. 14 Abs. 3: Der Lehrvertrag ist von der kantonalen Behörde zu genehmigen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2003/674/de#art_14) - [Zivilprozessordnung (ZPO), Art. 157, 177 und 130: Beweiswürdigung, Urkunden, elektronische Eingaben](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2010/262/de#art_177) - [Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), Art. 82: provisorische Rechtsöffnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/11/529_488_529/de#art_82) - [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 81: freie Beweiswürdigung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_81) - [SECO: Elektronische Signatur, mit der Liste der anerkannten Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten (CSP)](https://www.seco.admin.ch/de/csp-elektronische-signatur) - [Bundesverwaltung: Signature Validator für elektronische Signaturen](https://www.validator.admin.ch/) Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.