# Rechnung als Freelancer: was wirklich anders ist.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/freelancer-rechnung-schweiz · Ratgeber · Thema: Branchenwissen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Formal gelten für deine Rechnung dieselben Regeln wie für jeden anderen Betrieb. Vier Dinge sind trotzdem anders. **Nutzungsrechte** gehen nur so weit über, wie ihr es vereinbart habt (URG Art. 16 Abs. 2), und ohne klaren Satz wird darüber gestritten. Deine Honorarforderung verjährt in der Regel nach **zehn Jahren** und nicht nach fünf; sicher planst du trotzdem mit fünf. Für die Mehrwertsteuergrenze von **CHF 100'000.00** zählt dein Umsatz im In- und Ausland zusammen (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Und über deine Selbständigkeit entscheidet die AHV-Ausgleichskasse, nicht dein Vertrag.

## Vier Unterschiede zur Rechnung eines Handwerksbetriebs

| Punkt | Handwerksbetrieb | Freelancer in IT, Beratung, Gestaltung, Fotografie |
| --- | --- | --- |
| Was der Kunde bekommt | Eine Sache oder ein fertiges Werk am Objekt | Ein Arbeitsergebnis, an dem Urheberrechte bestehen können |
| Verjährung deiner Forderung | Fünf Jahre bei Handwerksarbeit (OR Art. 128 Ziff. 3) | In der Regel zehn Jahre (OR Art. 127) |
| Umsatzgrenze für die Mehrwertsteuer | Fast immer Umsatz im Inland | Auch Kundschaft im Ausland zählt mit, obwohl darauf keine Schweizer Steuer anfällt |
| Eingekaufte Leistungen | Material und Subunternehmen im Inland | Häufig Dienstleistungen aus dem Ausland, dann kann die Bezugsteuer greifen |

Alles Übrige ist gleich: Pflichtangaben, Zahlungsfrist, Verzugszins, QR-Zahlteil. Wie du Stunden verdichtest und den Stundennachweis als Beilage aufbaust, steht im Ratgeber Dienstleistung nach Stunden abrechnen.

## Nutzungsrechte: ohne klaren Satz gibt es Streit

Das Urheberrecht ist übertragbar. Aber: Die Übertragung eines im Urheberrecht enthaltenen Rechtes schliesst die Übertragung anderer Teilrechte nur mit ein, wenn dies vereinbart ist (URG Art. 16 Abs. 2). Und die Übertragung des Eigentums am Werkexemplar schliesst urheberrechtliche Verwendungsbefugnisse selbst dann nicht ein, wenn es sich um das Originalwerk handelt (Abs. 3). Übersetzt: Die gelieferte Datei gehört der Kundin, das Recht, damit zu tun, was sie will, nicht automatisch. Eine Abrede kann allerdings auch stillschweigend zustande kommen (OR Art. 1 Abs. 2). Fehlt ein klarer Satz, muss im Streit ausgelegt werden, welche Nutzung zum Zweck des Auftrags gehört.

Für Software gibt es eine eigene Regel, und sie hilft dir. Wird in einem **Arbeitsverhältnis** bei Ausübung dienstlicher Tätigkeiten ein Computerprogramm geschaffen, ist die Arbeitgeberin allein zur Ausübung der ausschliesslichen Verwendungsbefugnisse berechtigt (URG Art. 17). Als Freelancerin bist du nicht angestellt. Diese Regel greift bei dir also nicht: Die Rechte am Code gehen nur so weit über, wie ihr es vereinbart habt. Darum steht in Rahmenverträgen grosser Kunden oft eine umfassende Rechteübertragung: Ohne sie bekäme der Kunde womöglich weniger, als er denkt.

> Der Satz gehört in die Offerte, die die Kundin annimmt: Nur so wird er Teil des Vertrags und knüpft die Übertragung an die Zahlung. Auf der Rechnung wiederholst du ihn, damit festgehalten ist, was mit der Zahlung übergeht. Steht er erst auf der Rechnung, ändert er den geschlossenen Vertrag nicht mehr einseitig.

**Nutzungsrechte auf Offerte und Rechnung**

```text
Variante A, einfaches Nutzungsrecht
Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung erhalten Sie das nicht ausschliessliche, zeitlich und örtlich unbeschränkte Recht, die gelieferten Arbeitsergebnisse für [Zweck, zum Beispiel: die Website www.beispiel.ch und die zugehörigen Drucksachen] zu nutzen. Eine Weitergabe an Dritte, eine Bearbeitung und eine Nutzung für andere Zwecke bedürfen unserer vorgängigen Zustimmung.

Variante B, ausschliessliches Nutzungsrecht
Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung erhalten Sie das ausschliessliche, übertragbare und unbeschränkte Recht, die gelieferten Arbeitsergebnisse zu nutzen, zu bearbeiten und Dritten zu übertragen. Wir verzichten insoweit auf eine eigene Verwendung. Das Recht auf Nennung als Urheberin oder Urheber bleibt vorbehalten.

Variante C, befristetes Nutzungsrecht
Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung erhalten Sie das Recht, die gelieferten Bilder für [Kampagne] im Zeitraum vom [Datum] bis [Datum] in [Kanäle] zu nutzen. Jede Nutzung darüber hinaus wird gesondert vereinbart und vergütet.

Zusatz für Entwürfe, die nicht verwendet werden
Entwürfe und Varianten, die nicht zur Ausführung gelangen, bleiben bei uns. Ein Nutzungsrecht daran entsteht nicht.
```

Welche Variante passt, entscheidet der Preis. Ein ausschliessliches Recht ist mehr wert als ein einfaches, und ein unbefristetes mehr als eines für eine Kampagne. Wenn ein Kunde «alle Rechte» will, ist das keine Formalie, sondern eine Position in der Offerte.

## Deine Rechnung verjährt in der Regel nach zehn Jahren, nicht nach fünf

Mit Ablauf von zehn Jahren verjähren alle Forderungen, für die das Bundeszivilrecht nichts anderes bestimmt (OR Art. 127). Die fünfjährige Frist gilt nur für die Forderungen, die OR Art. 128 aufzählt: Miet-, Pacht- und Kapitalzinse sowie andere periodische Leistungen, Lieferung von Lebensmitteln, Beköstigung und Wirtsschulden, Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren, ärztliche Besorgung, Berufsarbeiten von Anwälten, Rechtsagenten, Prokuratoren und Notaren sowie Forderungen von Arbeitnehmern. Programmierung, Beratung, Gestaltung und Fotografie werden dort nicht genannt.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens: Ein laufendes Mandat mit monatlicher Pauschale kann als periodische Leistung gelten, und dann sind es fünf Jahre. Zweitens: Lieferst du neben deiner Arbeit auch Hardware, kann der Warenanteil unter den Kleinverkauf fallen. Im Zweifel rechne mit fünf Jahren, dann liegst du nie zu spät. Wie du die Frist unterbrichst, steht im Ratgeber [Wann eine Rechnung verjährt](https://kidesk.ch/ratgeber/verjaehrung-von-forderungen).

## Die Umsatzgrenze zählt auch deine Kundschaft im Ausland

Von der Steuerpflicht befreit ist, wer innerhalb eines Jahres **im In- und Ausland** weniger als CHF 100'000.00 Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Das überrascht viele Freelancer, die zur Hälfte für Agenturen in Deutschland oder Österreich arbeiten: Auf diese Rechnungen fällt keine Schweizer Mehrwertsteuer an, weil der Ort der Dienstleistung beim Empfänger liegt (MWSTG Art. 8 Abs. 1). Für die Grenze zählen sie trotzdem.

**Entwicklerin mit Schweizer und deutschen Kunden**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Honorar von Schweizer Kunden | CHF 62'000.00 |
| Honorar von einer Agentur in Berlin | CHF 51'000.00 |
| Massgebender Umsatz im In- und Ausland | CHF 113'000.00 |
| Davon in der Schweiz steuerbar | CHF 62'000.00 |
| Mehrwertsteuer auf den Umsatz nach Deutschland | keine, Ort der Leistung im Ausland |
| **Steuerpflichtig, obwohl nur 55 Prozent des Umsatzes steuerbar sind** | **ja** |

Steuerpflichtig zu sein ist in diesem Fall nicht nur Aufwand: Du rechnest den Schweizer Kunden die Steuer weiter und ziehst die Vorsteuer auf deinen eigenen Ausgaben ab, auch auf denen, die zu den Auslandaufträgen gehören. Bist du dagegen nicht im Register eingetragen, darfst du in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen; wer es trotzdem tut, schuldet die ausgewiesene Steuer (MWSTG Art. 27 Abs. 1 und 2). Die Einzelheiten stehen in den Ratgebern [Mehrwertsteuerpflicht ab CHF 100'000](https://kidesk.ch/ratgeber/mwst-pflicht-ab-100000-franken) und [MwSt bei Kunden im Ausland](https://kidesk.ch/ratgeber/mwst-bei-kunden-im-ausland).

## Die Rechnung, die du dir selbst stellst: Bezugsteuer

Der Bezugsteuer unterliegen Dienstleistungen, deren Ort im Inland liegt und die von Unternehmen mit Sitz im Ausland erbracht werden, die nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind (MWSTG Art. 45 Abs. 1 Bst. a). Steuerpflichtig dafür ist die Empfängerin: entweder weil sie nach Art. 10 ohnehin steuerpflichtig ist, oder weil sie im Kalenderjahr solche Leistungen für mehr als CHF 10'000.00 bezieht (Abs. 2). Die CHF 10'000.00 sind eine Schwelle und kein Freibetrag: Nach dem Wortlaut wird die Empfängerin dann steuerpflichtig für die Leistungen nach Absatz 1, nicht nur für den Betrag darüber. Das betrifft dich, sobald du Konzept-, Text-, Übersetzungs- oder Beratungsarbeit im Ausland einkaufst.

**Konzeptarbeit bei einer Agentur im Ausland eingekauft**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Bezogene Dienstleistungen im Kalenderjahr | CHF 14'000.00 |
| Grenze für nicht steuerpflichtige Empfänger | CHF 10'000.00 |
| Bezugsteuer zum Normalsatz von 8.1 Prozent | CHF 1'134.00 |
| **Selbst zu deklarieren und zu zahlen** | **CHF 1'134.00** |

> **Achtung:** Eine Ausnahme entlastet gerade die, die noch nicht im Register stehen: Telekommunikations- und elektronische Dienstleistungen an nicht steuerpflichtige Empfänger sind von der Bezugsteuer ausgenommen (MWSTG Art. 45 Abs. 1 Bst. a). Deine Software-Abos fallen also nicht darunter, solange du nicht steuerpflichtig bist. Sobald du es bist, schuldest du die Bezugsteuer ab dem ersten Franken, kannst sie aber im Rahmen deiner unternehmerischen Tätigkeit als Vorsteuer abziehen. Was als elektronische Dienstleistung gilt, ist nicht immer eindeutig: Klär die grösseren Positionen einmal mit deiner Treuhänderin.

## Ein einziger Auftraggeber ist ein Risiko für euch beide

Ob du sozialversicherungsrechtlich selbständig bist, beurteilt die Ausgleichskasse im Einzelfall und bezogen auf das Entgelt der jeweiligen Tätigkeit. Massgebend sind die wirtschaftlichen Verhältnisse, nicht die vertraglichen Vereinbarungen. Das Merkblatt 2.02 nennt vier Merkmale: Du trittst nach aussen mit einem Firmennamen auf, du trägst dein eigenes wirtschaftliches Risiko, du kannst deine Betriebsorganisation frei wählen, und du bist für mehrere Auftraggeber tätig. Zum letzten Punkt hält es ausdrücklich fest: Arbeitest du nur für einen Auftraggeber, wird dies üblicherweise als unselbständige Erwerbstätigkeit eingestuft.

Das ist nicht nur dein Problem. Stuft die Kasse dich als unselbständig ein, muss dein Auftraggeber die Arbeitgeberbeiträge nachzahlen. Darum verlangen grössere Firmen vor dem ersten Auftrag den Nachweis deiner Anerkennung. Der Weg dorthin steht im Ratgeber Als selbständig anerkannt werden.

| Was du als Selbständige zahlst oder nicht hast | Stand 1.1.2026 |
| --- | --- |
| AHV, IV und EO zusammen | 10.0 Prozent des Erwerbseinkommens, alles zu deinen Lasten |
| Sinkende Skala unter CHF 60'500.00 Jahreseinkommen | von 10.0 Prozent hinunter bis 5.371 Prozent |
| Mindestbeitrag unter CHF 10'100.00 Einkommen | CHF 530.00 im Jahr |
| Verwaltungskostenbeitrag der Ausgleichskasse | höchstens 5 Prozent der Beiträge |
| Arbeitslosenversicherung | nicht versichert |
| Unfallversicherung und berufliche Vorsorge | kein Obligatorium, freiwillig zu regeln |

Quelle: Merkblatt 2.02 der AHV, Stand 1. Januar 2026. Die Akontobeiträge zahlst du vierteljährlich, jeweils bis zum 10. Tag nach Quartalsende.

Für deine Kalkulation heisst das: Der Stundensatz muss die vollen 10.0 Prozent tragen, dazu deine Vorsorge, die Ausfalltage und die unbezahlte Zeit für Akquise und Buchhaltung. Wie du das rechnest, steht im Ratgeber [Stundensatz berechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/stundensatz-berechnen).

## Was auf deine Rechnung gehört, das ein Handwerker nicht braucht

- **Leistungszeitraum statt Leistungsdatum.** Bist du steuerpflichtig, gehören Art, Gegenstand und Umfang der Leistung auf die Rechnung, dazu das Datum oder der Zeitraum der Leistungserbringung, soweit sich dieser nicht mit dem Rechnungsdatum deckt (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c und d). «Beratung September 2026» ist eine Angabe, «Beratung» ist keine.
- **Die Bestellnummer der Kundin.** Grosse Firmen buchen über Bestellnummern. Fehlt sie, bleibt die Rechnung in der Kreditorenabteilung liegen, ohne dass dich jemand anruft. Frag sie vor der ersten Rechnung ab.
- **Der Satz zu den Nutzungsrechten.** Siehe oben. Er gehört an den Schluss, direkt über die Zahlungsbedingungen.
- **Der Stundennachweis als Beilage**, nicht in der Rechnung selbst. Auf die Rechnung kommen verdichtete Positionen, in die Beilage die einzelnen Einträge mit Datum und Tätigkeit.
- **Keine Steuerzeile ohne Eintrag im Register.** Bist du nicht eingetragen, schreibst du den Betrag ohne jeden Hinweis auf die Mehrwertsteuer (MWSTG Art. 27 Abs. 1). Mehr dazu unter [Rechnung ohne MwSt](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-ohne-mwst-kleinbetrieb).

## So macht es KIDESK

Monatspauschalen und Retainer verrechnet KIDESK im gewählten Rhythmus als wiederkehrende Rechnung, in der Währung, die beim Kunden hinterlegt ist. Für Kundschaft in Euro, Dollar oder Pfund druckt KIDESK statt des QR-Zahlteils IBAN und BIC auf die Rechnung. Deine Zeiten erfasst du mit von und bis, gibst sie frei, und die freigegebenen Stunden stehen in der Rechnung, ohne dass du sie abtippst. Öffnet die Kundin den Rechnungslink, siehst du das. Und wenn du eine Standardformulierung wie den Nutzungsrechte-Satz auf jeder Rechnung willst, hinterlegst du sie einmal in den Standardtexten für deine Belege.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Stunden erfassen und freigeben](https://kidesk.ch/anleitungen/stunden-erfassen-freigeben)

## Häufige Fragen

### Brauche ich als Freelancer eine UID?

Zum Rechnungstellen nicht. Eine UID bekommst du ohnehin, sobald dich die Ausgleichskasse als selbständig erfasst oder du dich ins Handelsregister eintragen lässt. Pflicht auf der Rechnung ist die Nummer erst, wenn du im Mehrwertsteuerregister eingetragen bist; dann trägt sie den Zusatz MWST.

### Muss ich mich ins Handelsregister eintragen lassen?

Eine natürliche Person, die ein Gewerbe betreibt und im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 100'000.00 Umsatzerlös erzielt hat, muss ihr Einzelunternehmen eintragen lassen (OR Art. 931 Abs. 1). Ausgenommen sind Angehörige der freien Berufe, wenn sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Darunter ist der Eintrag freiwillig.

### Wie heisst meine Firma auf der Rechnung?

Wer als alleiniger Inhaber ein Geschäft betreibt, muss den wesentlichen Inhalt seiner Firma aus dem Familiennamen bilden, mit oder ohne Vornamen (OR Art. 945 Abs. 1). Ein Fantasiename darf danebenstehen, aber der Familienname muss erkennbar sein. Mehr dazu unter [Rechnung als Einzelfirma](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-als-einzelfirma).

### Muss ich eine Buchhaltung führen?

Unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr genügt eine Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (OR Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1). Darüber gilt die vollständige Rechnungslegungspflicht. Wie lange du die Belege aufbewahrst, steht im Ratgeber [Aufbewahrungspflicht für Belege](https://kidesk.ch/ratgeber/aufbewahrungspflicht-belege-10-jahre).

### Der Kunde will alle Rechte an meinem Code. Was heisst das für den Preis?

Dass du etwas verkaufst, was du sonst wiederverwenden könntest. Eine ausschliessliche Rechteübertragung schliesst deine eigene Nutzung aus, also auch die Verwendung von Bausteinen im nächsten Projekt. Das gehört als eigene Position in die Offerte, nicht als Nebensatz in den Vertrag des Kunden.

### Was mache ich, wenn eine Agentur meine Rechnung erst bezahlt, wenn ihr Kunde bezahlt hat?

Eine solche Abrede gilt nur, wenn ihr sie vereinbart habt. Ohne sie ist deine Forderung nach den vereinbarten Bedingungen fällig, unabhängig davon, was zwischen der Agentur und ihrem Kunden läuft. Steht die Klausel im Rahmenvertrag, hast du sie akzeptiert: Dann verhandle wenigstens eine Höchstfrist hinein.

## Quellen

- [Urheberrechtsgesetz (URG), Art. 16: Rechtsübergang, und Art. 17: Rechte an Programmen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1993/1798_1798_1798/de#art_16)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 127 und 128: Verjährungsfristen von zehn und fünf Jahren](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_127)
- [OR Art. 931: Eintragungspflicht des Einzelunternehmens ab CHF 100'000 Umsatzerlös](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_931)
- [OR Art. 945: Firma des Einzelunternehmens, und Art. 957: Pflicht zur Buchführung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_945)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 10 Abs. 2 Bst. a: Befreiung unter CHF 100'000 Umsatz im In- und Ausland](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_10)
- [MWSTG Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [MWSTG Art. 45: Bezugsteuerpflicht und die Grenze von CHF 10'000](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_45)
- [AHV, Merkblatt 2.02: Beiträge der Selbstständigerwerbenden, Stand 1.1.2026](https://www.ahv-iv.ch/p/2.02.d)
- [MWSTG Art. 26: Angaben auf der Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.