# Gratis-Rechnungsprogramme: wo die Grenzen liegen.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/gratis-rechnungsprogramm-grenzen · Ratgeber · Thema: Software auswählen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Eine Rechnung schreiben kannst du gratis, auch in Word. Die Grenzen zeigen sich woanders: beim **QR-Zahlteil**, der seit dem 22.11.2025 nur noch strukturierte Adressen zulässt, beim **Mahnen**, beim **Abgleich der Zahlungseingänge**, bei der **MwSt-Auswertung je Abrechnungsperiode** und dann, wenn du deine Daten nach Jahren wieder herausholen musst. «Gratis» ist ausserdem kein einheitliches Modell: Vorlage, Gratis-Stufe eines bezahlten Programms, offene Software und Bank-Werkzeug haben ganz verschiedene Grenzen. Rechne vor dem Entscheid die Handarbeit in Stunden um.

## «Gratis» heisst vier verschiedene Dinge

Wer nach einem kostenlosen Rechnungsprogramm sucht, bekommt vier ganz verschiedene Sachen angezeigt. Sie scheitern an verschiedenen Stellen, darum lohnt es sich, zuerst zu sortieren.

| Art | Was daran gratis ist | Was du einsetzt | Wo es in der Praxis endet |
| --- | --- | --- | --- |
| Vorlage in Word oder Excel | alles, du hast die Programme schon | deine Zeit je Rechnung | beim QR-Zahlteil, bei der Nummerierung und spätestens beim Mahnen und beim Suchen älterer Rechnungen |
| Gratis-Stufe eines bezahlten Programms | eine begrenzte Nutzung, etwa nach Anzahl Belege, Kunden oder Personen | deine Daten liegen beim Anbieter, und der Wechsel auf die bezahlte Stufe ist eingeplant | an der Grenze: Was passiert bei Beleg 51? Und was kostet die nächste Stufe, wenn du drin steckst? |
| Offene Software, selbst betrieben | die Lizenz | Server, Sicherung, Aktualisierungen, jemand, der das kann | beim Unterhalt: Eine Sicherung, die nie geprüft wurde, ist keine Sicherung |
| Werkzeug im E-Banking deiner Bank | der Zahlteil zu einer einzelnen Rechnung, wenn deine Bank das anbietet | einen Arbeitsschritt je Rechnung | beim Volumen und bei allem, was nach dem Versand kommt |

## Was auch beim Gratis-Programm bei dir bleibt

Der Preis des Programms ändert nichts an deinen Pflichten. Sie treffen dich als Betrieb, nicht den Anbieter.

- **Die Rechnungsangaben.** Bist du mehrwertsteuerpflichtig, stellst du auf Verlangen eine Rechnung aus, die dich, den Empfänger und die Art der Leistung eindeutig bezeichnet, dazu Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn sie vom Rechnungsdatum abweichen, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag sowie den Hinweis auf deine Eintragung im MwSt-Register und die Nummer (Art. 26 MWSTG). Bist du nicht eingetragen, darfst du in deinen Rechnungen gar nicht auf die Steuer hinweisen; wer es trotzdem tut, schuldet die ausgewiesene Steuer, ausser er korrigiert die Rechnung oder macht glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (Art. 27 MWSTG).
- **Zehn Jahre aufbewahren.** Geschäftsbücher und Buchungsbelege bleiben zehn Jahre, ab Ende des Geschäftsjahres gerechnet, und müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f OR). Für steuerpflichtige Betriebe gilt dasselbe bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung (Art. 70 MWSTG).
- **Ordentliche Datenträger.** Auf veränderbaren Datenträgern braucht es Verfahren, welche die Integrität sichern, einen unverfälschbaren Zeitnachweis und dokumentierte Abläufe (Art. 9 GeBüV).
- **Verantwortung für die Daten.** Wer die Bearbeitung von Personendaten einem Dienst überträgt, bleibt verantwortlich, muss sich vergewissern, dass die Datensicherheit gewährleistet ist, und Unterauftragsbearbeiter vorgängig genehmigen (Art. 9 DSG). Bei einem kostenlosen Dienst steht das selten in einem Vertrag, den du unterschrieben hast.

## Die sechs Grenzen, an die Betriebe stossen

### 1. Der QR-Zahlteil

Der Zahlteil ist eine Stelle, an der selbstgebaute Rechnungen oft scheitern. Seit dem 22.11.2025 ist nur noch die strukturierte Adresse zulässig, also Name, Postleitzahl, Ort und Land als eigene Felder; freie Adresszeilen gibt es nicht mehr. Dazu kommt die Referenz: Eine QR-IBAN, erkennbar an der Institutsnummer zwischen 30000 und 31999, verlangt zwingend die 27-stellige QR-Referenz. Eine normale IBAN darf diese Referenz nicht tragen, dort ist nur die Creditor Reference oder gar keine Referenz zulässig. Im Zahlteil selbst sind nur Franken und Euro möglich.

Ein Programm, das dir den Zahlteil als Bild liefert, nimmt dir diese Regeln nicht ab: Ist die Adresse nicht in ihre Felder aufgeteilt, sieht der Code trotzdem schön aus und entspricht doch nicht den Vorgaben. Rechnungen mit unstrukturierter Adresse lassen sich laut SIX nach dem 21.11.2025 nur noch während einer kurzen Übergangsfrist verwenden. Wie du das prüfst, steht unter [QR-Rechnung erstellen](https://kidesk.ch/ratgeber/qr-rechnung-erstellen) und [Kann ich eine QR-Rechnung in Word erstellen?](https://kidesk.ch/fragen/kann-ich-eine-qr-rechnung-in-word-erstellen).

### 2. Mahnen

Rechnungen schreiben ist der einfache Teil. Geld holen ist der Teil, der Struktur braucht: Wer ist wie lange überfällig, welche Stufe war wann, welche Gebühr ist vereinbart, ab wann läuft der Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr (Art. 104 OR). Ohne Programm führst du diese Liste von Hand, und im Alltag heisst das: Du führst sie nicht. Mehr dazu unter [Mahnung schreiben](https://kidesk.ch/ratgeber/mahnung-schreiben-vorlage).

### 3. Zahlungseingänge abgleichen

Jede eingegangene Zahlung muss einer Rechnung zugeordnet werden, sonst weisst du nicht, was offen ist. Mit CAMT-Datei, also dem Kontoauszug, den du im E-Banking herunterlädst, macht das ein Programm in Minuten. Ohne Programm hakst du den Auszug von Hand ab. Bei zwanzig Zahlungen im Monat ist das machbar, bei achtzig nicht mehr. Siehe Zahlungseingänge abgleichen.

### 4. Mehrwertsteuer je Abrechnungsperiode

Abgerechnet wird vierteljährlich, bei der Saldosteuersatzmethode halbjährlich. Auf Antrag geht es monatlich, wenn du regelmässig mehr Vorsteuer als Steuer hast, oder jährlich bei höchstens CHF 5'005'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen (Art. 35 MWSTG). Du brauchst also je Periode eine Aufstellung nach Steuersatz. Ein einfaches Gratis-Werkzeug kennt oft nur einen Satz oder rechnet die Steuer bloss auf dem einzelnen Beleg. Arbeitest du mit 8.1 Prozent und 2.6 Prozent nebeneinander oder mit Saldosteuersätzen, wird die Quartalsaufstellung zur Handarbeit in der Tabelle.

### 5. Mehrere Personen, mehrere Geräte

Sobald zwei Leute Rechnungen schreiben, brauchst du eine gemeinsame Nummernfolge, gleiche Vorlagen und die Gewissheit, dass niemand mit einer alten Fassung arbeitet. Dateien auf einem geteilten Laufwerk leisten das nicht: Dort entstehen Kopien mit Namen wie «Rechnung_final_2». Dasselbe gilt unterwegs, wenn Stunden und Material auf der Baustelle erfasst werden sollen.

### 6. Der Ausgang

Die unangenehmste Grenze kommt zuletzt. Ein kostenloser Dienst kann eingestellt, verkauft oder auf ein Bezahlmodell umgestellt werden. Deine Aufbewahrungspflicht läuft trotzdem zehn Jahre. Lies in den Bedingungen nach, was mit einem Konto geschieht, das du lange nicht benutzt, und kläre vor dem ersten Beleg, wie du alles wieder herausbekommst: die Rechnungen als PDF und die Listen als Datei, nicht nur als Ansicht im Browser.

## Die Rechnung, die niemand aufmacht

Gratis kostet Zeit statt Geld. Beispiel: ein Betrieb mit fünfzehn Rechnungen im Monat, der in Word arbeitet und den Zahlteil einzeln erzeugt.

**Handarbeit pro Monat**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| 15 Zahlteile erzeugen, herunterladen, einsetzen, prüfen, je 6 Minuten | 90 Minuten |
| 20 Zahlungen im Kontoauszug von Hand abhaken, je 1.5 Minuten | 30 Minuten |
| Offene Posten und Mahnliste nachführen | 20 Minuten |
| **Handarbeit pro Monat** | **140 Minuten, im Jahr 28.0 Stunden** |

28.0 Stunden mal einem internen Ansatz von CHF 90.00 ergeben CHF 2'520.00 im Jahr. Setz deinen eigenen Ansatz ein. Ehrlich ist die Rechnung nur, wenn du auch die andere Seite hinschreibst: Ein bezahltes Programm kostet Geld, und die Einführung kostet zusätzlich Zeit. Die Frage lautet also nicht «gratis oder nicht», sondern «wie viele Stunden spare ich, und zu welchem Preis».

> **Achtung:** Ein Posten fehlt in jeder solchen Rechnung und ist oft der grösste: das Geld, das liegen bleibt, weil niemand die offenen Posten kennt. Eine Rechnung über CHF 4'000.00, die drei Monate unbemerkt offen steht, bindet mehr Geld, als die Handarbeit im ganzen Jahr an Zeit kostet.

## Wann gratis wirklich genügt

- Du schreibst **nur ein paar Rechnungen im Monat**, immer an dieselben Kunden. Wo die Grenze liegt, steht unter Brauche ich überhaupt eine Rechnungssoftware?.
- Du bist **nicht mehrwertsteuerpflichtig** und musst keine Sätze auseinanderhalten.
- Du arbeitest **allein**, ohne Stunden- und Materialerfassung durch andere.
- Deine Rechnungen sind **einfach**: eine Pauschale oder wenige Positionen, keine Akonto- und Schlussrechnungen, keine Teilzahlungen.
- Du **nimmst die Handarbeit bewusst in Kauf** und hast einen Ort, an dem Rechnungen geordnet und auffindbar liegen.

Trifft das zu, ist eine Vorlage die vernünftige Wahl. Es gibt sie hier ohne Anmeldung: [Rechnungsvorlage Schweiz](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-schweiz) und, wenn du nicht steuerpflichtig bist, [Rechnungsvorlage ohne MwSt](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-ohne-mwst).

## Acht Fragen, bevor du in ein Gratis-Programm einziehst

1. **Welche Grenze gilt genau?** Anzahl Rechnungen, Kunden, Personen oder Zeit, und gilt sie pro Monat oder pro Jahr?
2. **Was passiert beim Überschreiten?** Sperre, Aufforderung zum Wechsel oder stille Umstellung auf eine Rechnung?
3. **Was kostet die nächste Stufe?** Frag den Preis, bevor du einziehst, nicht wenn du drin bist.
4. **Wie komme ich wieder raus?** Export aller Rechnungen als PDF und aller Listen als CSV, ohne Zusatzkosten, auch nach der Kündigung.
5. **Wo liegen meine Daten, und wer bearbeitet sie?** Gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung, und sind Unterauftragsbearbeiter genannt (Art. 9 DSG)?
6. **Was steht auf meiner Rechnung?** Erscheint ein Fremdlogo oder ein Hinweis auf den Anbieter auf dem PDF, das dein Kunde bekommt?
7. **Stimmt der Zahlteil?** Strukturierte Adresse, passende Referenz zur IBAN, Betrag und Währung. Einmal mit einer echten Rechnung an dich selbst prüfen.
8. **Wer hilft, wenn etwas klemmt?** Bei kostenlosen Diensten gibt es oft nur ein Forum. Das ist in Ordnung, solange du es vorher weisst.

## Der Wechsel ist der teure Teil

Wer klein anfängt und später wechselt, zahlt zweimal: einmal die Einführung und einmal das Herausholen der alten Daten. Das spricht nicht gegen den Start mit einer Vorlage; es spricht dafür, die Ausgangstüre vor dem Einzug anzuschauen. Praktisch heisst das: Rechnungsnummern durchgehend führen, Kundendaten in einer Datei halten, die sich exportieren lässt, und alle Rechnungs-PDF an einem Ort sammeln. Dann ist ein Wechsel eine Arbeit von Stunden und nicht von Tagen.

## So macht es KIDESK

KIDESK ist nicht gratis: CHF 39.00 pro Monat für die erste Person, CHF 8.00 für jede weitere. 14 Tage testen ohne Kreditkarte. Darin enthalten sind Offerten, Aufträge, Stunden, Rechnungen mit QR-Zahlteil und strukturierten Adressen, Mahnwesen in drei Stufen, der Abgleich der Zahlungseingänge aus der CAMT-Datei, Belege per Foto, Berichte und die KI. Was KIDESK nicht macht: keine Finanzbuchhaltung, keine Lohnbuchhaltung, keine Registrierkasse und keine direkte Bankanbindung; den Kontoauszug lädst du als Datei hoch. Ob sich das für dich rechnet, entscheidest du mit der Stundenrechnung weiter oben.

- [Preise](https://kidesk.ch/preise)
- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)

## Häufige Fragen

### Gibt es ein Gratis-Programm, das eine gültige QR-Rechnung erzeugt?

Die QR-Rechnung ist kein Geheimnis und auch kostenlose Werkzeuge können einen gültigen Zahlteil erzeugen. Entscheidend ist nicht der Preis, sondern ob das Werkzeug die strukturierte Adresse verlangt und die Referenz zur IBAN passend setzt. Prüf es mit einer echten Rechnung an dich selbst, bevor du es bei einem Kunden einsetzt.

### Ist eine Rechnung aus Word weniger gültig als eine aus einem Programm?

Nein. Das Gesetz kennt keine Anforderung an das Programm, nur an den Inhalt der Rechnung (Art. 26 MWSTG) und an die Aufbewahrung (Art. 958f OR). Eine saubere Word-Rechnung mit korrektem Zahlteil ist so gültig wie jede andere.

### Was passiert, wenn der kostenlose Dienst eingestellt wird?

Deine Aufbewahrungspflicht läuft weiter. Hol darum regelmässig einen vollständigen Export, mindestens die Rechnungen als PDF und die Kunden- und Rechnungsliste als CSV, und leg ihn dorthin, wo auch deine übrigen Geschäftsunterlagen liegen. Wer erst beim Abschaltdatum daran denkt, hat oft nur noch Tage Zeit.

### Lohnt sich ein bezahltes Programm ab wie vielen Rechnungen?

Es gibt keine allgemeingültige Zahl, aber einen brauchbaren Test: Rechne deine Handarbeit wie im Rechenbeispiel in Stunden um und vergleiche sie mit dem Jahrespreis. Dazu kommt, was ohne Übersicht liegen bleibt. In der Praxis kippt es oft dort, wo Mahnen und Zahlungsabgleich anfangen, Zeit zu fressen.

### Darf ein Anbieter mit meinen Rechnungsdaten arbeiten, wenn das Programm gratis ist?

Er darf sie nur so bearbeiten, wie du selbst es dürftest, und du bleibst verantwortlich; Unterauftragsbearbeiter brauchen deine vorgängige Genehmigung (Art. 9 DSG). Lies bei kostenlosen Diensten die Datenschutzerklärung darauf durch, wozu die Daten genutzt werden. Steht dort nichts Klares, ist das die Antwort.

## Quellen

- [SIX: Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.3](https://www.six-group.com/dam/download/banking-services/standardization/qr-bill/ig-qr-bill-v2.3-de.pdf)
- [SIX: QR-Rechnung, Standards und Versionen](https://www.six-group.com/de/products-services/banking-services/payment-standardization/standards/qr-bill.html)
- [SIX: Neue Vorgaben QR-Rechnung, Handlungsbedarf für KMU (Merkblatt vom 19.08.2025)](https://www.six-group.com/dam/download/banking-services/standardization/qr-bill/factsheet-qr-bill-transition-period-sme-de.pdf)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 35: Abrechnungsperiode](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_35)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 70: Buchführung und Aufbewahrung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_70)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 104: Verzugszins](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_104)
- [Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 9: Zulässige Informationsträger](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/216/de#art_9)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 9: Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_9)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.