# Handwerkersoftware Schweiz: worauf es ankommt.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/handwerkersoftware-schweiz-worauf-achten · Ratgeber · Thema: Software auswählen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Entscheide zuerst, welche **Art** Programm du brauchst, und erst dann welches. Für einen Handwerksbetrieb sind fünf Schweizer Eigenheiten der Prüfstein: der QR-Zahlteil mit strukturierten Adressen, die Mehrwertsteuer mit ihren drei Sätzen und dem Saldosteuersatz, das Einlesen der CAMT-Datei aus dem E-Banking, das Leistungsverzeichnis mit NPK-Nummern und die Regiearbeit mit Rapport und Ausmass. Prüf ausserdem vor der Unterschrift, wie du wieder herauskommst: Export, Kündigungsfrist, Preis je Person.

## Zuerst die Art wählen, dann den Namen

Viele Betriebe beginnen mit der Frage «welches Programm ist das beste» und landen nach drei Vorführungen bei vier Meinungen. Nützlicher ist die Frage davor: Welche Art von Programm passt zu einem Betrieb deiner Grösse und deines Gewerks? Es gibt im Wesentlichen vier Wege, und sie unterscheiden sich weniger im Preis als im Aufwand, den sie dir abnehmen oder aufbürden.

| Weg | Passt, wenn | Wird eng, wenn |
| --- | --- | --- |
| Word, Excel und E-Banking | du wenige Rechnungen im Monat schreibst und die Zahlen im Kopf hast | Mahnungen liegen bleiben, Nummern doppelt vergeben werden und niemand weiss, was offen ist |
| Büro-Software für den ganzen Betrieb | Offerte, Auftrag, Rapport und Rechnung dieselbe Kette sind und mehrere Personen damit arbeiten | du eine vollständige Finanzbuchhaltung im selben Programm führen willst |
| Branchenprogramm für dein Gewerk | du täglich nach Leistungsverzeichnis offerierst, kalkulierst und nach Ausmass abrechnest | der Aufwand für Einführung und Pflege grösser ist als der Betrieb, der ihn tragen muss |
| Buchhaltungssuite mit Fakturierung | die Buchhaltung im Haus geführt wird und die Rechnung nur ein Nebenschauplatz ist | Rapporte, Disposition und Material draussen auf der Baustelle anfallen |

Viele Betriebe fahren zweigleisig: eine Büro-Software für den Alltag, die Buchhaltung bei der Treuhandstelle. Das ist kein Kompromiss, sondern eine übliche Aufteilung im Kleinbetrieb.

## Die fünf Schweizer Prüfsteine

Ein Programm aus dem Ausland kann alles richtig machen und trotzdem in der Schweiz unbrauchbar sein. Diese fünf Punkte entscheiden das, und du prüfst sie am besten selbst in der Testphase, statt dir zeigen zu lassen, dass es geht.

### 1. QR-Zahlteil mit strukturierten Adressen

Seit dem 22. November 2025 ist im QR-Zahlteil nur noch die strukturierte Adresse zulässig, mit Name, Postleitzahl, Ort und Land als Pflichtfeldern; Strasse und Hausnummer sind optional. Die kombinierte Adresse mit freien Zeilen ist aus den Vorgaben gestrichen. Dazu kommt die Referenzlogik: Eine QR-IBAN verlangt zwingend die 27-stellige QR-Referenz; auf einer normalen IBAN sind nur die Creditor Reference (sie beginnt mit RF) oder gar keine Referenz erlaubt. Was wofür gilt, steht im Ratgeber [QR-IBAN oder IBAN](https://kidesk.ch/ratgeber/qr-iban-oder-iban). Im Zahlteil sind nur Franken und Euro möglich. **Testfrage:** Erstell in der Testphase eine Rechnung an einen Kunden mit Postfachadresse, eine an einen Kunden im Ausland und eine Teilrechnung. Wenn dabei Adresszeilen verrutschen oder im Zahlteil der volle statt der offene Betrag steht, hast du dein Ergebnis. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber [Strukturierte Adressen im QR-Zahlteil](https://kidesk.ch/ratgeber/qr-rechnung-adresse-strukturiert).

### 2. Mehrwertsteuer, auch mit Saldosteuersatz

Die Sätze sind 8.1 Prozent, 2.6 Prozent und 3.8 Prozent für Beherbergung. Ein Programm muss mehrere Sätze auf derselben Rechnung ausweisen können und mit Netto- wie Bruttopreisen umgehen. Rechnest du nach Saldosteuersatz ab, brauchst du eine Auswertung je Halbjahr; seit dem 1. Januar 2025 sind mehr als zwei Saldosteuersätze möglich, sobald eine Tätigkeit mehr als 10 Prozent des steuerbaren Gesamtumsatzes ausmacht. Eingereicht wird die Abrechnung ohnehin elektronisch über das Portal der Steuerverwaltung (MWSTV Art. 123): Deine Software liefert die Zahlen, nicht die Einreichung. Verlang darum eine Auswertung je Periode, die du gegenlesen kannst, nicht nur eine Zahl.

### 3. Kontoauszug einlesen, ohne Bankanbindung

Der Abgleich der Zahlungseingänge ist die langweiligste halbe Stunde im Monat und zugleich die, die sich am schnellsten automatisieren lässt. Dafür braucht es keine Verbindung zur Bank, sondern das Einlesen der CAMT-Datei, also des Kontoauszugs, den du im E-Banking herunterlädst (camt.053 für den Auszug, camt.054 für Sammelbuchungen). Wichtig für die nächsten Monate: Bis zum Standard-Release im November 2026 gelten alte und neue Meldungsversionen parallel, danach die neuen. Frag den Anbieter, ob er die neuen Versionen liest. Wie der Abgleich abläuft, zeigt der Ratgeber [Bankabgleich mit der CAMT-Datei](https://kidesk.ch/ratgeber/camt-datei-bank).

### 4. Leistungsverzeichnis mit NPK-Nummern

Wer auf Ausschreibungen offeriert, bekommt ein Leistungsverzeichnis mit Kapiteln und Positionsnummern. Zwei Dinge musst du prüfen: Kann das Programm die Datei einlesen, ohne dass du 300 Zeilen abtippst, und läuft die Positionsnummer bis auf die Rechnung durch? Das Zweite wird gern vergessen, und es ist genau das, wonach die Bauleitung sucht, wenn sie deine Rechnung gegen die Offerte hält. NPK- und CRB-Daten selbst sind lizenzierte Verbandsdaten: Frag den Anbieter, ob und wie er sie einbindet und wer die Lizenz zahlt. Dazu passt der Ratgeber [Ausschreibung offerieren mit NPK](https://kidesk.ch/ratgeber/ausschreibung-offerieren-npk).

### 5. Regie, Rapport und Ausmass

In Regie abgerechnete Arbeit lebt vom Rapport: Stunden mit von und bis, Material, Unterschrift des Kunden vor Ort. Bei Ausmassarbeiten kommt die Herleitung der Menge dazu, also die Rechenzeile hinter den 24.20 Quadratmetern. Prüf, ob das Programm die Herleitung mitdruckt und ob Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertag auf die erfassten Stunden gerechnet werden. Und ob du am Ende siehst, was ein Auftrag gekostet hat, nicht nur, was er eingebracht hat.

## Was die Software nicht regelt

- **Die SIA 118** gilt nur, wenn ihr sie im Vertrag vereinbart habt. Kein Programm wendet sie von selbst an. Was es können muss, sind Akontorechnungen, ein Rückbehalt und eine Schlussrechnung, die beides verrechnet.
- **Den Lohnlauf.** Lohnbuchhaltung ist ein eigenes Handwerk, mit Meldung an die Ausgleichskasse über den Standard Swissdec. Für Quellensteuerabrechnungen des Jahres 2026 ist ELM 5.0 oder höher zwingend. Der Lohnlauf gehört darum in ein eigenes Programm oder zur Treuhandstelle.
- **Die Finanzbuchhaltung.** Fakturierung ist nicht Buchhaltung. Entscheidend ist, dass deine Software sauber exportiert, was die Treuhandstelle einlesen kann. Dazu der Ratgeber [Die Übergabe an die Treuhandstelle](https://kidesk.ch/ratgeber/treuhand-uebergabe).
- **Die Arbeitszeitkontrolle nach Arbeitsgesetz.** Verlangt sind Unterlagen, aus denen die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt ihrer **Lage** und die Pausen ab einer halben Stunde hervorgehen, aufzubewahren mindestens fünf Jahre (ArGV 1 Art. 73). Viele Apps erfassen nur Dauern. Schau hin, bevor du dich darauf verlässt.
- **Die Sprache deiner Kunden.** Arbeitest du in der Romandie oder im Tessin, prüf in der Testphase, ob Rechnung und Offerte in der Sprache des Kunden gedruckt werden. Das entscheidet sich beim Beleg, nicht in der Oberfläche.

## Sechs Fragen vor der Unterschrift

1. **Wie komme ich wieder heraus?** Lass dir zeigen, wie ein vollständiger Export aussieht: Kunden, Artikel, Offerten, Rechnungen als PDF und als Tabelle. Ein Programm, aus dem du deine Daten nicht bekommst, ist eine Falle, egal wie gut es sonst ist.
2. **Was gilt nach der Kündigung?** Buchungsbelege musst du zehn Jahre aufbewahren (OR Art. 958f). Frag schriftlich, wie lange du nach dem Ende noch an deine Belege kommst und in welcher Form.
3. **Wie ist der Preis aufgebaut?** Je Person, je Modul, je Beleg oder als Paket? Rechne mit der Mannschaft, die du in zwei Jahren hast, nicht mit der heutigen. Und frag, was ein zusätzlicher Monteur kostet.
4. **Wer sieht welche Zahlen?** Ein Monteur braucht seine Aufträge, nicht die Marge. Rollen und Rechte sind kein Luxus, sobald mehr als zwei Personen im System arbeiten.
5. **Wo werden die Daten bearbeitet?** Cloud-Software ist Auftragsbearbeitung: Der Anbieter darf nur bearbeiten, wie du selbst es dürftest, und Unterauftragsbearbeiter nur mit deiner vorgängigen Genehmigung einsetzen (DSG Art. 9). Lass dir sagen, wo die Datenbank steht und wer sonst noch beteiligt ist.
6. **Wer antwortet, wenn etwas klemmt?** Am Freitagabend vor dem Zahlungslauf ist ein Hilfe-Artikel wenig wert. Frag nach Erreichbarkeit, Sprache und Antwortzeit, und teste den Support in der Probezeit mit einer echten Frage.

## Der Testlauf: drei echte Vorgänge statt einer Vorführung

1. **Mit eigenen Daten starten** Importier zwanzig Kunden und dreissig Artikel aus deiner bisherigen Liste. Wie mühsam dieser Schritt ist, sagt dir mehr über das Programm als jede Vorführung.
2. **Einen kompletten Auftrag durchspielen** Offerte schreiben, vom Kunden annehmen lassen, Auftrag daraus machen, Stunden und Material erfassen, Rechnung stellen, Zahlung einlesen. Nimm einen echten Auftrag der letzten Woche, keinen erfundenen.
3. **Den schwierigen Fall nehmen** Akonto mit Schlussrechnung, eine Gutschrift, eine Rechnung mit zwei Steuersätzen, ein Kunde im Ausland. Einfache Rechnungen kann jedes Programm.
4. **Zwei Leute aus dem Team einbeziehen** Der Monteur, der am Handy Stunden erfasst, und die Person im Büro entscheiden über den Erfolg. Wenn einer von beiden nach zwei Wochen wieder auf dem Zettel schreibt, ist die Frage beantwortet.

**Was ein Wechsel im ersten Jahr wirklich kostet**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Abonnement, Beispiel CHF 55.00 im Monat, 12 Monate | 660.00 |
| Einrichtung und Datenübernahme, 8 h zu CHF 95.00 | 760.00 |
| Schulung von drei Personen, je 2 h zu CHF 95.00 | 570.00 |
| **Kosten im ersten Jahr** | **CHF 1'990.00** |

Setz deine eigenen Zahlen ein, die Beträge hier sind ein Beispiel. Der Punkt ist das Verhältnis: Die eigene Zeit kostet im ersten Jahr mehr als das Abonnement. Rechne darum nicht den Monatspreis gegen den Monatspreis, sondern die Stunden. Sparst du zwei Stunden Büroarbeit pro Woche, sind das bei 46 Arbeitswochen 92 Stunden; mit CHF 95.00 bewertet ergibt das CHF 8'740.00 im Jahr. Sparst du keine, hast du das falsche Programm gewählt oder es nicht eingeführt, sondern nur gekauft.

## Wann du besser nicht wechselst

- **Mitten in der Saison.** Ein Wechsel im Juni kostet dich die Nerven, die du auf der Baustelle brauchst. Januar und Februar sind die vernünftigen Monate, oder der Start eines neuen Geschäftsjahres.
- **Wenn nur das Programm stört, nicht der Ablauf.** Wer heute Rapporte auf Zetteln sammelt und erst am Monatsende abrechnet, wird das auch im neuen Programm tun. Der Ablauf ändert sich zuerst, die Software danach.
- **Wenn der Betrieb in einem Jahr übergeben wird.** Dann entscheidet die Nachfolge, und eine Umstellung kurz davor wird zweimal gemacht.
- **Wenn du drei Rechnungen im Monat schreibst** und sonst nichts. Dann tut es eine saubere Vorlage, zum Beispiel die [Rechnungsvorlage Schweiz](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-schweiz), und der Zahlteil kommt aus dem E-Banking.

> Nimm dir für die Auswahl einen halben Tag und nicht drei Monate. Zwei Programme ernsthaft testen bringt mehr als zehn Websites vergleichen, und es kostet dich nichts als die Zeit.

## So macht es KIDESK

KIDESK ist eine Büro-Software für den ganzen Betrieb: Offerte, Auftrag, Rapport, Rechnung mit QR-Zahlteil, Mahnwesen, Zahlungsabgleich über die CAMT-Datei, Katalog, Berichte. Eine Ausschreibung liest KIDESK als PDF ein und übernimmt Kapitel und Positionen samt NPK-Nummern; das Ausmass schreibst du als Rechenzeile an die Position, und auf der Rechnung steht die Herleitung darunter. Was KIDESK nicht macht: keine Finanzbuchhaltung mit Hauptbuch, Bilanz und Abschluss, keine Lohnbuchhaltung, keine Registrierkasse, keine direkte Bankanbindung und keine Warenwirtschaft mit Bestellungen an Lieferanten. Wer das braucht, kombiniert KIDESK mit einem Buchhaltungsprogramm oder mit der Treuhandstelle, die den Export einliest. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, die App fürs iPhone, im Browser auf jedem anderen Gerät. CHF 39.00 im Monat für die erste Person, CHF 8.00 je weitere, 14 Tage gratis ohne Kreditkarte.

- [Ausschreibungen einlesen](https://kidesk.ch/funktionen/ausschreibungen)
- [Aufträge und Rapporte](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)
- [Preise](https://kidesk.ch/preise)

## Häufige Fragen

### Was unterscheidet Handwerkersoftware von einem Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm beginnt bei der Rechnung. Handwerkersoftware beginnt bei der Offerte und führt über Auftrag, Rapport und Material zur Rechnung, damit dieselben Zahlen nur einmal erfasst werden. Wer viel in Regie arbeitet oder nach Leistungsverzeichnis offeriert, merkt den Unterschied ab dem ersten Monat.

### Brauche ich eine Software, die auch buchhaltet?

Nur, wenn du die Buchhaltung selbst führen willst. Zur Buchführung und Rechnungslegung nach Obligationenrecht ist eine Einzelfirma erst ab CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr verpflichtet (OR Art. 957 Abs. 1). Darunter genügt eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Für viele Kleinbetriebe ist Büro-Software plus Treuhandstelle darum der einfachere Weg.

### Ist Cloud-Software sicher genug für meine Zahlen?

Die Frage ist weniger «Cloud oder nicht» als «wer haftet und wer sieht was». Rechtlich ist der Anbieter dein Auftragsbearbeiter: Er darf die Daten nur so bearbeiten, wie du selbst es dürftest, und Unterauftragsbearbeiter nur mit deiner Genehmigung beiziehen (DSG Art. 9). Verlang eine schriftliche Auskunft dazu, dazu Zwei-Faktor-Anmeldung und einen Export, den du selbst auslösen kannst.

### Wie lange dauert die Einführung im Kleinbetrieb?

Für Kunden, Artikel und die ersten Rechnungen rechne mit einem Tag, verteilt auf zwei Wochen. Bis alle im Team ohne Rückfragen arbeiten, vergeht meist ein Quartal. Wer mitten in der Bausaison startet, verlängert das auf ein halbes Jahr.

### Muss die Software die MwSt-Abrechnung einreichen können?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 laufen Anmeldung, Abrechnung und Korrekturen elektronisch über das Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung (MWSTV Art. 123). Was du von deiner Software brauchst, ist eine nachvollziehbare Auswertung je Quartal oder Halbjahr, die du dort überträgst.

## Quellen

- [SIX: Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung](https://www.six-group.com/en/products-services/banking-services/payment-standardization/standards/qr-bill.html)
- [SIX: Swiss Payment Standards, Umstellung der Meldungsversionen](https://www.six-group.com/en/products-services/banking-services/payment-standardization/swiss-payments.html)
- [Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 123: elektronisches Verfahren](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/828/de#art_123)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 957 und 958f: Buchführung und Aufbewahrung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73: Verzeichnisse und Unterlagen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2000/243/de#art_73)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 9: Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_9)
- [Swissdec: Abschaltung ELM 4.0](https://www.swissdec.ch/abschaltung-elm-4-0)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.