# Hauswartung offerieren und abrechnen: Pauschale plus Regie.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/hauswartung-offerieren-und-abrechnen · Ratgeber · Thema: Branchenwissen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Eine Hauswartung verkaufst du in zwei Teilen: die **Monatspauschale** für alles, was im Pflichtenheft steht und regelmässig wiederkehrt, und **Regie** für alles, was unregelmässig anfällt. Beides gehört getrennt auf die Rechnung, mit Objekt und Zeitraum. Der Grund ist nicht Ordnungsliebe: Soweit es der Mietvertrag vorsieht, gibt die Verwaltung die Kosten der Hauswartung als Nebenkosten an die Mieterschaft weiter, und die darf Einsicht in die Belege verlangen (OR Art. 257b Abs. 2). Eine Rechnung mit der Position «Diverse Arbeiten» kommt zurück.

## Zwei Preise in einer Offerte: Pauschale und Regie

Die Monatspauschale deckt ab, was du planen kannst: Treppenhaus, Umgebung, Kontrollgänge, Entsorgung, alles mit Häufigkeit und Minuten im Pflichtenheft. Wie du von dort auf den Betrag kommst, steht im Ratgeber Stundensatz Hauswartung. Regie ist der zweite Preis: ein Stundenansatz für Arbeiten, die niemand im Voraus kennt. Wer beides in eine einzige Pauschale packt, arbeitet im dritten Jahr gratis, weil genau diese Arbeiten zunehmen, wenn das Haus älter wird.

| Leistung | Gehört in | Warum |
| --- | --- | --- |
| Treppenhaus wöchentlich reinigen | Pauschale | Kehrt regelmässig wieder, steht mit Minuten im Pflichtenheft |
| Rasen mähen von April bis Oktober | Pauschale | Saisonal, aber planbar: Jahresstunden durch zwölf Monate geteilt |
| Leuchtmittel, Sicherung, verstopfter Ablauf | Regie | Fällt unregelmässig an, der Aufwand ist nicht planbar |
| Wohnungsabnahme und Schlüsselübergabe | Eigene Pauschale je Wohnung | Hängt an der Fluktuation, nicht an der Liegenschaft |
| Winterdienst | Eigene Positionen | Bereitschaft und Einsatz sind zwei verschiedene Preise |
| Grossreinigung nach einer Sanierung | Eigene Offerte | Einmalig, mit eigenem Umfang und eigenem Termin |

Die Zuordnung ist keine Vorschrift, sondern eine Abmachung. Entscheidend ist, dass sie in der Offerte steht und nicht erst auf der ersten Rechnung auftaucht.

## Was in die Offerte gehört, damit die Verwaltung sie vergleichen kann

Verwaltungen holen oft mehrere Offerten ein und legen sie nebeneinander. Vergleichbar wird deine nur, wenn dieselben Grössen darin vorkommen. Zehn Angaben genügen.

- **Die Liegenschaft** mit Adresse, Anzahl Wohnungen, Treppenhäuser, Aussenfläche und Sonderteilen wie Tiefgarage oder Lift.
- **Das Pflichtenheft als Beilage**, mit Tätigkeit, Häufigkeit und Minuten. Der Vertragstext regelt das Geschäftliche, das Pflichtenheft die Arbeit.
- **Die Monatspauschale** ohne Mehrwertsteuer, dazu die Steuer als eigene Zeile. Wer inklusive rechnet, wird beim Vergleich teurer gelesen, als er ist.
- **Die Regieansätze** je Stunde, getrennt nach Hauswart und Hilfskraft, dazu Zuschläge für Abend, Wochenende und Feiertag.
- **Material und Verbrauchsmaterial**: was in der Pauschale enthalten ist und was du gegen Beleg weiterverrechnest, mit dem Aufschlag in Prozent.
- **Winterdienst** mit Bereitschaftspauschale je Monat und Preis je Einsatz. Siehe [Winterdienst: Haftung, Vertrag und Streuprotokoll](https://kidesk.ch/ratgeber/winterdienst-haftung-und-streuprotokoll).
- **Erreichbarkeit**: zu welchen Zeiten du reagierst, in welcher Frist, und was ein Einsatz ausserhalb dieser Zeiten kostet.
- **Laufzeit und Kündigungsfrist**, dazu der Termin, auf den gekündigt werden kann.
- **Die Preisanpassung**: wann du anpassen darfst, mit welcher Frist und woran der Betrag hängt.
- **Gültigkeit der Offerte** und ab wann du den Auftrag übernehmen kannst.

Eine Klausel zur Preisanpassung ist der Punkt, den kleine Betriebe am häufigsten vergessen. Ohne sie brauchst du für jede Erhöhung das Einverständnis deines Kunden, und Hauswartungsverträge laufen oft viele Jahre. Die Klausel gehört in die Offerte, nicht in die erste Mahnung.

**Klausel Pauschale, Regie und Preisanpassung**

```text
Leistungsumfang und Preis: Die Monatspauschale von CHF [Betrag] zuzüglich Mehrwertsteuer umfasst die Leistungen des beiliegenden Pflichtenhefts vom [Datum]. Nicht enthalten sind Reparaturen, Störungsbehebungen, Wohnungsabnahmen sowie Arbeiten, die durch Dritte oder durch unsachgemässen Gebrauch verursacht wurden. Diese Arbeiten werden nach Aufwand verrechnet, zu CHF [Betrag] je Stunde für Hauswartarbeiten und CHF [Betrag] je Stunde für Hilfsarbeiten, zuzüglich Material gegen Beleg mit einem Zuschlag von [Prozent] Prozent.

Einzelaufträge über CHF [Betrag] führen wir erst nach Ihrer Freigabe aus. Die Freigabe kann mündlich, per E-Mail oder per Nachricht erfolgen; wir halten sie im Rapport fest.

Preisanpassung: Die Pauschale kann einmal jährlich auf den 1. Januar angepasst werden, wenn sich die Lohnkosten oder die Leistungen gemäss Pflichtenheft ändern. Die Anpassung wird Ihnen bis spätestens 31. Oktober schriftlich mitgeteilt.
```

## Wer ist dein Kunde: Verwaltung, Eigentümerin oder Stockwerkeigentümergemeinschaft?

Die Verwaltung ist meistens nur die Vertreterin. Zahlen muss, wer den Vertrag geschlossen hat. Schreib darum in die Offerte, wer Vertragspartei ist, und auf die Rechnung dieselbe Partei. Bei einer Stockwerkeigentümergemeinschaft ist das die Gemeinschaft selbst: Sie erwirbt unter ihrem eigenen Namen das Vermögen aus ihrer Verwaltungstätigkeit und kann unter ihrem Namen klagen und betrieben werden (ZGB Art. 712l). Eine Rechnung an die Verwaltung persönlich landet im schlimmsten Fall bei einer Partei, gegen die du gar keine Forderung hast.

- **Rechnungsempfänger** ist die Vertragspartei: die Eigentümerin, die Gemeinschaft oder die Verwaltung im eigenen Namen.
- **Rechnungsadresse** ist oft die Verwaltung, auch wenn die Eigentümerin Schuldnerin ist. Beides gehört auf den Beleg.
- **Objekt** ist die Liegenschaft, an der du gearbeitet hast, mit Strasse und Ort. Verwaltungen führen Dutzende, und ohne Objekt landet deine Rechnung im falschen Stapel.
- **Objekt- oder Liegenschaftsnummer** der Verwaltung, wenn es eine gibt. Sie ist das, was eine Bestellnummer in der Industrie ist: ohne sie wartet die Rechnung.

## Die Rechnung muss die Nebenkostenabrechnung überstehen

Bei Mietliegenschaften landet die Hauswartung am Ende meistens bei der Mieterschaft. Das Gesetz stellt dafür zwei Bedingungen, die dich betreffen, auch wenn du nicht Vertragspartei des Mietvertrags bist. Erstens muss der Mieter Nebenkosten nur bezahlen, wenn er das mit dem Vermieter besonders vereinbart hat (OR Art. 257a Abs. 2). Zweitens sind Nebenkosten die **tatsächlichen Aufwendungen** für Leistungen, die mit dem Gebrauch zusammenhängen, das Gesetz nennt Heizung, Warmwasser und ähnliche Betriebskosten (OR Art. 257b Abs. 1). Der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren (OR Art. 257b Abs. 2). Der Beleg, in den Einsicht genommen wird, ist deine Rechnung.

Daraus folgt eine einfache Regel für deine Rechnungen: Was laufender Betrieb ist, und was Reparatur oder Instandstellung ist, steht in getrennten Positionen. Reparaturen erhalten den Wert der Sache und gehen in der Regel zulasten der Eigentümerin. Ob eine einzelne Position als Nebenkosten weitergegeben werden darf, entscheidest nicht du, sondern der Mietvertrag und im Streitfall die Schlichtungsbehörde oder das Gericht. Deine Aufgabe ist es, die Rechnung so zu schreiben, dass sich die Positionen überhaupt auseinanderhalten lassen.

> **Achtung:** Die drei Positionen, die eine Rechnung zurückkommen lassen: «Diverse Arbeiten», «Nach Aufwand» ohne Stunden und Datum, und eine Sammelposition über mehrere Liegenschaften. Alle drei lassen sich weder prüfen noch weiterverrechnen.

## Monatlich oder quartalsweise, im Voraus oder im Nachhinein

| Rhythmus | Passt zu | Worauf du achtest |
| --- | --- | --- |
| Monatlich im Voraus | Reinen Pauschalverträgen ohne viel Regie | Regie läuft eine Periode hinterher, das musst du auf dem Beleg sagen |
| Monatlich im Nachhinein | Verträgen mit regelmässiger Regie | Eine Rechnung pro Monat, dafür zwölf Mal Aufwand im Büro |
| Quartalsweise im Nachhinein | Den meisten Mehrfamilienhäusern | Pauschale und Regie derselben Periode auf einem Beleg |
| Jährlich | Sehr kleinen Objekten | Du finanzierst ein Jahr vor. Nur mit Akontozahlung sinnvoll |

Wie du eine solche Reihe technisch einrichtest, ohne jedes Quartal neu zu tippen, steht unter [Wiederkehrende Rechnungen](https://kidesk.ch/ratgeber/wiederkehrende-rechnungen-abo).

Schreib die Zahlungsfrist als Datum auf den Beleg. Ohne verabredeten Verfalltag gerät dein Kunde erst durch deine Mahnung in Verzug (OR Art. 102). Ist im Vertrag ein Verfalltag verabredet, etwa «zahlbar 30 Tage nach Rechnungsdatum», gerät er nach verbreiteter Auffassung schon mit Ablauf dieser Frist ohne Mahnung in Verzug (OR Art. 102 Abs. 2), und du sparst dir eine Stufe. Mehr dazu unter [Zahlungsfrist und Fälligkeit](https://kidesk.ch/ratgeber/zahlungsfrist-und-faelligkeit).

## Regiearbeiten: ohne Rapport keine Rechnung

Regie ist der Teil, über den gestritten wird. Nicht weil die Verwaltung nicht zahlen will, sondern weil sie drei Monate später nicht mehr weiss, wer was bestellt hat. Halte jeden Einsatz am selben Tag fest: Datum, Person, Von und Bis, Liegenschaft, was gemacht wurde, welches Material verbraucht wurde und wer den Auftrag erteilt hat. Ein [Regierapport](https://kidesk.ch/vorlagen/regierapport-vorlage) mit Unterschrift oder eine kurze Bestätigung per E-Mail genügt.

Auf die Rechnung kommen die verdichteten Positionen mit Datum und Stunden, der Rapport geht als Beilage mit. Ein Kostendach je Einzelauftrag schützt beide Seiten: Bis zu diesem Betrag arbeitest du ohne Rückfrage, darüber holst du die Freigabe. Halte auch die Freigabe fest, mit Datum, Uhrzeit und Namen.

## Material, Kleinmaterial und Entsorgung

Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial für die wiederkehrenden Arbeiten stecken üblicherweise in der Pauschale, Ersatzteile nicht. Schreib in die Offerte, welcher Aufschlag auf weiterverrechnetes Material gilt, und begründe ihn mit dem Aufwand für Beschaffung, Lager und Vorfinanzierung. Der Ratgeber [Materialaufschlag kalkulieren](https://kidesk.ch/ratgeber/materialaufschlag-kalkulieren) zeigt den Rechenweg. Entsorgungsgebühren gehören auf den Beleg, wie sie angefallen sind, mit dem Beleg der Sammelstelle als Nachweis.

## Eine Quartalsrechnung, durchgerechnet

Ein Mehrfamilienhaus mit zwölf Wohnungen, Vertrag seit zwei Jahren, Abrechnung quartalsweise im Nachhinein. Die Beträge sind Beispiele aus einer Kalkulation, keine Marktpreise: Setz deine eigenen ein.

**Quartalsrechnung 1/2026, Musterstrasse 14**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Hauswartung Pauschale, 3 Monate à CHF 1'200.00 | CHF 3'600.00 |
| Regie: Türschliesser ersetzt, Abläufe gespült, 4.5 Std. à CHF 88.00 | CHF 396.00 |
| Material gemäss Belegen, inklusive Zuschlag | CHF 163.40 |
| Winterdienst, 2 Einsätze à CHF 145.00 | CHF 290.00 |
| Zwischentotal | CHF 4'449.40 |
| MwSt 8.1 % auf CHF 4'449.40 | CHF 360.40 |
| **Rechnungsbetrag** | **CHF 4'809.80** |

Auf dem Beleg stehen zusätzlich der Leistungszeitraum vom 1. Januar bis 31. März 2026, die Liegenschaft mit Adresse und der Verweis auf den Vertrag. Damit kann die Verwaltung jede Zeile zuordnen, ohne anzurufen. Die Rechnung selbst braucht Art, Gegenstand und Umfang der Leistung sowie den Zeitraum ohnehin, sobald Leistung und Rechnungsdatum auseinanderfallen (MWSTG Art. 26 Abs. 2).

## Mehrwertsteuer: der Satz ist klar, die Frage ist die Grenze

Hauswartungsleistungen werden zum Normalsatz von 8.1 Prozent abgerechnet. Steuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000.00 Jahresumsatz aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Solange du nicht im MWST-Register eingetragen bist, darfst du in der Rechnung gar nicht auf die Steuer hinweisen, und wer es trotzdem tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27). Für einen Betrieb mit zwei Personen ist die Grenze schnell erreicht: Ein Vertrag mit einer Pauschale von CHF 1'200.00 bringt CHF 14'400.00 im Jahr, sieben solche Verträge bringen dich über die Grenze. Rechne mit, statt es am Jahresende zu bemerken.

## Kündigung: die Pauschale läuft nur, solange der Vertrag läuft

Ein Hauswartungsvertrag ist eine Mischung: Für die laufende Betreuung schuldest du sorgfältiges Tätigwerden, das ist ein Auftrag (OR Art. 394). Für einzelne Arbeiten mit klarem Ergebnis schuldest du einen Erfolg, das ist ein Werkvertrag (OR Art. 363). Das hat eine unangenehme Folge: Ein Auftrag kann von jeder Seite jederzeit widerrufen oder gekündigt werden, und bei einer Kündigung zur Unzeit schuldet die kündigende Seite nur Schadenersatz (OR Art. 404). Wie ein Gericht deinen Vertrag einordnet, hängt vom Einzelfall ab. Vereinbare eine Kündigungsfrist trotzdem, und rechne damit, dass sie nicht in jedem Fall hält.

Praktisch heisst das: Stell die Pauschale nie für eine Periode in Rechnung, in der du nicht mehr arbeitest, und halte den Kündigungseingang mit Datum fest. Mehr dazu steht unter Dauerverträge kündigen.

## So macht es KIDESK

Für Hauswartung und Liegenschaftsbetreuung erstellst du in KIDESK das Pflichtenheft mit Bereichen, Tätigkeiten, Häufigkeit und Minuten, und daraus mit einem Klick den Offerten-Entwurf mit Monatspauschale. Die Pauschale richtest du als wiederkehrende Rechnung ein, und KIDESK verrechnet sie im gewählten Rhythmus. Regiearbeiten erfasst du als Auftrag mit Stunden, Material und Unterschrift auf dem Gerät; daraus wird die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst. Alle Offerten, Aufträge und Rechnungen einer Liegenschaft liegen an einem Ort. Eine Buchhaltung ist KIDESK nicht: Die Belege gehen als Paket an deine Treuhandstelle.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Aufträge und Rapporte](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)

## Häufige Fragen

### Was kostet die Hauswartung eines Mehrfamilienhauses?

Das lässt sich nicht als Marktpreis angeben, weil die Pauschale aus dem Pflichtenheft entsteht: Tätigkeiten mal Häufigkeit mal Minuten ergeben die Stunden pro Monat, mal deinem Verrechnungssatz ergibt das den Preis. Zwei Häuser mit gleich vielen Wohnungen unterscheiden sich schnell um den Faktor zwei, weil das eine eine Tiefgarage und 400 Quadratmeter Umgebung hat und das andere nicht. Den Rechenweg zeigt der Ratgeber zum Stundensatz Hauswartung.

### Gehört der Winterdienst in die Monatspauschale?

Besser nicht. Der Winterdienst hat zwei Kostenblöcke: die Bereitschaft, die auch in einem schneefreien Winter anfällt, und den einzelnen Einsatz. Wer beides in die Jahrespauschale rechnet, verdient in milden Wintern gut und verliert in strengen. Üblich ist eine Bereitschaftspauschale je Wintermonat plus ein Preis je Einsatz oder je Stunde, mit Streuprotokoll als Nachweis.

### Darf ich eine Regiearbeit ausführen, ohne vorher zu fragen?

Das hängt von eurer Abmachung ab. Üblich ist ein Kostendach je Einzelauftrag: Bis zu diesem Betrag handelst du selbst, darüber holst du die Freigabe. Bei Gefahr im Verzug, etwa einem Wasseraustritt, handelst du sofort und meldest es gleich danach. Halte in beiden Fällen fest, wer wann was freigegeben hat.

### Wie oft darf ich die Pauschale erhöhen?

So oft, wie es im Vertrag steht. Ohne Anpassungsklausel brauchst du das Einverständnis deines Kunden, und zwar vor der Periode, für die der neue Preis gelten soll. Eine Erhöhung, die zum ersten Mal auf der Rechnung auftaucht, kostet dich die Diskussion und manchmal den Auftrag. Kündige sie schriftlich an, mit dem Datum, ab dem der neue Preis gilt.

### Muss ich für jede Liegenschaft eine eigene Rechnung schreiben?

Rechtlich nicht, praktisch ja. Verwaltungen rechnen je Liegenschaft ab und geben die Kosten der Hauswartung als Nebenkosten weiter. Eine Sammelrechnung über fünf Häuser muss die Verwaltung von Hand aufteilen, und das verzögert die Zahlung. Wenn du sammelst, dann höchstens innerhalb derselben Liegenschaft, und gliedere nach Objekt und Periode.

### Was mache ich, wenn die Verwaltung die Rechnung monatelang nicht zahlt?

Prüfe zuerst, ob die Rechnung an die richtige Partei ging und ob Objekt und Objektnummer daraufstehen. Sehr oft liegt sie nur unbearbeitet, weil sie sich nicht zuordnen lässt. Danach gilt der normale Weg: Zahlungserinnerung, Mahnung und, wenn nötig, Betreibung. Schuldnerin ist die Vertragspartei, also die Eigentümerin oder die Gemeinschaft, nicht die Verwaltung als Vertreterin.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 257a: Nebenkosten im Allgemeinen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_257_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 257b: Nebenkosten bei Wohn- und Geschäftsräumen, Einsicht in die Belege](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_257_b)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 102: Verzug des Schuldners](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_102)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 363, 394 und 404: Werkvertrag, Auftrag und jederzeitige Kündigung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_404)
- [Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 712l: Handlungsfähigkeit der Stockwerkeigentümergemeinschaft](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de#art_712_l)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 10: Grundsatz (Steuerpflicht und Befreiung)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_10)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [ESTV: Mehrwertsteuersätze Schweiz](https://www.estv.admin.ch/de/mwst-steuersaetze-schweiz)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.