# Absagen gehören zum Geschäft: so machst du es sauber. Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-absagen-und-absage-erhalten · Ratgeber · Thema: Offerten · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen **Kurz gesagt:** Es gibt zwei Richtungen, und beide haben ihre Regel. **Sagst du eine Anfrage ab**, dann sofort und schriftlich: Ein nicht sofort abgelehnter Auftrag gilt als angenommen, wenn er Geschäfte betrifft, die du gewerbsmässig betreibst oder zu deren Besorgung du dich öffentlich empfohlen hast (OR Art. 395); bei einem Werkvertrag kann Schweigen ebenfalls als Annahme gelten, wenn keine ausdrückliche Annahme zu erwarten war (OR Art. 6). **Bekommst du eine Absage**, musst du deine Offerte nicht aufrechterhalten, und eine Begründung schuldet dir niemand. Frag trotzdem nach: Der Grund ist das Einzige, was dir diese Offerte noch bringt. ## Teil 1: Du sagst eine Anfrage ab Volle Auftragsbücher, ein Kunde mit schlechter Zahlungsmoral, eine Arbeit ausserhalb deines Gewerks: Es gibt gute Gründe, Nein zu sagen. Der Fehler liegt selten im Nein, sondern im Schweigen. Wer eine Anfrage liegen lässt und hofft, dass sie sich von selbst erledigt, riskiert zweierlei: den Ruf und, beim Auftrag, eine Bindung, die er nie wollte. Das Gesetz sagt es so: Als angenommen gilt ein nicht sofort abgelehnter Auftrag, wenn er sich auf Geschäfte bezieht, die der Beauftragte gewerbsmässig betreibt oder zu deren Besorgung er sich öffentlich empfohlen hat (OR Art. 395). Diese Regel gehört zum Auftrag. Bei einem Werkvertrag, also bei den meisten Handwerksarbeiten, greift eine andere: Ist wegen der Natur des Geschäftes oder nach den Umständen keine ausdrückliche Annahme zu erwarten, gilt der Vertrag als abgeschlossen, wenn der Antrag nicht binnen angemessener Frist abgelehnt wird (OR Art. 6). Beide Wege führen zum gleichen Schluss: Wer auf seiner Website Heizungsservice anbietet und am Montag eine Mail bekommt, die genau das bestellt, sollte sich nicht darauf verlassen, mit Schweigen nichts zugesagt zu haben. Ob dein Vertrag ein Auftrag oder ein Werkvertrag ist, entscheidet sich am Einzelfall: [Ist eine Auftragsbestätigung bindend?](https://kidesk.ch/fragen/ist-eine-auftragsbestaetigung-bindend) > **Achtung:** Die Regel gilt für die Bestellung einer Leistung, nicht für jede Preisanfrage. Aber du siehst der Mail nicht an, in welche Kategorie sie fällt, und die Unterscheidung kostet mehr Zeit als eine Absage. Zwei Sätze am selben Tag sind immer billiger als eine Diskussion drei Wochen später. ### Die Absage in vier Zeilen Eine gute Absage ist kurz, eindeutig und ohne Ausrede: kein Grund, den du nicht nennen willst, keine Hintertür, und trotzdem eine offene Tür für das nächste Mal. Die drei Vorlagen unten sind in der Höflichkeitsform geschrieben, weil Geschäftsbriefe so aussehen. **Absage auf eine Anfrage, ohne Begründung** ```text Betreff: Ihre Anfrage vom [Datum] Guten Tag [Name] Vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Arbeit, Objekt]. Wir können den Auftrag leider nicht übernehmen und sagen Ihnen hiermit ab. Wir wünschen Ihnen für Ihr Vorhaben alles Gute und freuen uns, wenn Sie bei einer nächsten Gelegenheit wieder an uns denken. Freundliche Grüsse [Name, Betrieb] ``` **Absage wegen Auslastung, mit Termin zum Nachfassen** ```text Betreff: Ihre Anfrage vom [Datum] Guten Tag [Name] Vielen Dank für Ihre Anfrage zu [Arbeit, Objekt]. Wir sind bis [Monat] ausgebucht und können den Termin, den Sie brauchen, nicht halten. Deshalb sagen wir Ihnen ab, statt Sie hinzuhalten. Wenn sich Ihr Zeitplan verschiebt oder Sie ab [Monat] planen, melden Sie sich gerne wieder. Wir reservieren Ihnen dann einen Termin. Freundliche Grüsse [Name, Betrieb] ``` **Absage mit Empfehlung eines Kollegen** ```text Betreff: Ihre Anfrage vom [Datum] Guten Tag [Name] Besten Dank für Ihre Anfrage. Die beschriebenen Arbeiten gehören nicht zu unserem Gebiet, deshalb übernehmen wir den Auftrag nicht. Für [Arbeit] arbeiten wir seit Jahren mit [Betrieb, Ort] zusammen. Sie erreichen den Betrieb unter [Telefon]. Sagen Sie gerne, dass Sie von uns kommen. Freundliche Grüsse [Name, Betrieb] ``` - **Am selben Tag antworten.** Eine Absage nach zwei Wochen ärgert mehr als eine Absage nach zwei Stunden. - **Nicht schwammig werden.** «Wir melden uns» ist keine Absage. Der Kunde plant weiter mit dir, und du hast das Problem im Kalender. - **Den Preis nicht als Vorwand nehmen.** Wer absagen will, aber einen Fantasiepreis nennt, bekommt manchmal den Auftrag. Zu diesem Preis, mit diesem Kunden. - **Nichts erfinden.** Ein Grund, den du nennst, muss stimmen. «Wir sind ausgebucht» und am nächsten Tag ein Aushang «Wir suchen Arbeit» ist die teuerste Art, Vertrauen zu verlieren. ## Teil 2: Deine Offerte wird abgelehnt Sagt dein Kunde ab, musst du deine Offerte nicht aufrechterhalten. Hast du eine Annahmefrist gesetzt, wirst du ohnehin frei, sobald bis zu ihrem Ablauf keine Annahmeerklärung bei dir eingetroffen ist (OR Art. 3 Abs. 2). Meldet sich derselbe Kunde Wochen später doch, behandle das wie eine neue Anfrage: Material- und Lohnkosten haben sich vielleicht verändert, und du entscheidest frei, ob du zum alten Preis noch arbeitest. Wie lange eine Offerte überhaupt bindet, steht unter [Ist eine Offerte verbindlich?](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-verbindlichkeit-und-gueltigkeit) > Hast du keine Frist gesetzt und trifft eine rechtzeitig abgeschickte Annahmeerklärung verspätet ein, musst du ohne Verzug Anzeige machen, wenn du nicht gebunden sein willst (OR Art. 5 Abs. 3). Ob das auch bei einer befristeten Offerte gilt, ist nicht abschliessend geklärt, darum meldest du dich in beiden Fällen sofort. Auch sonst gilt: Antworte auf eine späte Zusage, statt zu schweigen. Schweigen kann als Annahme gelten (OR Art. 6 und Art. 395). 1. **Kurz danken und genau eine Frage stellen** Nicht «warum nicht», sondern «woran hat es gelegen: Preis, Termin oder Umfang». Eine Frage mit drei Antwortmöglichkeiten wird beantwortet, eine offene Frage selten. 2. **Den Grund festhalten, wo du ihn wiederfindest** Ein Feld am Beleg oder eine Zeile in der Liste genügt. Nach zwanzig Offerten siehst du ein Muster, nach fünf nicht. 3. **Nachrechnen, bevor du den Preis senkst** «Zu teuer» heisst oft «ich habe nicht verstanden, was ich bekomme». Prüfe erst, was in deiner Kalkulation steckt: [Stundensatz berechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/stundensatz-berechnen). 4. **Wiedervorlage setzen** Bei grösseren Vorhaben lohnt sich eine Notiz in sechs Monaten. Projekte werden verschoben, Unternehmen wechseln, und der Zweitplatzierte bekommt öfter den Zuschlag, als man denkt. **Nachfrage nach einer Absage** ```text Betreff: Ihre Rückmeldung zu unserer Offerte [Nummer] Guten Tag [Name] Danke für Ihre Rückmeldung und dafür, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Damit wir dazulernen: Hat es am Preis, am Termin oder am Umfang der Arbeiten gelegen? Eine Zeile genügt, und sie hilft uns beim nächsten Mal. Wenn sich an Ihrem Vorhaben etwas ändert, melden Sie sich gerne wieder. Freundliche Grüsse [Name, Betrieb] ``` ## Was hinter den üblichen Absagegründen steckt | Was der Kunde sagt | Was oft dahintersteckt | Was du beim nächsten Mal änderst | | --- | --- | --- | | «Zu teuer» | Der Umfang war nicht sichtbar, verglichen wurde mit weniger Leistung | Positionen einzeln ausweisen, Varianten anbieten: [Wenn der Kunde Rabatt will](https://kidesk.ch/ratgeber/preis-verhandeln-rabatt-geben) | | «Wir haben uns anders entschieden» | Jemand war schneller oder hat besser erklärt | Antwortzeit messen, Offerte innert 48 Stunden schicken | | «Wir machen es selbst» | Das Budget reicht nicht für alles | Teilleistung anbieten, Eigenleistung des Kunden einplanen | | «Der Termin passt nicht» | Dein Vorlauf war zu lang oder nicht genannt | Ausführungsfenster in die Offerte schreiben, nicht erst auf Nachfrage | | Gar keine Antwort | Keine Absage, sondern Liegenbleiben | Nachfassen statt abschreiben: [Offerte nachfassen](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-nachfassen) | Die mittlere Spalte ist eine Deutung aus der Praxis, keine Statistik. Deine eigenen Gründe stehen in deiner Liste, sobald du sie erfasst. ## Warum sich das Erfassen rechnet Die Abschlussquote ist die einfachste Kennzahl im Betrieb: erteilte Aufträge geteilt durch geschriebene Offerten. Sie zeigt, ob du zu teuer bist, zu langsam oder einfach zu grosszügig mit Gratis-Offerten. Ein Beispiel aus einem Malerbetrieb mit 42 Offerten im Jahr. **Was fünf Prozentpunkte mehr Abschlussquote bringen** | Posten | Wert | | --- | --- | | Offerten im Jahr | 42 | | Durchschnittlicher Offertwert | CHF 6'800.00 | | Abschlussquote heute | 40 Prozent, also 16.8 Aufträge | | Abschlussquote mit besserer Nachbearbeitung | 45 Prozent, also 18.9 Aufträge | | Zusätzliche Aufträge | 2.1 | | **Mehr Umsatz im Jahr** | **CHF 14'280.00 ohne eine einzige neue Anfrage** | Die Zahlen sind ein Beispiel, deine eigenen findest du in deiner Offertenliste. Wichtig ist der Gedanke dahinter: Eine abgelehnte Offerte ist bezahlte Marktforschung, wenn du den Grund kennst, und verlorene Zeit, wenn nicht. ## Die abgelehnte Offerte aufbewahren Wirf abgelehnte Offerten nicht weg. Sie sind deine Preisgeschichte für den nächsten ähnlichen Auftrag, und bei einem Streit über das, was besprochen war, ist die alte Offerte manchmal das einzige Dokument. Wie lange Offerten aufzubewahren sind, hängt davon ab, ob daraus ein Geschäftsvorfall wurde: [Wie lange muss ich Offerten aufbewahren?](https://kidesk.ch/fragen/wie-lange-muss-ich-offerten-aufbewahren) ## So macht es KIDESK In KIDESK hat jede Offerte einen Status. Dein Kunde kann sie über den Link ablehnen und dabei einen Kommentar hinterlassen, den du im Beleg siehst. Am Beleg steht auch, wann er den Link geöffnet hat. Auf der Startseite blendest du den Baustein mit der Abschlussquote ein und siehst, wie viele deiner Offerten zu Aufträgen werden. Eine automatische Ablaufmail an den Kunden verschickt KIDESK nicht: Ob du nachfasst und wann, entscheidest du. - [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten) - [Offerte online annehmen lassen](https://kidesk.ch/anleitungen/offerte-online-annehmen-lassen) ## Häufige Fragen ### Muss ich eine Absage begründen? Nein. Weder du dem Kunden noch der Kunde dir. Eine kurze Begründung macht die Absage freundlicher, sie ist aber freiwillig. Erfinde nie einen Grund, der nicht stimmt: Im Handwerk spricht sich das schneller herum als jede Werbung. ### Kann ich eine Anfrage einfach ignorieren? Besser nicht. Bei einem Auftrag im Sinn des Gesetzes gilt ein nicht sofort abgelehnter Auftrag als angenommen, wenn er Arbeiten betrifft, die du gewerbsmässig anbietest (OR Art. 395). Bei einem Werkvertrag kann ein Vertrag zustande kommen, wenn du den Antrag nicht binnen angemessener Frist ablehnst und eine ausdrückliche Annahme nach den Umständen nicht zu erwarten war (OR Art. 6). Dazu kommt der praktische Teil: Wer nicht antwortet, wird kein zweites Mal gefragt. ### Der Kunde hat abgelehnt und meldet sich zwei Monate später doch. Gilt mein alter Preis? Nur wenn du es willst. Mit der Ablehnung ist deine Offerte erledigt, seine spätere Zusage ist ein neuer Antrag. Du kannst ihn annehmen, neu rechnen oder ablehnen. Material- und Lohnkosten haben sich in zwei Monaten vielleicht verändert. ### Darf ich einem Kunden absagen, dem ich schon eine Offerte geschickt habe? Nach dem Versand bist du bis zum Ablauf der Gültigkeit an deine Offerte gebunden, ein Rückzug geht nur unter engen Voraussetzungen: [Kann ich eine Offerte zurückziehen?](https://kidesk.ch/fragen/kann-ich-eine-offerte-zurueckziehen) Vor dem Versand dagegen bist du völlig frei, und genau darum lohnt sich das frühe Nein. ### Wie sage ich ab, ohne den Kunden für immer zu verlieren? Schnell antworten, den nächsten möglichen Zeitpunkt nennen und, wenn du kannst, einen Betrieb empfehlen. Wer einmal eine ehrliche Absage mit Alternative bekommen hat, fragt beim nächsten Mal wieder an. ### Lohnt es sich, nach einer Absage den Preis nachzubessern? Selten. Ein Preis, der auf Nachfrage sinkt, war für den Kunden nie ernst gemeint, und beim nächsten Auftrag wartet er auf denselben Nachlass. Wenn du etwas ändern willst, ändere den Umfang, nicht den Ansatz. ## Quellen - [Obligationenrecht (OR), Art. 395: Entstehung des Auftrags, nicht sofort abgelehnter Auftrag](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_395) - [Obligationenrecht (OR), Art. 3 bis 7: Antrag und Annahme, stillschweigende Annahme, Antrag ohne Verbindlichkeit](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_3) - [Obligationenrecht (OR), Art. 5: Antrag ohne Frist unter Abwesenden, verspätete Annahme](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_5) - [Obligationenrecht (OR), Art. 6: stillschweigende Annahme, wenn der Antrag nicht binnen angemessener Frist abgelehnt wird](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_6) Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.