# Offertsoftware: was sie können muss. Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/offertsoftware-kriterien · Ratgeber · Thema: Software auswählen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen **Kurz gesagt:** Eine Offertsoftware wird an sechs Dingen gemessen: an **wiederverwendbaren Positionen** aus einem Katalog, an der **Preisart** (Pauschale, Kostenvoranschlag, Regie, Kostendach), an **Varianten und optionalen Positionen**, an der **Übersicht über offene Offerten** mit Gültigkeitsdatum, an der **Annahme** samt Nachweis und an der **Übernahme in Auftrag und Rechnung ohne Abtippen**. Ein hübsches PDF können alle. Den Unterschied macht, was nach dem Versand passiert: ob du weisst, welche Offerte hängt, und ob aus dem Ja ohne Handarbeit ein Auftrag wird. ## Das PDF ist der kleinste Teil der Arbeit Wer Offerten in Word schreibt, kommt erstaunlich weit. Das Dokument sieht gut aus, die Positionen stimmen, der Kunde ist zufrieden. Teuer wird alles, was danach kommt: die gleiche Position beim nächsten Mal neu formulieren, nach vier Wochen nicht mehr wissen, welche Offerten offen sind, und beim Zuschlag sämtliche Positionen in die Rechnung abtippen. Genau an diesen drei Stellen entscheidet sich, ob ein Programm etwas taugt. ## Zwölf Kriterien mit Prüffrage | Kriterium | Warum es zählt | Woran du es im Test erkennst | | --- | --- | --- | | Positionen aus einem Katalog | Dieselben Leistungen kommen in jeder Offerte vor. Neu tippen heisst neu formulieren, und jede Fassung ist etwas anders | Eine Position einmal anlegen, in zwei Offerten einsetzen und den Preis zentral ändern | | Pakete und Mengen | Ein Badumbau, eine Wohnungsreinigung, ein Serviceabo bestehen aus vielen Zeilen, die immer zusammen auftreten | Ein Paket mit fünf Positionen einsetzen und danach einzelne Zeilen anpassen | | Kapitel und Zwischensummen | Ab zehn Positionen liest niemand mehr eine flache Liste. Der Kunde will je Bereich sehen, was es kostet | Kapitel bilden, Reihenfolge ändern, Zwischensumme je Kapitel ausweisen | | Preisart benennen | Pauschale, Kostenvoranschlag, Regie und Kostendach haben verschiedene Rechtsfolgen | Im Kopf oder im Text festhalten, welche Art gilt, und das erscheint auch auf dem PDF | | Optionale Positionen | Optionen verkaufen, ohne die Summe aufzublähen. Rechnen sie mit, wirkt die Offerte teuer | Eine Position als Option markieren und prüfen, ob sie ausserhalb des Totals steht | | Varianten | Zwei Wege zum selben Ziel, etwa Reparatur oder Ersatz, in einem Dokument | Zwei Varianten nebeneinander erstellen, ohne die Offerte zweimal zu schreiben | | Rabatt und Abzüge | Ein Nachlass muss sichtbar oder eingerechnet sein können, je nachdem, was du zeigen willst | Rabatt auf einer Zeile und auf dem Total, beides mit korrekter MwSt | | Gültigkeit und Übersicht | Die wichtigste Zahl im Betrieb: Was ist offen, was läuft ab, was wurde nie beantwortet | Eine Liste, die nach Status sortiert, mit Gültigkeitsdatum je Offerte | | Versand und Lesevermerk | Nachfassen ohne zu wissen, ob die Offerte überhaupt angekommen ist, kostet Nerven | Versand direkt aus dem Programm, Begleittext hinterlegt, sichtbar wer wann geöffnet hat | | Annahme mit Nachweis | Der Vertrag entsteht mit der Annahme. Was fehlt, ist meist nicht die Gültigkeit, sondern der Beweis | Annahme über einen Link, danach ein Beleg mit Name und Zeitpunkt für beide Seiten | | Übernahme in Auftrag und Rechnung | Jede abgetippte Zahl ist eine mögliche Abweichung zwischen Offerte und Rechnung | Aus der angenommenen Offerte einen Auftrag und daraus die Rechnung erzeugen, mit allen Positionen | | Auswertung im Rückblick | Ohne Zahlen weisst du nicht, welche Art Auftrag du gewinnst und welche du unter Preis offerierst | Abschlussquote je Zeitraum, dazu der Vergleich von offeriert und verrechnet | ## Die Preisart muss sich abbilden lassen Vier Preisarten kommen im Handwerk vor, und sie haben verschiedene Folgen. Ist die Vergütung zum Voraus genau bestimmt, musst du das Werk um diese Summe fertigstellen und darfst keine Erhöhung fordern, auch wenn du mehr Arbeit hattest; umgekehrt zahlt der Kunde den vollen Preis, wenn es weniger Arbeit gab. Nur wenn ausserordentliche Umstände, die nicht vorausgesehen werden konnten, die Fertigstellung hindern oder übermässig erschweren, kann das Gericht den Preis erhöhen oder den Vertrag auflösen (Art. 373 OR). Ist der Preis gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und der Aufwendungen festgesetzt (Art. 374 OR). Wird ein verabredeter ungefährer Ansatz ohne Zutun des Kunden unverhältnismässig überschritten, darf der Kunde vom Vertrag zurücktreten; bei Bauten auf seinem Grund kann er stattdessen eine angemessene Herabsetzung verlangen oder, solange der Bau nicht vollendet ist, gegen angemessenen Ersatz der ausgeführten Arbeit zurücktreten (Art. 375 OR). Für die Software heisst das schlicht: Sie muss dich die Preisart benennen lassen, und zwar so, dass sie auf dem PDF steht. Ein Programm, das jede Offerte gleich betitelt, zwingt dich, den entscheidenden Satz in den Freitext zu schreiben, wo er vergessen geht. Was wann sinnvoll ist, steht unter [Pauschalpreis oder nach Aufwand](https://kidesk.ch/ratgeber/pauschalpreis-oder-nach-aufwand) und [Kostenvoranschlag und Offerte](https://kidesk.ch/ratgeber/kostenvoranschlag-offerte-unterschied). ## Optionen und Varianten: der stillste Umsatz Optionale Positionen sind der einfachste Zusatzverkauf, den es gibt: Der Kunde entscheidet selbst, und du hast die Arbeit einmal beschrieben. Entscheidend ist, dass die Option **ausserhalb** der Summe steht. Rechnet das Programm sie mit, wirkt die Offerte teurer als die Konkurrenz, und der Kunde streicht nicht die Option, sondern die ganze Offerte. - **Option:** «Zusätzlich möglich: Storen reinigen, CHF 180.00. Nicht im Total enthalten.» - **Variante:** Zwei Wege, ein Ziel. «Variante A: Boden abschleifen und neu versiegeln. Variante B: Boden ersetzen.» Beide mit eigenem Total, der Kunde wählt eine. - **Eventualposition:** Arbeit, die vielleicht nötig wird, mit Menge und Einheitspreis, abgerechnet nach tatsächlichem Aufwand. Gehört klar bezeichnet, sonst steht sie später als unerwartete Rechnung da. ## Mengen, Ausmass und Leistungsverzeichnis Offerierst du auf Ausschreibungen, brauchst du mehr: Positionsnummern, die bleiben, wie sie sind, Mengen mit Einheit und die Möglichkeit, die Menge später herzuleiten. In der Schweiz sind diese Nummern oft NPK-Codes aus dem Leistungsverzeichnis; die Bauleitung vergleicht damit Offerten mehrerer Unternehmen Zeile für Zeile. Wer hier die Nummerierung verliert, fliegt aus dem Vergleich. Was dabei zu beachten ist, steht unter [Ausschreibungen offerieren](https://kidesk.ch/ratgeber/ausschreibung-offerieren-npk). > Für Unternehmen ohne Ausschreibungsgeschäft ist dieses Kriterium bedeutungslos. Prüf zuerst, ob du überhaupt nach Leistungsverzeichnis offerierst. Eine Software nach Fähigkeiten auszuwählen, die du nie brauchst, ist ein häufiger Grund für ein Programm, das zu kompliziert ist. ## Gültigkeit, Nachfassen und die Liste der offenen Offerten Die Offerte ist rechtlich ein Antrag, und wie lange du daran gebunden bist, hängt davon ab, ob du eine Annahmefrist gesetzt hast; die Einzelheiten stehen unter [Offerte: verbindlich und wie lange gültig](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-verbindlichkeit-und-gueltigkeit). Für das Programm folgt daraus dreierlei: Es muss ein Gültigkeitsdatum je Offerte führen, es muss dir zeigen, welche Offerten bald ablaufen, und es darf den Status nicht verstecken. Wer nicht weiss, was offen ist, fasst nicht nach, und eine Offerte ohne Nachfrage geht ohne Entscheid verloren: Die Arbeit hast du gemacht, die Antwort bekommst du nie. Prüf im Test die Liste, nicht das einzelne Dokument: Kannst du in fünf Sekunden sehen, welche fünf Offerten am längsten ohne Antwort sind? Formulierungen fürs Nachfassen findest du unter [Offerte nachfassen](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-nachfassen). ## Die Annahme und was du davon aufbewahrst Verträge bedürfen zu ihrer Gültigkeit nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt (Art. 11 Abs. 1 OR), und für Offerte, Auftrag und Werkvertrag schreibt es keine vor. Entscheidend ist nicht die Gültigkeit der Annahme, sondern der Nachweis: wer wann angenommen hat und welche Fassung des Dokuments. Eine Software soll darum nicht nur ein «Angenommen» setzen, sondern einen Beleg erzeugen, den beide Seiten erhalten, und die angenommene Fassung unverändert aufbewahren. Ausführlich unter [Offerte online unterschreiben lassen](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-online-unterschreiben-lassen). ## Vom Ja zum Auftrag und zur Rechnung Hier trennt sich ein Offertprogramm von einer Büro-Software. Ein reines Offertprogramm endet beim PDF. Ein Programm, das den ganzen Weg kennt, macht aus der angenommenen Offerte den Auftrag mit Terminen und Material, aus dem Auftrag den Rapport und daraus die Rechnung. Der Nutzen ist nicht Bequemlichkeit, sondern Fehlerfreiheit: Was nicht abgetippt wird, kann nicht abweichen. - **Teilrechnungen:** Kommt der Auftrag über Monate, brauchst du Akonto- und Schlussrechnung, die sich gegeneinander aufrechnen. - **Nachträge:** Zusätzliche Arbeiten gehören in eine eigene Nachtragsofferte mit Bezug auf die Hauptofferte, nicht in eine stillschweigend höhere Schlussrechnung. Siehe [Nachtrag und Mehrkosten anmelden](https://kidesk.ch/ratgeber/nachtrag-mehrkosten-anmelden). - **Teilweise angenommen:** Der Kunde will drei von fünf Positionen. Das Programm soll daraus einen Auftrag über diese drei machen, ohne dass du die Offerte neu schreibst. ## Der Testlauf mit einer echten Offerte 1. **Die letzte echte Offerte heraussuchen** Nicht die einfachste, sondern eine mittlere aus deinem Alltag, mit Kapiteln, einer Option und einer Position, die du lange formuliert hast. 2. **Sie im Programm nachbauen und die Zeit stoppen** Beim ersten Mal dauert es länger, das ist normal. Interessant ist die zweite Offerte: Kannst du die Hälfte der Positionen aus dem Katalog holen? 3. **Das PDF drucken und daneben legen** Sieht es aus wie deines? Steht dein Logo richtig, stimmen Schrift und Abstände, ist die MwSt korrekt ausgewiesen, passt der Ton der Standardtexte? 4. **An dich selbst senden und annehmen** Prüf den Begleittext, den Link, die Ansicht auf dem Handy und den Beleg, den beide Seiten nach der Annahme bekommen. 5. **Daraus Auftrag und Rechnung erzeugen** Kommen alle Positionen, Mengen, Texte und die MwSt mit? Wo du abtippen musst, wirst du es jeden Monat tun. 6. **Die Liste ansehen** Lege drei Offerten mit verschiedenen Daten an und prüfe, ob die Übersicht dir sagt, welche abläuft, welche offen ist und welche angenommen wurde. ## Was auch die beste Offertsoftware nicht löst - **Die Kalkulation.** Welcher Stundensatz deine Kosten deckt, rechnest du selbst. Siehe [Stundensatz berechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/stundensatz-berechnen). - **Den Beschrieb.** Was genau geschuldet ist und was nicht, entscheidet im Streitfall mehr als jede Zahl. Ein Programm füllt diese Lücke nicht, es macht sie nur schneller sichtbar. - **Die Verhandlung.** Ob du den Preis hältst, hängt nicht am Dokument. - **Die Nachkalkulation als Gewohnheit.** Die Zahlen nützen erst, wenn jemand sie nach dem Auftrag anschaut. Siehe [Nachkalkulation](https://kidesk.ch/ratgeber/nachkalkulation-auftrag). ## Wann eine Vorlage genügt Wer drei Offerten im Monat schreibt, immer ähnlich aufgebaut, braucht kein Programm. Dann genügt eine saubere Vorlage, dazu eine einfache Liste, in der steht, welche Offerte wann rausging und wann du nachfasst. Die Vorlage gibt es hier ohne Anmeldung: [Offerte Vorlage Schweiz](https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-vorlage-schweiz). Die Grenze verläuft dort, wo du Positionen zum zweiten Mal formulierst oder den Überblick über offene Offerten verlierst. ## So macht es KIDESK In KIDESK baust du die Offerte aus Katalogpositionen und Paketen, mit Kapiteln, optionalen Positionen und Mengen. Sie geht als PDF oder per E-Mail raus, mit deinem hinterlegten Begleittext. Der Kunde nimmt sie über einen Link an, am Handy oder am Computer; danach bekommt ihr beide die Annahmebestätigung als PDF mit Name und Zeitpunkt, und du siehst, ob die Offerte geöffnet wurde. Lehnt er ab, kann er einen Grund hinterlassen. Aus der angenommenen Offerte wird der Auftrag und daraus die Rechnung, ohne dass du eine Zahl zweimal tippst. Ausschreibungen liest KIDESK als PDF ein und übernimmt Kapitel und Positionen samt NPK-Nummern; das Ausmass schreibst du als Rechenzeile an die Position. Auf der Startseite lassen sich ablaufende Offerten und die Abschlussquote als Bausteine einblenden. - [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten) - [Anleitung: Offerte online annehmen lassen](https://kidesk.ch/anleitungen/offerte-online-annehmen-lassen) ## Häufige Fragen ### Was unterscheidet ein Offertprogramm von einer Büro-Software? Das Offertprogramm endet beim versendeten PDF. Eine Büro-Software führt denselben Vorgang weiter: Auftrag, Stunden, Material, Rechnung, Mahnwesen. Für Unternehmen, die nach der Offerte auch ausführen und verrechnen, ist die Trennung meist künstlich und erzeugt genau die Doppelerfassung, die man vermeiden wollte. ### Muss die Offertsoftware auch die Kalkulation können? Nicht zwingend, und viele können es nur scheinbar. Wichtig ist, dass hinterlegte Preise und Stundensätze zentral änderbar sind und dass du nach dem Auftrag vergleichen kannst, was offeriert und was verbraucht wurde. Den Satz selbst rechnest du aus deinen Kosten, nicht im Programm. ### Wie wichtig ist das Aussehen des PDF? Wichtiger, als es beim Kalkulieren scheint. Die Offerte ist oft das erste Dokument, das ein neuer Kunde von dir sieht, und sie liegt neben zwei anderen. Prüf darum im Test mit einer echten Offerte, ob Logo, Schrift, Kapitel und Summen so aussehen, wie du auftreten willst, und ob du die Standardtexte selbst formulieren kannst. ### Kann ich Offerten per E-Mail versenden, statt zu drucken? Ja, für Offerte und Annahme gibt es keine Formvorschrift. Wichtig sind der Nachweis des Versands und die unveränderte Fassung, auf die sich die Annahme bezieht. Verlangt die Bauherrschaft in ihren Unterlagen ausdrücklich Schriftlichkeit, halte dich daran, auch wenn das Gesetz es nicht verlangt. ### Lohnt sich eine eigene Software nur für Offerten? Selten. Wer viele Offerten schreibt, hat danach auch viele Aufträge und Rechnungen, und dann zahlt sich ein Programm aus, das den ganzen Weg kennt. Ein reines Offertwerkzeug ist vor allem dort sinnvoll, wo ein anderes System die Verrechnung schon übernimmt und die Offerte dort nicht abgebildet werden kann. ## Quellen - [Obligationenrecht (OR), Art. 11: Form der Verträge](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_11) - [Obligationenrecht (OR), Art. 373: Feste Übernahme der Vergütung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_373) - [Obligationenrecht (OR), Art. 374: Festsetzung nach dem Wert der Arbeit](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_374) - [Obligationenrecht (OR), Art. 375: Rücktritt wegen Überschreitung des Kostenansatzes](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_375) Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.