# Pflichtenheft Hauswartung erstellen.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/pflichtenheft-hauswartung-erstellen · Ratgeber · Thema: Branchenwissen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Ein Pflichtenheft für die Hauswartung beschreibt, **welche Tätigkeit in welchem Bereich wie oft** ausgeführt wird, und **wie viele Minuten** sie beansprucht. Preise stehen nicht darin. Aus Minuten mal Häufigkeit ergeben sich die Stunden pro Monat, und daraus wird die Monatspauschale. Der wichtigste Abschnitt ist nicht die Liste der Arbeiten, sondern die Abgrenzung: was ausdrücklich nicht enthalten ist. Genau dort entsteht später der Streit mit der Verwaltung.

## Was ein Pflichtenheft ist und was es nicht ist

Das Pflichtenheft ist der Leistungsbeschrieb zu einer Liegenschaft: eine Liste von Bereichen, darin Tätigkeiten, dazu Häufigkeit und Aufwand. Es beantwortet eine einzige Frage, und zwar so genau, dass zwei verschiedene Leute dieselbe Antwort geben würden: Was wird an diesem Objekt gemacht, und wie oft?

Preise gehören nicht hinein. Das hat einen praktischen Grund: Das Pflichtenheft wird Beilage zur Offerte und später zum Vertrag, und es überlebt mehrere Preisrunden. Wer Leistung und Preis im selben Dokument führt, muss bei jeder Anpassung das ganze Papier neu verhandeln. Getrennt geführt, verhandelst du den Preis und lässt die Leistung, wie sie ist.

Und noch eine Abgrenzung: Ein Pflichtenheft ist kein Reinigungsplan. Der Reinigungsplan hängt in der Waschküche und sagt deinen Leuten, was heute dran ist. Das Pflichtenheft liegt bei der Verwaltung und sagt, wofür sie bezahlt. Die beiden Dokumente haben denselben Inhalt, aber unterschiedliche Leserinnen und unterschiedliche Detailtiefe.

## Der Aufbau: Bereiche, Tätigkeiten, Häufigkeit, Minuten

Die Struktur ist immer dieselbe, egal ob das Objekt zwölf oder achtzig Wohnungen hat. Zuerst der Bereich, dann die Tätigkeit, dann die Häufigkeit, dann der Aufwand.

| Bereich | Tätigkeit | Häufigkeit | Minuten |
| --- | --- | --- | --- |
| Treppenhaus A und B | Tritte und Podeste nass reinigen, Handläufe feucht abwischen | 1× pro Woche | 55 |
| Eingang und Briefkastenanlage | Boden reinigen, Werbung entsorgen, Glas kontrollieren | 1× pro Woche | im Treppenhaus enthalten |
| Lift, Waschküche, Trockenraum | Boden, Bedienflächen, Flusensieb, Abläufe | 1× pro Woche | 20 |
| Kellergänge und Veloraum | Boden kehren, Durchgänge freihalten | 1× pro Monat | 45 |
| Entsorgungsplatz | Container bereitstellen und zurückstellen, Platz reinigen | 1× pro Woche | 15 |
| Technik allgemein | Kontrollgang: Beleuchtung, Türschliesser, Storen, Notbeleuchtung | 1× pro Woche | 25 |
| Zähler | Wasser- und Wärmezähler ablesen und melden | 4× pro Jahr | 30 |
| Umgebung | Rasen, Wege, Bepflanzung, Hecken | 26 Einsätze, März bis November | 70 |
| Umgebung Herbst | Laub räumen und entsorgen | 6 Einsätze, Oktober und November | 60 |

Ein Auszug. Die Minuten sind die Zahlen dieses Beispielobjekts, keine Richtwerte: Miss sie bei der Objektübernahme selbst.

Aus diesen vier Spalten entsteht die Kalkulation in einem einzigen Rechenschritt. Rechne alles auf ein Jahr hoch, addiere und teile durch zwölf. Dann hast du die Stunden pro Monat, und die Monatspauschale ist nur noch eine Multiplikation.

**Stunden pro Monat, Mehrfamilienhaus mit 12 Wohnungen**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Treppenhäuser und Eingang, 52 Einsätze zu 55 Min. | 2'860 Min. |
| Lift, Waschküche, Trockenraum, 52 Einsätze zu 20 Min. | 1'040 Min. |
| Kellergänge und Veloraum, 12 Einsätze zu 45 Min. | 540 Min. |
| Entsorgungsplatz, 52 Einsätze zu 15 Min. | 780 Min. |
| Kontrollgang Technik, 52 Einsätze zu 25 Min. | 1'300 Min. |
| Zählerablesung, 4 Einsätze zu 30 Min. | 120 Min. |
| Umgebung, 26 Einsätze zu 70 Min. | 1'820 Min. |
| Laub im Herbst, 6 Einsätze zu 60 Min. | 360 Min. |
| Total pro Jahr | 8'820 Min. oder 147.00 Std. |
| **Stunden pro Monat** | **12.25** |

Mit deinem eigenen Stundenansatz, hier als Beispiel CHF 62.00, ergeben 12.25 Stunden im Monat eine Monatspauschale von CHF 759.50 ohne Mehrwertsteuer. Wichtig ist der Satz, der in die Offerte gehört: Die Pauschale ist auf den Jahresaufwand gerechnet. Im Juli arbeitest du mehr, als du in diesem Monat verrechnest, im Januar weniger. Steht das nicht dort, fragt die Verwaltung im Februar nach der Umgebungspflege.

## Betrieb oder Unterhalt: die Trennung, die deine Rechnung rettet

Deine Rechnung landet bei der Verwaltung, und die Verwaltung sortiert die Kosten einer Liegenschaft in zwei Töpfe: Was sich über die Nebenkosten auf die Mietenden verteilen lässt, und was die Eigentümerschaft selbst trägt. Zwei Sätze aus dem Gesetz erklären, warum dich das betrifft. Nebenkosten sind das Entgelt für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen, und der Mieter muss sie nur bezahlen, wenn er das mit dem Vermieter besonders vereinbart hat (OR Art. 257a). Bei Wohn- und Geschäftsräumen sind es die tatsächlichen Aufwendungen für Leistungen, die mit dem Gebrauch zusammenhängen, wie Betriebskosten (OR Art. 257b Abs. 1).

Ob eine einzelne Position überwälzt werden darf, entscheidet der Mietvertrag und im Streitfall das Gericht. Das ist nicht deine Aufgabe, und du solltest es auch nicht beurteilen. Deine Aufgabe ist, die Trennung **prüfbar** zu machen: ein Pflichtenheft, das laufenden Betrieb und Unterhaltsarbeiten in getrennten Abschnitten führt, und eine Rechnung, welche diese Abschnitte spiegelt. Eine Rechnung, welche die Verwaltung ohne Rückfrage verbuchen kann, erspart beiden Seiten Arbeit.

> Praktisch heisst das: Reparaturen, Ersatzteile und Arbeiten auf Anordnung gehören nie in die Pauschale, sondern auf eine eigene Rechnung mit Datum, Auftrag und Stunden. Je gemischter die Pauschale, desto mehr Arbeit macht sie der Verwaltung, und desto eher wird sie hinterfragt.

## Die Abgrenzung: der wichtigste Abschnitt

Die Auseinandersetzungen in der Hauswartung lassen sich an wenigen Stellen festmachen. Schreib zu jeder einen Satz, und zwar in beide Richtungen: was enthalten ist und was nicht.

| Grenzfall | Im Pflichtenheft enthalten | Nicht enthalten, nach Aufwand |
| --- | --- | --- |
| Leuchtmittel | Defekte Leuchtmittel in Allgemeinbereichen ersetzen, Material vom Betrieb gestellt | Ersatz ganzer Leuchten, Eingriffe in die Elektroinstallation |
| Kleinreparatur | Arbeiten bis 30 Minuten ohne Materialkosten über CHF 50.00 | Alles darüber, nach vorheriger Meldung an die Verwaltung |
| Verstopfung | Bodenablauf und Sieb in Waschküche und Einstellhalle freimachen | Kanalspülung und Arbeiten mit Spezialgerät |
| Winterdienst | Nur wenn er mit Flächen, Auslösung und Zeiten ausdrücklich aufgeführt ist | Stillschweigend. Winterdienst gehört in einen eigenen Vertrag |
| Wohnungswechsel | Schlüsselübergabe im Auftrag der Verwaltung, gegen Protokoll | Wohnungsabnahme, Mängelprotokoll, Umzugsreinigung |
| Graffiti und Vandalismus | Feststellen, fotografieren, der Verwaltung melden | Entfernen. Das ist ein Schadenfall der Eigentümerschaft |
| Storen, Türen, Schliessanlage | Sichtkontrolle im Kontrollgang, Mängel melden | Instandstellung, soweit nicht als Kleinreparatur erfasst |

Der Winterdienst verdient dabei eine eigene Erwähnung. Er lässt sich nicht in eine Monatspauschale rechnen, weil niemand weiss, wie oft es schneit. Bereitschaft, Einsatz und Streumaterial werden getrennt kalkuliert, und Flächen, Auslösung, Zeiten und Haftung gehören in einen eigenen Vertrag. Dafür gibt es eine [Vorlage für den Winterdienstvertrag](https://kidesk.ch/vorlagen/winterdienst-vertrag-vorlage).

## Häufigkeit und Qualität: keine Wörter, die zwei Bedeutungen haben

«Regelmässig», «nach Bedarf» und «sauber» sind die drei Wörter, die in einem Pflichtenheft nichts verloren haben. Für dich bedeuten sie etwas anderes als für die Verwaltung, und der Unterschied fällt erst auf, wenn jemand reklamiert.

| Angabe | Untauglich | Tauglich |
| --- | --- | --- |
| Rhythmus | «regelmässig» | 1× pro Woche, Dienstag oder Mittwoch |
| Saison | «nach Bedarf» | Umgebung März bis November, 26 Einsätze, im Winter keine |
| Zeitfenster | «tagsüber» | 07.00 bis 11.30 Uhr, nicht an Samstagen |
| Qualität | «sauber» | Keine sichtbaren Flecken auf Tritten und Podesten, Handläufe feucht gereinigt |
| Reaktion | «schnell» | Meldungen werktags bis 17.00 Uhr, Rückmeldung innert eines Arbeitstags |

## Was sonst noch hineingehört

- **Objekt und Verwaltung:** Bezeichnung, Adresse, Objektnummer der Verwaltung, Ansprechperson, Anzahl Wohnungen und Gewerbeflächen.
- **Zutritt:** Schlüssel, Zylinder, Badge, Alarmcode, wo das Material gelagert wird und wer den Empfang quittiert. Diese Zeile ist Gold wert, wenn ein Schlüssel verschwindet.
- **Bereiche mit Mengen:** Treppenhäuser mit Geschossen, Umgebung in Quadratmetern, Anzahl Container, Bodenbeläge je Bereich. Der Belag entscheidet über die Methode und damit über die Minuten.
- **Material und Geräte:** wer Reinigungsmittel, Leuchtmittel und Streugut stellt, wo Strom und Wasser verfügbar sind.
- **Meldewege:** an wen die Mietenden melden, an wen du meldest, in welchem Zeitfenster und wie schnell du reagierst.
- **Kontrolle:** wer wie oft mit dir durch das Objekt geht und worauf dabei geschaut wird.
- **Gültigkeit:** ab wann das Pflichtenheft gilt, wer es unterschrieben hat und wie Änderungen festgehalten werden.

## Vom Pflichtenheft zur Offerte und zum Vertrag

Der Weg ist kurz: Stunden pro Monat mal Stundenansatz ergibt die Monatspauschale, und das Pflichtenheft hängt als Beilage an der Offerte. In der Offerte steht ein Satz dazu, dass der beiliegende Leistungsbeschrieb Bestandteil der Offerte ist. Wie die Offerte danach aussieht, zeigt die [Offerte Vorlage für Hauswartungen](https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-vorlage-hauswartung).

Für Änderungen brauchst du eine Regel, sonst wächst das Pflichtenheft im Lauf der Jahre um Arbeiten, die nie jemand offeriert hat. Die einfachste Regel: Jede dauerhafte Änderung wird als Nachtrag zum Pflichtenheft festgehalten, mit Datum und neuer Minutenzahl, und ab dem folgenden Monat gilt die angepasste Pauschale. Ein Satz im Vertrag, zwei Minuten Aufwand je Änderung, und die Pauschale bleibt über Jahre nachvollziehbar.

## Kontrolle: der Nachweis, dass geleistet wurde

Hauswartung ist eine Leistung, die man erst bemerkt, wenn sie fehlt. Darum gehört zum Pflichtenheft ein Nachweis. Am wenigsten Aufwand macht ein monatlicher Kontrollrapport mit denselben Bereichen wie das Pflichtenheft: ausgeführt, Datum, Bemerkungen, Fotos bei Mängeln. Das ist keine Bürokratie, sondern dein Argument bei der nächsten Preisrunde und dein Schutz, wenn eine Mietpartei reklamiert.

Rechtlich ist die Hauswartung im Alltag ein Auftrag: Geschuldet ist sorgfältiges Tätigwerden, nicht ein bestimmter Erfolg (OR Art. 394). Das bedeutet auch, dass beide Seiten jederzeit kündigen können (OR Art. 404 Abs. 1). Ein Pflichtenheft, das die Leistung nachvollziehbar beschreibt, und ein Rapport, der sie belegt, sind darum kein Papierkram, sondern das Einzige, was eine langjährige Zusammenarbeit trägt.

## So macht es KIDESK

Für Reinigung, Hauswartung und Gartenunterhalt erstellst du das Pflichtenheft direkt in KIDESK: Bereiche mit Tätigkeiten, Häufigkeit, Aufwand in Minuten, Fläche und Bodenbelag. Die Stunden pro Monat rechnet KIDESK. Eine der eingebauten Vorlagen heisst Hauswartung Mehrfamilienhaus. Du kannst das Objekt auch in eigenen Worten beschreiben oder diktieren, dann entwirft KIDESK Bereiche und Tätigkeiten; das Ergebnis ist immer ein Entwurf, den du im Editor prüfst. Das PDF gibt es als Liste oder als Matrix, mit Unterschriftsfeldern zum Ausdrucken. Aus dem Pflichtenheft wird der Offerten-Entwurf mit einer Position je Bereich und der Monatspauschale, und das Pflichtenheft hängt als Beilage an der Offerte. Online unterschreiben lässt sich das Pflichtenheft nicht, dafür gibt es die Felder im PDF.

- [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten)
- [Aufträge und Rapporte](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)

## Häufige Fragen

### Wer erstellt das Pflichtenheft, die Verwaltung oder ich?

Beides kommt vor. Grössere Verwaltungen geben bei Ausschreibungen ein eigenes Pflichtenheft vor, dann offerierst du darauf. Bei kleineren Liegenschaften erstellst du es selbst und legst es der Offerte bei. Die zweite Variante ist für dich die bessere: Wer die Leistung beschreibt, bestimmt auch, was nicht enthalten ist.

### Wie viele Minuten soll ich je Tätigkeit ansetzen?

Miss es am konkreten Objekt, statt eine Tabelle aus dem Netz zu übernehmen. Ein Treppenhaus mit Naturstein, Lift und Innenhof unterscheidet sich stark von einem mit Linoleum und geradem Aufgang. Nimm bei der Objektübernahme die Zeit für zwei Durchgänge und rechne mit dem höheren der beiden Werte.

### Gehört der Preis ins Pflichtenheft?

Nein. Das Pflichtenheft beschreibt die Leistung, die Offerte nennt den Preis. Getrennt geführt, kannst du die Pauschale anpassen, ohne das ganze Dokument neu zu verhandeln, und die Verwaltung kann mehrere Offerten auf derselben Leistungsgrundlage vergleichen.

### Was mache ich, wenn die Verwaltung ein eigenes Pflichtenheft vorgibt?

Rechne es durch, bevor du offerierst: jede Tätigkeit mit Häufigkeit und Minuten, so wie bei einem eigenen. Fehlen Angaben zu Flächen, Belägen oder Zutritt, frag nach und halte die Antwort schriftlich fest. Und offeriere ausdrücklich nur das, was dort steht, mit einer eigenen Zeile für alles Übrige nach Aufwand.

### Darf die Verwaltung meine Rechnung den Mietenden weiterbelasten?

Das entscheidet der Mietvertrag, nicht du. Nebenkosten muss der Mieter nur bezahlen, wenn sie besonders vereinbart sind (OR Art. 257a Abs. 2), und sie umfassen Aufwendungen, die mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen (OR Art. 257b Abs. 1). Deine Aufgabe ist, Betrieb und Reparaturen sauber getrennt auszuweisen.

### Wie oft soll ich das Pflichtenheft überarbeiten?

Einmal im Jahr, zusammen mit der Preisrunde. An den meisten Objekten kommen im Lauf eines Jahres Arbeiten dazu, die niemand aufgeschrieben hat. Wer sie sammelt und jährlich einarbeitet, verhandelt über Fakten. Wer es unterlässt, arbeitet mit der Zeit für weniger, als er offeriert hat.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 257a: Nebenkosten nur bei besonderer Vereinbarung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_257_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 257b: Nebenkosten bei Wohn- und Geschäftsräumen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_257_b)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 394 und Art. 404: Auftrag und jederzeitiger Widerruf](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_394)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.