# Rechnung als Einzelfirma: dein Name gehört drauf.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-als-einzelfirma · Ratgeber · Thema: Rechnungen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Eine Einzelfirma rechnet in deinem eigenen Namen ab. Drei Punkte unterscheiden ihre Rechnung von der einer GmbH. Erstens: Dein **Familienname** muss der wesentliche Inhalt deines Firmennamens sein (OR Art. 945 Abs. 1), Zusätze wie «& Partner» sind verboten. Zweitens: Bist du im Handelsregister eingetragen, muss die eingetragene Firma **vollständig und unverändert** auf der Rechnung stehen (OR Art. 954a). Drittens: Eine MwSt-Nummer schreibst du nur auf, wenn du im Mehrwertsteuerregister eingetragen bist. Alles andere, von den Pflichtangaben bis zur Zahlungsfrist, ist dasselbe wie bei jeder anderen Rechnung.

Die allgemeinen Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung stehen im Ratgeber [Rechnung schreiben in der Schweiz](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-schreiben-schweiz). Diese Seite behandelt nur, was bei einer Einzelfirma anders ist. Nebenbei: «Einzelfirma» ist das Wort aus dem Alltag, das Obligationenrecht spricht vom **Einzelunternehmen**. Gemeint ist dasselbe.

## Welcher Name auf die Rechnung gehört

Ein Einzelunternehmen ist keine eigene juristische Person. Auf der Rechnung steht deshalb dein Name, nicht der Name einer Gesellschaft. Das Gesetz ist hier ungewöhnlich deutlich: Wer als alleiniger Inhaber ein Geschäft betreibt, muss den wesentlichen Inhalt seiner Firma aus dem Familiennamen bilden, mit oder ohne Vornamen (OR Art. 945 Abs. 1). Dazu darfst du einen Zusatz setzen, der sagt, was du machst, oder eine Fantasiebezeichnung, solange der Name der Wahrheit entspricht und niemanden täuscht (OR Art. 944 Abs. 1).

Ausdrücklich verboten ist ein Zusatz, der ein Gesellschaftsverhältnis andeutet (OR Art. 945 Abs. 3). «Meier & Partner» oder «Meier und Co.» darf eine Einzelfirma nicht heissen, auch wenn es seriöser klingt. Wer allein arbeitet, soll nicht so auftreten, als stünden mehrere dahinter.

| Firmenname | Zulässig? | Warum |
| --- | --- | --- |
| Sandra Frei | Ja | Familienname, der einfachste Fall |
| Malergeschäft Frei | Ja | Familienname plus Hinweis auf die Tätigkeit (OR Art. 944 Abs. 1) |
| Frei Farbwerk, Sandra Frei | Ja | Fantasiebezeichnung, der Familienname bleibt wesentlicher Inhalt |
| Frei & Partner | Nein | deutet ein Gesellschaftsverhältnis an (OR Art. 945 Abs. 3) |
| Farbwerk GmbH | Nein | eine Rechtsform, die es bei dir nicht gibt, das täuscht (OR Art. 944 Abs. 1) |
| Farbwerk Thun | Nein als Firma, ja als Geschäftsbezeichnung | ohne Familiennamen kein gültiger Firmenname, daneben verwendbar (OR Art. 954a Abs. 2) |

Ob ein Name im Handelsregister eingetragen werden kann, entscheidet das kantonale Handelsregisteramt. Eine kurze Anfrage vor dem Drucken von Visitenkarten lohnt sich.

Bist du eingetragen, kommt eine zweite Regel dazu, und die wird im Alltag am häufigsten verletzt: In der Korrespondenz, auf Bestellscheinen und auf Rechnungen muss die **im Handelsregister eingetragene Firma vollständig und unverändert** angegeben werden (OR Art. 954a Abs. 1). Wer als «Frei Farbwerk, Sandra Frei» eingetragen ist, darf auf der Rechnung nicht nur «Frei Farbwerk» schreiben. Kurzbezeichnung, Logo und Geschäftsbezeichnung dürfen daneben stehen, nicht statt dessen (Abs. 2).

**Kopf einer Rechnung, im Handelsregister eingetragen und mehrwertsteuerpflichtig**

```text
Frei Farbwerk, Sandra Frei
Bahnhofstrasse 12
3600 Thun
CHE-123.456.789 MWST

Rechnung Nr. 2026-0117
Rechnungsdatum: 21.09.2026
Leistungszeitraum: 01.09. bis 12.09.2026
```

**Kopf einer Rechnung, nicht eingetragen und nicht mehrwertsteuerpflichtig**

```text
Sandra Frei, Malerarbeiten
Bahnhofstrasse 12
3600 Thun

Rechnung Nr. 2026-0117
Rechnungsdatum: 21.09.2026
Leistungszeitraum: 01.09. bis 12.09.2026

Nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.
```

## Mit oder ohne Handelsregistereintrag

Eintragen lassen musst du dich, wenn dein Gewerbe im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von **mindestens CHF 100'000.00** erzielt hat (OR Art. 931 Abs. 1). Ausgenommen sind die freien Berufe und die Landwirtschaft, sofern kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe dahintersteht. Unter dieser Grenze ist der Eintrag freiwillig, du darfst dich also auch mit CHF 40'000.00 Umsatz eintragen lassen (Abs. 3).

- **Ohne Eintrag** gibt es keine «eingetragene Firma». Du schreibst deinen Namen auf die Rechnung, gern mit dem Zusatz, unter dem dich die Kunden kennen.
- **Mit Eintrag** gilt OR Art. 954a: der eingetragene Wortlaut, vollständig, auf jeder Rechnung.
- **Mit Eintrag** wirst du ausserdem in der Regel auf Konkurs betrieben statt auf Pfändung, wenn du selbst einmal Schuldner bist (SchKG Art. 39 Abs. 1 Ziff. 1). Dieser Punkt wird beim Eintrag leicht übersehen.
- **Mit Eintrag** stehst du im öffentlichen Firmenindex Zefix und bist damit für jeden auffindbar. Für manche Kunden ist genau das der Grund, dich zu beauftragen.

> Der Eintrag ändert nichts an der Haftung. Als Inhaberin einer Einzelfirma haftest du mit deinem Privatvermögen, eingetragen oder nicht. Wer das ändern will, wechselt die Rechtsform, siehe [Einzelfirma oder GmbH](https://kidesk.ch/ratgeber/einzelfirma-oder-gmbh).

## UID und MwSt-Nummer: nur, wenn du sie hast

Hier entsteht der teuerste Fehler dieser Seite. Die Mehrwertsteuer-Nummer ist die UID mit dem Zusatz MWST, also CHE-123.456.789 MWST. Diese Nummer gehört auf die Rechnung, wenn du im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen bist, zusammen mit Steuersatz und Steuerbetrag (MWSTG Art. 26 Abs. 2). Bist du nicht eingetragen, darfst du in Rechnungen **nicht auf die Steuer hinweisen** (MWSTG Art. 27 Abs. 1). Wer trotzdem eine Steuer ausweist, schuldet sie der Steuerverwaltung, auch wenn er sie nie hätte verlangen dürfen (Abs. 2).

| Deine Lage | Was auf die Rechnung gehört | Was nicht |
| --- | --- | --- |
| Nicht im Handelsregister, nicht mehrwertsteuerpflichtig | Dein Name, Adresse, Leistung, Betrag, Zahlungsangaben | keine MwSt-Zeile, kein Steuersatz, keine erfundene Nummer |
| Im Handelsregister, nicht mehrwertsteuerpflichtig | Die eingetragene Firma im Wortlaut, sonst wie oben | keine MwSt-Zeile, auch nicht «MwSt 0 %» als Satz |
| Mehrwertsteuerpflichtig | MwSt-Nummer mit Zusatz MWST, Steuersatz und Steuerbetrag | keine Sätze aus der Zeit vor 2024 |

Ist eine Rechnung mit falschem Steuerausweis schon draussen, lässt sie sich nachträglich korrigieren: mit einem Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (MWSTG Art. 27 Abs. 4).

> **Achtung:** Zwei Grenzen von CHF 100'000.00, zwei verschiedene Dinge. Das Handelsregister schaut auf den **Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres** (OR Art. 931). Die Mehrwertsteuer schaut auf den **Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen im In- und Ausland innerhalb eines Jahres** (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Ein Betrieb kann eintragungspflichtig und trotzdem von der Steuer befreit sein, wenn ein grosser Teil seines Umsatzes zu den ausgenommenen Leistungen zählt.

Die UID ohne den Zusatz MWST ist keine Steuernummer, sondern die Nummer, unter der dein Betrieb bei den Behörden geführt wird. Diese Nummer auf die Rechnung zu schreiben, ist erlaubt und hilft grösseren Kunden bei der Zuordnung. Ob du eine hast und wie sie lautet, siehst du im UID-Register des Bundes unter [uid.admin.ch](https://www.uid.admin.ch).

**Gartenarbeit, Einzelfirma ohne Mehrwertsteuerpflicht**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Gartenunterhalt, 12.5 Stunden zu CHF 78.00 | CHF 975.00 |
| Stauden und Substrat | CHF 340.50 |
| Grünabfuhr, pauschal | CHF 120.00 |
| Mehrwertsteuer | keine, nicht steuerpflichtig |
| **Rechnungsbetrag** | **CHF 1'435.50** |

Das Material verrechnest du hier zum Preis, den du willst, nicht zum Einkaufspreis plus einer vorgeschriebenen Marge. Wie du den Aufschlag ansetzt, steht im Ratgeber [Stundensatz berechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/stundensatz-berechnen).

## Adresse, Konto und QR-Zahlteil

Viele Einzelfirmen arbeiten von zu Hause aus. Auf der Rechnung steht dann die Wohnadresse, und das ist in Ordnung: Verlangt sind Name und Ort, so wie du im Geschäftsverkehr auftrittst (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a). Im QR-Zahlteil sind Name, Postleitzahl, Ort und Land Pflicht, **Strasse und Hausnummer dagegen optional**. Wer seine Wohnadresse nicht auf jedem Zahlteil sehen will, lässt die Strasse dort weg und behält sie im Briefkopf.

Seit dem 22. November 2025 ist im Zahlteil nur noch die strukturierte Adresse zulässig, also Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land je als eigenes Feld. Frei getippte Adresszeilen werden nicht mehr akzeptiert. Was das genau heisst, steht im Ratgeber zur [strukturierten Adresse in der QR-Rechnung](https://kidesk.ch/ratgeber/qr-rechnung-adresse-strukturiert).

## Buchführung und Aufbewahrung

Unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr musst du als Einzelunternehmen nur über **Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage** Buch führen (OR Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1). Im Alltag heisst das: eine Liste der gestellten Rechnungen, eine Liste der bezahlten Rechnungen, die Belege dazu. Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten sinngemäss (Abs. 3), also vollständig, wahrheitsgetreu, nachprüfbar.

- **Zehn Jahre aufbewahren**, ab Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Elektronisch ist erlaubt, wenn sich die Belege jederzeit wieder lesbar machen lassen (Abs. 3).
- **Rechnungsnummern** dürfen Lücken haben, solange du erklären kannst, woher sie kommen. Die Regeln stehen unter [Rechnungsnummer und Lücken](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnungsnummer-luecken-regeln).
- **Eine versandte Rechnung korrigierst du nicht im Dokument**, sondern mit Gutschrift und neuer Rechnung, siehe [Gutschrift und Storno](https://kidesk.ch/ratgeber/gutschrift-rechnung-stornieren).
- **Trenne privat und geschäftlich** so weit es geht. Das ist keine Vorschrift für Einzelfirmen, erspart dir aber jedes Jahr die Arbeit, deine Kontoauszüge zu sortieren.

## So macht es KIDESK

In KIDESK hinterlegst du Firmennamen, Adresse und, falls vorhanden, die MwSt-Nummer einmal. Danach stehen sie auf jeder Offerte und jeder Rechnung. Die Rechnung kommt mit Schweizer QR-Zahlteil und strukturierten Adressen. Für die Treuhandstelle packt KIDESK deine Belege und eine Buchungsliste in eine Datei, je Monat, Quartal oder Jahr. Eine Finanzbuchhaltung mit Kontenplan und Bilanz hat KIDESK nicht, das bleibt Sache deiner Treuhänderin.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Übergabe an die Treuhandstelle](https://kidesk.ch/funktionen/treuhand)

## Häufige Fragen

### Darf ich als Einzelfirma einen Fantasienamen verwenden?

Als Firma nur zusammen mit deinem Familiennamen, denn der muss der wesentliche Inhalt bleiben (OR Art. 945 Abs. 1). Als Geschäftsbezeichnung neben der Firma ist ein reiner Fantasiename erlaubt (OR Art. 954a Abs. 2). Auf der Rechnung eines eingetragenen Betriebs muss die Firma trotzdem vollständig erscheinen.

### Brauche ich eine UID, um Rechnungen zu stellen?

Nein. Eine Rechnung ist auch ohne UID gültig. Gefragt wird danach vor allem von grösseren Kunden und von öffentlichen Auftraggebern, weil sie damit ihre Kreditorenstammdaten prüfen. Pflicht auf der Rechnung ist nur die MwSt-Nummer, und die nur, wenn du im Mehrwertsteuerregister eingetragen bist.

### Was schreibe ich hin, wenn ich keine Mehrwertsteuer verrechne?

Am besten einen kurzen Satz wie «Nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen». Er ist nicht vorgeschrieben, erspart dir aber Rückfragen aus der Buchhaltung deines Kunden. Was du nicht schreibst: einen Steuersatz, auch nicht 0 Prozent, und keine Steuerzeile im Total.

### Muss ich als Einzelfirma ein Geschäftskonto haben?

Vorgeschrieben ist es nicht. Praktisch wird es ab dem Moment, in dem du Zahlungen auseinanderhalten musst. Details stehen unter Brauche ich ein Geschäftskonto.

### Ab wann muss ich mich ins Handelsregister eintragen lassen?

Sobald dein Gewerbe im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 100'000.00 erzielt hat (OR Art. 931 Abs. 1). Ausgenommen sind freie Berufe und Landwirte ohne kaufmännisch geführtes Gewerbe. Darunter darfst du dich freiwillig eintragen lassen.

### Ändert sich meine Rechnung, wenn ich später mehrwertsteuerpflichtig werde?

Ja, und zwar ab dem Tag, an dem die Steuerpflicht beginnt. Dann kommen MwSt-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag auf jede Rechnung. Alte Rechnungen bleiben, wie sie waren. Rückwirkend Steuer nachzufordern, geht nur, wenn dein Kunde dem zustimmt, denn er hat einen Preis vereinbart, keinen Nettopreis.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 931: Eintragungspflicht des Einzelunternehmens](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_931)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 944 und 945: Bildung der Firma eines Einzelunternehmens](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_945)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 954a: Firmengebrauchspflicht auf Rechnungen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_954_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 957 und 958f: Buchführung und Aufbewahrung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 10: Steuerpflicht und Befreiung bis CHF 100'000](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_10)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26 und 27: Rechnung und unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), Art. 39: Konkursbetreibung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/11/529_488_529/de#art_39)
- [SIX: Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung (strukturierte Adresse)](https://www.six-group.com/en/products-services/banking-services/payment-standardization/standards/qr-bill.html)
- [UID-Register des Bundes](https://www.uid.admin.ch)
- [Zefix, der zentrale Firmenindex](https://www.zefix.ch)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.