# Dienstleistung nach Stunden abrechnen, ohne Rückfragen.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-stunden-dienstleistung · Ratgeber · Thema: Rechnungen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Auf die Rechnung gehören verdichtete Positionen mit Menge, Ansatz und Betrag, dazu Art und Umfang der Leistung und der Leistungszeitraum (MWSTG Art. 26 Abs. 2). Die einzelnen Zeiten mit Datum, Person und Tätigkeit gehören in einen **Stundennachweis als Beilage**, nicht in die Rechnung. Spesen und weiterverrechnete Auslagen sind Teil des Entgelts (MWSTG Art. 24 Abs. 1) und tragen als Nebenleistung denselben Steuersatz wie deine Arbeit (Art. 19 Abs. 4).

## Auf die Rechnung, in die Beilage

Eine Stundenrechnung scheitert selten am Betrag und fast immer am Detailgrad. Wer 80 Einzelzeilen auf die Rechnung setzt, bekommt 80 Fragen. Wer «Beratung, diverse Leistungen» schreibt, bekommt eine. Der richtige Aufbau ist zweiteilig: Die Rechnung nennt verdichtete Positionen, der Stundennachweis liegt dahinter.

Das Mehrwertsteuergesetz verlangt in Art. 26 Abs. 2 «Art, Gegenstand und Umfang der Leistung» (Bst. d) sowie «Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen» (Bst. c). Beides erfüllst du mit drei bis acht Positionen pro Rechnung: je Projekt, Modul oder Leistungsart eine Zeile mit Stundenzahl, Ansatz und Betrag.

| Angabe | Auf der Rechnung | Im Stundennachweis |
| --- | --- | --- |
| Leistungszeitraum | Ja, als eigenes Feld im Detailblock | Ja, je Zeile das genaue Datum |
| Art und Umfang der Leistung | Je Position ein Satz, den auch ein Dritter versteht | Je Einsatz die ausgeführte Tätigkeit |
| Stundenzahl und Ansatz | Ja, je Position | Stundenzahl ja, Ansatz nicht nötig |
| Name der ausführenden Person | Nur wenn unterschiedliche Ansätze gelten | Ja, immer |
| Zeiten von und bis | Nein | Ja, das ist der eigentliche Zweck |
| Spesen und Auslagen | Ja, als eigene Positionen | Ja, mit Beleg oder Kilometerangabe |

Die Rechnung ist der Beleg, der Nachweis ist der Beweis. Wer beides vermischt, macht die Rechnung unlesbar und den Nachweis unvollständig. Was sonst noch auf jede Rechnung gehört, steht unter Rechnung schreiben in der Schweiz.

## Auftrag oder Werkvertrag: was du überhaupt schuldest

Bei Arbeit nach Stunden ist die Vertragsart wichtiger, als sie klingt. Beim **Werkvertrag** schuldest du ein Ergebnis: Der Unternehmer verpflichtet sich zur Herstellung eines Werkes (OR Art. 363). Beim **Auftrag** schuldest du sorgfältiges Tätigwerden, keinen Erfolg (OR Art. 394 Abs. 1). Verträge über Arbeitsleistung, die keiner besonderen Vertragsart unterstehen, gelten als Auftrag (Abs. 2).

- **Eher Auftrag:** laufender Support, Beratung, Coaching, Betriebsführung eines Systems, Bereitschaft. Bezahlt wird die Zeit, nicht ein Ergebnis.
- **Eher Werkvertrag:** eine Website mit vereinbartem Funktionsumfang, eine Schnittstelle, ein Gutachten, eine Migration mit definiertem Ziel. Bezahlt wird das Ergebnis, auch wenn nach Aufwand abgerechnet wird.
- **Warum das zählt:** Der Auftrag kann von beiden Seiten jederzeit widerrufen oder gekündigt werden (OR Art. 404 Abs. 1), beim Werkvertrag gibt es Mängelrechte und eine Abnahme. Die Abrechnung nach Stunden sagt für sich genommen noch nichts über die Vertragsart aus.
- **In der Offerte klarstellen,** was gilt: «Leistung nach Aufwand, ohne Zusicherung eines bestimmten Ergebnisses» oder «Festgelegter Funktionsumfang gemäss Ziffer 2, Abrechnung nach Aufwand».

## Wenn kein Ansatz abgemacht wurde

Das kommt häufiger vor als gedacht: Ein Kunde ruft an, du hilfst, und über Geld wurde nie gesprochen. Beim Auftrag ist eine Vergütung zu leisten, «wenn sie verabredet oder üblich ist» (OR Art. 394 Abs. 3). Beim Werkvertrag gilt: Ist der Preis zum Voraus gar nicht oder nur ungefähr bestimmt worden, wird er nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt (OR Art. 374). Du bekommst also etwas, aber die Höhe wird zur Streitfrage, und beweisen musst du sie.

> **Achtung:** Beweisen muss, wer aus einer Tatsache Rechte ableitet (ZGB Art. 8). Bei Stundenrechnungen heisst das: Du beweist den Ansatz und den Aufwand, nicht der Kunde das Gegenteil. Ein Satz in der Auftragsbestätigung kostet zwei Minuten und ersetzt später ein Gutachten. Mehr dazu unter [Ist eine Auftragsbestätigung bindend?](https://kidesk.ch/fragen/ist-eine-auftragsbestaetigung-bindend).

## Zeiten runden: die Regel gehört vor den Einsatz

Üblich ist das Aufrunden auf die Viertelstunde, dazu oft eine Mindestverrechnung je Einsatz. Beides sind Vereinbarungen, keine gesetzlichen Regeln, und sie gehören darum in die Offerte oder in die Auftragsbestätigung, nicht erst auf die Rechnung. Wie das im Rapport aussieht, steht unter [Der Rapport ist die halbe Rechnung](https://kidesk.ch/ratgeber/rapport-regie-vorlage).

Der teuerste kleine Fehler bei Stundenrechnungen ist die Umrechnung in Dezimalstunden. Minuten sind nicht Hundertstel. Wer 7 Stunden 45 Minuten als 7.45 erfasst, verschenkt bei einem Ansatz von CHF 145.00 pro Stunde CHF 43.50 an einem einzigen Tag.

| Zeit | Richtig in Dezimalstunden | Häufiger Fehler |
| --- | --- | --- |
| 15 Minuten | 0.25 | 0.15 |
| 30 Minuten | 0.50 | 0.30 |
| 45 Minuten | 0.75 | 0.45 |
| 7 Stunden 45 Minuten | 7.75 | 7.45 |

Reihenfolge: zuerst auf die vereinbarte Einheit runden, etwa die Viertelstunde, danach in Dezimalstunden umrechnen. Wer zuerst umrechnet und dann rundet, bekommt je nach Rundungsweg ein anderes Ergebnis.

## Spesen, Reisezeit und weiterverrechnete Auslagen

Beim Auftrag hat der Auftraggeber dem Beauftragten «die Auslagen und Verwendungen, die dieser in richtiger Ausführung des Auftrages gemacht hat, samt Zinsen zu ersetzen» (OR Art. 402 Abs. 1). Das ist die gesetzliche Grundlage für den Ersatz von Auslagen, sagt aber nichts über Pauschalen und nichts über die Reisezeit. Ob und wie du Reisezeit verrechnest, ist eine Frage der Vereinbarung: voller Ansatz, halber Ansatz, Pauschale je Anfahrt oder Kilometer. Entscheide dich für ein Modell und halte es überall gleich. Nicht verwechseln: Der Kilometeransatz, den du deinem Kunden verrechnest, ist ein Preis und frei vereinbar. Die 75 Rappen pro Kilometer, die man oft hört, sind etwas anderes, nämlich der Ansatz, bis zu dem eine Entschädigung an Mitarbeitende seit dem 1. Januar 2026 nicht im Lohnausweis deklariert werden muss (Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 52).

Steuerlich ist die Sache dagegen eindeutig, und sie wird oft falsch gemacht. Zum Entgelt gehört «namentlich auch der Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden» (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Und Nebenleistungen «werden steuerlich gleich behandelt wie die Hauptleistung» (Art. 19 Abs. 4). Fahrkosten, Reisezeit, Porto, Parkgebühren und weiterverrechnete Lizenzen tragen also denselben Steuersatz wie deine Arbeit. Eine Spesenzeile ohne Mehrwertsteuer auf einer steuerpflichtigen Rechnung ist ein Fehler.

**IT-Dienstleisterin: Rechnung für einen Monat**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Beratung und Umsetzung, 14.5 Stunden à CHF 145.00 | CHF 2'102.50 |
| Reisezeit, 3.0 Stunden à CHF 95.00 | CHF 285.00 |
| Fahrkosten, 180 km à CHF 0.80 gemäss Offerte | CHF 144.00 |
| Weiterverrechnete Lizenz | CHF 240.00 |
| Zwischentotal netto | CHF 2'771.50 |
| MwSt 8.1 Prozent auf alle vier Positionen | CHF 224.49 |
| **Rechnungsbetrag** | **CHF 2'995.99** |

> Es gibt eine Ausnahme, und sie ist eng: Nicht in die Bemessungsgrundlage fallen Beträge, die du als Erstattung von Auslagen erhältst, die du **im Namen und für Rechnung des Kunden** getätigt hast, sofern du sie gesondert ausweist (MWSTG Art. 24 Abs. 6 Bst. b, «durchlaufende Posten»). Typisch sind amtliche Gebühren, die auf den Namen des Kunden lauten. Eine Lizenz, die du auf deinen Namen kaufst und weiterverrechnest, ist kein durchlaufender Posten.

## Der Stundennachweis als Beilage

Der Nachweis ist der Teil, den dein Kunde wirklich liest. Er entscheidet, ob eine Rechnung durchgeht oder auf dem Pult liegen bleibt. Fünf Spalten genügen.

- **Datum.** Ein Datum je Zeile, keine Wochenblöcke.
- **Person.** Wer gearbeitet hat. Bei unterschiedlichen Ansätzen gehört das auch auf die Rechnung.
- **Von, bis, Pause oder Dauer.** Zeitfenster lassen sich prüfen, eine blosse Summe nicht.
- **Tätigkeit in einem Satz.** «Fehlersuche Schnittstelle Lohnexport, Testlauf mit Kundendaten» statt «Support».
- **Zuordnung.** Projekt, Ticketnummer oder Modul. Damit findet die Buchhaltung deines Kunden die Kostenstelle ohne Rückfrage.

Schick den Nachweis bei längeren Mandaten monatlich, nicht erst mit der Schlussrechnung. Ein Kunde, der die Zahlen zum ersten Mal nach vier Monaten sieht, rechnet nach. Einer, der sie monatlich bekommen und nie widersprochen hat, diskutiert nicht mehr. Vorlagen dazu findest du unter [Stundenrapport-Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/stundenrapport-vorlage).

## Kontingent, Pauschale und laufende Mandate

Sobald das Mandat läuft, lohnt sich ein Modell, das nicht jeden Monat neu verhandelt wird. Drei sind gebräuchlich, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wer das Risiko der Schätzung trägt.

| Modell | So wird verrechnet | Worauf du achtest |
| --- | --- | --- |
| Reiner Aufwand | Monatlich die geleisteten Stunden | Zwischenstand melden, bevor der Kunde erschrickt |
| Kontingent | Ein Block Stunden im Voraus, Verbrauch wird abgeschrieben | Verfall regeln, Restsaldo auf jeder Abrechnung zeigen |
| Monatspauschale | Fester Betrag je Monat für einen beschriebenen Umfang | Umfang und Ausschlüsse schriftlich, Leistungszeitraum auf die Rechnung |

Bei Kontingenten, die im Voraus bezahlt werden, entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Vereinnahmung des Entgelts (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c), auch wenn noch keine Stunde geleistet ist.

Bei der Monatspauschale gehört der abgerechnete Zeitraum zwingend auf den Beleg, weil er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Warum das mehr ist als eine Formalie, steht unter [Leistungsdatum und Rechnungsdatum](https://kidesk.ch/ratgeber/leistungsdatum-und-rechnungsdatum).

## Drei Fehler, die Stundenrechnungen teuer machen

1. **Erfassen am Freitagabend.** Was aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird, ist zu tief geschätzt und im Streitfall wertlos. Erfasse am selben Tag, auch wenn es zehn Minuten sind.
2. **Nicht bestellte Arbeit stillschweigend ausführen.** «Ich habe gleich noch das andere Problem gelöst» ist gut gemeint und wird nicht bezahlt, wenn niemand es bestellt hat. Melde jede Erweiterung, bevor du sie machst: [Nachtrag und Mehrkosten anmelden](https://kidesk.ch/ratgeber/nachtrag-mehrkosten-anmelden).
3. **Zu spät fakturieren.** Je länger eine Leistung zurückliegt, desto kleiner erscheint sie dem Kunden. Rechne monatlich ab, spätestens innert vier Wochen nach Abschluss: [Wie lange darf ich mit der Rechnung warten?](https://kidesk.ch/fragen/wie-lange-darf-ich-mit-der-rechnung-warten).

## So macht es KIDESK

Stunden trägst du in KIDESK mit Datum, von, bis und Pause ein, Reisezeit als eigenes Feld. Es gibt bewusst keine Stoppuhr: Zeiten werden erfasst, auch nachträglich, und angebrochene Viertelstunden rundet KIDESK nach einer Regel, die im Browser und auf dem Server gleich rechnet. Freigegebene Stunden sind gesperrt. Aus denselben Zahlen entsteht danach die Rechnung, ohne dass du eine Stunde abtippst, und der Stundenbericht zeigt dir, was je Kunde und Zeitraum zusammengekommen ist. Was KIDESK nicht kann: Lohnbuchhaltung. Für die Löhne deiner Leute brauchst du weiterhin deine Treuhandstelle.

- [Aufträge und Zeiterfassung](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)
- [Stunden erfassen und freigeben](https://kidesk.ch/anleitungen/stunden-erfassen-freigeben)

## Häufige Fragen

### Muss ich jede einzelne Stunde auf die Rechnung schreiben?

Nein. Verlangt sind Art, Gegenstand und Umfang der Leistung sowie Datum oder Zeitraum (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c und d). Das erfüllst du mit verdichteten Positionen und einem Stundennachweis als Beilage. Ob dein Kunde mehr Detail will, ist eine Frage der Vereinbarung, nicht des Gesetzes.

### Darf ich Reisezeit verrechnen?

Gegenüber dem Kunden nur, wenn es verabredet oder üblich ist (OR Art. 394 Abs. 3). Schreib den Ansatz für Reisezeit deshalb in die Offerte, zusammen mit dem Modell für die Fahrkosten. Was Reisezeit arbeitsrechtlich gegenüber deinen Mitarbeitenden bedeutet, ist eine andere Frage: [Ist Fahrzeit Arbeitszeit?](https://kidesk.ch/fragen/ist-fahrzeit-arbeitszeit)

### Fällt auf Spesen Mehrwertsteuer an?

Ja, wenn du steuerpflichtig bist. Zum Entgelt gehört der Ersatz aller Kosten, selbst wenn sie gesondert in Rechnung gestellt werden (MWSTG Art. 24 Abs. 1), und Nebenleistungen werden steuerlich gleich behandelt wie die Hauptleistung (Art. 19 Abs. 4). Fahrkosten, Reisezeit und weiterverrechnete Lizenzen tragen damit den Satz deiner Hauptleistung. Ausgenommen sind nur echte durchlaufende Posten nach Art. 24 Abs. 6 Bst. b.

### Wie rechne ich Minuten in Stunden um?

Minuten durch 60 teilen: 45 Minuten sind 0.75 Stunden, 20 Minuten sind 0.33. Nicht die Minuten als Nachkommastellen schreiben. Runde zuerst auf die vereinbarte Einheit, meist die Viertelstunde, und rechne erst danach in Dezimalstunden um.

### Wann verjährt eine Beratungsrechnung?

Die allgemeine Frist beträgt zehn Jahre (OR Art. 127). Fünf Jahre gelten für die in OR Art. 128 aufgezählten Fälle, darunter Handwerksarbeit und die Berufsarbeiten von Anwälten und Notaren; Beratung und IT-Dienstleistungen stehen dort nicht ausdrücklich. Weil die Abgrenzung im Einzelfall nicht eindeutig ist, plane vorsichtshalber mit fünf Jahren: [Wann eine Rechnung verjährt](https://kidesk.ch/ratgeber/verjaehrung-von-forderungen).

### Was mache ich, wenn der Kunde die Stundenzahl bestreitet?

Fordere zuerst den unbestrittenen Teil ein. Nimmst du eine Teilzahlung an, kann der Kunde die Zahlung des von ihm anerkannten Teils nicht verweigern (OR Art. 69 Abs. 2). Den Rest klärt ihr mit dem Stundennachweis. Der ganze Ablauf steht unter [Rechnung bestritten](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnung-bestritten-was-tun).

## Quellen

- [MWSTG Art. 26 Abs. 2: Angaben auf der Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [MWSTG Art. 24: Bemessungsgrundlage, Ersatz aller Kosten und durchlaufende Posten](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_24)
- [MWSTG Art. 19 Abs. 4: Nebenleistungen werden gleich behandelt wie die Hauptleistung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_19)
- [MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c: Steuerforderung bei Vorauszahlungen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_40)
- [OR Art. 363 und 374: Werkvertrag und Festsetzung nach dem Wert der Arbeit](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_374)
- [OR Art. 394, 402 und 404: Auftrag, Ersatz der Auslagen, jederzeitiger Widerruf](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_402)
- [OR Art. 127 und 128: Verjährungsfristen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_128)
- [ZGB Art. 8: Beweislast](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de#art_8)
- [ESTV und SSK, Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1. Januar 2026, Rz 52](https://www.estv.admin.ch/dam/de/sd-web/afP1GDFr8gE3/dbst-form-lohna-wegleitung-2026-de.pdf)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.