# Software wechseln, ohne dass Daten verloren gehen.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/software-wechseln-daten-mitnehmen · Ratgeber · Thema: Software auswählen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Exportier alles, **bevor** du kündigst. Nimm jedes Dokument zweimal mit: als PDF, weil Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren sind (OR Art. 958f), und als CSV- oder Excel-Liste, weil nur damit ein neues Programm rechnen kann. Überträgst du dabei Bücher oder Belege in ein anderes Format oder auf einen anderen Datenträger, ist das eine Datenmigration im Sinn der Geschäftsbücherverordnung: Vollständigkeit, Richtigkeit und Lesbarkeit müssen erhalten bleiben, und die Übertragung ist zu protokollieren (Art. 10 GeBüV). Dieses Protokoll ist eine halbe Seite Arbeit und dein Nachweis, dass nichts fehlt.

## Die Reihenfolge: exportieren, prüfen, dann kündigen

Der teuerste Fehler beim Wechsel ist die Reihenfolge. Wer zuerst kündigt und dann exportiert, arbeitet unter Zeitdruck an der einen Stelle, an der Zeitdruck nichts bringt. Was nach dem Vertragsende mit deinen Daten geschieht und wie lange du noch hineinkommst, regelt der Vertrag mit deinem Anbieter. Lies diese Stelle, bevor du das Kündigungsformular öffnest, und notier dir das Datum, ab dem der Zugang endet.

Gesund ist eine Überlappung von vier bis sechs Wochen: Du legst im neuen Programm alles an, führst zwei, drei Wochen beide parallel und kündigst erst, wenn im neuen Programm eine echte Rechnung sauber rausgegangen und bezahlt worden ist. Diese Wochen kosten ein zweites Abonnement und ersparen dir den Fall, in dem du feststellst, dass die Artikelliste ohne Einheiten herausgekommen ist und du nicht mehr an die alte herankommst.

## Was «meine Daten» wirklich umfasst

«Ich exportiere meine Daten» ist ein Satz, der neun verschiedene Dinge meint. Geh die Liste einmal durch und hak jede Zeile ab, statt dich auf einen Knopf mit der Aufschrift «Alles exportieren» zu verlassen. Zwei Formate braucht fast jede Zeile, und zwar aus zwei verschiedenen Gründen.

| Was | Wofür du es brauchst | Brauchbares Format |
| --- | --- | --- |
| Kunden mit allen Adressen | Stammdaten im neuen Programm, Rechnungs- und Lieferadresse getrennt | CSV oder Excel, eine Zeile je Kunde |
| Artikel und Preise | Katalog mit Einheit, Preis und MwSt-Satz je Position | CSV oder Excel |
| Offene Rechnungen | Die offenen Posten laufen im neuen Programm weiter | Liste mit Nummer, Datum, Betrag und Restbetrag |
| Bezahlte Rechnungen | Beleg für die Aufbewahrung und für die Treuhandstelle | PDF je Rechnung, dazu eine Liste als CSV |
| Offerten | Nachschlagen, was du wem zu welchem Preis offeriert hast | PDF, dazu eine Liste |
| Zahlungen | Nachvollziehen, welche Rechnung wann wie bezahlt wurde | CSV mit Datum, Betrag und Rechnungsnummer |
| Belege und Lieferantenrechnungen | Vorsteuerabzug und Aufbewahrung | die Originaldateien als PDF oder JPG |
| Stunden und Rapporte | Nachkalkulation und der Nachweis der Arbeitszeit | CSV mit Datum, Person und Auftrag je Zeile |
| Einstellungen | Nummernkreise, MwSt-Sätze, Zahlungsbedingungen, Mahntexte, Logo | Bildschirmfotos oder eine eigene Notiz |

Faustregel: Was du einem Kunden geschickt hast, brauchst du als PDF. Womit das neue Programm rechnen soll, brauchst du als Liste. Aufzeichnungen über die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden bewahrst du mindestens fünf Jahre auf (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2).

### Was aus keinem Export herauskommt

Ein Export bringt Datensätze, keine Zustände. Diese acht Dinge baust du im neuen Programm von Hand nach, und zwar am besten am selben Tag, an dem du importierst:

- **Das Aussehen deiner Dokumente.** Logo, Farben, Schrift, Fusszeile, Einleitungstexte. Nimm das letzte PDF jeder Art als Muster.
- **Der Nummernkreis.** Das neue Programm zählt bei 1 an, wenn du es lässt. Setz den Startwert so, dass die Nummern dort weiterlaufen, wo das alte Programm aufgehört hat. Warum das zählt, steht in [Rechnungsnummern und Lücken](https://kidesk.ch/ratgeber/rechnungsnummer-luecken-regeln).
- **Der Stand im Mahnlauf.** Ob eine Rechnung bei der zweiten oder dritten Mahnung steht, kommt oft nicht mit. Notier die offenen Mahnfälle auf einem Blatt.
- **Wiederkehrende Rechnungen.** Rhythmus, nächster Termin und Empfänger je Abonnement legst du neu an.
- **Teilzahlungen und Sammelbuchungen.** Eine Rechnung, auf die zwei Zahlungen gelaufen sind, kommt oft nur mit dem Restbetrag an.
- **Der E-Mail-Verlauf.** Wann welche Rechnung an welche Adresse ging, bleibt im alten Programm. Wenn dir das wichtig ist, exportier es als Liste oder druck es als PDF.
- **Anhänge an Belegen.** Fotos, Pläne und Beilagen hängen an einzelnen Datensätzen und werden selten mitexportiert.
- **Benutzer und Rechte.** Wer was sehen darf, richtest du neu ein. Nutz die Gelegenheit und räum auf.

## Die Aufbewahrung bleibt bei dir, nicht beim Anbieter

Mit dem Wechsel endet die Software, nicht die Pflicht. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, und die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Elektronisch ist erlaubt, solange die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Abs. 3). Welche Datenträger dafür taugen, sagt Art. 9 GeBüV: Eine Festplatte gilt als veränderbar, und wer darauf aufbewahrt, braucht Verfahren, die die Integrität der Daten und den Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar machen. Papier ist unveränderbar und darum der einfachste Weg. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommt MWSTG Art. 70 Abs. 2 dazu: Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung. Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch unbeweglicher Gegenstände bleiben nach Art. 70 Abs. 3 zwanzig Jahre liegen. Mehr dazu in der [Übersicht der Aufbewahrungsfristen](https://kidesk.ch/ratgeber/aufbewahrungsfristen-uebersicht).

> **Achtung:** Die Stelle, die fast niemand kennt: Die [Geschäftsbücherverordnung](https://kidesk.ch/glossar/gebuev) regelt in Art. 10 ausdrücklich die Datenmigration. Übertragen darfst du, wenn Vollständigkeit und Richtigkeit gewährleistet bleiben und Verfügbarkeit und Lesbarkeit weiterhin genügen. Und dann der Satz, der deinen Wechsel betrifft: «Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren.» Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.

Das klingt nach Bürokratie und ist in Wahrheit dein eigener Schutz. Wenn in vier Jahren jemand fragt, warum die Rechnungen bis Nummer 2026-0184 anders aussehen als die danach, beantwortet das Protokoll die Frage in zehn Sekunden. Diese Vorlage genügt, du füllst sie in zwanzig Minuten aus:

**Protokoll der Datenübertragung**

```text
Protokoll der Datenübertragung

Betrieb: [Firma]
Verantwortlich: [Name]
Datum der Übertragung: [Datum]

Von: [bisheriges Programm], Stand der Daten [Datum]
Nach: [neues Programm]
Stichtag der Übernahme: [Datum]

Übertragen wurden:
- Kunden: [Anzahl] Datensätze
- Artikel: [Anzahl] Datensätze
- Offene Rechnungen: [Anzahl], Summe CHF [Betrag]
- Bezahlte Rechnungen [Jahr] bis [Jahr]: [Anzahl] als PDF
- Belege: [Anzahl] Dateien

Kontrolle nach dem Import:
- Anzahl Kunden vorher / nachher: [Zahl] / [Zahl]
- Summe offener Posten vorher / nachher: CHF [Betrag] / CHF [Betrag]
- Stichprobe geprüft: Belege [Nummern], Positionen und Beträge, am [Datum]

Nicht übertragen, darum als Export abgelegt:
- [zum Beispiel Buchungsjournal, Kontenblätter, Mahnverlauf, E-Mail-Verlauf]
Ablageort: [Pfad oder Datenträger]
Format: [zum Beispiel PDF und CSV]

Datum, Unterschrift: [.........................]
```

### Und das Datenschutzgesetz?

Das Datenschutzgesetz hilft dir hier weniger, als oft behauptet wird. Art. 28 DSG gibt jeder **Person** das Recht, die eigenen Personendaten, die sie selbst bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format herauszuverlangen, wenn sie automatisiert und auf Grund einer Einwilligung oder eines Vertrags mit ihr bearbeitet werden. Die Kundenliste, die Rechnungen und die Artikel deines Betriebs sind aber nicht deine eigenen Personendaten. Der Anspruch auf einen Export in einem bestimmten Format kommt darum aus deinem Vertrag mit dem Anbieter und nicht aus dem DSG. Umgekehrt gilt: Solange ein Anbieter für dich Kundendaten bearbeitet, ist er Auftragsbearbeiter nach Art. 9 DSG, und er darf die Bearbeitung nur mit deiner vorgängigen Genehmigung an einen Dritten weitergeben.

## Der Stichtag: was du am letzten Tag entscheidest

Ein Wechsel braucht einen Stichtag, sonst entstehen Vorgänge, die halb hier und halb dort liegen. Sechs Entscheide gehören dazu:

- **Offene Posten statt Geschichte.** Ins neue Programm kommen die Rechnungen, auf denen noch Geld aussteht, mit Restbetrag und ursprünglichem Datum. Bezahltes bleibt als PDF im Archiv.
- **Periodenende wählen.** Wechsle auf das Ende einer MwSt-Abrechnungsperiode, damit eine Abrechnung nicht aus zwei Programmen zusammengesucht werden muss. Das ist ein Quartal, bei der Saldosteuersatzmethode ein Halbjahr (MWSTG Art. 35 Abs. 1). Hast du die jährliche Abrechnung beantragt, ist es das Jahr (Abs. 1bis).
- **Laufende Mahnfälle zu Ende führen.** Wer schon in der dritten Mahnung steckt, bleibt bis zum Abschluss im alten Programm.
- **Laufende Aufträge entscheiden.** Ein Auftrag, der in zwei Wochen fertig ist, wird im alten Programm fertig verrechnet. Ein Bauvorhaben über sechs Monate zieht um.
- **Stunden zum Monatsende abschliessen.** Freigeben, exportieren, dann umstellen.
- **Den Kunden nichts merken lassen.** Nummern laufen weiter, Zahlungsbedingungen bleiben gleich, die Bankverbindung bleibt dieselbe.

**Kontrollsumme der offenen Posten am Stichtag**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Offene Rechnungen laut Liste im alten Programm, 18 Stück | CHF 42'380.55 |
| Teilzahlung auf Rechnung 2026-0117, im Export nicht enthalten | minus CHF 1'200.00 |
| Gutschrift 2026-0009, im alten Programm noch als offen geführt | minus CHF 486.20 |
| **Summe, die nach dem Import im neuen Programm stehen muss** | **CHF 40'694.35** |

Stimmt diese Summe auf den Rappen, ist der wichtigste Teil des Wechsels geglückt. Stimmt sie nicht, such die Abweichung sofort und nicht nächste Woche: Am Stichtag weisst du noch, welche Rechnung welche war.

## Schritt für Schritt

1. **Vertrag lesen und Stichtag setzen** Such im Vertrag die Kündigungsfrist und die Stelle, die sagt, wie lange du nach dem Vertragsende noch hineinkommst. Leg danach den Stichtag fest, am besten ein Quartals- oder Jahresende.
2. **Ordner anlegen** Auf deinem Rechner ein Ordner je Geschäftsjahr, darin je ein Unterordner für Rechnungen, Offerten, Belege und Listen. Alles, was du exportierst, landet dort und nirgends sonst.
3. **Alles exportieren, ohne zu prüfen** Erst holen, dann schauen. Jeden Bereich einmal als PDF und einmal als Liste. Notier dir zu jedem Export die Anzahl Datensätze, die das Programm anzeigt.
4. **Die Exporte öffnen und zählen** Jede Datei einmal öffnen. Stimmt die Zeilenzahl mit der Notiz? Sind Umlaute richtig dargestellt? Fehlen Spalten wie Einheit, MwSt-Satz oder Kundennummer? Was fehlt, holst du jetzt nach, solange der Zugang läuft.
5. **Im neuen Programm die Grundlagen einrichten** Firmenangaben, Bankverbindung, MwSt-Sätze und Methode, Zahlungsbedingungen, Mahnstufen, Nummernkreise mit dem richtigen Startwert, Dokumentvorlage mit Logo. Das dauert einen halben Tag und entscheidet über alles Weitere.
6. **Importieren, mit Kunden anfangen** Reihenfolge: Kunden, dann Artikel, dann offene Rechnungen. Import zuerst mit zehn Zeilen testen, Ergebnis ansehen, dann die ganze Datei. Prüf, ob sich ein Durchgang rückgängig machen lässt.
7. **Kontrollieren und protokollieren** Anzahl und Summen vergleichen, drei Belege Position für Position nachlesen, das Protokoll nach Art. 10 GeBüV ausfüllen und zum Export legen.
8. **Parallel fahren, dann kündigen** Zwei bis drei Wochen alles Neue im neuen Programm erfassen, das alte nur noch lesen. Erst wenn eine Rechnung von dort sauber gestellt, versendet und bezahlt ist, kündigst du.

## Acht Prüfungen nach dem Import

1. **Anzahl Kunden** vorher und nachher. Weicht sie ab, sind meist Dubletten zusammengefallen oder Zeilen ohne Namen verworfen worden.
2. **Summe der offenen Posten** auf den Rappen, wie im Rechenbeispiel oben.
3. **Umlaute und Apostroph.** «Müller» darf nicht «Müller» heissen. Wenn doch, hat die Datei den falschen Zeichensatz; exportier sie neu als UTF-8.
4. **Datumsformat.** Aus 01.12.2026 wird in Programmen mit amerikanischer Einstellung schnell der 12. Januar. Prüf das an einem Datum nach dem 12. eines Monats.
5. **Betragsformat.** 1'250.00 gegen 1,250.00 gegen 1250,00. Ein einziger falsch gelesener Trenner verschiebt ein Total um den Faktor hundert oder tausend.
6. **MwSt-Satz je Artikel.** Nach einem Import stehen oft alle Artikel auf dem Normalsatz, auch die mit reduziertem Satz.
7. **Währung.** Kunden mit Rechnungen in Euro brauchen die Währung am Kunden, nicht nur am Beleg.
8. **Eine Rechnung im Probelauf.** Erstell eine echte Rechnung, prüf den Einzahlungsschein mit deinem eigenen E-Banking und zahl einen Franken darauf ein.

> Behalt das alte Programm einen Monat länger, als du glaubst zu brauchen. Ein Monatsabonnement kostet weniger als ein Abend, an dem du eine Kundenadresse von 2023 aus einem PDF abtippst. Und sprich vor dem Stichtag mit deiner Treuhandstelle: Sie sagt dir, welche Dateien sie für den Abschluss braucht, und das ist selten das, was du vermutest. Der Weg dorthin steht in der [Übergabe an die Treuhandstelle](https://kidesk.ch/ratgeber/treuhand-uebergabe).

Wechselst du von bexio, ist der Weg im Einzelnen beschrieben, samt Fristen aus den Geschäftsbedingungen und den Stellen, an denen die Knöpfe sitzen: [Von bexio wechseln](https://kidesk.ch/ratgeber/von-bexio-wechseln-daten-exportieren). Der Rest dieser Seite gilt für jeden Anbieter.

## So macht es KIDESK

In KIDESK führen fünf Assistenten herein: für Kunden, Rechnungen, Offerten, Belege und den Katalog. Du lädst deine CSV- oder Excel-Datei hoch, KIDESK ordnet die Spalten deiner Datei den eigenen Feldern zu, und du prüfst die Vorschau, bevor etwas importiert wird: wie viele Einträge entstehen, wie viele übersprungen werden, etwa als Dublette, und welche Zeilen fehlerhaft sind. Ein Durchgang fasst bis zu 1000 Zeilen und lässt sich 24 Stunden lang rückgängig machen. Von bexio kommst du zusätzlich direkt herüber: Du meldest dich bei bexio an, KIDESK liest Kunden, Artikel, Rechnungen mit Positionen, Zahlungen samt Mahnstufe, Offerten, Aufträge und die Original-PDF und ändert in bexio nichts. Kontenplan und Buchungsjournal bleiben draussen, denn eine Finanzbuchhaltung führt KIDESK nicht. Ebenfalls nicht mit kommen Lieferantenrechnungen und wiederkehrende Rechnungen.

- [Umzug zu KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/umzug)
- [Katalog importieren](https://kidesk.ch/anleitungen/katalog-importieren)

## Häufige Fragen

### Muss ich alte Rechnungen ins neue Programm importieren?

Nein. Für die Aufbewahrung genügt das PDF, dazu eine Liste als CSV, abgelegt auf Papier oder auf einem Datenträger, der die Anforderungen von Art. 9 GeBüV erfüllt. Alte Rechnungen zu importieren lohnt sich nur, wenn du im neuen Programm Auswertungen über mehrere Jahre brauchst. Ins neue Programm gehören in jedem Fall die Rechnungen, auf denen noch Geld aussteht.

### Kann ich mit dem Wechsel einfach bei null anfangen?

Ja, mit den offenen Posten als Startbestand. Nur musst du die alten Daten trotzdem zehn Jahre greifbar halten (OR Art. 958f). «Bei null anfangen» heisst also: sauber exportieren, ablegen, protokollieren und im neuen Programm mit den offenen Rechnungen starten.

### Wann im Jahr wechselt man am besten?

Auf einen Jahres- oder Quartalswechsel und in der ruhigsten Zeit deines Gewerks. Dann liegt keine MwSt-Abrechnungsperiode quer über zwei Programme, und die Zahlen des Vorjahres sind abgeschlossen. Mitten in der Saison zu wechseln kostet dich die Nerven, die du auf der Baustelle brauchst.

### Was mache ich, wenn der Anbieter keinen brauchbaren Export hat?

Nimm, was du bekommst: jede Liste am Bildschirm als PDF drucken, jede Übersicht als Bildschirmfoto, jede Kundenliste notfalls Seite für Seite. Frag vorher beim Support, ob es einen Export auf Anfrage gibt. Und mach die Exportformate beim nächsten Vertrag zur Bedingung, bevor du unterschreibst.

### Muss ich meine Kunden über den Wechsel informieren?

Nicht wegen der Software. Deine Kunden merken den Wechsel nur an zwei Stellen: am Aussehen der Rechnung und an der Absenderadresse der E-Mail. Ändert sich deine Bankverbindung nicht, gibt es nichts zu melden. Ändert sie sich doch, schreib es gross auf die erste Rechnung und ruf bei grossen Kunden zusätzlich an.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 10: Überprüfung und Datenmigration](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/216/de#art_10)
- [Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 9: Zulässige Informationsträger](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/216/de#art_9)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 70: Buchführung und Aufbewahrung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_70)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 35: Abrechnungsperiode](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_35)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 28: Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_28)
- [Datenschutzgesetz (DSG), Art. 9: Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de#art_9)
- [Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73: Verzeichnisse und Unterlagen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2000/243/de#art_73)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.