# Spesen abrechnen im KMU: Beleg schlägt Pauschale.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/spesen-abrechnen-im-kmu · Ratgeber · Thema: Arbeitszeit, Rapport und Spesen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Spesen sind Auslagen, die deinen Leuten bei der Ausführung der Arbeit entstehen. Du musst sie ersetzen, und zwar zwingend: Abreden, wonach Mitarbeitende notwendige Auslagen selbst tragen, sind nichtig (OR Art. 327a). Echter Auslagenersatz ist kein Lohn und darum beitragsfrei (AHVV Art. 9). Hältst du die Ansätze der Wegleitung zum Lohnausweis ein, also 75 Rappen pro Kilometer, höchstens CHF 30.00 Pauschale je Hauptmahlzeit und höchstens CHF 20.00 Kleinspesen pro Tag, musst du die effektiven Spesen im Lohnausweis nicht betragsmässig deklarieren.

## Was Spesen sind und was nur so aussieht

Das Obligationenrecht ist knapp und deutlich: Der Arbeitgeber hat alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen (OR Art. 327a Abs. 1). Abreden, wonach die Mitarbeitenden notwendige Auslagen ganz oder teilweise selbst tragen, sind nichtig (Abs. 3). Ein Satz wie «Spesen sind im Lohn inbegriffen» hält darum nicht, wenn es um notwendige Auslagen geht.

Die entscheidende Grenze verläuft zwischen Auslagen **während** der Arbeit und Kosten **vor oder nach** der Arbeit. Der Weg von zu Hause zum gewöhnlichen Arbeitsort ist Privatsache. Zahlst du ihn trotzdem, ist das Lohn und kein Spesenersatz: Die Wegleitung zum Lohnausweis verlangt, dass Vergütungen für den Arbeitsweg als Berufskostenentschädigung unter Ziffer 2.3 deklariert werden (Rz 17), und die AHV-Verordnung sagt dasselbe: Regelmässige Entschädigungen für die Fahrt vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort und für die übliche Verpflegung sind keine Unkostenentschädigungen (AHVV Art. 9 Abs. 2).

| Zahlung | Was es ist | Folge |
| --- | --- | --- |
| Material, das der Monteur vorgestreckt hat | Auslagenersatz | Beitragsfrei, kein Lohnbestandteil |
| Mittagessen auf der auswärtigen Baustelle | Auslagenersatz | Beitragsfrei, soweit es die Auslage ersetzt |
| Fahrt vom Betrieb zum Kunden mit dem Privatauto | Auslagenersatz | Beitragsfrei, soweit sie die Kosten ersetzt |
| Fahrt von zu Hause in den Betrieb | Lohn | Beitragspflichtig, Lohnausweis Ziffer 2.3 |
| Mittagszulage am gewöhnlichen Arbeitsort | Lohn | Beitragspflichtig, Lohnausweis Ziffer 1 |
| Pauschale, die klar über den echten Auslagen liegt | Im übersteigenden Teil Lohn | Beitragspflichtig, Aufrechnung bei der Kontrolle |

Wer die linke Spalte falsch einordnet, zahlt die Differenz später mit Verzugszins nach. Die Ausgleichskasse prüft genau diese Zeilen.

## Die Ansätze, bis zu denen du nichts deklarieren musst

Grundsätzlich müssen alle effektiven Spesenvergütungen im Lohnausweis deklariert werden, auch solche, die über die Firmenkreditkarte laufen. Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises macht davon eine Ausnahme: Werden die folgenden Vorgaben eingehalten, genügt ein Kreuz im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1, und der Betrag bleibt weg (Rz 52). Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit.

| Auslage | Ansatz 2026 | Bedingung |
| --- | --- | --- |
| Privatauto für geschäftliche Fahrten | höchstens 75 Rappen pro Kilometer | seit 1. Januar 2026, vorher 70 Rappen |
| Hauptmahlzeit, effektiv vergütet | in der Regel höchstens CHF 35.00 | Mittag- oder Abendessen auswärts, gegen Beleg |
| Hauptmahlzeit als Einzelfallpauschale | höchstens CHF 30.00 | je tatsächlich auswärts eingenommener Hauptmahlzeit |
| Kleinspesen | Tagespauschale höchstens CHF 20.00 | soweit möglich gegen Beleg |
| Übernachtung | kein Ansatz | Rückerstattung gegen Beleg |
| Bahn, Flug, Taxi | kein Ansatz | Rückerstattung gegen Beleg |
| Kundeneinladung | kein Ansatz | Abrechnung gegen Originalquittung |

Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1. Januar 2026, Rz 52. Die Ansätze sind Obergrenzen der Steuerbehörde, keine Ansprüche deiner Mitarbeitenden.

> **Achtung:** Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig. Wer CHF 30.00 für die Hauptmahlzeit mal 220 Arbeitstage rechnet und den Betrag monatlich auszahlt, hat keine Einzelfallpauschale mehr, sondern eine Pauschale, und die gehört betragsmässig in den Lohnausweis. Bezahlt wird je tatsächlich auswärts eingenommene Mahlzeit.

## Effektiv oder pauschal: der Unterschied im Lohnausweis

Die Wegleitung unterscheidet drei Wege, und sie haben ganz verschiedene Folgen für das Formular am Jahresende.

- **Effektive Spesen gegen Beleg**, dazu Einzelfallpauschalen wie CHF 30.00 je auswärtiges Abendessen: Ziffer 13.1. Werden die Ansätze aus Rz 52 eingehalten, genügt das Kreuz.
- **Pauschale Spesen für einen Zeitabschnitt**, etwa eine monatliche Auto- oder Repräsentationspauschale: Ziffer 13.2, immer mit Betrag, auch bei genehmigtem Spesenreglement (Rz 55).
- **Spesen im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements:** Betragsmässig anzugeben sind nur die Pauschalspesen, dazu kommt der Vermerk unter Ziffer 15 (Rz 59 und 60). In diesem Fall setzt du bei Ziffer 13.1.1 **kein** Kreuz (Rz 65).

Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Das ist die Stelle, an der Kontrollen hängen bleiben: Eine Autopauschale von CHF 400.00 im Monat für jemanden, der zweimal pro Woche zwanzig Kilometer fährt, entspricht den Auslagen nicht. Der übersteigende Teil ist Lohn, mit allen Beiträgen. Führe darum auch bei einer Pauschale eine einfache Aufzeichnung, mit der du die Grössenordnung belegen kannst.

## Rechenbeispiel: ein Monteur, ein Monat

Ein Sanitärmonteur fährt mit dem eigenen Auto zu Kunden, isst unterwegs und legt hin und wieder Material vor. Die Fahrten stehen mit Datum, Ziel und Zweck in einer Liste, Parkgebühren und Material sind belegt, für die Mahlzeiten gilt die Einzelfallpauschale von CHF 30.00.

**Spesenabrechnung September, Sanitärmonteur**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Geschäftsfahrten mit dem Privatauto: 420 km × CHF 0.75 | CHF 315.00 |
| Auswärtige Hauptmahlzeiten: 14 × CHF 30.00 | CHF 420.00 |
| Parkgebühren und Kleinmaterial gegen Beleg | CHF 46.50 |
| Ersatzteil für einen Kunden privat vorgestreckt | CHF 128.90 |
| **Auszahlung mit dem Septemberlohn, beitragsfrei** | **CHF 910.40** |

Für Fahrten, Mahlzeiten und Kleinspesen sind die Ansätze aus Rz 52 eingehalten; im Lohnausweis genügt darum das Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Das vorgestreckte Ersatzteil ist streng genommen keine Spesenvergütung, sondern eine Einkaufsrechnung deines Betriebs, die jemand anders bezahlt hat: Sie wird als Materialaufwand gebucht und dem Monteur zurückerstattet. Zahlst du stattdessen pauschal CHF 900.00 pro Monat, stehen am Jahresende CHF 10'800.00 unter Ziffer 13.2, und du musst erklären können, warum diese Zahl den tatsächlichen Auslagen entspricht. Die Kilometer selbst rechnest du im Ratgeber zur [Kilometerentschädigung 2026](https://kidesk.ch/ratgeber/kilometerentschaedigung-2026) nach, den Betrag pro Fahrt im [Fahrspesen-Rechner](https://kidesk.ch/rechner/fahrspesen-rechner).

## So läuft der Monat

1. **Beleg sofort erfassen** Quittung fotografieren, bevor sie in der Hosentasche unlesbar wird. Auf den Beleg gehören Datum, Zweck und der Kunde oder Auftrag, damit später niemand raten muss. Thermopapier verblasst, das Foto nicht.
2. **Kilometer am selben Tag notieren** Datum, Ziel, Zweck, gefahrene Kilometer. Eine Zeile pro Fahrt genügt, und sie entsteht dort, wo ohnehin der Rapport geschrieben wird. Wer am Monatsende rekonstruiert, schätzt, und geschätzte Kilometer halten keiner Prüfung stand.
3. **Einmal im Monat abrechnen** Die Mitarbeitenden reichen die Abrechnung ein, du prüfst gegen Rapport und Belege. Auf Grund der Abrechnung ist der Auslagenersatz zusammen mit dem Lohn auszurichten (OR Art. 327c Abs. 1). Wer regelmässig Auslagen hat, bekommt mindestens monatlich einen angemessenen Vorschuss (Abs. 2).
4. **Getrennt auszahlen und getrennt ausweisen** Spesen gehören auf der Lohnabrechnung in eine eigene Zeile, unterhalb der Abzüge. Wer sie in den Bruttolohn mischt, zahlt Beiträge auf Geld, das gar kein Lohn ist, und kann es später kaum zurückholen.
5. **Am Jahresende deklarieren** Effektive Spesen im Rahmen der Ansätze: Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Pauschalen: Betrag unter Ziffer 13.2, auch bei genehmigtem Reglement. Genehmigtes Reglement: der Vermerk unter Ziffer 15, und dann kein Kreuz bei Ziffer 13.1.1.

## Wann sich ein Spesenreglement lohnt

Ein genehmigtes Spesenreglement bringt Rechtssicherheit für Betrieb und Mitarbeitende. Das Gesuch stellst du bei der Steuerbehörde deines Sitzkantons. Inhaltlich baust du das Reglement nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz auf; vom Sitzkanton genehmigte Reglemente werden von den anderen Kantonen anerkannt, sofern die Richtlinien der Mustervorlagen vom 1. Februar 2024, gültig ab 1. Mai 2024, eingehalten sind (Rz 59).

Für einen Betrieb, der ausschliesslich effektiv gegen Beleg und im Rahmen der Ansätze vergütet, braucht es kein Reglement: Eine Pflicht zur Genehmigung besteht nicht. Interessant wird es, sobald du Pauschalen zahlst, mehrere Kantone bedienst oder Kaderleute mit Repräsentationsspesen hast. Bis dahin genügt eine Seite im Arbeitsvertrag oder im Personalhandbuch, die sagt, was ersetzt wird und wie abgerechnet wird.

**Klausel Spesen im Arbeitsvertrag**

```text
Spesen

Der Arbeitgeber ersetzt alle Auslagen, die bei der Ausführung der Arbeit notwendig entstehen, insbesondere Fahrkosten für Geschäftsfahrten, Verpflegung bei auswärtiger Arbeit und vorgestrecktes Material.

Vergütet werden: Fahrten mit dem privaten Motorfahrzeug mit 75 Rappen pro Kilometer; auswärtige Hauptmahlzeiten mit einer Pauschale von CHF 30.00 je Mahlzeit; übrige Auslagen gegen Beleg. Der Weg vom Wohnort zum gewöhnlichen Arbeitsort gilt nicht als Geschäftsfahrt.

Die Spesenabrechnung wird monatlich bis zum 5. des Folgemonats mit den dazugehörigen Belegen eingereicht und zusammen mit dem Lohn ausbezahlt. Die gefahrenen Kilometer werden je Fahrt mit Datum, Ziel und Zweck festgehalten.
```

## Spesen, die du dem Kunden weiterverrechnest

Das ist ein anderer Topf, auch wenn es dieselbe Fahrt betrifft. Was deine Mitarbeitenden von dir bekommen, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Was du dem Kunden verrechnest, richtet sich nach deiner Offerte. Beides muss nicht gleich hoch sein, sollte aber zueinander passen. Die Klauseln dafür stehen im Ratgeber zu [Fahrzeit und Anfahrt](https://kidesk.ch/ratgeber/fahrzeit-und-anfahrt-verrechnen).

Bei der Mehrwertsteuer gibt es dafür keinen Sonderweg. Zum Entgelt gehört namentlich auch der Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Die Anfahrtspauschale, die Wegzeit und die weiterverrechneten Parkgebühren tragen also denselben Steuersatz wie die Leistung, zu der sie gehören. Umgekehrt darfst du die dir in Rechnung gestellte Steuer auf den Spesenbelegen als Vorsteuer abziehen, soweit du effektiv abrechnest und die Auslage zu deiner unternehmerischen Tätigkeit gehört (MWSTG Art. 28). Wer nach Saldosteuersatz abrechnet, zieht keine Vorsteuer ab: Sie ist im Satz bereits berücksichtigt.

## Was du aufbewahren musst

Spesenbelege sind Buchungsbelege. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Elektronisch ist das zulässig, solange die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können. Das Foto der Quittung genügt also, wenn es geordnet abgelegt ist und nicht auf einem Handy liegt, das im nächsten Jahr ersetzt wird. Wie das sauber läuft, steht im Ratgeber zu [Belege digital aufbewahren](https://kidesk.ch/ratgeber/belege-digital-aufbewahren).

## So macht es KIDESK

Belege fotografierst du mit dem Handy, KIDESK liest Lieferant, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer aus, und du prüfst und gibst frei. Hat jemand privat ausgelegt, hältst du das am Beleg fest: Unter Belege und dort Rückerstattungen stehen die offenen Beträge je Person, getrennt nach offen und erstattet, bis du die Auszahlung abhakst. Was KIDESK nicht macht: Lohnabrechnung, Lohnausweis, Spesenreglement und die Beurteilung, ob deine Pauschale den Ansätzen der Steuerbehörde entspricht. Das bleibt bei dir und deiner Treuhandstelle.

- [Belege in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/belege)
- [Beleg fotografieren](https://kidesk.ch/anleitungen/beleg-fotografieren)

## Häufige Fragen

### Muss ich Spesen ersetzen, wenn im Vertrag nichts steht?

Ja. Der Anspruch steht im Gesetz und nicht im Vertrag: Der Arbeitgeber hat alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen (OR Art. 327a Abs. 1). Eine Abrede, wonach die Mitarbeitenden diese Auslagen selbst tragen, ist nichtig. Regeln darfst du das Wie, nicht das Ob.

### Kann ich Spesen ohne Beleg auszahlen?

Für Kleinspesen ja, bis zu einer Tagespauschale von höchstens CHF 20.00, und für Hauptmahlzeiten mit einer Einzelfallpauschale von höchstens CHF 30.00. Übernachtung, Bahn, Flug, Taxi und Kundeneinladungen dagegen nur gegen Beleg. Ohne Beleg und ohne Ansatz steht die Zahlung als Pauschale im Lohnausweis.

### Sind Spesen AHV-pflichtig?

Echter Auslagenersatz nicht: Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn (AHVV Art. 9 Abs. 1). Beitragspflichtig wird es, wenn die Zahlung keine Auslage ersetzt, etwa beim Arbeitsweg, bei der üblichen Verpflegung am Arbeitsort oder beim Teil einer Pauschale, der über den tatsächlichen Auslagen liegt.

### Brauche ich zwingend ein Spesenreglement?

Nein, eine Pflicht zur Genehmigung besteht nicht. Wer ausschliesslich effektiv und innerhalb der Ansätze vergütet, kommt ohne aus. Sobald du feste Monatspauschalen zahlst oder in mehreren Kantonen tätig bist, schafft ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement nach den Mustervorlagen der Steuerkonferenz Ruhe.

### Wie behandle ich Spesen des Inhabers einer Einzelfirma?

Anders, denn du bist nicht dein eigener Arbeitnehmer. Geschäftsmässig begründete Auslagen sind Aufwand deiner Einzelfirma und werden gebucht, nicht «zurückerstattet». Bei gemischt genutzten Kosten wie dem Auto gehört ein Privatanteil ausgeschieden. Wie du das buchst, klärst du einmal mit deiner Treuhänderin.

### Darf ich die Spesen dem Kunden weiterverrechnen?

Wenn es vereinbart ist, ja. Zum steuerbaren Entgelt gehört der Ersatz aller Kosten, auch wenn er gesondert in Rechnung gestellt wird (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Anfahrt, Wegzeit und Parkgebühren tragen darum denselben Steuersatz wie die Arbeit, zu der sie gehören.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 327a bis 327c: Auslagenersatz](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_327_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 362: unabänderliche Vorschriften](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_362)
- [Verordnung über die AHV (AHVV), Art. 9: Unkosten](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/63/1185_1183_1185/de#art_9)
- [ESTV und Schweizerische Steuerkonferenz: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 1.1.2026, Rz 17, Rz 49 bis 60 und Rz 65](https://www.estv.admin.ch/dam/de/sd-web/afP1GDFr8gE3/dbst-form-lohna-wegleitung-2026-de.pdf)
- [Schweizerische Steuerkonferenz: Mustervorlagen für Spesenreglemente](https://www.ssk-csi.ch/de/themen/spesen)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 24: Bemessungsgrundlage](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_24)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 28 und Art. 37 Abs. 3: Vorsteuerabzug](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_28)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.