# Werkstattauftrag richtig aufnehmen: Umfang, Limite, Freigabe.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/werkstattauftrag-richtig-aufnehmen · Ratgeber · Thema: Branchenwissen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Ein Werkstattauftrag hält vier Dinge fest, bevor der Wagen auf die Hebebühne kommt: **wer** den Auftrag erteilt und damit die Rechnung schuldet, **was** beanstandet wird, **bis zu welchem Betrag** du ohne Rückfrage arbeitest und **wie** du die Freigabe für Mehrarbeit einholst. Fehlt einer dieser Punkte, streitet ihr am Schluss über die Rechnung. Rechtlich ist die Reparatur in der Regel ein Werkvertrag: Du schuldest ein Ergebnis, der Besteller die Vergütung (OR Art. 363). Besteller ist, wer den Auftrag erteilt, meistens der Halter, auch wenn eine Versicherung zahlt.

## Zuerst klären: Wer erteilt den Auftrag?

Diese Frage klingt banal, und sie ist der häufigste Grund für unbezahlte Werkstattrechnungen. Zahlen muss, wer den Auftrag erteilt hat. Nicht, wer das Auto gebracht hat, nicht, wem es gehört, und nicht, wer den Schaden versichert hat. Klär das an der Theke und schreib es auf den Auftrag.

| Fall | Wer ist dein Vertragspartner | Was du zusätzlich brauchst |
| --- | --- | --- |
| Privatkunde bringt sein eigenes Auto | Die Person, die unterschreibt | Adresse und Telefonnummer, unter der sie während der Arbeit erreichbar ist |
| Partnerin oder Sohn bringt den Wagen | Wer unterschreibt, schuldet die Rechnung | Wenn jemand anderes zahlen soll, unterschreibt diese Person oder bestätigt per Nachricht |
| Leasingfahrzeug | Der Halter, der den Auftrag erteilt | Wissen, dass das Fahrzeug der Leasinggeberin gehört: Zurückbehalten ist dann heikel |
| Flotten- oder Geschäftskunde | Der Betrieb, nicht der Fahrer | Bestellnummer und der Name der Person, die Mehrkosten freigeben darf |
| Kaskoschaden in der Carrosserie | Der Halter bleibt Besteller | Deckungszusage der Versicherung, Höhe des Selbstbehalts, wer ihn bezahlt |
| Haftpflichtschaden der Gegenseite | Der geschädigte Halter | Schaden- und Policennummer, Name des Sachbearbeiters |

Eine Versicherung wird nicht dadurch deine Schuldnerin, dass sie den Schaden deckt. Sie zahlt aufgrund ihres Vertrags mit dem Versicherten.

Soll die Versicherung direkt an dich zahlen, lass dir die Forderung deines Kunden gegen sie abtreten. Der Gläubiger darf eine Forderung ohne Einwilligung des Schuldners abtreten, soweit nicht Gesetz, Vereinbarung oder die Natur des Rechtsverhältnisses entgegenstehen (OR Art. 164 Abs. 1). Wichtig ist die Form: «Die Abtretung bedarf zu ihrer Gültigkeit der schriftlichen Form» (OR Art. 165 Abs. 1). Ein Telefonat mit dem Sachbearbeiter genügt nicht. Und selbst mit Abtretung bleibt der Selbstbehalt Sache deines Kunden: Er gehört auf eine eigene Rechnung an ihn.

## Beanstandung und Diagnose sind zwei verschiedene Zeilen

Schreib die Beanstandung so auf, wie der Kunde sie schildert, mit seinen Worten: «klopft vorne links bei Bodenwellen, seit etwa zwei Wochen, vor allem kalt». Diese Zeile ist deine Grundlage, wenn später jemand sagt, das Geräusch sei noch immer da. Deine Diagnose ist etwas anderes und gehört in eine eigene Zeile, zusammen mit dem, was du tatsächlich gemacht hast.

- **Wann tritt es auf?** Kalt oder warm, beim Bremsen, beim Lenken, ab welchem Tempo, seit wann.
- **Was hat der Kunde schon gemacht?** Selbst geschraubt, andere Werkstatt, Teil im Internet gekauft. Das spart dir eine Stunde Suche.
- **Kilometerstand bei der Annahme.** Die eine Zahl, über die man später nicht diskutieren kann.
- **Termin und Rückgabe.** Wann der Wagen gebraucht wird, und ob ein Ersatzfahrzeug nötig ist.
- **Erreichbarkeit während der Arbeit.** Ohne sie kannst du keine Freigabe einholen, und der Wagen steht.

Die Fehlersuche ist ein eigener Auftrag mit eigenem Preis. Vereinbare sie als solche, mit einem Kostendach: «Fehlersuche bis zu 1.5 Stunden, danach melden wir uns.» So hast du bezahlte Zeit für Arbeit, die kein Teil und kein Ersatzstück hinterlässt, und dein Kunde weiss vorher, worauf er sich einlässt.

## Kostenvoranschlag oder Kostenlimite: was du wirklich versprichst

Drei Zusagen sehen ähnlich aus und binden dich völlig unterschiedlich. Sag am Tresen ausdrücklich, welche du machst.

| Zusage | Was sie bedeutet | Grundlage |
| --- | --- | --- |
| Fester Preis, Pauschale | Du musst zu diesem Preis fertigstellen, auch bei mehr Arbeit | OR Art. 373 Abs. 1 |
| Kein Preis abgemacht | Verrechnet wird nach dem Wert der Arbeit und deinen Aufwendungen | OR Art. 374 |
| Ungefährer Kostenansatz, Kostenvoranschlag | Wird er unverhältnismässig überschritten, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten | OR Art. 375 Abs. 1 |
| Kostenlimite, Kostendach | Bis zu diesem Betrag arbeitest du ohne Rückfrage, darüber holst du die Freigabe | Abmachung zwischen euch |

Die oft zitierte Grenze von zehn Prozent beim Kostenvoranschlag steht nicht im Gesetz. Sie ist eine Faustregel aus Lehre und Praxis; wie viel «unverhältnismässig» ist, entscheidet sich am Einzelfall.

Für die Werkstatt ist die Kostenlimite das brauchbarste Werkzeug, weil sie einen klaren Auslöser hat. Schreib sie inklusive Mehrwertsteuer auf den Auftrag, sonst rechnet der Kunde anders als du. Den Unterschied zwischen Offerte und Kostenvoranschlag erklärt der Ratgeber [Kostenvoranschlag und Offerte](https://kidesk.ch/ratgeber/kostenvoranschlag-offerte-unterschied), die Vorlage dazu steht unter [Kostenvoranschlag Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/kostenvoranschlag-vorlage).

## Die Freigabe bei Mehrarbeit: der Moment, der später zählt

Die Limite ist erreicht, der Wagen ist zerlegt, der Kunde am Telefon sagt «ja machen Sie». Zwei Wochen später erinnert er sich anders. Deshalb ruf an, und schick danach die Freigabe schriftlich hinterher. Eine Nachricht mit dem neuen Gesamtbetrag genügt, sie kostet dich eine Minute.

**Nachricht zur Freigabe von Mehrkosten**

```text
Guten Tag [Name]

Wie soeben besprochen: An Ihrem [Marke, Kontrollschild] haben wir zusätzlich festgestellt: [Befund]. Wir empfehlen [Arbeit], weil [Grund in einem Satz].

Mehrkosten: CHF [Betrag] inklusive Mehrwertsteuer. Neuer Gesamtbetrag: CHF [Betrag] statt der vereinbarten Limite von CHF [Betrag].

Bitte antworten Sie kurz mit «einverstanden», dann führen wir die Arbeit heute aus. Ohne Ihre Antwort bleibt es beim ursprünglichen Auftrag, und wir geben Ihnen das Fahrzeug wie vereinbart am [Datum] zurück.

Freundliche Grüsse
[Name], [Werkstatt]
```

Auf den Auftrag gehören danach vier Angaben: Datum, Uhrzeit, Name der Person, die zugestimmt hat, und der Weg (Telefon, Nachricht, E-Mail). Wer zustimmt, muss dazu befugt sein: Beim Flottenkunden ist das nicht der Fahrer, sondern die Person, die ihr im Auftrag festgehalten habt.

> **Achtung:** Antwortet niemand, arbeitest du nicht weiter. Eine nicht freigegebene Position ist im Streitfall dein Verlust, und im schlimmsten Fall hängt die ganze Rechnung daran. Bau den Wagen fahrbereit zusammen, halte den Stand fest und melde dich schriftlich.

## Altteile gehören dem Eigentümer des Fahrzeugs

Das ausgebaute Teil gehörte zum Fahrzeug und bleibt Eigentum dessen, dem das Fahrzeug gehört: meistens deines Kunden, beim Leasing der Leasinggeberin. Wer Eigentümer einer Sache ist, kann in den Schranken der Rechtsordnung über sie nach seinem Belieben verfügen und sie von jedem herausverlangen, der sie ihm vorenthält (ZGB Art. 641). Du darfst Altteile also nicht einfach entsorgen, ohne dass es abgemacht ist. Die Lösung ist eine Zeile auf dem Auftrag: «Ersetzte Teile: zurückgeben oder entsorgen», angekreuzt und unterschrieben.

- **Garantie- und Kulanzfälle:** Hier verlangt der Lieferant das Altteil oft zurück. Sag das dem Kunden, bevor er es mitnimmt.
- **Versicherungs- und Haftpflichtfälle:** Bewahre die ausgebauten Teile auf, bis der Fall erledigt ist, und fotografiere sie mit dem Auftrag daneben.
- **Entsorgung:** Altöl, Bremsflüssigkeit, Batterien und Pneus sind kein Hauskehricht. Die Gebühren gehören als eigene Position auf die Rechnung, nicht in den Stundenansatz versteckt.
- **Mitgebrachte Teile:** Wenn du sie einbaust, halte schriftlich fest, dass du für das Teil selbst keine Gewährleistung übernimmst. Für deine Arbeit haftest du weiterhin.

## Übergabe und Rückgabe: fünf Angaben, zwei Minuten

- **Kilometerstand** bei Annahme und bei Rückgabe, beide auf demselben Blatt.
- **Zustand** mit ein paar Fotos rundherum, besonders in der Carrosserie. Sie entscheiden die Frage, ob die Delle schon vorher da war.
- **Probefahrt:** Halte fest, dass sie zum Auftrag gehört. Notiere Zeit und gefahrene Kilometer.
- **Persönliche Gegenstände und Ladung**, wenn du sie ausräumen musst, und wo sie liegen.
- **Schlüssel, Fahrzeugausweis und Ersatzschlüssel:** wie viele du bekommen hast und wie viele zurückgehen.

## Vom Auftrag zur Rechnung, durchgerechnet

Ein Service mit einer Kostenlimite von CHF 400.00 inklusive Mehrwertsteuer. Bei der Kontrolle zeigen sich abgefahrene Bremsbeläge hinten, der Kunde gibt die Mehrarbeit um 14:10 telefonisch frei und bestätigt sie per Nachricht. Die Ansätze sind ein Beispiel; wie du deinen eigenen Stundenansatz herleitest, steht unter [Stundenansatz in der Garage](https://kidesk.ch/ratgeber/stundenansatz-garage).

**Service mit freigegebener Mehrarbeit**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Service: Öl- und Filterwechsel, 1.2 Std. à CHF 145.00 | CHF 174.00 |
| Motoröl, Ölfilter, Dichtring | CHF 96.50 |
| Zur Kontrolle, nicht mitgezählt: Auftrag wie vereinbart inklusive MwSt, unter der Limite | CHF 292.41 |
| Freigegeben 14:10: Bremsbeläge hinten ersetzen, 0.8 Std. à CHF 145.00 | CHF 116.00 |
| Bremsbeläge hinten, Satz | CHF 128.00 |
| Zwischentotal | CHF 514.50 |
| MwSt 8.1 % auf CHF 514.50 | CHF 41.67 |
| **Rechnungsbetrag** | **CHF 556.17** |

Auf der Rechnung stehen beide Blöcke getrennt, und bei der Bremsarbeit steht der Vermerk «freigegeben am 14.09.2026, 14:10, telefonisch, bestätigt per Nachricht». Diese eine Zeile beendet jede Diskussion, bevor sie anfängt. Kleinmaterial und Entsorgung gehören als eigene Positionen dazu, mit Betrag statt als Prozentsatz ohne Erklärung.

## Nach der Reparatur: kurz zu Mängeln und Zahlung

Ein repariertes Auto ist ein bewegliches Werk. Der Besteller muss es nach Ablieferung prüfen, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgang tunlich ist, und Mängel anzeigen (OR Art. 367 Abs. 1); zeigt sich ein Mangel später, ist er sofort nach der Entdeckung anzuzeigen (OR Art. 370 Abs. 3). Die Ansprüche verjähren zwei Jahre nach der Abnahme (OR Art. 371 Abs. 1). Die Rügefrist von 60 Tagen, die seit dem 1. Januar 2026 gilt, betrifft unbewegliche Werke, also Bauten, und nicht die Autoreparatur.

Zahlt der Kunde nicht, darfst du bewegliche Sachen, die sich mit seinem Willen in deinem Besitz befinden, bis zur Befriedigung zurückbehalten, wenn die Forderung fällig ist und ihrer Natur nach mit dem Gegenstand zusammenhängt (ZGB Art. 895 Abs. 1). Gehört das Fahrzeug nicht dem Kunden, etwa bei Leasing, wird es heikel: Dritten können Rechte aus früherem Besitz zustehen (ZGB Art. 895 Abs. 3). Kläre das, bevor du den Schlüssel behältst. Das Formular mit allen Feldern findest du unter [Werkstattauftrag Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/werkstattauftrag-vorlage).

## So macht es KIDESK

In KIDESK nimmst du den Auftrag auf: Beanstandung, Arbeiten mit Stunden, Teile aus dem Katalog und Fotos vom Zustand. Wird es mehr als besprochen, schickst du die Mehrarbeit als Offerte per Link, und der Kunde unterschreibt sie am Handy. Damit liegt die Freigabe schriftlich vor, mit Zeitstempel, bevor weitergeschraubt wird. Am Schluss unterschreibt er die Abnahme auf dem Gerät, und aus dem Auftrag wird die Rechnung mit QR-Einzahlungsschein.

- [Aufträge in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)
- [Vom Auftrag zur Rechnung](https://kidesk.ch/anleitungen/auftrag-zur-rechnung)

## Häufige Fragen

### Der Kunde antwortet nicht auf meine Anfrage für die Freigabe. Was jetzt?

Nicht weiterarbeiten. Ohne Zustimmung hast du für die zusätzliche Arbeit keinen Auftrag, und im Streit bleibst du darauf sitzen. Bau das Fahrzeug in den vereinbarten Zustand zurück, halte schriftlich fest, was du festgestellt hast, und gib es wie abgemacht zurück. Die empfohlene Arbeit offerierst du separat, mit Datum und Befund.

### Darf ich die Fehlersuche verrechnen, wenn ich nichts finde?

Wenn ihr sie als eigene Leistung vereinbart habt, ja: Du schuldest dann sorgfältiges Suchen, nicht den Fund. Ohne Abmachung wird es schwierig, weil der Kunde eine Reparatur bestellt hat und keine Suche. Halte die Fehlersuche darum immer als eigene Position mit Kostendach auf dem Auftrag fest, bevor du beginnst.

### Die Versicherung zahlt weniger, als die Reparatur kostet. Wer zahlt den Rest?

Dein Kunde. Er hat den Auftrag erteilt und schuldet die Vergütung (OR Art. 363). Kürzt die Versicherung, etwa wegen Abzug neu für alt oder wegen des Selbstbehalts, ist das eine Sache zwischen ihm und seiner Versicherung. Sag das vor der Reparatur und halte den Selbstbehalt auf dem Auftrag mit Betrag fest.

### Was ist bei einem Leasingfahrzeug anders?

Den Auftrag erteilt der Halter, und er schuldet die Rechnung. Eigentümerin ist aber die Leasinggeberin, und der Leasingvertrag schreibt oft vor, wo und womit gewartet werden muss. Frag danach, bevor du Nichtoriginalteile einbaust. Und rechne nicht damit, das Fahrzeug bei Nichtzahlung einfach zurückbehalten zu können.

### Muss ein Kostenvoranschlag gratis sein?

Nein. Zerlegen, messen und diagnostizieren ist Arbeit, und du darfst sie verrechnen, wenn du es vorher sagst. Verbreitet ist, den Betrag anzurechnen, sobald der Auftrag zustande kommt. Entscheidend ist, dass beides an der Theke gesagt wird und nicht erst auf der Rechnung steht. Mehr dazu unter [Darf eine Offerte etwas kosten?](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-kostenpflichtig).

### Der Kunde bringt Teile aus dem Internet mit. Muss ich sie einbauen?

Nein. Ein Vertrag entsteht nur, wenn du zustimmst. Wenn du einbaust, halte schriftlich fest, dass du für das mitgebrachte Teil keine Gewährleistung übernimmst und die Arbeit bei einem Defekt nochmals verrechnet wird. Für deine eigene Montage haftest du weiterhin.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 363: Werkvertrag](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_363)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 373, 374 und 375: fester Preis, Wert der Arbeit, Kostenüberschreitung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_375)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 367, 370 und 371: Prüfung, Anzeige und Verjährung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_367)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 164 und 165: Abtretung von Forderungen und Schriftform](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_165)
- [Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 641: Inhalt des Eigentums](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de#art_641)
- [Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 895: Retentionsrecht](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de#art_895)
- [ESTV: Mehrwertsteuersätze Schweiz](https://www.estv.admin.ch/de/mwst-steuersaetze-schweiz)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.