# Zahlung ohne Referenz: suchen, nicht raten.

Quelle: https://kidesk.ch/ratgeber/zahlung-ohne-referenz-zuordnen · Ratgeber · Thema: QR-Rechnung und Zahlungsverkehr · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Geh immer in derselben Reihenfolge vor: Betrag mit den offenen Rechnungen vergleichen, Name und Konto des Auftraggebers lesen, die Mitteilung lesen, im Kundendossier nachsehen, beim Kunden nachfragen. Bleibt es unklar, lässt du die Zahlung offen liegen, statt sie auf Verdacht zu buchen. Hat der Kunde mehrere offene Rechnungen und sagt nichts dazu, entscheidet das Gesetz: Angerechnet wird auf die fällige Schuld, unter mehreren fälligen auf die zuerst betriebene, sonst auf die früher verfallene (OR Art. 87). Und eine Teilzahlung deckt zuerst Zinsen und Kosten, erst dann das Kapital (OR Art. 85).

## Was in der Gutschrift steht, auch ohne Referenz

Eine Zahlung ohne Referenz ist selten eine Zahlung ohne Angaben. In der Datei aus dem E-Banking hängen an jeder Buchung Detailangaben, und dort steht fast immer mehr, als der Auszug im PDF zeigt. Vier davon führen dich zum Ziel.

| Angabe | Was sie dir sagt | Wie verlässlich |
| --- | --- | --- |
| Name des Zahlers | Wer das Konto belastet hat | In den Schweizer Vorgaben für Kunde-Bank-Meldungen ein optionales Element. Meist da, manchmal nicht |
| Konto des Zahlers | Die IBAN, von der das Geld kam | Im Standard ebenfalls optional. Kommt sie mit, ist sie das beste Merkmal, weil sie sich nicht ändert |
| Unstrukturierte Mitteilung | Was dein Kunde selbst eingetippt hat | Auf dem QR-Einzahlungsschein und bei SEPA höchstens 140 Zeichen. Umlaute und Sonderzeichen können unterwegs ersetzt oder entfernt worden sein |
| Betrag, Buchungs- und Valutadatum | Der Abgleich mit deinen offenen Rechnungen | Exakt, aber mehrdeutig, sobald zwei Rechnungen gleich hoch sind |

Quelle: SIX, Schweizer Implementation Guidelines für Kunde-Bank-Meldungen (camt.052, camt.053, camt.054). Welche Felder deine Bank füllt, siehst du am schnellsten, wenn du eine Datei einmal in einem Texteditor öffnest.

> Die IBAN des Zahlers ist die Abkürzung für alle künftigen Fälle: Trag sie einmal beim Kunden ein. Ab dann erkennst du seine Zahlungen auch dann, wenn er «Mueller» statt «Müller» heisst, über das Konto seiner Firma zahlt oder gar nichts in die Mitteilung schreibt.

## Die Reihenfolge beim Suchen

1. **Betrag gegen die offenen Rechnungen halten** Zuerst exakt, dann mit Skonto von 2 oder 3 Prozent, dann als Summe zweier oder dreier Rechnungen. Die allermeisten Fälle sind damit erledigt. Bleib misstrauisch, wenn zwei offene Rechnungen denselben Betrag haben, das kommt bei Pauschalen dauernd vor.
2. **Auftraggeber lesen** Name und IBAN des Zahlers stehen in den Details der Buchung. Passt der Name zu keinem Kunden, prüf die Verwaltung, den Ehepartner oder die Muttergesellschaft: Zahlen darf auch jemand anderes, denn der Schuldner muss nur dann persönlich erfüllen, wenn es auf seine Persönlichkeit ankommt (OR Art. 68).
3. **Mitteilung lesen, auch die verstümmelte** «RG 20260142», «Rechnung Juli», «Baustelle Ahornweg»: das genügt oft. Fehlende Umlaute und abgeschnittene Texte sind normal, weil die Meldung über mehrere Institute läuft.
4. **Ins Kundendossier schauen** Offene Aufträge, die letzte Offerte, eine Akontorechnung, eine Gutschrift aus dem Vormonat. Ein runder Betrag wie CHF 2'000.00 ist fast nie eine Rechnung, sondern eine Anzahlung oder eine Teilzahlung.
5. **Fragen, statt zu raten** Eine Mail mit Datum, Betrag und Absender ist in zwei Minuten geschrieben und in der Regel am selben Tag beantwortet. Das ist schneller als die Suche im Jahresabschluss, wenn die Sache ein halbes Jahr liegen bleibt.

**Mail: Zahlungseingang ohne Bezug**

```text
Betreff: Ihre Zahlung vom [Datum] über CHF [Betrag]

Guten Tag [Name]

Am [Datum] ist bei uns eine Zahlung über CHF [Betrag] eingegangen, ohne Hinweis
auf eine Rechnung. Damit ich sie richtig verbuche: Für welche Rechnung war sie
gedacht?

Offen sind bei uns zurzeit:
[Rechnung 2026-0142 vom 12.08.2026, CHF 1'480.00]
[Rechnung 2026-0151 vom 29.08.2026, CHF 2'260.00]

Wenn ich bis [Datum] nichts höre, rechne ich den Betrag an die älteste offene
Rechnung an.

Freundliche Grüsse
[Name]
```

## Mehrere offene Rechnungen: was das Gesetz entscheidet

Hat dein Kunde mehrere Schulden bei dir, darf **er** bei der Zahlung erklären, welche er tilgen will (OR Art. 86 Abs. 1). Fehlt diese Erklärung, gilt, was du in deiner Quittung bezeichnest, sofern er nicht sofort widerspricht (Abs. 2). Genau deshalb lohnt sich die Zahlungsbestätigung: Sie ist nicht nur Freundlichkeit, sie legt die Anrechnung fest.

Sagen beide Seiten nichts, greift OR Art. 87: Angerechnet wird auf die fällige Schuld, unter mehreren fälligen auf diejenige, für die der Schuldner zuerst betrieben worden ist, und hat keine Betreibung stattgefunden, auf die früher verfallene. Sind mehrere gleichzeitig verfallen, wird verhältnismässig angerechnet. Ist keine der Schulden fällig, geht die Zahlung auf die Schuld, die dir am wenigsten Sicherheit bietet.

> **Achtung:** Eine Teilzahlung darf der Schuldner nur insoweit auf das Kapital anrechnen, als er nicht mit Zinsen oder Kosten im Rückstand ist (OR Art. 85 Abs. 1). Wer eine Teilzahlung vollständig von der Hauptforderung abzieht, verschenkt den Verzugszins und die vereinbarte Mahngebühr: Beide bleiben dann als Bodensatz stehen und werden nie bezahlt.

**Malerbetrieb: CHF 2'000.00 gehen ein, ohne ein Wort dazu**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Rechnung 2026-0142, fällig am 30.06.2026 | CHF 4'860.00 |
| Mahngebühr für die zweite Mahnung, in der Offerte vereinbart | CHF 20.00 |
| Verzugszins 5 % vom 01.07. bis 29.09.2026, 91 Tage: 4'860.00 × 5 % × 91 / 365 | CHF 60.58 |
| Zahlungseingang am 29.09.2026 | CHF 2'000.00 |
| Davon zuerst Kosten und Zins: 20.00 + 60.58 | CHF 80.58 |
| Rest, der auf das Kapital geht: 2'000.00 − 80.58 | CHF 1'919.42 |
| **Offene Hauptforderung nach der Teilzahlung** | **CHF 2'940.58** |

Gerechnet ist der Zins tagesgenau, die tatsächlichen Tage geteilt durch 365, ohne Mehrwertsteuer. Gezählt wird ab dem Tag nach der Fälligkeit bis und mit dem Zahltag, hier also vom 1. Juli bis zum 29. September. Die Mahngebühr dagegen gehört bei Steuerpflicht zum Entgelt. Beides steht ausführlich unter [Verzugszins berechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/verzugszins-berechnen) und [MwSt auf Mahngebühren](https://kidesk.ch/fragen/mwst-auf-mahngebuehren). Und ab der nächsten Mahnung rechnest du den Zins auf der Restforderung weiter, nicht mehr auf dem vollen Betrag.

## Die sieben Fälle und was du tust

| Was du siehst | Was es meistens ist | Was du tust |
| --- | --- | --- |
| Betrag stimmt auf den Rappen mit einer offenen Rechnung | Die Zahlung zu dieser Rechnung | Zuordnen, vorher kurz prüfen, ob eine zweite Rechnung gleich hoch ist |
| Betrag ist 2 bis 3 Prozent kleiner | Skonto, abgezogen mit oder ohne Abmachung | Zahlung zuordnen, Rest offen lassen und entscheiden: nachfassen oder ausbuchen |
| Betrag entspricht der Summe mehrerer Rechnungen | Sammelzahlung | Auf die Rechnungen aufteilen. Liefert die Bank eine camt.054, steht die Aufteilung schon darin |
| Betrag ist grösser als jede offene Rechnung | Überzahlung oder Vorauszahlung | Als Guthaben des Kunden führen, nicht als Ertrag. Anrechnen oder zurückzahlen |
| Runder Betrag ohne jeden Bezug | Anzahlung oder Teilzahlung | Nachfragen. Bis zur Antwort nach OR Art. 85 und 87 anrechnen und das festhalten |
| Fremder Name, passender Betrag | Verwaltung, Versicherung oder Angehörige zahlen für den Kunden | Zuordnen, IBAN beim Kunden hinterlegen, Zahlungsbestätigung an beide |
| Nichts passt, niemand kennt den Namen | Eine Fehlüberweisung an dich | Offen liegen lassen und zurückzahlen, sobald sich jemand meldet |

Der letzte Fall hat eine klare Grundlage: Wer in ungerechtfertigter Weise aus dem Vermögen eines andern bereichert worden ist, hat die Bereicherung zurückzuerstatten (OR Art. 62 Abs. 1). Geld, das dir niemand schuldet, gehört dir nicht, auch wenn es auf deinem Konto liegt. Verbuche es nicht als Ertrag, sondern lass es erkennbar stehen, bis sich der Absender meldet.

## Damit es nicht wieder passiert

- **Eine strukturierte Referenz auf jede Rechnung.** Mit QR-IBAN die QR-Referenz, mit normaler IBAN die [SCOR-Referenz](https://kidesk.ch/ratgeber/scor-referenz-erklaert), die mit RF beginnt. Beide kommen unverändert zu dir zurück und ordnen die Zahlung selbst zu. Welche zu deinem Konto passt, steht unter [QR-IBAN oder IBAN](https://kidesk.ch/ratgeber/qr-iban-oder-iban).
- **Ein Einzahlungsschein je Rechnung.** Wer zwei Rechnungen mit einem Einzahlungsschein verschickt, bekommt eine Zahlung für zwei Belege und sucht danach von Hand.
- **Gleiche Beträge auseinanderziehen.** Zwei Monatspauschalen desselben Kunden am selben Tag sind ohne Referenz nicht unterscheidbar. Fakturiere sie an verschiedenen Tagen oder fasse sie zu einer [Sammelrechnung](https://kidesk.ch/glossar/sammelrechnung) zusammen.
- **Die Mitteilung vorgeben.** Bei Kunden im Ausland, die keinen QR-Einzahlungsschein verwenden können, schreibst du den gewünschten Text in die Rechnung: «Bitte als Mitteilung angeben: RG 2026-0142».
- **Zahlungsbestätigung schicken.** Sie hält fest, welche Rechnung damit getilgt ist. Das ist die Quittung, von der OR Art. 86 Abs. 2 spricht.

## So macht es KIDESK

Beim Einlesen der Bankdatei ordnet KIDESK eindeutige Zahlungen selbst zu und legt unsichere als Vorschlag zum Bestätigen vor. Geraten wird nicht: Was sich nicht zuordnen lässt, bleibt offen stehen, bis du entscheidest. Eine Sammelbuchung liest KIDESK mit jeder einzelnen Zahlung darin ein, eine Überzahlung bleibt als Guthaben beim Kunden, und einen Rest, den jemand als Skonto abgezogen hat, buchst du mit einem Klick aus. Eine direkte Verbindung zu deiner Bank gibt es nicht, du lädst den Kontoauszug als Datei hoch.

- [Zahlungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/zahlungen)
- [Kontoauszug einlesen](https://kidesk.ch/anleitungen/kontoauszug-einlesen)

## Häufige Fragen

### Darf ich eine Zahlung einfach der ältesten Rechnung zuordnen?

Nur, wenn weder der Kunde etwas erklärt hat noch du in einer Quittung etwas anderes bezeichnet hast. Dann gilt OR Art. 87: zuerst die fällige Schuld, unter mehreren fälligen die zuerst betriebene, sonst die früher verfallene. Sind mehrere gleichzeitig verfallen, wird verhältnismässig angerechnet.

### Der Kunde sagt nachträglich, die Zahlung sei für eine andere Rechnung gewesen. Wer hat recht?

Erklären darf er das bei der Zahlung (OR Art. 86 Abs. 1). Hast du danach eine Quittung oder Zahlungsbestätigung geschickt, in der eine bestimmte Rechnung bezeichnet ist, gilt deine Bezeichnung, sofern er nicht sofort widersprochen hat (Abs. 2). In der Praxis buchst du es um, wenn es plausibel ist, und hältst es schriftlich fest.

### Muss ich eine Zahlung annehmen, die von einem fremden Konto kommt?

Ja, in aller Regel. Der Schuldner ist nur dann verpflichtet, persönlich zu erfüllen, wenn es bei der Leistung auf seine Persönlichkeit ankommt (OR Art. 68). Beim Bezahlen einer Rechnung ist das nicht der Fall. Wichtig ist nur, dass du die Zahlung dem richtigen Kunden gutschreibst.

### Wie lange lasse ich eine Zahlung liegen, die ich nicht zuordnen kann?

Bis zum nächsten Monatsabschluss nachfragen, danach nicht weiter aufschieben. Ein Posten, der ein Jahr unklar bleibt, kostet im Jahresabschluss ein Vielfaches der Zeit, die eine Mail heute braucht. Geraten wird nie: Eine falsch gebuchte Zahlung findet man erst, wenn der Kunde die falsche Mahnung bekommt.

### Kann ich vom Kunden eine Zahlungsbestätigung verlangen, statt selbst zu suchen?

Fragen kannst du immer, und viele Unternehmen schicken die Belastungsanzeige gerne. Ein Anspruch darauf besteht aber nicht. Umgekehrt darf dein Kunde für seine Zahlung eine Quittung fordern (OR Art. 88 Abs. 1), und genau diese Quittung ist für die Anrechnung nützlich: In ihr bezeichnest du die getilgte Schuld.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 85: Anrechnung bei Teilzahlung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_85)
- [OR Art. 86 und 87: Anrechnung bei mehreren Schulden](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_86)
- [OR Art. 68: Der Schuldner muss nur persönlich erfüllen, wenn es auf seine Persönlichkeit ankommt](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_68)
- [OR Art. 88 Abs. 1: Recht des Schuldners auf eine Quittung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_88)
- [OR Art. 62: Rückerstattung ungerechtfertigter Bereicherung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_62)
- [SIX, Swiss Payment Standards, Schweizer Implementation Guidelines für Kunde-Bank-Meldungen (Reports): camt.052, camt.053, camt.054. SPS 2026 Version 2.3, gültig per 14.11.2026 (Kapitel 3.1 Zeichensatz, Debtor-Elemente in den Transaction Details)](https://www.six-group.com/dam/download/banking-services/standardization/sps/ig-cash-management-sps-2026-de.pdf)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.