# Arbeitsrapport Vorlage für Word und Excel.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/arbeitsrapport-vorlage · Vorlage · Thema: Arbeitszeit, Rapport und Spesen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Der Arbeitsrapport hält je Einsatz fest, wer wie lange gearbeitet hat, was ausgeführt wurde und welches Material verbraucht wurde. Der Kunde bestätigt das mit seiner Unterschrift, noch vor Ort. Hier gibt es die Vorlage als **Word- und als Excel-Datei**, ohne Anmeldung. Drei Dinge machen den Unterschied: Zeiten mit von und bis statt einer blossen Summe, eine Beschreibung der Arbeit in der Sprache des Kunden und eine Unterschrift auf einem vollständig ausgefüllten Blatt.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/arbeitsrapport-vorlage.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/arbeitsrapport-vorlage.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst.

**Arbeitsrapport**

Felder zum Ausfüllen: Kunde, Rapport Nr., Einsatzort, Objekt, Auftrag Nr., Ansprechperson vor Ort, Datum.

| Mitarbeiter | Von | Bis | Pause | Stunden | Ausgeführte Arbeit |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| M. Frei | 07:30 | 12:00 | 0:30 | 4.00 | Umwälzpumpe ersetzt, Anlage entlüftet |

Die ausgefüllte Zeile ist ein Beispiel. Darunter folgen 6 leere Zeilen zum Ausfüllen.

Freitext: Material und Verbrauch (Bezeichnung, Menge, Einheit), Bemerkungen, Festgestelltes, offene Punkte, Zusätzlich bestellte Arbeiten (bestellt durch, Uhrzeit).

Ort, Datum und Unterschrift: Für den Betrieb, Kunde (Datum und Unterschrift).

## Stundenrapport, Arbeitsrapport, Regierapport

Die drei Blätter heissen ähnlich und haben verschiedene Aufgaben. Wer sie vermischt, füllt entweder doppelt aus oder hat am Ende für keinen der beiden Zwecke einen brauchbaren Nachweis.

| Blatt | Gehört zu | Wofür es gebraucht wird |
| --- | --- | --- |
| Stundenrapport | einer Person, meist eine Woche | Lohn und Arbeitszeitkontrolle nach Arbeitsgesetz |
| Arbeitsrapport | einem Einsatz oder Auftrag | Nachweis gegenüber dem Kunden, Grundlage der Rechnung |
| Regierapport | einem Einsatz, der nach Aufwand abgerechnet wird | wie der Arbeitsrapport, dazu Zuschläge, Geräte und Fremdleistungen |

Das Wochenblatt je Person gibt es als [Stundenrapport-Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/stundenrapport-vorlage), das Blatt für Regiearbeiten als [Regierapport-Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/regierapport-vorlage).

## Was auf den Arbeitsrapport gehört

| Angabe | Warum sie dasteht |
| --- | --- |
| Kunde und Einsatzort | Bei mehreren Liegenschaften desselben Kunden entscheidet die Adresse, auf welche Rechnung der Einsatz gehört. |
| Auftrags- und Rapportnummer | Verbindet Offerte, Auftrag und Rechnung. Ohne Nummer sucht später jemand eine halbe Stunde. |
| Ansprechperson vor Ort | Wer hat aufgemacht, wer hat Zusatzarbeiten bestellt, wer unterschreibt. Der Name ist im Streitfall die erste Frage. |
| Je Person von, bis und Pause | «6 Stunden» lässt sich nicht prüfen, 07:30 bis 12:00 mit 30 Minuten Pause schon. |
| Ausgeführte Arbeit | Zwei bis vier Zeilen, die ein Laie versteht. «Diverse Arbeiten» ist eine Einladung zur Kürzung. |
| Material mit Menge und Einheit | Was nicht auf dem Rapport steht, taucht auf der Rechnung aus dem Nichts auf. Preise braucht es hier nicht. |
| Bemerkungen | Was aufgefallen ist, was fehlt, was der Kunde zusätzlich bestellt hat. Oft die wertvollste Zeile des Blatts. |
| Unterschrift mit Datum | Bestätigt Stunden und Material zum Zeitpunkt der Unterschrift. |

## Warum der Rapport mehr wert ist als die Rechnung

Vor Gericht gilt eine schlichte Regel: Wer aus einer behaupteten Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen (ZGB Art. 8). Die Tatsache lautet hier «wir waren 14 Stunden dort und haben diese Pumpe eingebaut». Eine Rechnung beweist das nicht, sie behauptet es nur. Ein Rapport, den der Kunde unterschrieben hat, ist etwas anderes.

Das zeigt sich auch in der Betreibung. Erhebt der Kunde Rechtsvorschlag, brauchst du für die provisorische Rechtsöffnung eine **durch Unterschrift bekräftigte Schuldanerkennung** (SchKG Art. 82). Eine blosse Rechnung ist keine, weil der Kunde sie nie unterschrieben hat. Ein unterschriebener Rapport, auf dem ein Betrag steht, kann eine sein. Ob das Gericht ihn im konkreten Fall genügen lässt, entscheidet es selbst, aber der Unterschied zwischen «Beweis vorhanden» und «kein Beweis» entsteht auf der Baustelle, nicht im Büro.

> **Achtung:** Ein Blankorapport ist wertlos. Unterschrieben wird ein vollständig ausgefülltes Blatt. Und die Stunden, die unterschrieben wurden, müssen dieselben sein, die später auf der Rechnung stehen. Wer vier Stunden unterschreiben lässt und sechs verrechnet, hat den eigenen Beweis entwertet.

## Was die Unterschrift bestätigt und was nicht

Die Unterschrift des Kunden bestätigt, was auf dem Blatt steht: Stunden, Material, ausgeführte Arbeit. Ob damit zugleich das Werk abgenommen ist, hängt vom Text auf dem Rapport und vom Vertrag ab. Wer die Abnahme will, macht dafür ein eigenes Protokoll, in dem steht, dass geprüft und abgenommen wurde und welche Mängel offen sind. Dazu hilft der Ratgeber [Abnahmeprotokoll](https://kidesk.ch/ratgeber/abnahmeprotokoll-sia-118).

Ist niemand vor Ort, der unterschreiben kann, schickst du den Rapport noch am selben Tag per E-Mail mit der Bitte um kurze Bestätigung. Ein «passt so» in einer Antwortmail ist im Zweifel mehr wert als gar nichts, auch wenn es keine Unterschrift im Sinn von SchKG Art. 82 ist.

## Der Arbeitsrapport ersetzt die Arbeitszeitkontrolle nicht

Für Angestellte verlangt die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) in Art. 73 Abs. 1 Unterlagen, aus denen die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit **samt ihrer Lage** hervorgeht, dazu die Ruhetage und Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr. Ein Arbeitsrapport je Einsatz deckt das nur ab, wenn sich daraus der ganze Tag jeder Person zusammensetzen lässt. Wer an einem Tag auf drei Baustellen war, hat drei Blätter und keine Tagesansicht. Darum führen viele Betriebe beides: den Rapport für den Kunden und das Wochen- oder Monatsblatt für die Arbeitszeitkontrolle.

| Zweck | Frist | Grundlage |
| --- | --- | --- |
| Rapport als Nachweis der Arbeitszeit | mindestens 5 Jahre | ArGV 1 Art. 73 Abs. 2 |
| Rapport als Beleg zur Rechnung | 10 Jahre | OR Art. 958f |

Im Zweifel zählt die längere Frist. Ein Rapport, der zur Rechnung gehört, ist ein Buchungsbeleg.

## So füllst du die Vorlage aus

1. **Kopf zuerst, noch im Auto** Kunde, Einsatzort, Auftragsnummer und Datum stehen fest, bevor die Arbeit beginnt. Den Absender oben ersetzt du einmal durch deinen Betrieb und speicherst die Datei als deine eigene Vorlage.
2. **Zeiten je Person eintragen** Von, bis und Pause als Uhrzeit, die Stunden als Dezimalzahl. In der Excel-Datei rechnest du in der Spalte Stunden mit einer Formel, in Word von Hand. Die kursive Beispielzeile löschst du, bevor du das Blatt verwendest.
3. **Arbeit beschreiben, Material notieren** Zwei bis vier Zeilen zur ausgeführten Arbeit, darunter Material mit Menge und Einheit. Lieber ein Wort zu viel als ein Rückruf zu viel.
4. **Bemerkungen ausfüllen, auch wenn nichts war** Ein Strich bedeutet «nichts aufgefallen». Ein leeres Feld bedeutet drei Monate später «weiss niemand mehr».
5. **Unterschreiben lassen und Kopie dalassen** Der Kunde unterschreibt das ausgefüllte Blatt mit Datum. Eine Kopie bleibt bei ihm, das Original kommt ins Büro und wird Grundlage der Rechnung.

## Drei Fehler, die im Alltag teuer werden

- **Der Rapport wird am Freitag für die ganze Woche geschrieben.** Was aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird, ist ungenau, und Ungenauigkeiten gehen meistens zu deinen Lasten aus.
- **Fahrzeit steht im selben Feld wie die Arbeitszeit.** Trennen lässt sie sich später nicht mehr, getrennt verrechnen erst recht nicht. Dazu der Ratgeber [Fahrzeit und Anfahrt verrechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/fahrzeit-und-anfahrt-verrechnen).
- **Zusatzarbeiten stehen unter «Bemerkungen» statt als bestellte Leistung.** Halte fest, wer die Zusatzarbeit angeordnet hat, mit Name und Uhrzeit. Sonst wird daraus später eine Gratisleistung.

## So macht es KIDESK

In KIDESK hängt der Rapport am Auftrag. Zeiten trägst du mit Datum, von, bis und Pause ein, dazu die Reisezeit als eigenes Feld. Eine Stoppuhr gibt es nicht, und der Chef darf für einen Monteur ohne Zugang buchen. Material und Fotos hängst du an denselben Auftrag. Der Kunde unterschreibt Rapport und Abnahme direkt auf dem Gerät, offene Mängel kommen auf eine Liste. Aus denselben Zahlen entsteht danach die Rechnung, ohne dass du eine Stunde abtippst. Die Pause erfasst KIDESK als Dauer, nicht mit Beginn und Ende: Wer die Lage der Pausen nach Arbeitsgesetz festhalten muss, notiert sie zusätzlich.

- [Aufträge und Rapporte](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)
- [Vom Auftrag zur Rechnung](https://kidesk.ch/anleitungen/auftrag-zur-rechnung)

## Häufige Fragen

### Muss der Kunde den Arbeitsrapport unterschreiben?

Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Ohne Unterschrift trägst du aber die volle Beweislast für Stunden und Material (ZGB Art. 8). Mit Unterschrift hast du ein Dokument, das in der Betreibung als Schuldanerkennung dienen kann (SchKG Art. 82). Darum lassen viele Betriebe vor Ort unterschreiben.

### Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsrapport und Stundenrapport?

Der Arbeitsrapport gehört zum Einsatz und richtet sich an den Kunden: Stunden, Material, ausgeführte Arbeit, Unterschrift. Der Stundenrapport gehört zur Person und dient Lohn und Arbeitszeitkontrolle. Ein Monteur füllt an einem Tag oft mehrere Arbeitsrapporte aus, aber nur eine Zeile im Stundenrapport.

### Gehören Preise auf den Arbeitsrapport?

Nötig sind sie nicht, Stunden und Mengen genügen als Nachweis. Stehen Ansätze und ein Betrag drauf, bestätigt die Unterschrift auch die Summe, was den Beweiswert erhöht. Dafür wird auf der Baustelle über Preise diskutiert statt über die Arbeit. Beides ist vertretbar, entscheide dich einmal für den ganzen Betrieb.

### Wie lange muss ich Arbeitsrapporte aufbewahren?

Dient der Rapport als Nachweis der Arbeitszeit, mindestens fünf Jahre (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Ist er zugleich Beleg zu einer Rechnung, gilt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn Jahren (OR Art. 958f). In der Praxis heisst das: zehn Jahre.

### Reicht ein Foto des unterschriebenen Rapports?

Für die Aufbewahrung ja: Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Achte darauf, dass Unterschrift, Datum und alle Zahlen scharf und vollständig auf dem Bild sind, und lege es dort ab, wo du es in Jahren wiederfindest.

## Quellen

- [Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 8: Beweislast](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de#art_8)
- [Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), Art. 82: provisorische Rechtsöffnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/11/529_488_529/de#art_82)
- [Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73: Verzeichnisse und andere Unterlagen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2000/243/de#art_73)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.