# Arbeitszeiterfassung 2026: Monatsblatt für Excel und Word.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/arbeitszeiterfassung-vorlage-2026 · Vorlage · Thema: Arbeitszeit, Rapport und Spesen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Dieses Monatsblatt hält je Tag Beginn, Pause und Ende fest und stellt am Schluss Sollzeit, geleistete Zeit und Saldo gegenüber. Es gibt die Vorlage als **Excel- und als Word-Datei**, ohne Anmeldung. Für Angestellte verlangt die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) in Art. 73 Abs. 1 die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit **samt ihrer Lage**, die Ruhetage und die Pausen ab einer halben Stunde. Eine bestimmte Form schreibt sie nicht vor: Papier, Excel und Software zählen gleich viel. Aufbewahren musst du die Unterlagen mindestens fünf Jahre.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/arbeitszeiterfassung-vorlage-2026.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/arbeitszeiterfassung-vorlage-2026.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst.

**Arbeitszeiterfassung Monat**

Felder zum Ausfüllen: Name, Vorname, Monat, Jahr, Funktion, Pensum in Prozent, Sollstunden pro Tag, Sollstunden im Monat.

| Datum | Von | Pause von | Pause bis | Bis | Stunden | Bemerkung (Absenz, Überzeit, Ausgleich) |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Di, 01.09.2026 | 07:00 | 12:00 | 13:00 | 16:30 | 8.50 | Baustelle Musterstrasse |

Die ausgefüllte Zeile ist ein Beispiel. Darunter folgen 31 leere Zeilen zum Ausfüllen.

Freitext: Sollzeit im Monat / angerechnete Zeit / Saldo, Bemerkungen zum Saldo (Ausgleich durch Freizeit oder Auszahlung).

Ort, Datum und Unterschrift: Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, Vorgesetzte Person.

## Wochenblatt oder Monatsblatt?

Beide erfüllen dieselbe Pflicht, sie sind nur verschieden bequem. Das Wochenblatt passt, wenn die Stunden wöchentlich zum Auftrag rapportiert und unterschrieben werden. Das Monatsblatt passt, wenn du mit Soll und Ist arbeitest: Es zeigt am Monatsende auf einen Blick, wie viele Stunden jemand schuldet oder gut hat, und es passt zur Lohnabrechnung. Das Wochenblatt findest du als [Stundenrapport-Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/stundenrapport-vorlage).

## Die Pflichtangaben nach ArGV 1 Art. 73

Das Arbeitsgesetz (ArG) verlangt in Art. 46, dass der Arbeitgeber Verzeichnisse und Unterlagen führt, aus denen die für den Vollzug nötigen Angaben hervorgehen. Was das konkret heisst, steht in ArGV 1 Art. 73 Abs. 1. Die Liste ist länger, als die meisten meinen, und nur ein Teil davon gehört auf das Monatsblatt.

| Angabe | Buchstabe | Wo sie hingehört |
| --- | --- | --- |
| Personalien der Mitarbeitenden | a | Personaldossier, im Blattkopf genügt der Name |
| Art der Beschäftigung, Ein- und Austritt | b | Arbeitsvertrag und Personaldossier |
| Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt ihrer Lage, inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit | c | Auf das Blatt: Spalten Von, Bis und Stunden |
| Gewährte wöchentliche Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen | d | Auf das Blatt: Spalte Bemerkung |
| Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr | e | Auf das Blatt: Spalten Pause von und Pause bis |
| Geschuldete Lohn- und Zeitzuschläge | h | Auf das Blatt oder in die Lohnabrechnung |

Darum hat die Vorlage zwei Pausenspalten statt einer Spalte «Pause in Minuten»: Buchstabe e verlangt die Lage, nicht nur die Dauer.

## Pausen: das gesetzliche Minimum

Wie lange die Pause dauern muss, hängt allein von der täglichen Arbeitszeit ab (ArG Art. 15).

| Tägliche Arbeitszeit | Mindestpause |
| --- | --- |
| mehr als 5.5 Stunden | eine Viertelstunde |
| mehr als 7 Stunden | eine halbe Stunde |
| mehr als 9 Stunden | eine Stunde |

Pausen zählen als Arbeitszeit, wenn die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz nicht verlassen dürfen (ArG Art. 15 Abs. 2). Anzusetzen sind Pausen um die Mitte der Arbeitszeit, und entsteht davor oder danach eine Teilarbeitszeit von mehr als 5.5 Stunden, braucht es für diese eine zusätzliche Pause (ArGV 1 Art. 18 Abs. 2).

> Die Mittagspause auf der Baustelle ist der Klassiker: Wer das Areal nicht verlassen darf, weil jemand die Maschine im Auge behalten muss, hat keine Pause, sondern Arbeitszeit. Pausen von mehr als einer halben Stunde dürfen aufgeteilt werden (ArGV 1 Art. 18 Abs. 3).

## Überstunden und Überzeit sind zwei verschiedene Dinge

Die beiden Wörter werden im Alltag durcheinandergeworfen, stehen aber in zwei verschiedenen Gesetzen und haben zwei verschiedene Folgen. Auf dem Monatsblatt trennst du sie am besten gleich in der Spalte Bemerkung.

| Merkmal | Überstunden (OR Art. 321c) | Überzeit (ArG Art. 12 und 13) |
| --- | --- | --- |
| Was es ist | Arbeit über die vertraglich vereinbarte Zeit hinaus, etwa über 42 Stunden pro Woche | Arbeit über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinaus, also über 45 oder 50 Stunden |
| Obergrenze | keine feste Zahl im Gesetz | 2 Stunden pro Tag, ausser an arbeitsfreien Werktagen und in Notfällen; im Jahr 170 Stunden bei 45-Stunden-Woche, 140 bei 50-Stunden-Woche |
| Zuschlag | mindestens 25 Prozent, wenn nicht mit Freizeit ausgeglichen | mindestens 25 Prozent, ausser die Überzeit wird im Einverständnis durch Freizeit gleicher Dauer ausgeglichen |
| Abweichung möglich? | Ja, schriftlich lässt sich etwas anderes verabreden | Wegbedingen lässt sich der Zuschlag nicht. Möglich bleibt der Ausgleich durch Freizeit gleicher Dauer im Einverständnis (ArG Art. 13 Abs. 2) |

Für Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels ist der Überzeitzuschlag erst für die Stunden geschuldet, die 60 Stunden im Kalenderjahr übersteigen (ArG Art. 13 Abs. 1).

Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Arbeitnehmende in industriellen Betrieben, für Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie für Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels, und 50 Stunden für alle übrigen (ArG Art. 9 Abs. 1). Im Handwerk und auf dem Bau sind es also in der Regel 50 Stunden. Wie Nacht-, Samstags- und Feiertagszuschläge gerechnet werden, steht im Ratgeber [Zuschläge für Nacht und Wochenende](https://kidesk.ch/ratgeber/zuschlaege-nacht-wochenende).

## Rechenbeispiel: ein Monat mit Soll, Ist und Saldo

Ein Monteur arbeitet zu 100 Prozent bei einer 42-Stunden-Woche, das sind 8.40 Sollstunden pro Tag. Im September 2026 liegen 22 Arbeitstage von Montag bis Freitag. Zwei davon bezieht er als Ferien.

**Monatsabschluss September 2026**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Arbeitstage Montag bis Freitag | 22 Tage |
| Sollzeit, 22 mal 8.40 Stunden | 184.80 Stunden |
| Effektiv gearbeitet an 20 Tagen | 176.50 Stunden |
| 2 Tage Ferien, je 8.40 Stunden gutgeschrieben | 16.80 Stunden |
| Angerechnet zusammen | 193.30 Stunden |
| **Saldo Ende September** | **+8.50 Stunden** |

Kantonale Feiertage sind in diesem Beispiel nicht abgezogen, sie fallen je nach Kanton anders. Trag sie in deinem Blatt wie Ferientage ein, mit den Sollstunden des Tages und einem Vermerk in der Spalte Bemerkung. Und halte fest, was mit dem Saldo passiert: Ausgleich durch Freizeit oder Auszahlung. Ein Saldo, der jahrelang mitwächst und nie besprochen wird, ist am Ende des Arbeitsverhältnisses eine Forderung.

## Für wen die Erfassung nicht gilt

- **Reine Familienbetriebe.** Arbeiten im Betrieb nur der Ehegatte, die eingetragene Partnerin oder der Partner, Verwandte in auf- und absteigender Linie mit ihren Ehegatten sowie Stiefkinder, ist das Arbeitsgesetz nicht anwendbar (ArG Art. 4 Abs. 1). Sobald eine andere Person mitarbeitet, gilt das Gesetz für diese Person (Abs. 2).
- **Höhere leitende Tätigkeit.** Wer eine höhere leitende Tätigkeit ausübt, fällt nicht unter das Gesetz (ArG Art. 3 Bst. d). Die Verordnung fasst das eng: Gemeint ist, wer aufgrund von Stellung und Verantwortung und je nach Betriebsgrösse über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen kann (ArGV 1 Art. 9). Ein Titel auf der Visitenkarte genügt nicht.
- **Verzicht nach ArGV 1 Art. 73a.** Ganz auf die Erfassung verzichten können nur Angestellte mit grosser Autonomie und einem Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni von mehr als CHF 120'000.00, bei Teilzeit anteilsmässig weniger, und nur wenn ein Gesamtarbeitsvertrag das vorsieht und die Person schriftlich zustimmt. Widerrufen lässt sich die Vereinbarung jährlich, von beiden Seiten.
- **Vereinfachte Erfassung nach ArGV 1 Art. 73b.** Wer die Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festsetzt, kann mit einer Vereinbarung nur die tägliche Gesamtarbeitszeit erfassen. In Betrieben mit weniger als 50 Angestellten geht das individuell und schriftlich. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit bleiben Anfang und Ende trotzdem zu dokumentieren.

Wer als Inhaberin oder Inhaber eines Einzelunternehmens für sich selbst arbeitet, ist keine Arbeitnehmerin und kein Arbeitnehmer. Für die eigene Zeit gilt die Pflicht also nicht. Nützlich ist die Erfassung trotzdem: Ohne eigene Stunden kennst du deine Selbstkosten nicht, und die brauchst du für den [Stundensatz](https://kidesk.ch/ratgeber/stundensatz-berechnen).

## So füllst du die Vorlage aus

1. **Kopf einmal einrichten** Name, Monat, Jahr, Funktion, Pensum und die Sollstunden pro Tag eintragen. Den Absender oben ersetzt du durch deinen Betrieb und speicherst die Datei als deine Vorlage.
2. **Jeden Tag am selben Tag eintragen** Von, Pause von, Pause bis und Bis als Uhrzeit. In Excel rechnet die Spalte Stunden selbst, in Word trägst du die Dezimalstunden ein. Die kursive Beispielzeile löschst du vorher.
3. **Absenzen als solche kennzeichnen** Ferien, Krankheit, Unfall, Militär, Feiertag und Ausgleich gehören in die Spalte Bemerkung, mit den gutgeschriebenen Stunden in der Spalte Stunden.
4. **Monat abschliessen** Sollzeit, angerechnete Zeit und Saldo unten eintragen. Beide unterschreiben, dann ist der Monat erledigt und wird nicht nachträglich verändert.
5. **Fünf Jahre ablegen** ArGV 1 Art. 73 Abs. 2 verlangt eine Aufbewahrung von mindestens fünf Jahren nach Ablauf der Gültigkeit. Ein Ordner je Jahr, ein Register je Person genügt.

> **Achtung:** Den Vollzug des Arbeitsgesetzes besorgen die Kantone (ArG Art. 41). Kommt die kantonale Vollzugsbehörde in den Betrieb, meist das Arbeitsinspektorat, will sie die Unterlagen der letzten Jahre sehen, nicht eine Erklärung, wie ihr es üblicherweise handhabt. Ein ausgefülltes Blatt je Person und Monat beendet dieses Gespräch in zwei Minuten.

## So macht es KIDESK

In KIDESK erfassen deine Leute die Stunden am Auftrag: Datum, von, bis, Pause und Reisezeit. Eine Stoppuhr gibt es nicht, und der Chef darf für einen Mitarbeiter ohne Zugang buchen. Freigegebene Stunden sind gesperrt und lassen sich nicht mehr still ändern. Der Stundenbericht zeigt die Stunden je Person und lässt sich als CSV für die Lohnbuchhaltung ausgeben. Zwei Grenzen gehören dazu: Eine Lohnbuchhaltung ist KIDESK nicht, und die Pause wird als Dauer erfasst, nicht mit Beginn und Ende. Wer die Lage der Pausen nach ArGV 1 Art. 73 belegen muss, hält sie zusätzlich fest.

- [Stunden erfassen und freigeben](https://kidesk.ch/anleitungen/stunden-erfassen-freigeben)
- [Berichte und Stundenauswertung](https://kidesk.ch/funktionen/berichte)

## Häufige Fragen

### Muss ich als Chef meine eigene Arbeitszeit erfassen?

Das Arbeitsgesetz schützt Arbeitnehmende. Wer ein Einzelunternehmen führt und für sich selbst arbeitet, fällt nicht darunter. Bist du bei deiner eigenen GmbH angestellt, bist du grundsätzlich Arbeitnehmer, kannst aber unter die Ausnahme für höhere leitende Tätigkeit fallen (ArG Art. 3 Bst. d, definiert in ArGV 1 Art. 9).

### Gilt die Pflicht auch, wenn nur meine Frau mitarbeitet?

Nein. Arbeiten im Betrieb nur Ehegatte oder eingetragene Partnerin, Verwandte in auf- und absteigender Linie mit ihren Ehegatten sowie Stiefkinder, ist das Arbeitsgesetz nicht anwendbar (ArG Art. 4 Abs. 1). Stellst du eine weitere Person an, gilt das Gesetz für diese Person.

### Reicht eine Excel-Tabelle als Arbeitszeiterfassung?

Ja. Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor, sie verlangt nur, dass die Angaben ersichtlich sind. Papier, Excel und Software sind gleichwertig. Wichtig ist, dass Beginn, Ende, die Lage der Pausen ab einer halben Stunde und die Summen drinstehen und die Blätter fünf Jahre auffindbar bleiben.

### Wie viele Überstunden darf jemand leisten?

Für Überstunden über die vertragliche Zeit nennt das OR keine feste Obergrenze, verlangt aber Zumutbarkeit. Für Überzeit über die gesetzliche Höchstarbeitszeit gilt: höchstens zwei Stunden pro Tag, ausser an arbeitsfreien Werktagen und in Notfällen, und im Kalenderjahr 170 Stunden bei einer 45-Stunden-Woche oder 140 Stunden bei einer 50-Stunden-Woche (ArG Art. 12 Abs. 2).

### Zählt die Mittagspause zur Arbeitszeit?

Nur, wenn die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz nicht verlassen dürfen (ArG Art. 15 Abs. 2). Wer frei gehen kann, hat unbezahlte Pause. Wer die Anlage im Auge behalten muss, leistet Arbeitszeit, auch wenn er dabei isst.

### Was passiert, wenn ich die Arbeitszeit nicht erfasse?

Der Vollzug liegt bei den Kantonen (ArG Art. 41). Die kantonale Vollzugsbehörde kann die Unterlagen verlangen und Massnahmen verfügen. Dazu kommt der praktische Schaden: Ohne Aufzeichnungen kann sich im Streit über Überstunden keine Seite auf Zahlen stützen, und du musst mit dem leben, was das Gericht für glaubhaft hält.

## Quellen

- [Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 9, 18, 73, 73a und 73b](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2000/243/de#art_73)
- [Arbeitsgesetz (ArG), Art. 3, 4, 9, 12, 13, 15, 41 und 46](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1966/57_57_57/de#art_46)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 321c: Überstundenarbeit](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_321_c)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.