# Auftragsbestätigung Vorlage: Muster und Wirkung.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/auftragsbestaetigung-vorlage · Vorlage · Thema: Offerten · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Die Auftragsbestätigung ist kein Pflichtdokument. Was sie bewirkt, hängt davon ab, was vorher passiert ist. Hat der Kunde deine Offerte angenommen, ist der Vertrag schon geschlossen, und die Bestätigung hält fest, was gilt. Hat er ohne Offerte bestellt, ist deine Bestätigung die **Annahme** und schliesst den Vertrag (OR Art. 1). Weicht sie von der Bestellung ab, ist sie keine Annahme, sondern ein **neuer Antrag**, den der Kunde erst annehmen muss. Sein Schweigen genügt dafür in der Regel nicht.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/auftragsbestaetigung-vorlage.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/auftragsbestaetigung-vorlage.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst.

**Auftragsbestätigung**

| Angabe | Wert |
| --- | --- |
| Auftragsnummer | A-2026-0207 |
| Datum | 21.09.2026 |
| Ihre Bestellung vom | 18.09.2026 |
| Unsere Offerte Nr. | 2026-0142 vom 05.09.2026 |
| Ausführung | Kalenderwoche 43, genaues Datum nach Absprache |
| Objekt | [Strasse Nr., PLZ Ort] |
| Ansprechperson | [Name, Telefon] |

Besten Dank für Ihren Auftrag. Wir bestätigen Ihnen die nachfolgenden Leistungen zu den genannten Preisen. Die Preise verstehen sich in Schweizer Franken, exklusive Mehrwertsteuer.

| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | Preis | Total |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | Leistungen gemäss Offerte Nr. 2026-0142, Positionen 1 bis 5 | 1.00 | Pausch. | 2'658.00 | 2'658.00 |
| 2 | Zusätzlich bestellt am 18.09.2026: [Mehrleistung beschreiben] | 4.00 | Std. | 95.00 | 380.00 |
|  |  |  |  | Zwischentotal | 3'038.00 |
|  |  |  |  | MwSt 8.1 % | 246.08 |
|  |  |  |  | **Total CHF** | **3'284.08** |

Mitwirkung: Damit wir wie geplant beginnen können, brauchen wir Zugang ab 07.00 Uhr, geräumte Räume und einen Parkplatz für den Lieferwagen.

Nicht enthalten: [Gerüst, Entsorgung von Sonderabfall, Arbeiten anderer Gewerke]. Mehrleistungen werden vor der Ausführung schriftlich offeriert und von Ihnen bestätigt.

Zahlungsbedingungen: Rechnungen sind innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Nach Ablauf dieser Frist tritt der Verzug ohne weitere Mahnung ein. Ab Verzug ist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr geschuldet.

Bitte prüfen Sie diese Bestätigung. Weicht sie von Ihrer Bestellung ab, melden Sie sich bitte vor Ausführungsbeginn bei uns.

Ort und Datum ............................  Unterschrift Kunde ............................
Ort und Datum ............................  Unterschrift Auftragnehmer ............................

[Preise, Fristen und Texte dieser Vorlage sind Beispiele. Setzen Sie Ihre eigenen ein.]

## Was die Auftragsbestätigung rechtlich bewirkt

Ein Vertrag entsteht, wenn sich beide Seiten übereinstimmend äussern, ausdrücklich oder stillschweigend (Obligationenrecht, OR, Art. 1). Die Auftragsbestätigung ist je nach Ausgangslage ein anderes Stück in diesem Ablauf. Darum ist die erste Frage nicht «wie schreibe ich sie», sondern «was ist vorher passiert».

| Ausgangslage | Was die Auftragsbestätigung bewirkt |
| --- | --- |
| Der Kunde hat deine Offerte angenommen | Der Vertrag steht bereits. Die Bestätigung ist Beweis, Terminmitteilung und Zusammenfassung. Am Inhalt ändert sie nichts |
| Der Kunde hat per Mail bestellt, ohne Offerte | Deine Bestätigung ist die Annahme, und damit steht der Vertrag (OR Art. 1). Seine Wirkungen beginnen mit dem Zeitpunkt, in dem du die Annahme abgesendet hast (OR Art. 10 Abs. 1) |
| Der Kunde hat mündlich oder am Telefon bestellt, ohne Offerte | Hast du sogleich zugesagt, steht der Vertrag schon (OR Art. 1 und 4 Abs. 1), und die Bestätigung ist dein Beweis dafür. Hast du nicht sogleich zugesagt, ist seine Bestellung erloschen, und deine Bestätigung ist ein neuer Antrag, den er annehmen muss |
| Deine Bestätigung weicht von der Bestellung ab: anderer Preis, anderer Umfang, anderer Termin | Keine Annahme, sondern ein neuer Antrag. Hatte der Kunde vorher deine Offerte angenommen, steht der Vertrag bereits, und die Abweichung ist ein Änderungsvorschlag. Beides braucht sein Ja |
| Der Kunde bestätigt seinerseits schriftlich mit anderem Inhalt | Zwei Anträge, keine Einigung. Klären, bevor jemand mit der Arbeit beginnt |

> **Achtung:** Schweigen ist grundsätzlich keine Zustimmung. Eine Klausel wie «ohne Gegenbericht innert fünf Tagen gilt diese Bestätigung als angenommen» macht aus dem Schweigen für sich allein keine Annahme. Das Gesetz kennt nur eine enge Ausnahme: Wenn wegen der besonderen Natur des Geschäfts oder nach den Umständen keine ausdrückliche Annahme zu erwarten ist, gilt der Vertrag als geschlossen, sofern der Antrag nicht innert angemessener Frist abgelehnt wird (OR Art. 6).

## Die Falle, die gegen dich läuft: OR Art. 395

Beim Auftrag im Sinn von OR Art. 394, also bei Arbeiten, bei denen du sorgfältiges Tätigwerden schuldest und keinen Erfolg, dreht das Gesetz die Sache um: «Als angenommen gilt ein nicht sofort abgelehnter Auftrag, wenn er sich auf die Besorgung solcher Geschäfte bezieht, die der Beauftragte kraft obrigkeitlicher Bestellung oder gewerbsmässig betreibt oder zu deren Besorgung er sich öffentlich empfohlen hat» (OR Art. 395). Bestellt jemand per Mail etwas, das genau dein Gewerbe ist, und du meldest dich nicht, kann der Auftrag als angenommen gelten. Wenn du also nicht willst oder keine Kapazität hast, sag sofort ab. Eine Zeile genügt. Ob dein Vertrag ein Auftrag oder ein Werkvertrag ist, klärt der Ratgeber [Auftrag oder Werkvertrag](https://kidesk.ch/ratgeber/auftrag-oder-werkvertrag).

## Was in die Auftragsbestätigung gehört

- **Bezug auf das, was vorher war**: «Bestellung vom 18.09.2026» oder «unsere Offerte Nr. 2026-0142». Ohne Bezug weiss in sechs Monaten niemand mehr, worauf sich die Bestätigung stützt.
- **Die Leistungen**, mindestens als Verweis auf die Offertpositionen, besser als Liste mit Menge und Preis. Was hier steht, gilt.
- **Der Preis** und ob er fest ist oder nach Aufwand abgerechnet wird. Ein zum Voraus genau bestimmter Preis bindet dich auch dann, wenn du mehr Arbeit oder höhere Auslagen hast (OR Art. 373 Abs. 1). Nur bei ausserordentlichen Umständen, die nicht vorausgesehen werden konnten, kann das Gericht eine Erhöhung oder die Auflösung des Vertrags bewilligen (OR Art. 373 Abs. 2).
- **Der Termin**: Datum, Kalenderwoche oder Zeitfenster, dazu wovon er abhängt (Vorleistung anderer Gewerke, Materiallieferung, Witterung).
- **Mitwirkung des Kunden**: Zugang, Schlüssel, Parkplatz, Strom und Wasser, geräumte Räume. Was der Kunde beistellen muss, steht hier und nicht erst im Streit.
- **Zahlungsbedingungen** und allfällige Akontozahlungen, so wie sie in der Offerte standen.
- **Abweichungen**, ausdrücklich als Abweichung gekennzeichnet.

## Abweichungen kennzeichnen, statt sie zu verstecken

Der häufigste Fehler ist die still geänderte Zahl. Der Kunde bestellt zum Preis der Offerte, dein Lieferant hat in der Zwischenzeit aufgeschlagen, und in der Bestätigung steht ein um CHF 340.00 höherer Betrag, ohne ein Wort dazu. Mit seiner Bestellung steht der Vertrag zum alten Preis. Dein höherer Betrag ist deshalb kein Vertrag, sondern der Vorschlag einer Änderung, dem der Kunde zustimmen muss. Praktisch hast du einen Kunden, der die Rechnung kürzt. Schreib die Abweichung darum in einen eigenen Absatz, mit Grund und mit der Bitte um eine kurze Bestätigung.

**Absatz für eine Abweichung**

```text
Eine Abweichung zur Offerte Nr. [NUMMER]: Der Lieferant hat den Preis für [MATERIAL] per [DATUM] um [PROZENT] % erhöht. Die Position [NR] beträgt deshalb neu CHF [BETRAG] statt CHF [BETRAG]. Alle übrigen Positionen bleiben unverändert.

Bitte bestätigen Sie uns diese Änderung kurz per E-Mail, dann reservieren wir den Termin definitiv. Sind Sie damit nicht einverstanden, melden Sie sich bitte vor dem [DATUM], wir finden eine Lösung.
```

## AGB gelten nur, wenn sie vorher auf dem Tisch lagen

Allgemeine Geschäftsbedingungen, die zum ersten Mal der Auftragsbestätigung beiliegen, sind in der Regel zu spät. Das KMU-Portal des Bundes hält fest, dass AGB nur gelten, wenn beide Parteien sie akzeptieren, und dass sie dem Kunden vor dem Bestellvorgang zur Verfügung stehen müssen. Bei Verträgen mit Konsumentinnen und Konsumenten kommt dazu, dass AGB unlauter sind, die in Treu und Glauben verletzender Weise zu deren Nachteil ein erhebliches und ungerechtfertigtes Missverhältnis zwischen den vertraglichen Rechten und Pflichten vorsehen (Art. 8 des Bundesgesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb, UWG). Der richtige Ort für deine Bedingungen ist darum die Offerte, siehe [AGB für Kleinbetriebe](https://kidesk.ch/ratgeber/agb-fuer-kleinbetriebe).

## Unterschrift: nicht nötig, aber viel wert

Für die Gültigkeit braucht es keine Unterschrift: Verträge brauchen nur dann eine besondere Form, wenn das Gesetz sie vorschreibt (OR Art. 11 Abs. 1), und für Werkvertrag und Auftrag tut es das nicht. Für den Fall, dass nicht gezahlt wird, ist sie trotzdem Gold wert: Beruht eine Forderung auf einer durch Unterschrift bekräftigten Schuldanerkennung, kann der Gläubiger die provisorische Rechtsöffnung verlangen (SchKG Art. 82). Eine vom Kunden unterschriebene Auftragsbestätigung mit Betrag kann diesen Dienst tun, eine blosse Rechnung nicht. Ob das Gericht sie im Einzelfall genügen lässt, hängt vom Wortlaut und von den Umständen ab. Mehr dazu unter [Muss eine Offerte unterschrieben sein?](https://kidesk.ch/fragen/muss-eine-offerte-unterschrieben-sein).

**Auftragsbestätigung als kurze E-Mail**

```text
Betreff: Auftragsbestätigung Nr. [NUMMER] · [PROJEKT]

Guten Tag [NAME]

Besten Dank für Ihren Auftrag vom [DATUM]. Wir bestätigen Ihnen die Ausführung wie folgt.

Leistung: [Leistungen gemäss Offerte Nr. [NUMMER] vom [DATUM], Positionen 1 bis [NR]]
Preis: CHF [BETRAG] exklusive Mehrwertsteuer von 8.1 %
Ausführung: [Kalenderwoche oder Datum]
Ort: [Objekt, Strasse, PLZ Ort]

Damit wir wie geplant beginnen können, brauchen wir von Ihnen: [Zugang ab 07.00 Uhr, geräumte Räume, einen Parkplatz für den Lieferwagen].

Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto ab Rechnungsdatum.

Bitte prüfen Sie diese Bestätigung. Stimmt etwas nicht, melden Sie sich bitte vor Ausführungsbeginn, dann klären wir es.

Freundliche Grüsse
[FIRMA]
```

## So macht es KIDESK

Nimmt dein Kunde die Offerte über den persönlichen Link an, erstellt KIDESK die Annahmebestätigung als PDF mit Name, Zeitpunkt und den angenommenen optionalen Positionen und schickt sie an euch beide. Aus der angenommenen Offerte wird der Auftrag, und zu jedem Auftrag lädst du die Auftragsbestätigung als PDF herunter: mit Auftragsnummer, Ausführungstermin, Objekt, den Positionen, Totalen und Unterschriftsfeldern. Aus demselben Auftrag entsteht später die Rechnung, ohne dass du die Positionen neu erfassen musst.

- [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten)
- [Aufträge in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)

## Häufige Fragen

### Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?

Nein, kein Gesetz verlangt sie. Bei einer mündlichen Bestellung ist sie aber das einzige Dokument, das festhält, was abgemacht wurde. Bei Aufträgen ab etwa einem Arbeitstag lohnt sich die Bestätigung immer, und sei es als dreizeilige E-Mail.

### Was, wenn der Kunde auf meine Bestätigung nicht antwortet?

Deckt sich die Bestätigung mit seiner Bestellung, ist der Vertrag ohnehin zustande gekommen, und sein Schweigen ändert nichts. Weicht sie ab, ist sie ein neuer Antrag, und Schweigen ist dann in der Regel keine Annahme. Ruf in diesem Fall an, bevor du Material bestellst.

### Darf ich in der Auftragsbestätigung den Preis erhöhen?

Du darfst einen höheren Preis vorschlagen, aber nicht einseitig festsetzen. Hat der Kunde deine Offerte bereits angenommen, steht der Preis; eine Erhöhung braucht seine Zustimmung. Kennzeichne die Abweichung offen und hol dir eine kurze schriftliche Bestätigung.

### Auftragsbestätigung oder Werkvertrag: was brauche ich?

Für den Alltag im Kleinbetrieb reicht die Kombination aus Offerte und Auftragsbestätigung; beides zusammen ist bereits ein gültiger Vertrag. Ein ausformulierter Werkvertrag lohnt sich bei langen Bauzeiten, Etappen, Rückbehalt, Konventionalstrafen oder wenn die Bauherrschaft ihn verlangt.

### Muss die Auftragsbestätigung die MwSt ausweisen?

Pflicht ist der Ausweis nur auf der Rechnung (MWSTG Art. 26). Trotzdem gehört er auf die Bestätigung, damit klar ist, ob der genannte Betrag mit oder ohne Steuer gemeint ist. Bist du nicht im Register eingetragen, weist du keine Steuer aus (MWSTG Art. 27).

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 1 bis 6: Abschluss des Vertrags, stillschweigende Annahme](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_1)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 394 und Art. 395: Auftrag, Entstehung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_395)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 373: feste Übernahme des Preises](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_373)
- [Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), Art. 82: provisorische Rechtsöffnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/11/529_488_529/de#art_82)
- [KMU-Portal des Bundes: Allgemeine Geschäftsbedingungen](https://www.kmu.admin.ch/de/allgemeine-geschaeftsbedingungen)
- [Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), Art. 8](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1988/223_223_223/de#art_8)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.