# Offerte nachfassen: acht Texte zum Kopieren. Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-nachfassen-vorlage · Vorlage · Thema: Offerten · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe **Kurz gesagt:** Eine gute Nachfassmail besteht aus drei Sätzen: dem **Bezug** (Offertnummer, Projekt, Datum), dem **nächsten Schritt mit Datum** («ich rufe am Donnerstag an» statt «bei Gelegenheit») und einem **Ausstieg ohne Gesichtsverlust**, damit eine Absage leichter fällt als Schweigen. Alles andere ist Verpackung. Auf dieser Seite stehen acht fertige Texte für die Lagen, die im Alltag wirklich vorkommen, dazu die Betreffzeilen, die geöffnet werden. Den Zeitplan dahinter erklärt der Ratgeber zum Nachfassen. ## Vorlage herunterladen - [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-nachfassen-vorlage.docx) Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. ## Welche Vorlage wann | Situation | Vorlage | Kanal | Zeitpunkt | | --- | --- | --- | --- | | Die Offerte geht raus | Begleitmail beim Versand | E-Mail | Am Tag des Versands | | Es kam keine Reaktion | Kurze Nachfrage | E-Mail, danach Telefon | Nach fünf bis sieben Arbeitstagen | | Verwaltung, Bauherrschaft, Submission | Frage zum Vergabetermin | E-Mail | Nach dem Eingabetermin, vor dem Entscheid | | Der Kunde findet es zu teuer | Zwei Varianten statt Rabatt | Telefon, danach E-Mail | Innert zwei Arbeitstagen | | Der Kunde ist selten am Computer | Kurznachricht | SMS oder Messenger | Wie die Nachfrage, nur kürzer | | Die Gültigkeit läuft ab, nichts kam | Letzte Rückfrage | E-Mail | Zwei bis drei Arbeitstage vor Ablauf | | Das Projekt war verschoben | Wiedervorlage | E-Mail | Nach drei bis sechs Monaten, mit einem neuen Anlass | | Nach einem Telefonat | Gesprächsnotiz | E-Mail | Noch am selben Tag | Wann genau der erste und der zweite Kontakt sinnvoll sind, hängt an der Gültigkeit deiner Offerte. Der Zeitplan dazu steht im Ratgeber [Offerte nachfassen, ohne zu nerven](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-nachfassen). ## Die drei Sätze, die jede Nachfassmail braucht - **Der Bezug.** Offertnummer, Projekt und Versanddatum im ersten Satz. Dein Kunde hat drei Offerten im Postfach und weiss nicht auswendig, welche von wem stammt. - **Der nächste Schritt mit Datum.** Nicht «bei Gelegenheit», sondern «ich rufe am Donnerstagvormittag an». Wer den nächsten Schritt selbst setzt, muss nicht dreimal nachfragen, und der Anruf wirkt wie ein abgemachter Termin. - **Der Ausstieg ohne Gesichtsverlust.** Ein Satz, mit dem eine Absage leichtfällt. Eine klare Absage ist mehr wert als drei Wochen Schweigen: Damit bekommst du den Termin zurück und oft auch den Grund. ## Betreffzeilen, die geöffnet werden | Schwach | Besser | Warum | | --- | --- | --- | | Nachfrage | Offerte 2026-0142 · Sitzplatz Weidweg · kurze Nachfrage | Nummer und Projekt machen die Mail auffindbar und sofort zuordenbar | | Unsere Offerte vom Montag | Offerte 2026-0142 · gültig bis 21.10.2026 | Ein Datum sagt mehr als ein Wochentag, an den sich niemand erinnert | | Dringend: Rückmeldung erbeten | Offerte 2026-0142 · Termin in KW 43 reservieren? | Druck wirkt im Handwerk nie, eine konkrete Frage schon | | Erinnerung | Offerte 2026-0142 · Notiz zu unserem Gespräch vom 18.09. | «Erinnerung» klingt nach Mahnung, der Bezug aufs Gespräch nach Zusammenarbeit | ## Die acht Texte Alle Texte siezen den Kunden, weil Geschäftsbriefe so geschrieben werden. Platzhalter stehen in eckigen Klammern. Wichtig: Ersetze nicht nur die Klammern, sondern nimm in jeden Text einen Satz auf, der nur auf diesen Kunden passt. Eine Mail, die nach Vorlage klingt, wird wie eine Vorlage behandelt. ### 1. Begleitmail beim Versand der Offerte Diese Mail ist kein Nachfassen, sondern der Grund, warum das Nachfassen später funktioniert. Wer beim Versand ankündigt, wann er sich meldet, ruft nachher nicht ungefragt an, sondern hält eine Abmachung ein. **Begleitmail beim Versand** ```text Betreff: Offerte [NUMMER] · [PROJEKT] Guten Tag [NAME] Besten Dank für das Gespräch vom [DATUM]. Im Anhang finden Sie unsere Offerte für [PROJEKT]. Das Wichtigste in Kürze: Umfang: [ein Satz, was enthalten ist] Betrag: CHF [BETRAG] inklusive Mehrwertsteuer Ausführung: ab [DATUM], Dauer rund [DAUER] Gültig bis: [DATUM] Wenn etwas unklar ist oder Sie eine Position anders zusammengestellt haben möchten, rufen Sie mich an. Das ist in zwei Minuten geklärt und meistens einfacher als eine Mail. Falls ich bis dahin nichts höre, melde ich mich am [WOCHENTAG], [DATUM], kurz bei Ihnen. Freundliche Grüsse [NAME] [FIRMA] · [TELEFON] ``` ### 2. Kurze Nachfrage nach etwa einer Woche Der Text, den du am häufigsten brauchst, und der Text im Word-Dokument oben. Er ist bewusst kurz: Eine lange Mail wirkt wie eine Rechtfertigung. Eine ausführlichere Fassung mit Begründung steht im Ratgeber [Offerte nachfassen, ohne zu nerven](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-nachfassen). **Kurze Nachfrage, nach fünf bis sieben Arbeitstagen** ```text Betreff: Offerte [NUMMER] · [PROJEKT] · kurze Nachfrage Guten Tag [NAME] Am [DATUM] haben wir Ihnen die Offerte [NUMMER] für [PROJEKT] geschickt. Ich frage lieber einmal nach, als zweimal zu raten: Ist alles klar, oder fehlt Ihnen noch eine Angabe von uns? Zwei Punkte, die erfahrungsgemäss zuerst auftauchen: Umfang: Position [NR] können wir grösser oder kleiner rechnen, ohne dass sich am Rest etwas ändert. Termin: Wir brauchen rund [DAUER] und könnten ab [DATUM] beginnen. Wenn es Ihnen passt, rufe ich Sie am [WOCHENTAG], [DATUM], gegen [UHRZEIT] kurz an. Schreiben Sie mir einfach, falls Ihnen ein anderer Zeitpunkt lieber ist. Die Offerte ist gültig bis am [DATUM] und liegt nochmals bei. Freundliche Grüsse [NAME] [FIRMA] · [TELEFON] ``` ### 3. Nachfrage bei einer Verwaltung oder Bauherrschaft Hier entscheidet selten eine einzelne Person, und der Entscheid hat einen Termin. Frag darum nach dem Termin, nicht nach dem Auftrag. Das ist die einzige Frage, die eine Sachbearbeiterin ohne Rücksprache beantworten kann. **Frage zum Vergabetermin** ```text Betreff: Offerte [NUMMER] · [OBJEKT] · Frage zum Vergabetermin Guten Tag [NAME] Am [DATUM] haben wir unsere Offerte für [LEISTUNG] am Objekt [OBJEKT] eingereicht. Damit wir die Kapazität richtig einplanen können, zwei kurze Fragen: Bis wann rechnen Sie mit dem Entscheid? Brauchen Sie von uns noch Unterlagen, zum Beispiel Referenzen, den Versicherungsnachweis oder eine Bestätigung der Ausführungsfristen? Unsere Offerte ist bis am [DATUM] gültig. Dauert der Entscheid länger, verlängern wir die Gültigkeit gerne zu denselben Preisen. Eine kurze Nachricht genügt. Freundliche Grüsse [NAME] [FIRMA] · [TELEFON] ``` ### 4. Wenn der Preis der Einwand ist Senk den Preis nicht ungefragt. Wer beim ersten Einwand fünf Prozent nachlässt, sagt damit, dass die erste Zahl nicht ehrlich war. Rabatt gibt es nur gegen eine Gegenleistung: weniger Umfang, ein anderes Material, ein früherer Termin, eine Akontozahlung. **Zwei Varianten statt Rabatt** ```text Betreff: Offerte [NUMMER] · zwei Varianten Guten Tag [NAME] Besten Dank für Ihre offene Rückmeldung zum Preis. Damit kann ich etwas anfangen. Bevor wir über einen Rabatt sprechen, schlage ich Ihnen zwei Varianten mit kleinerem Umfang vor: Variante A: [Leistung reduziert, zum Beispiel ohne Position NR], neu CHF [BETRAG] Variante B: [andere Ausführung oder anderes Material], neu CHF [BETRAG] Die ursprüngliche Offerte über CHF [BETRAG] bleibt daneben bestehen, falls Sie doch die vollständige Ausführung wünschen. Was wir nicht ändern, ist die Ausführung selbst: Die Stunden, die es braucht, brauchen wir auch, und beim Material arbeiten wir mit Qualitäten, die wir kennen. Deshalb kürzen wir lieber den Umfang als den Preis. Sagen Sie mir bis am [DATUM], welche Variante wir weiterverfolgen, dann haben Sie die angepasste Offerte am Tag darauf. Freundliche Grüsse [NAME] [FIRMA] · [TELEFON] ``` ### 5. Kurznachricht per SMS oder Messenger Für Kunden, die am Handy schneller antworten als am Computer. Ein Satz, eine Frage, ein Datum. Schreib den Namen deines Betriebs dazu: Eine Nummer ohne Absender wird nicht beantwortet. **Kurznachricht** ```text Guten Tag [NAME], hier [NAME] von [FIRMA]. Kurze Frage zur Offerte für [PROJEKT] vom [DATUM]: Passt alles so, oder brauchen Sie noch etwas von uns? Gültig ist die Offerte bis am [DATUM]. Freundliche Grüsse ``` ### 6. Die letzte Rückfrage vor dem Ablauf Diese Nachricht ist die wichtigste der ganzen Reihe, weil sie ohne Druck auskommt und trotzdem einen Entscheid auslöst. Statt «jetzt oder nie» heisst es hier «ich gebe den Termin frei». Das ist keine Drohung, sondern eine Tatsache aus deinem Kalender. **Letzte Rückfrage** ```text Betreff: Offerte [NUMMER] · letzte Rückfrage Guten Tag [NAME] Unsere Offerte für [PROJEKT] läuft am [DATUM] ab, und ich habe seither nichts von Ihnen gehört. Das ist völlig in Ordnung, ich möchte nur nichts blockieren. Ich nehme die Offerte darum aus meiner Liste und gebe den reservierten Termin in der Kalenderwoche [NR] wieder frei. Wird das Projekt später wieder aktuell, melden Sie sich einfach. Wir rechnen die Arbeiten dann mit den Preisen von diesem Zeitpunkt neu und fangen nicht bei null an: Die Aufnahme und die Masse haben wir. Falls Sie sich anders entschieden haben, würde mich interessieren, woran es gelegen hat. Ich frage nicht, um nachzuverhandeln, sondern um es beim nächsten Mal besser zu machen. Freundliche Grüsse [NAME] [FIRMA] · [TELEFON] ``` ### 7. Wiedervorlage nach Monaten Eine alte Offerte einfach nochmals zu schicken, wirkt verzweifelt. Mit einem neuen Anlass wirkt dieselbe Nachricht aufmerksam. Der Anlass muss echt sein: freie Kapazität, ein gesunkener Materialpreis, eine Leistung, die du neu selbst ausführst, eine Referenz in der Nachbarschaft. **Wiedervorlage** ```text Betreff: [PROJEKT] · wieder aktuell? Guten Tag [NAME] Im [MONAT] haben wir Ihnen eine Offerte für [PROJEKT] geschickt. Damals war der Zeitpunkt nicht der richtige. Ich melde mich, weil sich etwas geändert hat: [zum Beispiel: Wir haben ab [MONAT] wieder freie Kapazität / Die Preise für [MATERIAL] sind zurückgegangen / Wir führen [LEISTUNG] neu selbst aus und sind damit schneller]. Wenn das Thema bei Ihnen wieder aktuell ist, rechne ich die Offerte mit heutigen Preisen neu. Eine neue Besichtigung braucht es nur, wenn sich am Objekt etwas verändert hat. Falls nicht, geben Sie mir bitte kurz Bescheid. Dann melde ich mich zu diesem Projekt nicht mehr. Freundliche Grüsse [NAME] [FIRMA] · [TELEFON] ``` ### 8. Gesprächsnotiz nach dem Telefonat Der unterschätzteste Text der Reihe. Ein Anruf bringt mehr als drei Mails, aber er hinterlässt nichts. Die Notiz danach hält fest, wer bis wann was macht, und wird oft zur eigentlichen Grundlage des Auftrags. **Gesprächsnotiz** ```text Betreff: Offerte [NUMMER] · Notiz zu unserem Gespräch vom [DATUM] Guten Tag [NAME] Besten Dank für das Telefonat von vorhin. Damit wir beide dasselbe im Kopf haben, hier das Besprochene: Offen ist noch: [Punkt 1], [Punkt 2] Wir liefern bis am [DATUM]: [Unterlage, Muster, zusätzliche Position] Sie entscheiden bis am [DATUM] Der Termin in der Kalenderwoche [NR] bleibt bis am [DATUM] für Sie reserviert Wenn ich etwas falsch notiert habe, korrigieren Sie mich bitte kurz. Sonst gilt das so. Freundliche Grüsse [NAME] [FIRMA] · [TELEFON] ``` ## Was rechtlich im Hintergrund läuft Wer einem andern den Antrag zum Abschluss eines Vertrags stellt und für die Annahme eine Frist setzt, bleibt bis zu deren Ablauf an den Antrag gebunden und wird wieder frei, wenn bis dahin keine Annahmeerklärung eingetroffen ist (OR Art. 3). Für das Nachfassen heisst das: Solange die Frist läuft, bist du an deine Preise gebunden, dein Kunde dagegen an nichts. Nach dem Ablauf bist du frei und darfst mit heutigen Preisen neu rechnen. Genau deshalb ist die letzte Rückfrage vor dem Ablauf kein Betteln, sondern ein Termingeschäft. > Eine einzelne, persönliche Nachricht an einen Kunden, der die Offerte selbst verlangt hat, ist etwas anderes als eine Werbemail an eine Liste alter Offertenempfänger. Wo die Grenze verläuft und was das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb dazu sagt, steht im Ratgeber [Offerte nachfassen, ohne zu nerven](https://kidesk.ch/ratgeber/offerte-nachfassen). ## Bevor du eine Vorlage verschickst 1. **Alle Klammern ersetzen.** Eine Mail mit einem stehengebliebenen [NAME] beendet das Gespräch zuverlässiger als jeder Preis. 2. **Einen eigenen Satz einbauen.** Etwas aus dem Termin: der Hund, der Baum vor dem Haus, die Treppe im zweiten Stock. Ein Satz genügt, und er zeigt, dass ein Mensch geschrieben hat. 3. **Die Offerte anhängen.** Niemand sucht in seinem Postfach nach deiner alten Mail. Häng das PDF jedes Mal wieder an. 4. **Ein Datum statt eines Zeitraums.** «Bis am 30.09.2026» ist überprüfbar, «in den nächsten Tagen» nicht. 5. **Den Versand notieren.** Wann du was geschickt hast, gehört zur Offerte. Sonst fragst du beim dritten Mal dasselbe zum zweiten Mal. ## So macht es KIDESK Öffnet dein Kunde den Link zur Offerte zum ersten Mal, hält KIDESK das fest: Im Verlauf der Offerte steht, wann sie angesehen wurde. Du weisst also vor dem Anruf, ob die Offerte überhaupt geöffnet wurde. Auf der Startseite blendest du den Baustein «Offerten laufen ab» ein: Er zeigt die Offerten, deren Gültigkeit in den nächsten vierzehn Tagen endet. In der Pipeline steht daneben, wie viele bald ablaufen. Das Nachfassen löst du selbst aus: «Erinnerung senden» schickt deinem Kunden eine Mail mit der Offerte als PDF und dem Link zur Unterschrift. Den Begleittext dieser Erinnerung hinterlegst du einmal bei den E-Mail-Vorlagen, mit Platzhaltern für Nummer und Link, oder du lässt ihn dir im Chat vorformulieren und änderst ihn vor dem Senden. Von sich aus schreibt KIDESK deinem Kunden nie: Es gibt weder eine automatische Erinnerung noch eine Mail, wenn eine Offerte abläuft. - [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten) - [Der Chat in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/ki-chat) ## Häufige Fragen ### Was schreibe ich, wenn ich gar nicht weiss, wer entscheidet? Frag danach, statt es zu erraten. Ein Satz genügt: ob die Offerte bei der richtigen Person liegt und wer den Entscheid fällt. Bei Verwaltungen und grösseren Firmen ist das keine unhöfliche Frage, sondern eine nützliche, und du sparst dir zwei Wochen Warten auf jemanden, der gar nicht zuständig ist. ### Darf ich die Offerte einfach unverändert nochmals schicken? Als Anhang ja, als ganze Nachricht nein. Häng das PDF bei jeder Nachfassmail wieder an, aber schreib jedes Mal etwas Neues dazu: eine Variante, einen früheren Termin, eine Antwort auf eine offene Frage. Dieselbe Mail zweimal zu senden, wirkt wie ein Automat und wird auch so behandelt. ### Soll ich beim Nachfassen von mir aus einen Rabatt anbieten? Nein. Wer ohne Einwand nachlässt, entwertet die erste Zahl und macht jede künftige Offerte verhandelbar. Wenn der Preis wirklich der Grund ist, gehört die Antwort in kleinere Varianten statt in einen Nachlass. Die Vorlage dafür steht weiter oben auf dieser Seite. ### Der Kunde antwortet per Messenger. Ist das ein Problem? Für den Vertragsschluss nicht, Verträge sind formfrei. Für deine Ablage schon: Nachrichten auf dem Handy verschwinden, und in einem Jahr findest du sie nicht mehr. Halt das Ergebnis darum in zwei Zeilen per Mail fest, so wie in der Gesprächsnotiz oben, dann hast du den Beleg an einem Ort. ### Wie viele dieser Texte benutze ich bei einer einzelnen Offerte? Im Normalfall drei: die Begleitmail beim Versand, die kurze Nachfrage nach etwa einer Woche und die letzte Rückfrage vor dem Ablauf. Die übrigen Texte sind für die Fälle dazwischen. Mehr als drei Nachrichten zur selben Offerte bringen erfahrungsgemäss nichts mehr und kosten Sympathie. ## Quellen - [Obligationenrecht (OR), Art. 3: Antrag mit Annahmefrist](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_3) Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.