# Offerte Vorlage Schweiz: Word und Excel.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-vorlage-schweiz · Vorlage · Thema: Offerten · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Für die Offerte selbst kennt das Obligationenrecht keine Pflichtangaben. Die Pflichtangaben nach MWSTG Art. 26 gelten für die Rechnung, nicht für die Offerte. Wichtiger ist etwas anderes: Was in der Offerte steht, wird zum Vertragsinhalt, sobald der Kunde annimmt. In der Praxis fehlen vier Angaben am häufigsten: das **Gültigkeitsdatum**, die **Zahlungsbedingungen**, der **Ausführungstermin** und der Satz, was nicht enthalten ist. Die Vorlage unten hat alle vier.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-vorlage-schweiz.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-vorlage-schweiz.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst.

**Offerte**

| Angabe | Wert |
| --- | --- |
| Offertnummer | 2026-0142 |
| Datum | 21.09.2026 |
| Gültig bis | 21.10.2026 |
| Kunde | [Name, Strasse Nr., PLZ Ort] |
| Objekt | [Strasse Nr., PLZ Ort] |
| Ansprechperson | [Name, Telefon] |

Besten Dank für Ihre Anfrage. Für die besprochenen Arbeiten unterbreiten wir Ihnen die folgende Offerte. Die Preise verstehen sich in Schweizer Franken, exklusive Mehrwertsteuer.

| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | Preis | Total |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | Arbeitszeit Monteur | 16.00 | Std. | 95.00 | 1'520.00 |
| 2 | Arbeitszeit Lernender | 6.00 | Std. | 48.00 | 288.00 |
| 3 | Material gemäss beiliegender Liste | 1.00 | Pausch. | 640.00 | 640.00 |
| 4 | Anfahrt und Rückfahrt | 2.00 | Fahrt | 45.00 | 90.00 |
| 5 | Entsorgung Altmaterial | 1.00 | Pausch. | 120.00 | 120.00 |
|  |  |  |  | Zwischentotal | 2'658.00 |
|  |  |  |  | MwSt 8.1 % | 215.30 |
|  |  |  |  | **Total CHF** | **2'873.30** |

Gültigkeit: Diese Offerte gilt bis am 21.10.2026.

Ausführung: Nach Annahme der Offerte, voraussichtlich in der Kalenderwoche [NR]. Den genauen Termin vereinbaren wir telefonisch.

Nicht enthalten: [Gerüst, Entsorgung von Sonderabfall, Arbeiten anderer Gewerke]. Mehrleistungen werden vor der Ausführung schriftlich offeriert und von Ihnen bestätigt.

Zahlungsbedingungen: Rechnungen sind innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Nach Ablauf dieser Frist tritt der Verzug ohne weitere Mahnung ein. Ab Verzug ist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr geschuldet.

Annahme der Offerte:
Ort und Datum ............................  Unterschrift Kunde ............................
Ort und Datum ............................  Unterschrift Auftragnehmer ............................

[Preise, Fristen und Texte dieser Vorlage sind Beispiele. Setzen Sie Ihre eigenen ein.]

## Was in die Offerte gehört und warum

Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Nimmt der Kunde sie an, ist der Vertrag geschlossen, und zwar mit dem Inhalt, der in der Offerte steht (Obligationenrecht, OR, Art. 1 und Art. 3). Darum ist jede Zeile in der Offerte später eine Zeile im Vertrag. Diese Tabelle sagt zu jeder Angabe, ob sie eine Pflicht ist oder Praxis.

| Angabe | Pflicht oder Praxis | Wozu sie dient |
| --- | --- | --- |
| Firma, Adresse und Kontakt | Praxis | Der Kunde muss wissen, mit wem er den Vertrag schliesst und wen er anruft |
| MwSt-Nummer CHE-123.456.789 MWST | Pflicht auf der Rechnung (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a) | Auf der Offerte Praxis. Wer nicht im Register steht, weist keine Steuer aus |
| Offertnummer | Praxis | Eindeutiger Bezug für Rückfragen, Auftragsbestätigung, Nachtrag und Rechnung |
| Datum und «Gültig bis TT.MM.JJJJ» | Praxis mit gesetzlicher Wirkung | Mit Frist bist du bis zu deren Ablauf gebunden, danach frei (OR Art. 3) |
| Leistungen mit Menge, Einheit und Einzelpreis | Praxis | Bestimmt im Streitfall, was du schuldest und was der Kunde extra bestellt hat |
| Was nicht enthalten ist | Praxis | Erspart die Diskussion, ob Entsorgung, Gerüst oder Anfahrt im Preis waren |
| MwSt-Satz und Steuerbetrag | Pflicht auf der Rechnung (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. f) | Schliesst der Preis die Steuer ein, genügt die Angabe des Satzes |
| Zahlungsbedingungen | Praxis mit gesetzlicher Wirkung | Hier vereinbarst du den Verfalltag und allfällige Mahngebühren |
| Ausführungstermin oder Zeitfenster | Praxis | Ohne Termin gibt es keinen Verzug, über den man reden kann |
| Unterschriftsfeld für beide Seiten | Praxis | Eine unterschriebene Offerte mit Betrag kann in der Betreibung als Schuldanerkennung dienen (SchKG Art. 82) |

Das Obligationenrecht kennt für die Offerte keine Pflichtangaben. Die Pflichten aus Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) betreffen die Rechnung.

> **Achtung:** Bist du nicht im Mehrwertsteuer-Register eingetragen, darfst du in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1). Wer trotzdem eine Steuer ausweist, schuldet sie. Schreib darum schon in der Offerte keine MwSt-Zeile hin: Aus deiner Offerte wird deine Rechnung. Mehr dazu unter [Mehrwertsteuerpflicht ab CHF 100'000](https://kidesk.ch/ratgeber/mwst-pflicht-ab-100000-franken).

## Die Positionen: Arbeit, Material und Nebenkosten getrennt

Eine einzige Zeile «Renovation Badezimmer, pauschal CHF 8'400.00» ist bequem zu schreiben und teuer zu verteidigen. Wer drei Offerten vergleicht, sucht Unterschiede, und wo er keine sieht, entscheidet er über den Preis. Zerleg die Offerte darum so, wie du sie auch abrechnen würdest.

- **Arbeit** mit Stunden und Ansatz, getrennt nach Qualifikation, wenn ihr zu zweit hingeht. Wie du auf deinen Ansatz kommst, steht im Ratgeber [Stundensatz berechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/stundensatz-berechnen).
- **Material** mit Menge und Einheit. Bei schwankenden Preisen gehört dazu, auf welchen Tag sich der Preis bezieht.
- **Nebenkosten** als eigene Zeilen: Anfahrt, Entsorgung, Gerüst, Mietmaschinen, Parkgebühren. Was hier fehlt, verschenkst du oder verrechnest du später mit Diskussion.
- **Optionen** klar als Option gekennzeichnet und nicht im Total. Sonst vergleicht der Kunde deine Offerte mit einer, die die Option weggelassen hat.
- **Zwischentotale** bei mehr als etwa fünfzehn Positionen, gegliedert nach Bauteil oder Raum. Drei Blöcke mit Zwischentotal entscheiden sich schneller als vierzig lose Zeilen.

**Kleine Handwerkerofferte, nachgerechnet**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Arbeitszeit Monteur, 16.00 Std. zu CHF 95.00 | CHF 1'520.00 |
| Arbeitszeit Lernender, 6.00 Std. zu CHF 48.00 | CHF 288.00 |
| Material gemäss beiliegender Liste | CHF 640.00 |
| Anfahrt und Rückfahrt, 2 Fahrten zu CHF 45.00 | CHF 90.00 |
| Entsorgung Altmaterial, pauschal | CHF 120.00 |
| Zwischentotal ohne MwSt | CHF 2'658.00 |
| MwSt 8.1 % | CHF 215.30 |
| **Offertsumme inklusive MwSt** | **CHF 2'873.30** |

> Die Ansätze in diesem Beispiel und in der Vorlage sind Beispiele, keine Marktpreise. Setz deine eigenen Zahlen ein, bevor du die Vorlage verschickst.

## «Gültig bis»: ein Datum, nicht «30 Tage»

Setzt du eine Frist zur Annahme, bleibst du bis zu deren Ablauf an die Offerte gebunden und bist danach frei (OR Art. 3). Ohne Frist bist du so lange gebunden, wie du bei ordentlichem Lauf der Dinge eine Antwort erwarten darfst (OR Art. 5). Wie lange das ist, entscheidet im Streitfall ein Gericht, und deshalb willst du es gar nicht so weit kommen lassen. Schreib ein konkretes Datum hin, nicht «30 Tage ab Erhalt»: Sonst musst du nachrechnen, wann der Kunde die Mail geöffnet hat. Was gilt, wenn er sich zu spät meldet, steht unter Wie lange ist eine Offerte gültig?.

## Zahlungsbedingungen gehören in die Offerte, nicht erst auf die Rechnung

Der Kunde gerät durch deine Mahnung in Verzug. Nur wenn ein bestimmter Verfalltag verabredet wurde, läuft der Verzug ohne Mahnung (OR Art. 102). «Verabredet» heisst: vereinbart, nicht einseitig aufgedruckt. Eine Zahlungsfrist, die zum ersten Mal auf der Rechnung erscheint, ist keine Abrede. Dasselbe gilt für Mahngebühren: Ohne Vereinbarung schuldet sie der Kunde nicht, siehe [Darf ich Mahngebühren verlangen?](https://kidesk.ch/fragen/darf-ich-mahngebuehren-verlangen). Beides gehört in die Offerte, die der Kunde annimmt.

**Gültigkeits- und Zahlungsblock für die Offerte**

```text
Gültigkeit: Diese Offerte gilt bis am [TT.MM.JJJJ]. Die Preise verstehen sich in Schweizer Franken, exklusive Mehrwertsteuer von zurzeit 8.1 %.

Ausführung: Nach Annahme der Offerte, voraussichtlich in der Kalenderwoche [NR]. Den genauen Termin vereinbaren wir telefonisch.

Zahlungsbedingungen: Rechnungen sind innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Nach Ablauf dieser Frist gerät der Kunde ohne weitere Mahnung in Verzug. Ab Verzug ist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr geschuldet. Die erste Zahlungserinnerung ist kostenlos, für jede weitere Mahnung wird eine Mahngebühr von CHF [BETRAG] erhoben.

Nicht enthalten: [zum Beispiel Gerüst, Entsorgung von Sonderabfall, Malerarbeiten, Bauabfälle Dritter]. Mehrleistungen werden vor der Ausführung schriftlich offeriert.
```

## Privatkunde zu Hause: das Widerrufsrecht kennen

Unterschreibt eine Privatperson deine Offerte in ihrer Wohnung, am Arbeitsplatz oder nach einem Anruf von dir, kann sie den Vertrag innert 14 Tagen widerrufen (OR Art. 40b und Art. 40e). Das gilt für Leistungen zum persönlichen oder familiären Gebrauch, wenn die Zahlung des Kunden CHF 100.00 übersteigt (OR Art. 40a). Du musst über dieses Recht schriftlich informieren, datiert und mit deiner Adresse (OR Art. 40d). Die 14 Tage beginnen erst zu laufen, wenn der Kunde diese Angaben erhalten hat (OR Art. 40e Abs. 2). Kein Widerrufsrecht besteht, wenn der Kunde die Vertragsverhandlungen ausdrücklich gewünscht hat (OR Art. 40c), also etwa dann, wenn er dich angerufen und um den Besuch gebeten hat. Ging der erste Schritt von dir aus, bleibt es beim Widerrufsrecht. Geschäftskunden haben es nie, weil das Gesetz nur Leistungen zum persönlichen oder familiären Gebrauch erfasst. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Widerrufsrecht beim Haustürgeschäft.

## Word oder Excel: was die Vorlage kann und was nicht

- **Word** ist für Offerten mit wenigen Positionen und viel Text richtig: Beschrieb, Varianten, Bedingungen. Du rechnest selbst, also prüf jedes Total zweimal.
- **Excel** rechnet Menge mal Preis, Zwischentotal, MwSt und Total selbst. Das lohnt sich, sobald du Mengen änderst, während der Kunde neben dir steht.
- **Kein QR-Zahlteil.** Der Zahlteil gehört auf die Rechnung, nicht auf die Offerte. Eine Offerte ist keine Zahlungsaufforderung.
- **Nummerierung von Hand.** Weder Word noch Excel vergibt die nächste Offertnummer. Führ eine einfache Liste, sonst vergibst du dieselbe Nummer zweimal.

## Drei Fehler, die in der Praxis Geld kosten

1. **Kein Ablaufdatum.** Der Kunde meldet sich nach fünf Monaten und will den alten Preis, während dein Material inzwischen teurer geworden ist.
2. **Kein Satz zu Mehrleistungen.** Ohne Regel wird jede Zusatzarbeit zur Diskussion. Zwei Zeilen genügen: Mehrleistungen werden vor der Ausführung schriftlich offeriert und vom Kunden bestätigt. Die passende Vorlage ist die [Nachtragsofferte](https://kidesk.ch/vorlagen/nachtragsofferte-vorlage).
3. **Zu spät versendet.** Wer als Erster offeriert, setzt den Massstab, an dem die anderen gemessen werden. Eine saubere Offerte am selben Abend schlägt eine schöne Offerte nach zehn Tagen.

## So macht es KIDESK

In KIDESK entsteht die Offerte aus deinem Katalog: Positionen mit deinen Preisen, optionale Positionen, Zwischentotale. Das Feld «Gültig bis» setzt den Ablauf, und Offerten, deren Gültigkeit in den nächsten Tagen endet, zeigt KIDESK auf der Startseite in einem eigenen Baustein. Eine Erinnerungsmail verschickt KIDESK nicht, das bleibt dein Entscheid. Dein Kunde nimmt die Offerte über einen persönlichen Link an und unterschreibt am Handy oder am Computer; danach bekommt ihr beide die Annahmebestätigung als PDF. Aus der angenommenen Offerte wird der Auftrag und daraus die Rechnung mit QR-Zahlteil, ohne dass du eine Zahl abtippst.

- [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten)
- [Offerte online annehmen lassen](https://kidesk.ch/anleitungen/offerte-online-annehmen-lassen)

## Häufige Fragen

### Muss eine Offertnummer auf dem Dokument stehen?

Rechtlich nicht. Die Nummer hilft dir aber überall dort, wo du später auf die Offerte zeigen musst: in der Auftragsbestätigung, im Nachtrag, auf der Rechnung und im Streitfall. Eine fortlaufende Nummer mit Jahr, zum Beispiel 2026-0142, genügt.

### Darf ich MwSt ausweisen, wenn ich noch nicht steuerpflichtig bin?

Nein. Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen, und wer trotzdem eine Steuer ausweist, schuldet sie (MWSTG Art. 27). Weil aus deiner Offerte die Rechnung wird, lässt du die MwSt-Zeile auch dort weg und schreibst stattdessen, dass die Preise Endpreise sind.

### Gehört der QR-Zahlteil auf die Offerte?

Nein. Der QR-Zahlteil ist Teil der Rechnung und fordert zur Zahlung auf. Eine Offerte fordert nichts, sie fragt. Bezahlt wird nach der Leistung oder nach einer vereinbarten Akontozahlung, und erst dafür stellst du eine Rechnung mit Zahlteil aus.

### Was mache ich, wenn der Kunde nach Ablauf der Frist zusagt?

Du bist nicht mehr gebunden (OR Art. 3 Abs. 2). Du kannst den Auftrag trotzdem annehmen, aber zu den Preisen von heute. Am einfachsten stellst du die Offerte mit aktuellem Datum und aktuellen Materialpreisen neu aus und sagst freundlich, warum.

### Wie lange muss ich Offerten aufbewahren?

Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht von OR Art. 958f gilt für Geschäftsbücher und Buchungsbelege. Eine angenommene Offerte ist die Grundlage deiner Rechnung, darum bewahrst du sie zusammen mit der Rechnung auf. Abgelehnte Offerten darfst du früher löschen, sie sind aber die beste Kalkulationsgrundlage für die nächste Saison.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 1 bis 7: Abschluss des Vertrags, Antrag und Annahme](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_3)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 40a bis 40e: Widerruf bei Haustürgeschäften](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_40_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 102: Verzug des Schuldners](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_102)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26 und Art. 27: Rechnung und unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), Art. 82: provisorische Rechtsöffnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/11/529_488_529/de#art_82)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.