# Pflichtenheft Reinigung: Vorlage zum Ausfüllen.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/pflichtenheft-reinigung-vorlage · Vorlage · Thema: Branchenwissen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Diese Vorlage ist ein Leistungsverzeichnis für die Unterhaltsreinigung: je Zeile ein **Bereich**, eine **Tätigkeit**, ein **Intervall**, dazu Fläche, Aufwand in Minuten und die daraus gerechneten Stunden pro Monat. Es gibt sie als Word- und als Excel-Datei, ohne Anmeldung. In der Excel-Datei werden die Stunden pro Monat am Schluss summiert, und diese Summe mal deinem Verrechnungssatz ist die Monatspauschale. Preise gehören nicht auf dieses Blatt, sie stehen in der Offerte.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/pflichtenheft-reinigung-vorlage.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/pflichtenheft-reinigung-vorlage.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst.

**Pflichtenheft Unterhaltsreinigung**

Felder zum Ausfüllen: Objekt, Adresse, Objekt Nr., Auftraggeber, Ansprechperson vor Ort, Gültig ab, Version, Datum.

| Bereich | Tätigkeit | Intervall | Fläche m² | Aufwand Min. | Stunden pro Monat |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Büro 1. OG Nord | Böden nass wischen, Papierkörbe leeren und neu ausrüsten | 3 x pro Woche | 220 | 45 | 9.75 |
| Sanitär Damen und Herren EG | Apparate und Armaturen reinigen und desinfizieren, Spiegel streifenfrei, Verbrauchsmaterial auffüllen | 5 x pro Woche | 18 | 20 | 7.22 |
| Treppenhaus A, EG bis 3. OG | Stufen und Geländer feucht reinigen | 1 x pro Woche | 95 | 35 | 2.53 |

Die ausgefüllte Zeile ist ein Beispiel. Darunter folgen 24 leere Zeilen zum Ausfüllen.

Freitext: Bodenbeläge je Bereich (Parkett, Linoleum, Platten, Teppich, Naturstein), Nicht enthaltene Leistungen (Fensterreinigung aussen, Glas ab Leiter, Grundreinigung, Sonderreinigung, Verbrauchsmaterial), Zutritt (Schlüssel, Badge, Alarmcode, Zeitfenster) und Lagerraum für Material und Geräte, Bemerkungen und besondere Vereinbarungen.

Ort, Datum und Unterschrift: Auftraggeber (Datum und Unterschrift), Dienstleister (Datum und Unterschrift).

## Was auf dem Blatt steht und warum

Das Pflichtenheft ist die Anlage zum Vertrag, die festhält, was in welchem Bereich wie oft gemacht wird. Es dient drei Leuten gleichzeitig: dir für die Kalkulation, deinem Team für die Ausführung und dem Kunden für die Kontrolle. Darum ist jede Angabe auf dem Blatt entweder messbar oder sie ist überflüssig.

| Angabe | Warum sie dasteht |
| --- | --- |
| Objekt mit Adresse | Verwaltungen betreuen dutzende Liegenschaften. Ohne Adresse und Objektnummer weiss später niemand, worauf sich das Blatt bezieht. |
| Auftraggeber und Ansprechperson vor Ort | Der Vertragspartner ist oft die Verwaltung, die Person mit dem Schlüssel eine andere. Beide gehören in den Kopf. |
| Gültig ab | Ein Pflichtenheft ohne Startdatum lässt sich nicht gegen eine frühere Fassung abgrenzen. |
| Version und Datum | Die Offerte verweist auf genau diese Fassung. Jede Änderung bekommt eine neue Nummer, keine handschriftliche Ergänzung. |
| Bereich | Der Raum oder die Zone, benannt wie im Objekt. «Treppenhaus A» ist eine Angabe, «Treppenhäuser» ist eine Schätzung. |
| Tätigkeit | Eine Arbeit je Zeile, mit Verb. Was ein Laie nicht nachprüfen kann, ist nicht beschrieben. |
| Intervall | Der stärkste Preistreiber überhaupt. Dieselbe Fläche kostet bei fünf Einsätzen pro Woche ein Vielfaches von einem. |
| Fläche in m² | Grundlage der Zeitberechnung. Bei Sanitärapparaten, Lift und Teeküche zählst du Stück statt Quadratmeter. |
| Aufwand in Minuten | Deine Kalkulationsgrösse. Diese Spalte löschst du, wenn das Blatt zum Kunden geht und du sie nicht zeigen willst. |
| Stunden pro Monat | Das Ergebnis aus Aufwand und Intervall. Die Summe dieser Spalte ist die Grundlage der Monatspauschale. |

## So rechnest du die Stunden pro Monat

Ein Monat hat im Schnitt 4.33 Wochen, nicht vier. Der Weg führt deshalb übers Jahr: Einsätze pro Woche mal 52, geteilt durch 12. Für die drei Beispielzeilen der Vorlage sieht das so aus.

| Intervall | Einsätze pro Monat | Aufwand je Einsatz | Stunden pro Monat |
| --- | --- | --- | --- |
| 3 x pro Woche | 13.00 | 45 Min. | 9.75 |
| 5 x pro Woche | 21.67 | 20 Min. | 7.22 |
| 1 x pro Woche | 4.33 | 35 Min. | 2.53 |

Zusammen 19.50 Stunden pro Monat. Mal deinem Verrechnungssatz ergibt das die Pauschale, siehe [Reinigungsofferte kalkulieren](https://kidesk.ch/ratgeber/reinigungsofferte-kalkulieren).

> Die Beispielzeilen sind kursiv gesetzt und gehören gelöscht, bevor du das Blatt verwendest. Die Minuten darin sind Beispielwerte aus dieser Rechnung, keine Richtwerte für deine Objekte: Wie du deine eigenen Leistungswerte misst, steht im Ratgeber zur Kalkulation.

## Bereiche, die gern vergessen gehen

Die Büros und die Sanitärräume stehen auf jedem Pflichtenheft. Streit gibt es später fast immer um die Flächen dazwischen und um die Arbeiten, die nur zweimal im Jahr anfallen.

- **Eingangsbereich und Schmutzschleusen:** Matten saugen oder wechseln, Glas an der Eingangstüre, Briefkastenanlage
- **Lift:** Kabinenboden, Spiegel, Bedienpanel, Türschienen. Die Türschiene ist die Stelle, auf die jeder Kunde zeigt
- **Nebenräume:** Waschküche, Trockenraum, Veloraum, Estrich- und Kellergänge, Technikraum nach Absprache
- **Entsorgungsplatz:** Container reinigen, Platz wischen, Kartonstapel richten. Gehört selten dazu und wird immer erwartet
- **Turnusarbeiten:** Storen, Radiatoren, Lampen, Sockelleisten, Türblätter, Grundreinigung der Böden, jeweils mit Jahresintervall
- **Aussenbereich:** Vorplatz wischen, Veloständer, Aschenbecher. Umgebungspflege und Winterdienst sind eigene Verträge, keine Zeilen im Reinigungspflichtenheft

## Die Felder unter der Tabelle sind die wichtigsten

Unter der Tabelle stehen vier Freitextfelder. Diese wirken wie Beiwerk und verhindern im Alltag mehr Ärger als die ganze Liste darüber.

- **Bodenbeläge je Bereich.** Parkett, Linoleum, Platten, Teppich, Naturstein. Der Belag bestimmt Verfahren und Mittel. Wer geöltes Parkett alkalisch behandelt oder Naturstein sauer, richtet einen Schaden an, den niemand mehr wegputzt.
- **Nicht enthaltene Leistungen.** Fensterreinigung aussen, Glas ab Leiter, Grundreinigung, Sonderreinigung nach Handwerkern, Verbrauchsmaterial. Ein Satz pro Punkt genügt, und er muss dastehen, bevor der erste Kunde danach fragt.
- **Zutritt und Lager.** Schlüssel, Badge, Alarmcode, Zeitfenster, Lagerraum für Material. Wer Material im Objekt lassen darf, spart pro Einsatz Rüstzeit. Für die Schlüssel selbst gibt es ein eigenes Protokoll.
- **Bemerkungen.** Alles, was vom Normalfall abweicht: Haustiere, Alarmanlage mit Verzögerung, Objekt in den Sommerferien geschlossen, Treppenhaus wird auch von der Nachbarliegenschaft benutzt.

## Drei Fehler, die im Alltag teuer werden

1. **Sammelzeilen.** «Unterhaltsreinigung der allgemeinen Räume, wöchentlich» ist keine Zeile, sondern ein offener Betrag. Jede Tätigkeit mit eigenem Intervall bekommt eine eigene Zeile, sonst lässt sie sich weder rechnen noch kontrollieren.
2. **Preise auf dem Blatt.** Sobald Preise drinstehen, wandert das Pflichtenheft bei jeder Anpassung mit. Die Offerte verweist auf das Pflichtenheft, nicht umgekehrt.
3. **Keine Version.** Zwei Fassungen im Umlauf sind schlimmer als gar keine. Version und Datum in den Kopf, die alte Fassung ins Archiv, und in der Offerte steht, welche gilt.

## Vom ausgefüllten Blatt zur Offerte

Wenn die Tabelle steht, ist die Offerte fast fertig. Die Summe der Spalte Stunden pro Monat mal deinem Verrechnungssatz ergibt die Pauschale. In der Offerte steht dann eine Position je Bereich oder eine Gesamtpauschale, dazu der Satz: «Leistungsumfang gemäss Pflichtenheft vom … , Version … , das dieser Offerte beiliegt.» Damit ist das Blatt Vertragsbestandteil, sobald der Kunde die Offerte annimmt.

Wie das Blatt aufgebaut wird und welche Abgrenzungen sonst noch hineingehören, steht ausführlich unter [Pflichtenheft Reinigung erstellen](https://kidesk.ch/ratgeber/pflichtenheft-reinigung-erstellen). Die passende Offerte findest du unter [Offerte Vorlage für Reinigungsfirmen](https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-vorlage-reinigung).

## So macht es KIDESK

Für Reinigungsbetriebe und Gebäudeunterhalt führt KIDESK dasselbe Blatt digital: Bereiche mit Tätigkeiten, Häufigkeit, Aufwand in Minuten, Fläche und Bodenbelag, daraus die Stunden pro Monat. Sechs Vorlagen sind eingebaut, unter anderem Unterhaltsreinigung Büro, Treppenhaus und Schule. Du kannst das Objekt auch in eigenen Worten beschreiben oder diktieren und bekommst einen Entwurf, den du im Editor überarbeitest. Das PDF druckt sich als Liste oder als Matrix, mit Unterschriftsfeldern. Aus dem Pflichtenheft wird der Offerten-Entwurf mit einer Position je Bereich, und das Pflichtenheft hängt als Beilage an der Offerte.

- [KIDESK für Reinigungsfirmen](https://kidesk.ch/branchen/reinigung)
- [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten)

## Häufige Fragen

### Pflichtenheft, Leistungsverzeichnis oder Leistungsbeschrieb: was ist der Unterschied?

In der Reinigung meinen alle drei Wörter dasselbe Blatt. Verwaltungen und Ausschreibungen sagen meist Leistungsverzeichnis, Betriebe sagen Pflichtenheft. Wichtig ist nur, dass in der Offerte und im Vertrag durchgehend derselbe Begriff steht, mit Datum und Version.

### Soll ich dem Kunden die Spalte mit den Minuten zeigen?

Das ist deine Entscheidung. Die Minuten sind deine Kalkulation, und wer sie zeigt, verhandelt über Minuten statt über Leistung. Andererseits schafft die Spalte Vertrauen, weil der Preis nachvollziehbar wird. Üblich ist: intern mit Minuten, die Fassung für den Kunden ohne. Lösch die Spalte im Word oder blende sie in Excel aus.

### Wie halte ich fest, was tatsächlich gemacht wurde?

Nicht auf diesem Blatt. Das Pflichtenheft ist die Vereinbarung, der Nachweis gehört auf ein Kontrollblatt im Objekt, auf dem je Einsatz abgezeichnet wird. Für die Turnusarbeiten zwei- bis viermal pro Jahr lohnt sich zusätzlich ein Eintrag mit Datum, weil genau danach im Herbst gefragt wird.

### Kann ich dieselbe Vorlage für ein Treppenhaus in einem Mehrfamilienhaus brauchen?

Ja, die Struktur passt. Für Liegenschaften mit Hauswartung ist das [Pflichtenheft Hauswartung](https://kidesk.ch/vorlagen/pflichtenheft-hauswartung-vorlage) besser geeignet, weil dort auch technischer Unterhalt, Umgebung und Entsorgung vorkommen. Wer nur reinigt, bleibt bei diesem Blatt.

### Was ändert sich, wenn das Pflichtenheft vom Kunden kommt?

Dann prüfst du statt zu schreiben. Achte auf fehlende Intervalle, auf Sammelzeilen, auf Flächenangaben ohne Quelle und auf Verbrauchsmaterial, das nirgends erwähnt ist. Schreib deine Annahmen in die Offerte, sonst gelten später die Annahmen des Kunden.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 1: Abschluss des Vertrages](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_1)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.