# Proforma-Rechnung: Vorlage für Sendungen ohne Verkauf.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/proforma-rechnung-vorlage · Vorlage · Thema: Rechnungen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Diese Vorlage ist für den einen Fall gemacht, in dem die Proforma-Rechnung wirklich das richtige Papier ist: Ware geht über die Grenze, ohne dass sie verkauft wird, und die Zollstelle braucht trotzdem einen Wert. Reparatursendung, Garantieersatz, Muster, Messegut, Rückversand. Sie fordert kein Geld, trägt keinen Einzahlungsschein und weist keinen Steuerbetrag aus. Willst du Geld im Voraus, ist die Akontorechnung der richtige Beleg; willst du eine Kostenvorschau geben, die Offerte.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/proforma-rechnung-vorlage.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/proforma-rechnung-vorlage.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst.

**Proforma-Rechnung**

Felder zum Ausfüllen: Proforma-Nr., Datum, Empfänger (Name, Strasse, PLZ, Ort, Land), Grund der Sendung, Ursprungsland der Ware, Transporteur oder Spediteur, Anzahl Packstücke, Bruttogewicht in kg.

| Pos. | Bezeichnung der Ware | Zolltarifnummer | Menge | Einheit | Betrag CHF |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | Steuerplatine Typ XY-40, gebraucht, zur Reparatur | [falls bekannt] | 1 | Stk. | 480.00 |
| 2 | Dichtungsset zur Steuerplatine, neu | [falls bekannt] | 1 | Satz | 35.00 |

Die ausgefüllte Zeile ist ein Beispiel. Darunter folgen 10 leere Zeilen zum Ausfüllen.

Freitext: Wert nur für Zollzwecke. Es findet kein Verkauf statt, es wird keine Zahlung verlangt. Value for customs purposes only. No sale takes place, no payment is requested., Bemerkungen.

Ort, Datum und Unterschrift: Absender.

## Wofür du dieses Dokument brauchst

Beim Versand ins Ausland zählt der Wert der Ware, nicht die Frage, ob dafür jemand zahlt. Das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit hält für Paketsendungen fest, der Absender fülle die Zollinhaltserklärung CN 23 aus und «legt eine Rechnungskopie oder einen anderen Wertnachweis bei (Internet-Auszug, Kaufvertrag usw.)». Gibt es keinen Verkauf, gibt es auch keine Handelsrechnung, die man beilegen könnte. Genau dort tritt die Proforma-Rechnung an ihre Stelle.

- **Reparatur und Garantieersatz:** Du schickst ein Gerät zum Hersteller oder ein Ersatzteil an einen Kunden im Ausland.
- **Muster und Ausstellungsgut:** Material an eine Messe, Musterstücke an einen Interessenten.
- **Rückversand:** Du schickst zurück, was dir jemand zur Prüfung geschickt hat.
- **Werkzeug für einen Einsatz im Ausland:** Dafür gibt es eigene Zollverfahren. Kläre das vorher mit deinem Spediteur, nicht am Grenzübergang.

## Was in der Vorlage steht und warum

| Angabe | Warum sie dasteht |
| --- | --- |
| Proforma-Nr. aus einem eigenen Kreis | Damit du die Nummern deiner echten Rechnungen nicht verbrauchst und später keine Lücke erklären musst |
| Grund der Sendung | Danach richtet sich das Zollverfahren. «Garantieersatz» oder «Rückversand nach Reparatur» sagt mehr als «Ware» |
| Ursprungsland der Ware | Entscheidet im Zielland mit über die Abgaben. Gemeint ist die Herkunft der Ware, nicht dein Firmensitz |
| Zolltarifnummer je Position | Auf der Proforma selbst nicht vorgeschrieben. Für die Zollanmeldung braucht sie dein Spediteur ohnehin, darum übernimm sie, wenn sie auf der Lieferantenrechnung steht |
| Menge, Einheit und Betrag je Position | Der Wertnachweis, um den es geht. Jede Zeile einzeln, keine Sammelzeile «diverses Material» |
| Packstücke und Bruttogewicht | Der Transporteur braucht beides ohnehin; auf demselben Blatt spart es eine Rückfrage |
| Erklärung und Unterschrift | Der Absender steht mit seinem Namen für die Wertangabe. Ob die Zollstelle im Zielland darauf besteht, sagt dir dein Transporteur |

Absender, Empfänger und Datum ergänzt die Vorlage bereits als Platzhalter. Die Beispielzeilen in der Tabelle überschreibst du.

> Die Datei ist bewusst ein Formular zum Ausfüllen und keine Rechnung: Sie hat keine Mehrwertsteuerzeile, keine Zahlungsfrist und keinen Hinweis auf einen Einzahlungsschein. Was sie braucht, ist eine Zeile mit dem Gesamtwert, und die rechnet die Excel-Datei aus den Positionen selbst.

## Wert heisst nicht Preis

Auch ohne Verkauf hat die Ware einen Wert, und die Zollstelle braucht ihn. «Geschenk», «ohne Wert» oder eine Null beantworten die Frage nicht, sie verzögern die Sendung. Setz den tatsächlichen Wert ein, also das, was ein Ersatz kosten würde, und schreib dazu, dass kein Verkauf stattfindet. Bei gebrauchten Geräten ist das der Zeitwert, nicht der Neupreis.

**Erklärung auf dem Dokument, deutsch und englisch**

```text
Wert nur für Zollzwecke. Es findet kein Verkauf statt, es wird keine Zahlung verlangt.
Value for customs purposes only. No sale takes place, no payment is requested.

Grund der Sendung: [Garantieersatz / Reparatur / Muster / Rückversand / Ausstellung]
Reason for shipment: [warranty replacement / repair / sample / return / exhibition]

Ursprungsland der Ware: [Land]
Country of origin: [country]
```

## Drei Fehler, die immer wieder passieren

- **Ein Steuerbetrag auf der Proforma.** Wer in einer Rechnung eine Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, oder eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Für das Gesetz zählt der Inhalt, nicht der Titel: Als Rechnung gilt «jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird» (Art. 3 Bst. k).
- **Ein QR-Einzahlungsschein unten am Blatt.** Dann zahlt ein Teil der Empfänger, und du hast Geld auf dem Konto ohne passenden Beleg. Eine Proforma bekommt keinen Einzahlungsschein, auch keinen ohne Betrag.
- **Die nächste Rechnungsnummer.** Danach fehlt diese Nummer in der Reihe deiner echten Rechnungen. Nimm einen eigenen Kreis mit erkennbarem Kürzel, zum Beispiel PF-2026-014.

## Wann du einen anderen Beleg brauchst

| Du willst | Richtiger Beleg |
| --- | --- |
| Geld, bevor du anfängst | [Akontorechnung](https://kidesk.ch/vorlagen/akontorechnung-vorlage) oder Vorauszahlungsrechnung, mit Nummer, Frist und Einzahlungsschein |
| Dem Kunden zeigen, was es kosten wird | [Offerte](https://kidesk.ch/vorlagen/offerte-vorlage-schweiz), die er annehmen kann |
| Ware verkaufen und ins Ausland liefern | Eine gewöhnliche Rechnung, die als Handelsrechnung mitgeht: [Rechnungsvorlage Schweiz](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-schweiz) |
| Nur zeigen, was in der Kiste liegt | [Lieferschein](https://kidesk.ch/vorlagen/lieferschein-vorlage), ohne Werte |

Wie die Proforma steuerlich einzuordnen ist und warum sie für Vorauszahlungen der schwächere Weg bleibt, steht ausführlich unter [Proforma-Rechnung: wozu und wie](https://kidesk.ch/ratgeber/proforma-rechnung-schweiz). Die Kurzfassung des Begriffs findest du unter [Proforma-Rechnung](https://kidesk.ch/glossar/proforma-rechnung).

> **Achtung:** Wird später doch verrechnet, was du als Proforma verschickt hast, etwa nach einer Reparatur ausserhalb der Garantie, braucht es eine richtige Rechnung. Setz dir beim Versand gleich eine Wiedervorlage, sonst bleibt die Sache liegen: Die Proforma erinnert niemanden an eine Zahlung, dafür ist sie ja nicht gemacht.

## So macht es KIDESK

Eine Belegart «Proforma» steht im Rechnungs-Editor von KIDESK nicht zur Auswahl: Dort wählst du Standard-Rechnung, Akontorechnung oder Schlussrechnung. Für die Vorab-Information nimmst du die Offerte, für Geld vor der Arbeit die Akontorechnung: Akonto- und Schlussrechnung rechnet KIDESK später gegeneinander auf, damit nichts doppelt verrechnet wird. Den Wertnachweis für eine Sendung ohne Verkauf füllst du mit dieser Vorlage aus und legst ihn dem Paket bei.

- [Offerten in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/offerten)
- [Akonto und Schlussrechnung](https://kidesk.ch/ratgeber/akonto-schlussrechnung)

## Häufige Fragen

### Muss auf der Proforma-Rechnung Mehrwertsteuer stehen?

Nein, und in den meisten Fällen soll sie das gerade nicht. Geht Ware ohne Verkauf über die Grenze, wird über kein Entgelt abgerechnet. Weist du trotzdem einen Steuerbetrag aus, schuldest du ihn nach MWSTG Art. 27 Abs. 2, bis die Rechnung korrigiert ist oder du glaubhaft machst, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist.

### Reicht die Proforma-Rechnung dem Zoll als Wertnachweis?

Für Paketsendungen verlangt das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit eine Rechnungskopie oder einen anderen Wertnachweis. Die Proforma ist in der Praxis genau dieser andere Nachweis. Was die Zollstelle im Zielland akzeptiert, sagt dir zuverlässig nur dein Transporteur oder der Empfänger.

### Kann ich damit Vorauskasse verlangen?

Technisch schon, sinnvoll ist es nicht. Zahlt dein Kunde darauf, wurde über ein Entgelt abgerechnet, und der Beleg ist nach MWSTG Art. 3 Bst. k eine Rechnung. Dann schreibst du besser gleich eine Akontorechnung mit Nummer, Frist und Einzahlungsschein, die du in der Schlussrechnung anrechnest.

### Welche Nummer gebe ich dem Dokument?

Eine aus einem eigenen Kreis, erkennbar an einem Kürzel wie PF. Deine Rechnungsnummern bleiben damit lückenlos, und im Archiv siehst du auf einen Blick, welches Dokument Geld forderte und welches nur informierte.

### Muss ich die Proforma aufbewahren?

Leg sie zu den Zollpapieren der Sendung. Ein Buchungsbeleg ist sie nur, wenn ihr ein Geschäftsvorfall zugrunde liegt; Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Bei einer Rückfrage des Zolls nach zwei Jahren ist die Proforma ohnehin das einzige Papier, das den Wert erklärt.

## Quellen

- [Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG): Versenden von Briefen und Paketen (Zollinhaltserklärung CN 23 und Wertnachweis)](https://www.bazg.admin.ch/de/versand-briefe-pakete-zoll-bestimmungen)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 3 Bst. k: Begriff der Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_3)
- [MWSTG Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.