# Rechnungsvorlage Hauswartung: Betrieb, Winterdienst, Instandstellung.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-hauswartung · Vorlage · Thema: Branchenwissen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Eine Hauswartungsrechnung hat zwei Blöcke, die getrennt bleiben müssen: **Betrieb und Unterhalt** (Pauschale, Winterdienst, Verbrauchsmaterial) und **Instandstellung** (Reparaturen mit Ersatzteilen). Der Grund liegt im Mietrecht: Für den Erhalt der Sache ist die Vermieterin zuständig (OR Art. 256 Abs. 1), Betriebskosten kann sie als Nebenkosten weitergeben, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (OR Art. 257a Abs. 2). Deine Rechnung entscheidet nicht darüber, sie muss die Zuordnung nur möglich machen. Die Vorlage gibt es als Word- und Excel-Datei, ohne Anmeldung.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-hauswartung.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-hauswartung.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst. Den QR-Einzahlungsschein erzeugst du im E-Banking deiner Bank oder mit einer Rechnungssoftware, in Word und Excel lässt er sich nicht gültig nachbauen.

**Rechnung**

| Angabe | Wert |
| --- | --- |
| Rechnungsnummer | 2026-0733 |
| Rechnungsdatum | 05.01.2027 |
| Leistungszeitraum | 01.12.2026 bis 31.12.2026 |
| Liegenschaft | [Strasse, PLZ Ort] |
| Objektnummer des Kunden | [falls vorhanden] |
| Vertrag Nr. | [Nummer, Pflichtenheft vom Datum] |
| Ansprechperson | [Name, Telefon] |
| Zahlbar bis | 04.02.2027 |

Für die im Dezember 2026 an der oben genannten Liegenschaft erbrachten Leistungen stellen wir Ihnen folgende Positionen in Rechnung. Die Positionen 1 bis 5 betreffen Betrieb und Unterhalt, die Positionen 6 bis 8 Instandstellung und Entsorgung.

| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | Preis | Total |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | Hauswartung gemäss Pflichtenheft vom [Datum]: Treppenhaus, Eingang, Technikräume | 1 | Monat | 640.00 | 640.00 |
| 2 | Umgebung und Aussenanlagen gemäss Pflichtenheft | 1 | Monat | 180.00 | 180.00 |
| 3 | Winterdienst Bereitschaft, Monatsanteil der Saison [Monat] bis [Monat] | 1 | Monat | 150.00 | 150.00 |
| 4 | Winterdienst Einsätze gemäss beiliegendem Streuprotokoll | 6 | Einsatz | 85.00 | 510.00 |
| 5 | Auftausalz, geliefert und ausgebracht | 75 | kg | 1.20 | 90.00 |
| 6 | Instandstellung 14.12.2026: Türschliesser Kellertür ersetzt, freigegeben durch [Name] | 1.50 | Std. | 82.00 | 123.00 |
| 7 | Türschliesser inkl. Montageplatte (Material zu Pos. 6) | 1 | Stk. | 148.00 | 148.00 |
| 8 | Entsorgung Sperrgut aus Keller, Fahrt zur Sammelstelle inkl. Gebühren | 1 | Fahrt | 65.00 | 65.00 |
|  |  |  |  | Zwischentotal | 1'906.00 |
|  |  |  |  | MwSt 8.1 % | 154.39 |
|  |  |  |  | **Total CHF** | **2'060.39** |

Zahlbar bis zum oben genannten Datum ohne Abzug auf [IBAN], lautend auf [Firma]. Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Mitteilung an. Beilagen: Streuprotokoll Dezember 2026, Beleg der Sammelstelle zu Position 8, Lieferantenbeleg zu Position 7. Rückfragen zur Liegenschaft beantwortet Ihnen die oben genannte Ansprechperson.

Im Beispiel rechnet ein Hauswartungsbetrieb einen Wintermonat an einem Mehrfamilienhaus ab: die Pauschale nach Pflichtenheft, die Umgebung, den Winterdienst in drei Zeilen, eine Kleinreparatur mit Material und eine Fahrt zur Sammelstelle. Die Ansätze sind erfundene Beispiele und keine Marktpreise. Wie du deine eigenen rechnest, steht unter [Stundensatz Hauswartung kalkulieren](https://kidesk.ch/ratgeber/stundensatz-hauswart); wie du das Ganze offerierst, unter [Hauswartung offerieren und abrechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/hauswartung-offerieren-und-abrechnen).

## Zwei Blöcke auf einem Beleg, sichtbar getrennt

Die Verwaltung, die deine Rechnung erhält, muss sie auf zwei Konten verteilen: laufender Betrieb auf der einen Seite, Instandstellung auf der anderen. Wie eng das Mietrecht das nimmt, zeigt eine kleine Stelle in der Verordnung zum Mietrecht: Bei Heizung und Warmwasser sind die Aufwendungen für Reparatur und Erneuerung der Anlagen ausdrücklich nicht anrechenbar (VMWG Art. 6 Bst. a), wohl aber Betrieb, Reinigung und Wartung (Art. 5 Abs. 1 und 2). Dasselbe Denkmuster wendet die Verwaltung auf deine Positionen an.

Mach ihr die Arbeit leicht, indem deine Positionen selbst schon sortiert sind. In der Vorlage sind sie in dieser Reihenfolge erfasst, und der Einleitungssatz sagt es: Die Positionen 1 bis 5 betreffen Betrieb und Unterhalt, die Positionen 6 bis 8 Instandstellung und Entsorgung. Das kostet dich einen Satz und erspart dir die Rückfrage, welche Position wohin gehört.

| Leistung | Block | So steht sie auf der Rechnung |
| --- | --- | --- |
| Hauswartung nach Pflichtenheft | Betrieb | Eine Zeile, Einheit «Monat», mit Verweis auf Pflichtenheft und Vertrag |
| Umgebung, Rasen, Hecken, Laub | Betrieb | Eigene Zeile, weil sie saisonal schwankt und oft separat beauftragt ist |
| Winterdienst | Betrieb | Drei Zeilen: Bereitschaft, Einsätze, Streumittel |
| Lampen, Filter, Verbrauchsmaterial | Betrieb | Nach Beleg oder pauschal nach Vertrag, mit Stückzahl |
| Kleinreparatur mit Ersatzteil | Instandstellung | Datum, Stunden, Ort im Haus, dazu das Material als eigene Zeile |
| Entsorgung von Sperrgut | Instandstellung oder Betrieb, je nach Anlass | Fahrt, Gebühr der Sammelstelle, Beleg als Beilage |
| Schadenbehebung nach Wasseraustritt | Weder noch: eigene Rechnung | Getrennter Beleg mit Schadendatum, damit die Versicherung ihn direkt prüfen kann |

Ob eine Position am Ende als Nebenkosten auf die Mieterschaft überwälzt werden darf, entscheidet der Mietvertrag und nicht deine Rechnung (OR Art. 257a Abs. 2).

> Rechnet die Vermieterin die Nebenkosten pauschal ab, muss sie auf Durchschnittswerte dreier Jahre abstellen (VMWG Art. 4 Abs. 2). Deine Rechnungen aus drei Jahren sind damit ihre Rechengrundlage. Wer jedes Jahr anders gliedert, macht diese Rechnung unmöglich, und das fällt auf, wenn ein neuer Vertrag ausgehandelt wird. Halte die Positionsstruktur über die Jahre stabil, auch wenn du die Preise anpasst.

## Winterdienst: drei Zeilen statt einer

Der Winterdienst besteht aus drei verschiedenen Leistungen und steht trotzdem oft in einer einzigen Zeile. Das rächt sich im Frühling: Wer alles zusammenfasst, kann nicht erklären, warum der Januar dreimal so teuer war wie der Februar.

- **Bereitschaft:** Du kontrollierst jeden Morgen, hältst Personal und Fahrzeug frei und kommst, wenn es schneit. Das ist eine Leistung, auch wenn kein Schnee fällt. Sie läuft je Monat oder je Saison, nicht je Einsatz.
- **Einsätze:** Nach Anzahl, mit Datum und Uhrzeit je Einsatz. Die Details stehen im Streuprotokoll, die Rechnung nennt nur die Anzahl.
- **Streumittel:** Nach Menge, in Kilogramm, getrennt von der Arbeit. Salz und Splitt sind Material und schwanken stark.
- **Die Beilage:** Das [Streuprotokoll](https://kidesk.ch/vorlagen/streuprotokoll-winterdienst-vorlage) gehört zur Rechnung. Es ist gleichzeitig dein Beweis, dass du geräumt hast, wenn jemand ausrutscht, siehe [Winterdienst: Haftung und Streuprotokoll](https://kidesk.ch/ratgeber/winterdienst-haftung-und-streuprotokoll).

Läuft der Winterdienst über eine Saison, halte im Vertrag fest, wie die Bereitschaft verteilt wird: als Monatsbetrag über die Saisonmonate oder als Betrag je Saison auf der ersten Rechnung. Der erste Weg ist ruhiger für beide, der zweite bringt dir das Geld früher. Beides ist möglich, aber es steht vorher im Vertrag und nicht erst auf der Rechnung.

## Kleinreparaturen: die Limite gehört in den Vertrag

Ein Hauswart, der wegen jedes defekten Türschliessers anrufen muss, kostet die Verwaltung mehr, als er ihr spart. Üblich ist darum eine Limite je Einzelfall: Bis zu diesem Betrag erledigst du die Reparatur und stellst sie mit Datum und Stunden in Rechnung, darüber holst du die Freigabe. Setz die Limite in den Vertrag, nicht ins Bauchgefühl, und schreib die Freigabe bei grösseren Arbeiten mit Datum und Namen in die Positionszeile. Bei Reparaturen, die den Wert der Sache erhalten, zahlt am Ende die Vermieterin: Sie ist verpflichtet, die Sache in einem zum vorausgesetzten Gebrauch tauglichen Zustand zu erhalten (OR Art. 256 Abs. 1). Nach unten zieht OR Art. 259 die Grenze: Mängel, die sich durch kleine, für den gewöhnlichen Unterhalt erforderliche Reinigungen oder Ausbesserungen beheben lassen, gehen nach Ortsgebrauch zulasten der Mieterschaft. Wo diese Grenze liegt, entscheidet nicht deine Rechnung, sondern die Verwaltung.

## Eine Liegenschaft, eine Rechnung

Fasse nie zwei Liegenschaften auf einem Beleg zusammen, auch wenn dieselbe Verwaltung beide betreut. Sie bucht je Liegenschaft und rechnet je Liegenschaft mit der Mieterschaft ab; eine Sammelrechnung muss jemand von Hand aufteilen, und genau dieser Jemand hat keine Zeit. Wenn du trotzdem sammelst, dann mit Zwischensumme je Liegenschaft und der Objektnummer des Kunden in jeder Gruppe.

## Die Rechnung aus der Vorlage, nachgerechnet

**Monatsrechnung Dezember 2026, Mehrfamilienhaus mit 12 Wohnungen**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Hauswartung nach Pflichtenheft, 1 Monat | CHF 640.00 |
| Umgebung und Aussenanlagen, 1 Monat | CHF 180.00 |
| Winterdienst Bereitschaft, Monatsanteil der Saison | CHF 150.00 |
| Winterdienst, 6 Einsätze à CHF 85.00 | CHF 510.00 |
| Auftausalz, 75 kg à CHF 1.20 | CHF 90.00 |
| Instandstellung 14.12.2026: Türschliesser Kellertür, 1.50 Std. à CHF 82.00 | CHF 123.00 |
| Türschliesser, Material | CHF 148.00 |
| Entsorgung Sperrgut, 1 Fahrt inkl. Gebühren | CHF 65.00 |
| Zwischentotal | CHF 1'906.00 |
| MwSt 8.1 % auf CHF 1'906.00 | CHF 154.39 |
| **Rechnungsbetrag** | **CHF 2'060.39** |

Jede der acht Positionen trägt eine Menge und eine Einheit, drei davon zusätzlich ein Datum oder einen Zeitraum. Nichts davon ist Zierde: Eine Position ohne Menge, Datum oder Häufigkeit lässt sich nicht prüfen, und was sich nicht prüfen lässt, wird nicht bezahlt, sondern besprochen. Die Mehrwertsteuer rechnest du auf das Zwischentotal, der Normalsatz von 8.1 Prozent gilt für alle Positionen, auch für Streumittel und Entsorgung.

## Kopfzeilen: was die Verwaltung zum Buchen braucht

- **Liegenschaft** mit Strasse und Ort, plus die Objektnummer des Kunden, falls er eine führt.
- **Leistungszeitraum** als Datum von und bis. Bei einer Pauschale fällt er immer mit dem Rechnungsdatum auseinander, und dann verlangt das Gesetz die Angabe (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c).
- **Vertragsnummer und Datum des Pflichtenhefts.** Wer die Pauschale prüfen will, schlägt dort nach, siehe [Pflichtenheft Hauswartung Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/pflichtenheft-hauswartung-vorlage).
- **Zahlbar bis** als Datum, nicht als Anzahl Tage.
- **Ansprechperson mit Telefonnummer.** Eine Rückfrage, die sofort beantwortet wird, verzögert die Zahlung um Stunden statt um Wochen.

## Mehrwertsteuer und Aufbewahrung

Hauswartungsleistungen tragen den Normalsatz von 8.1 Prozent. Steuerpflichtig wirst du, sobald du mit nicht ausgenommenen Leistungen CHF 100'000.00 Jahresumsatz erreichst (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Liegst du darunter, darfst du in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1); dafür gibt es die [Rechnungsvorlage ohne MwSt](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-ohne-mwst). Deine Belege bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Das lohnt sich hier doppelt: Kommt eine alte Nebenkostenabrechnung zur Sprache, sucht die Verwaltung deine Rechnung von damals, und wer sie zuerst findet, führt das Gespräch.

> Eine Word- oder Excel-Vorlage kann keinen gültigen QR-Einzahlungsschein enthalten, weil der Code bei jeder Betragsänderung neu berechnet werden müsste. Gültig ist die Rechnung trotzdem; auf ihr stehen IBAN, Kontoinhaber und die Rechnungsnummer als Mitteilung. Für eine wiederkehrende Rechnung mit Einzahlungsschein brauchst du das E-Banking oder eine Rechnungssoftware, siehe [Wiederkehrende Rechnungen](https://kidesk.ch/ratgeber/wiederkehrende-rechnungen-abo).

## So macht es KIDESK

Die Monatspauschale läuft in KIDESK als wiederkehrende Rechnung im gewählten Rhythmus, mit dem Leistungszeitraum auf jedem Beleg. Die Liegenschaft nennst du dabei in der Positionszeile: Eine Abo-Rechnung hängt am Kunden und nicht an der Liegenschaft. Winterdienst-Einsätze und Kleinreparaturen erfasst du als Auftrag mit Stunden, Material und Unterschrift auf dem Gerät; daraus entsteht die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst. Mehrere Aufträge desselben Monats fasst KIDESK auf Wunsch zu einer Sammelrechnung zusammen. Für Liegenschaftsbetreuung gibt es zusätzlich das Pflichtenheft mit Bereichen, Tätigkeiten, Häufigkeit und Minuten, aus dem der Offerten-Entwurf mit Monatspauschale entsteht.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Aufträge und Rapporte](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)

## Häufige Fragen

### Muss ich Betrieb und Instandstellung wirklich trennen?

Gesetzlich vorgeschrieben ist die Trennung auf deiner Rechnung nicht. Sie entscheidet aber darüber, wie schnell du bezahlt wirst: Die Verwaltung muss Betriebskosten und Instandstellung auf verschiedene Konten buchen, weil nur das eine unter Umständen als Nebenkosten weitergegeben werden darf (OR Art. 257a Abs. 2). Eine Rechnung, die das offenlässt, landet auf dem Stapel «klären».

### Wie verrechne ich die Winterdienst-Bereitschaft in einem schneefreien Monat?

Genau so, wie sie vereinbart ist. Die Bereitschaft ist die Leistung, nicht das Räumen: Du hast kontrolliert, Personal und Streumittel bereitgehalten und wärst gekommen. Steht sie als Monatsbetrag im Vertrag, steht sie auch im schneefreien Januar auf der Rechnung. Damit das nicht zur Diskussion führt, gehört sie schon in die Offerte als eigener Preisbestandteil.

### Gehört das Streuprotokoll wirklich zu jeder Rechnung?

Zu jeder Rechnung mit Winterdienst-Einsätzen, ja. Es belegt Anzahl und Zeitpunkt der Einsätze, die du verrechnest, und es ist gleichzeitig dein Beweismittel, wenn jemand stürzt und Schadenersatz fordert. Auf der Rechnung selbst steht nur die Anzahl Einsätze; die Einzelheiten stehen im Protokoll als Beilage.

### Darf ich Entsorgungsgebühren mit Aufschlag weitergeben?

Wenn es vereinbart ist, ja, aber sag dann in der Positionszeile, dass die Fahrt und die Gebühr zusammen verrechnet werden. Legst du den Beleg der Sammelstelle bei, sieht die Verwaltung den Unterschied ohnehin. Steuerlich gehört der Ersatz aller Kosten zum Entgelt, selbst wenn du ihn gesondert in Rechnung stellst (MWSTG Art. 24 Abs. 1): Die Gebühr trägt also denselben Satz wie deine Arbeit.

### Die Verwaltung will alle sechs Liegenschaften auf einer Rechnung. Was tun?

Mach es, wenn sie darauf besteht, aber gegliedert: je Liegenschaft eine Gruppe mit Objektnummer, Positionen und Zwischensumme, und am Schluss ein Gesamttotal. Sonst teilt jemand von Hand auf, und Fehler in dieser Aufteilung kommen als Rückfrage zu dir zurück. Frag vorher, ob die Verwaltung die Liegenschaften auch gemeinsam bucht; meistens tut sie das nicht.

## Quellen

- [Obligationenrecht (OR), Art. 256: Pflichten des Vermieters](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_256)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 257a: Nebenkosten im Allgemeinen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_257_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 257b: Nebenkosten bei Wohn- und Geschäftsräumen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_257_b)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 259: Pflicht des Mieters zu kleinen Reinigungen und Ausbesserungen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_259)
- [Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG), Art. 4 bis 6](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1990/835_835_835/de#art_4)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 24: Bemessungsgrundlage](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_24)
- [MWSTG Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [MWSTG Art. 10: Grundsatz (Steuerpflicht und Befreiung)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_10)
- [MWSTG Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [ESTV: Mehrwertsteuersätze Schweiz](https://www.estv.admin.ch/de/mwst-steuersaetze-schweiz)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.