# Rechnungsvorlage Schweiz für Word und Excel.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-schweiz · Vorlage · Thema: Rechnungen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Die Vorlage enthält alle Angaben, die MWSTG Art. 26 für eine Rechnung verlangt: deinen Namen und Ort mit der MwSt-Nummer, Name und Ort des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung, eine verständliche Beschreibung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Dazu kommen Rechnungsnummer, Zahlungsfrist und Zahlungsangaben, die zwar nicht im Gesetz stehen, aber jede Rückfrage abkürzen. Einen gültigen QR-Zahlteil kann eine Word-Datei nicht erzeugen; wie du trotzdem zu deinem Geld kommst, steht weiter unten.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-schweiz.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-schweiz.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst. Den QR-Zahlteil erzeugst du im E-Banking deiner Bank oder mit einer Rechnungssoftware, in Word und Excel lässt er sich nicht gültig nachbauen.

**Rechnung**

| Angabe | Wert |
| --- | --- |
| Rechnungsnummer | 2026-0142 |
| Rechnungsdatum | 21.09.2026 |
| Leistungszeitraum | 07.09.2026 bis 11.09.2026 |
| Kundennummer | K-0187 |
| Bestellnummer des Kunden | [falls vorhanden] |
| Zahlbar bis | 21.10.2026 |

Für die Arbeiten an [Objekt, Strasse, PLZ Ort] stellen wir Ihnen folgende Leistungen in Rechnung.

| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | Preis | Total |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | Sanitärarbeiten: Ersatz Unterputz-Spülkasten | 6.50 | Std. | 112.00 | 728.00 |
| 2 | Unterputz-Spülkasten mit Betätigungsplatte | 1 | Stk. | 386.00 | 386.00 |
| 3 | Kleinmaterial und Dichtungen | 1 | Pausch. | 48.50 | 48.50 |
| 4 | Anfahrt und Entsorgung Altmaterial | 1 | Pausch. | 95.00 | 95.00 |
|  |  |  |  | Zwischentotal | 1'257.50 |
|  |  |  |  | MwSt 8.1 % | 101.86 |
|  |  |  |  | **Total CHF** | **1'359.36** |

Zahlbar bis zum oben genannten Datum ohne Abzug auf [IBAN], lautend auf [Firma]. Bitte geben Sie bei der Zahlung die Rechnungsnummer als Mitteilung an. Besten Dank für den Auftrag.

Die Vorlage gibt es als Word-Datei zum Ausfüllen und als Excel-Datei, in der die Positionen und die Mehrwertsteuer gerechnet werden. Beide sind auf einen Schweizer Kleinbetrieb zugeschnitten: Beträge mit Apostroph als Tausendertrennzeichen, MwSt zu 8.1 Prozent, Zahlungsfrist als Datum statt als Anzahl Tage.

## Die Pflichtangaben, und warum sie draufstehen

Das Mehrwertsteuergesetz verlangt die Rechnung nur auf Verlangen des Empfängers, sagt aber genau, was darauf gehört, wenn du eine ausstellst. Die Angaben sind kein Selbstzweck: Dein Kunde muss seinen Vorsteuerabzug belegen können (MWSTG Art. 28 Abs. 3), und das gelingt am einfachsten mit einer Rechnung, auf der alles steht. Fehlt etwas, ruft seine Buchhaltung an, statt zu zahlen.

| Angabe | Grundlage | Was passiert, wenn sie fehlt |
| --- | --- | --- |
| Dein Name und Ort, wie du im Geschäftsverkehr auftrittst | MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a | Der Beleg lässt sich nicht eindeutig zuordnen |
| Hinweis auf den Registereintrag und deine MwSt-Nummer | MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a | Dein Kunde hat es schwerer, den Vorsteuerabzug zu belegen |
| Name und Ort des Kunden | MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. b | Dein Kunde kann schlechter belegen, dass die Rechnung an ihn ging |
| Datum oder Zeitraum der Leistung | MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c | Nötig, sobald Leistung und Rechnungsdatum auseinanderfallen |
| Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. d | «Diverse Arbeiten» genügt nicht, auch nicht dem Kunden |
| Das Entgelt | MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. e | Ohne Betrag keine Forderung |
| Steuersatz und Steuerbetrag | MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. f | Ist die Steuer im Preis enthalten, genügt der Satz |

Eine Ausnahme gibt es nur für Kassenzettel aus automatisierten Kassen: Bis CHF 400.00 brauchen sie keine Angaben zum Empfänger (MWSTG Art. 26 Abs. 3, Betrag nach MWSTV Art. 57). Für eine Rechnung aus deinem Programm gilt die Ausnahme nicht.

Nicht im Gesetz, aber in jeder guten Rechnung: eine eindeutige Rechnungsnummer, die Zahlungsfrist als Datum, deine Zahlungsangaben und die Bestell- oder Auftragsnummer deines Kunden. Der letzte Punkt klingt nach Bürokratie und ist der schnellste Weg zum Geld, weil grössere Betriebe eine Rechnung ohne Bestellnummer liegen lassen, bis jemand weiss, wer sie bestellt hat.

## Der QR-Zahlteil fehlt, und das hat einen Grund

Eine Word- oder Excel-Vorlage kann keinen gültigen QR-Zahlteil enthalten. Der Zahlteil ist ein genormter Bereich mit festen Massen, festen Schriftgrössen und einem Code, in dem Konto, Betrag, Referenz und beide Adressen stecken. Ändert sich der Betrag in der Tabelle, ändert sich der Code nicht mit. Gescannt wird immer, was im Code steht, nicht was daneben gedruckt ist.

- **Ohne Zahlteil verschicken.** Erlaubt und verbreitet: Auf der Rechnung stehen IBAN, Name und die Rechnungsnummer als Mitteilung, dein Kunde tippt die Zahlung im E-Banking ein. Eine Pflicht zum Zahlteil kennt das Mehrwertsteuergesetz nicht.
- **Im E-Banking erzeugen.** Manche Banken bieten in ihrem E-Banking an, einzelne QR-Rechnungen zu erstellen; ob deine dazugehört, siehst du dort. Für ein paar Belege im Jahr ist das der einfachste Weg, aber ohne Positionen und ohne MwSt-Ausweis.
- **Mit einer Rechnungssoftware.** Dann steht der Zahlteil normgerecht am PDF, und die Zahlung wird später über die Referenz automatisch der Rechnung zugeordnet.

Welche Kontoangabe zu welcher Referenz gehört, ist keine Geschmackssache: Mit einer QR-IBAN ist die QR-Referenz zwingend, mit einer normalen IBAN sind nur die Creditor Reference oder gar keine Referenz erlaubt. Der Ratgeber [QR-IBAN oder IBAN](https://kidesk.ch/ratgeber/qr-iban-oder-iban) erklärt, was du brauchst, und [QR-Rechnung erstellen](https://kidesk.ch/ratgeber/qr-rechnung-erstellen) zeigt den ganzen Zahlteil.

## Das Beispiel in der Vorlage, nachgerechnet

In der Vorlage steht eine Sanitärrechnung mit vier Positionen: Arbeit nach Stunden, ein Materialposten, Kleinmaterial und die Anfahrt. Die Preise sind Beispiele und keine Marktpreise. Setz deine eigenen ein, bevor du die Datei zum ersten Mal verschickst.

**Beispielrechnung aus der Vorlage**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Sanitärarbeiten 6.5 Std. à CHF 112.00 | CHF 728.00 |
| Unterputz-Spülkasten mit Betätigungsplatte | CHF 386.00 |
| Kleinmaterial und Dichtungen | CHF 48.50 |
| Anfahrt und Entsorgung | CHF 95.00 |
| Zwischentotal | CHF 1'257.50 |
| MwSt 8.1 % auf CHF 1'257.50 | CHF 101.86 |
| **Rechnungsbetrag** | **CHF 1'359.36** |

Runden musst du hier nichts. Nötig ist das Runden auf fünf Rappen nur, wo bar bezahlt wird; eine Rundungspflicht kennt weder das Obligationenrecht noch das Mehrwertsteuergesetz. Mehr dazu unter [Muss ich auf 5 Rappen runden?](https://kidesk.ch/fragen/muss-ich-auf-5-rappen-runden)

## Was du vor dem ersten Versand änderst

1. **Kopf ausfüllen und einmal prüfen** Firma, Strasse, Postleitzahl, Ort und die MwSt-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST. Den Zusatz MWST führt nur, wer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist.
2. **Nummernkreis festlegen** Zum Beispiel 2026-0001 aufsteigend. Die Nummer wird nach dem Versand nicht mehr geändert, und jede Nummer gibt es nur einmal.
3. **Positionen durch deine ersetzen** Einheit, Menge, Preis und eine Beschreibung, die auch jemand versteht, der nicht dabei war. Bei Arbeit nach Aufwand gehören Datum und Stunden dazu.
4. **Zahlungsfrist als Datum setzen** «Zahlbar bis 21.10.2026» statt «zahlbar innert 30 Tagen». Ein Datum ist unmissverständlich, und du weisst genau, ab wann du mahnen kannst.
5. **Als PDF verschicken, nicht als Word-Datei** Ein PDF lässt sich nicht versehentlich verändern, und es sieht beim Kunden so aus wie bei dir. Das verschickte PDF ist dein Beleg.

## Drei Fehler, die mit Vorlagen immer wieder passieren

- **Steuer ausgewiesen ohne Registereintrag.** Wer nicht eingetragen ist, darf in der Rechnung nicht auf die Steuer hinweisen, und wer es trotzdem tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27 Abs. 1 und 2). Der häufigste Weg dorthin ist eine kopierte Vorlage mit fest eingebauter MwSt-Zeile. Für diesen Fall gibt es die [Rechnungsvorlage ohne MwSt](https://kidesk.ch/vorlagen/rechnungsvorlage-ohne-mwst).
- **Dieselbe Nummer zweimal vergeben**, weil die Datei kopiert und der Kopf vergessen wurde. Spätestens bei der Kontrolle fällt auf, dass zwei verschiedene Beträge unter derselben Nummer laufen.
- **Eine verschickte Rechnung im Dokument korrigiert.** Dann sind zwei Fassungen derselben Nummer im Umlauf. Richtig ist eine Gutschrift und eine neue Rechnung. Für die Mehrwertsteuer zählt die Korrektur, wenn sie durch ein Dokument erfolgt, das dein Kunde erhält, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (MWSTG Art. 27 Abs. 4).

> Rechnungen und die übrigen Buchungsbelege bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Elektronisch ist das zulässig, solange die Dokumente mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f).

## So macht es KIDESK

In KIDESK stehen Firmenangaben und MwSt-Nummer einmal in den Einstellungen und danach auf jedem Beleg. Die Steuer rechnet KIDESK je Position, den QR-Zahlteil setzt es ans PDF. Die Zahlungsfrist wählst du je Rechnung, und aus einer Offerte oder einem Auftrag wird die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst. Eine Buchhaltung ist KIDESK nicht: Die Belege gehen als Paket an deine Treuhandstelle.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Die erste Rechnung schreiben](https://kidesk.ch/anleitungen/erste-rechnung)

## Häufige Fragen

### Muss ich als Einzelfirma meinen Namen auf die Rechnung schreiben?

Auf die Rechnung gehört der Name, unter dem du im Geschäftsverkehr auftrittst (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a). Bei einer Einzelfirma ist der Familienname Teil der Firma (OR Art. 945 Abs. 1), deshalb steht er ohnehin im Kopf. Ein Fantasiename allein, unter dem dich niemand findet, genügt nicht.

### Darf ich Rechnungen als Word-Datei verschicken?

Erlaubt ist es, klug ist es nicht. Eine Word-Datei lässt sich verändern, absichtlich oder aus Versehen, und sieht auf einem anderen Rechner oft anders aus. Verschick ein PDF und bewahr genau dieses PDF auf, denn das ist der Beleg, den dein Kunde bekommen hat.

### Was, wenn ich keine MwSt-Nummer habe?

Dann lässt du die Zeile weg und weist keine Steuer aus, weder einen Satz noch einen Betrag. Wer nicht im Register eingetragen ist, darf nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1). Für diesen Fall gibt es eine eigene Vorlage ohne MwSt-Zeile.

### Wie lange darf ich mit der Rechnung warten?

Eine gesetzliche Frist für das Ausstellen gibt es nicht, aber die Forderung verjährt. Für Handwerksarbeit und den Kleinverkauf von Waren nennt das Gesetz fünf Jahre (OR Art. 128); bei grösseren Werkverträgen mit Planung und Organisation können es die zehn Jahre der allgemeinen Frist sein (OR Art. 127). Rechne vorsichtshalber mit fünf Jahren und schreib die Rechnung, solange sich beide Seiten erinnern.

### Brauche ich für jede Rechnung eine neue Nummer?

Ein bestimmtes Nummernschema schreibt dir kein Gesetz vor. Deine Buchführung muss aber nachprüfbar sein und zu jeder Buchung den Beleg zeigen (OR Art. 957a Abs. 2, für die einfache Buchhaltung sinngemäss), und das gelingt nur, wenn jede Nummer genau einmal vorkommt. Nach dem Versand wird eine Nummer nicht mehr geändert. Lücken in der Reihenfolge sind zulässig, solange du erklären kannst, woher sie kommen, etwa weil ein Entwurf verworfen wurde.

## Quellen

- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [MWSTG Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 57: Kassenzettel bis CHF 400](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/828/de#art_57)
- [ESTV: Beweismittelfreiheit und Nachweis des Vorsteuerabzugs](https://www.estv.admin.ch/de/mwst-beweismittelfreiheit)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [OR Art. 127 und 128: Verjährungsfristen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_128)
- [OR Art. 945: Firma des Einzelunternehmens](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_945)
- [SIX: QR-Rechnung, Vorgaben und gültige Versionen](https://www.six-group.com/de/products-services/banking-services/payment-standardization/standards/qr-bill.html)
- [ESTV: Mehrwertsteuersätze Schweiz](https://www.estv.admin.ch/de/mwst-steuersaetze-schweiz)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.