# Reinigungsprotokoll und Kontrollrapport: Vorlage zum Abzeichnen.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/reinigungsprotokoll-vorlage · Vorlage · Thema: Branchenwissen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Das Reinigungsprotokoll ist dein Nachweis: Es hält fest, **wann, wo, was und von wem** gereinigt wurde und was dabei auffiel. Der Kontrollrapport geht einen Schritt weiter und bewertet je Bereich, ob die vereinbarte Leistung erbracht ist, mit Mangel, Massnahme und Frist. Die Vorlage hier ist der Kontrollrapport als Word- und Excel-Datei, ohne Anmeldung; den einfachen Einsatznachweis fürs Objekt findest du weiter unten als Muster. Wichtig ist die Unterschrift des Kunden: Ein Rapport ohne Gegenzeichnung ist nicht wertlos, zeigt aber nur deine Sicht und wiegt im Streit deutlich weniger.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/reinigungsprotokoll-vorlage.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/reinigungsprotokoll-vorlage.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen.

**Reinigungsprotokoll und Kontrollrapport**

Felder zum Ausfüllen: Betrieb, Objekt, Adresse, Auftraggeber, Verwaltung, Datum und Uhrzeit der Kontrolle, Kontrolle durch, Anwesend seitens Auftraggeber, Grundlage: Pflichtenheft vom, Version, Letzte Kontrolle am.

| Bereich | Bewertung | Festgestellter Mangel | Massnahme | Erledigt bis | Visum |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Sanitär EG, Damen und Herren | Mangel | Kalkränder an beiden Lavabos, Spiegel streifig | Entkalken beim nächsten Einsatz, Spiegel mit Abzieher | 11.09.2026 |  |
| Treppenhaus A, EG bis 3. OG | in Ordnung |  |  |  |  |
| Sitzungszimmer 2. OG | nicht geprüft | Raum während der Kontrolle belegt | Kontrolle beim nächsten Rundgang nachholen | 08.10.2026 |  |

Die ausgefüllte Zeile ist ein Beispiel. Darunter folgen 20 leere Zeilen zum Ausfüllen.

Freitext: Besondere Vorkommnisse und Meldungen an den Auftraggeber (Schäden, Zutritt, Schlüssel, Verbrauchsmaterial), Arbeiten ausserhalb des Auftrags, die aufgefallen sind (gehören in eine Nachtragsofferte, nicht in diesen Rapport), Offene Punkte aus der letzten Kontrolle und ihr Stand, Nächste Kontrolle am.

Ort, Datum und Unterschrift: Kontrolle durch (Betrieb), Auftraggeber oder Verwaltung.

## Warum das Protokoll im Streitfall entscheidet

Im Schweizer Recht gilt: Wer aus einer Tatsache Rechte ableitet, hat sie zu beweisen (Art. 8 des Zivilgesetzbuchs, ZGB). Für deinen Betrieb heisst das zweierlei. Verlangst du Lohn für geleistete Arbeit, musst du im Streitfall zeigen, dass du sie geleistet hast. Behauptet der Kunde, die Reinigung sei ungenügend gewesen, muss er den Mangel zeigen. Beides entscheidet sich an Papier: Wer nichts aufgeschrieben hat, steht mit seiner Erinnerung gegen eine andere Erinnerung.

Das gilt besonders bei Monatspauschalen. Eine Pauschale wird bezahlt, ohne dass jemand die einzelne Leistung anschaut. Kommt nach drei Monaten die Rückmeldung, im Treppenhaus sei «schon lange nichts mehr gemacht worden», hast du ohne Protokoll keine einzige belegbare Zeile. Mit Protokoll legst du jeden Einsatz mit Datum und Visum auf den Tisch, und das Gespräch ändert sofort die Richtung.

## Drei Blätter, drei Zwecke

| Blatt | Wer füllt es aus | Wie oft | Wozu |
| --- | --- | --- | --- |
| Einsatznachweis | Die reinigende Person im Objekt | Bei jedem Einsatz | Zeigt, dass und wann gearbeitet wurde. Liegt im Objekt, oft beim Material oder in der Sanitäranlage. |
| Kontrollrapport | Objektleitung, Vorarbeiterin oder du selbst, wenn möglich mit dem Kunden | Monatlich oder vierteljährlich, nach Vertrag | Bewertet je Bereich die Qualität, hält Mängel, Massnahmen und Fristen fest und wird von beiden Seiten unterschrieben. |
| Schlussprotokoll | Betrieb und Kunde gemeinsam | Einmal, bei der Übergabe | Bei Umzugs- und Baureinigung: Abnahme mit Mängelliste und Frist zur Behebung. |

Der Soll-Zustand steht auf keinem dieser Blätter, sondern im [Pflichtenheft](https://kidesk.ch/vorlagen/pflichtenheft-reinigung-vorlage) und im [Reinigungsplan](https://kidesk.ch/vorlagen/reinigungsplan-vorlage).

## Was auf den Kontrollrapport gehört

| Angabe | Warum sie dasteht |
| --- | --- |
| Objekt, Adresse, Auftraggeber | Ein Rapport ohne Objekt lässt sich später keinem Vertrag zuordnen. |
| Datum und Uhrzeit der Kontrolle | Der Zustand um sieben Uhr morgens ist ein anderer als der um siebzehn Uhr. Ohne Uhrzeit ist die Bewertung angreifbar. |
| Kontrolle durch, anwesend | Wer geprüft hat und wer dabei war. Eine Kontrolle im Beisein der Verwaltung wiegt schwerer als eine allein durchgeführte. |
| Grundlage mit Datum und Version | Bewertet wird gegen das Pflichtenheft, nicht gegen den Geschmack der kontrollierenden Person. |
| Bereich | Gleich benannt wie im Pflichtenheft, sonst streitet ihr über Zuständigkeiten statt über Sauberkeit. |
| Bewertung | Drei Stufen genügen: in Ordnung, Mangel, nicht geprüft. Mehr Stufen erzeugen nur Diskussionen über die Note. |
| Festgestellter Mangel | Was genau, nicht «unsauber». «Kalkränder an beiden Lavabos Herren EG» ist prüfbar und behebbar. |
| Massnahme und erledigt bis | Ein Mangel ohne Frist wiederholt sich beim nächsten Rapport. Mit Frist ist er beim nächsten Mal abgehakt. |
| Visum | Wer die Massnahme ausgeführt hat. Damit wird aus der Liste eine Erledigung. |
| Unterschrift beider Seiten | Erst die Gegenzeichnung macht den Rapport zum gemeinsamen Dokument. Ohne sie ist es deine Sicht. |

## Die Bewertung: drei Stufen und ein Foto

- **In Ordnung.** Die Leistung entspricht dem Pflichtenheft. Kein Kommentar nötig.
- **Mangel.** Beschreiben, wo und was. Wenn möglich ein Foto dazu, mit Datum aus der Kamera. Ein Bild beendet die meisten Diskussionen, bevor sie beginnen.
- **Nicht geprüft.** Der Raum war belegt, abgeschlossen oder wegen Bauarbeiten nicht zugänglich. Diese Stufe ist wichtig: Eine leere Zelle liest später jeder als «in Ordnung».

> Notierst du einen Mangel, der nicht in deinen Auftrag fällt, halte das ausdrücklich fest: «Fensterreinigung aussen, nicht Vertragsbestandteil». Sonst steht am Ende eine Mängelliste, die deine Leistung schlechter aussehen lässt, als sie ist, und in der nächsten Verhandlung gegen dich verwendet wird.

## Der Einsatznachweis im Objekt

Der Kontrollrapport misst die Qualität, der Einsatznachweis die Anwesenheit. Er hängt im Objekt und ist bewusst kurz, weil er im Stehen ausgefüllt wird. Dieses Muster genügt und lässt sich in jeder Tabellenkalkulation nachbauen.

| Datum | Von | Bis | Stunden | Ausgeführte Arbeiten | Bemerkungen | Visum |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 07.09.2026 | 06:00 | 08:00 | 2.00 | Plan Montag: Sanitär, Eingang, Büro 1. OG, Lift und Treppenhaus B | Papierhandtücher nachbestellen | A. K. |
| 09.09.2026 | 06:00 | 07:30 | 1.50 | Plan Mittwoch, ohne Sitzungszimmer (belegt) | Sitzungszimmer am Donnerstag nachgeholt | A. K. |
| 11.09.2026 | 06:00 | 08:15 | 2.25 | Plan Freitag, zusätzlich Storen 1. OG (Turnus September) | Wasserfleck Decke Korridor gemeldet | A. K. |

Die Spalte Bemerkungen ist die wertvollste: Dort stehen Meldungen an den Kunden, die sonst mündlich verloren gehen. Eine gemeldete undichte Decke, die dokumentiert ist, schützt dich, wenn später der Bodenbelag Schaden nimmt.

## Das Protokoll ist keine Arbeitszeiterfassung

Der Einsatznachweis enthält Zeiten, ersetzt aber die Arbeitszeiterfassung nicht. Der Arbeitgeber muss Verzeichnisse oder andere Unterlagen führen, aus denen unter anderem die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Lage, die Ruhetage und die Pausen ab einer halben Stunde ersichtlich sind (Art. 46 des Arbeitsgesetzes, ArG, und Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz, ArGV 1). Diese Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren. Das Objektblatt zeigt nur den Einsatz in diesem Objekt: Wegzeiten zwischen zwei Objekten, Pausen und die Arbeit an anderen Orten fehlen darauf.

> **Achtung:** Führe darum beides: das Objektblatt als Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden und die Arbeitszeiterfassung für deine Mitarbeitenden. Wer die beiden Blätter zusammenlegt, hat am Schluss keines von beiden vollständig. Wie die Zeiterfassung im Kleinbetrieb aussieht, steht unter [Arbeitszeiterfassung: Pflicht und Praxis](https://kidesk.ch/ratgeber/arbeitszeiterfassung-pflicht-und-praxis).

## Wie lange du Protokolle aufbewahrst

- **Als Buchungsbeleg zehn Jahre.** Rechnest du nach Aufwand ab und braucht es das Protokoll, um die Rechnung nachzuvollziehen, gilt es als Buchungsbeleg (Art. 957a Abs. 3 OR). Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f des Obligationenrechts, OR).
- **Arbeitszeitunterlagen mindestens fünf Jahre** nach Ablauf ihrer Gültigkeit (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1).
- **Kontrollrapporte solange der Vertrag läuft und danach so lange, wie Ansprüche daraus möglich sind.** Bei Dauerverträgen ist das in der Praxis das einfachste: Sie bleiben im Objektdossier, bis das Mandat endet, und ziehen dann ins Archiv.
- **Elektronisch ist erlaubt**, wenn die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Für veränderbare Datenträger verlangt die Geschäftsbücherverordnung zusätzliche Vorkehrungen, etwa ein Verfahren, das die Integrität sichert, und einen unverfälschbaren Zeitnachweis (Art. 9 GeBüV).

## So läuft die Kontrolle ab

1. **Termin ansetzen und ankündigen** Monatlich oder vierteljährlich, wie im Vertrag vereinbart. Lade die Verwaltung oder die Ansprechperson vor Ort dazu ein, auch wenn sie selten kommt. Die Einladung allein verändert den Ton.
2. **Mit dem Pflichtenheft in der Hand durchgehen** Bereich für Bereich in der Reihenfolge des Pflichtenhefts. So fehlt am Schluss kein Raum, und die Bewertung bezieht sich auf Vereinbartes.
3. **Mängel beschreiben, nicht bewerten** «Kalkränder an beiden Lavabos Herren EG», nicht «schlecht geputzt». Foto dazu, wenn es hilft.
4. **Massnahme und Frist festlegen** Wer macht was bis wann. Kleine Sachen beim nächsten Einsatz, grössere mit eigenem Termin.
5. **Unterschreiben lassen und verteilen** Beide Seiten unterschreiben, eine Kopie an den Kunden, das Original ins Objektdossier. Ohne Unterschrift ist es deine Aktennotiz.
6. **Beim nächsten Rapport zuerst die alte Liste** Der neue Rapport beginnt mit den Punkten des letzten. Was erledigt ist, wird abgehakt; was offen bleibt, bekommt eine neue Frist oder gehört in eine Nachtragsofferte, weil es nicht zum Auftrag gehört.

## Vier Fehler, die den Nachweis entwerten

1. **Alles nachträglich ausfüllen.** Ein Blatt, das am Monatsende in einem Zug und mit demselben Stift entsteht, überzeugt niemanden. Ausfüllen im Objekt, am Tag des Einsatzes.
2. **Nur die guten Tage eintragen.** Der ausgefallene Einsatz gehört ins Protokoll, mit Grund und mit der Nachholung. Lücken fallen später auf und kosten mehr Vertrauen als der Ausfall selbst.
3. **Keine Unterschrift des Kunden.** Ein Kontrollrapport ohne Gegenzeichnung beweist im Streit wenig. Kommt niemand zur Kontrolle, schick den Rapport per E-Mail mit der Bitte um Rückmeldung innert einer Woche und heb die Mail auf.
4. **Mängel ohne Frist.** «Wird erledigt» ist keine Massnahme. Ohne Datum steht derselbe Punkt in drei Monaten unverändert auf dem Blatt.

## Umzugs- und Baureinigung: ein anderer Fall

Bei der Umzugsreinigung mit Abnahme ist das Protokoll kein wiederkehrender Rapport, sondern die Abnahme selbst: eine Übergabe mit Mängelliste, Frist zur Behebung und Unterschrift, oft im Beisein der Verwaltung. Für diesen Fall passt das [Abnahmeprotokoll](https://kidesk.ch/vorlagen/abnahmeprotokoll-vorlage) besser, und wie du die Garantie formulierst, steht unter Umzugsreinigung mit Abnahmegarantie.

## So macht es KIDESK

In KIDESK erfasst du den Einsatz als Auftrag mit Datum, von und bis, mit Material und mit Fotos vom Objekt. Rapport und Abnahme unterschreibt der Kunde direkt auf dem Gerät, Mängel hältst du als Liste am Auftrag fest. Freigegebene Stunden sind gesperrt und erscheinen im Stundenbericht. Die Monatspauschale läuft als wiederkehrende Rechnung; zusätzliche Einsätze verrechnest du aus dem Auftrag, mehrere auf Wunsch in einer Sammelrechnung. Den Kontrollrapport mit Bewertung je Bereich gibt es in KIDESK nicht: Dafür druckst du diese Vorlage aus.

- [Aufträge und Rapporte](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)
- [KIDESK für Reinigungsfirmen](https://kidesk.ch/branchen/reinigung)

## Häufige Fragen

### Muss der Kunde das Reinigungsprotokoll unterschreiben?

Vorgeschrieben ist es nicht. Ohne Unterschrift bleibt es aber deine Darstellung. Kommt niemand zur Kontrolle, schick den Rapport per E-Mail und bitte um Rückmeldung innert einer Woche; die Mail samt Versanddatum hebst du auf. Ausführlich steht das unter Muss der Kunde den Rapport unterschreiben?.

### Wie oft soll ich eine Qualitätskontrolle machen?

In den ersten drei Monaten eines neuen Mandats monatlich, danach vierteljährlich. Der Grund ist praktisch: Am Anfang stimmen Pflichtenheft und Wirklichkeit selten überein, und jede Korrektur ist dann noch billig. Steht im Vertrag ein Rhythmus, gilt dieser.

### Darf ich im Objekt Fotos machen?

In der Regel ja, wenn die Fotos Mängel dokumentieren und Sachen zeigen, keine Personen. Vermeide Bildschirme, Unterlagen auf Schreibtischen, Namensschilder und alles, was Rückschlüsse auf einzelne Personen zulässt. In einer Wohnung holst du vorher die Einwilligung ein, denn Aufnahmen aus dem Privatbereich ohne Einwilligung können strafbar sein (Art. 179quater des Strafgesetzbuchs, StGB); mehr unter Fotos von Baustellen und Datenschutz. Die Fotos gehören ins Objektdossier, nicht in Gruppenchats.

### Was mache ich, wenn der Kunde Mängel behauptet, die ich nicht sehe?

Gemeinsam hingehen und den Punkt aufnehmen, auch wenn du anderer Meinung bist. Schreib deine Sicht in dieselbe Zeile: «Zustand bei Kontrolle 07:10 Uhr ohne Beanstandung, Nutzung seither unbekannt». Damit ist beides dokumentiert und ihr streitet nicht über die Erinnerung.

### Reicht ein digitales Protokoll?

Ja. Elektronisch aufbewahren ist zulässig, wenn die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Bei veränderbaren Datenträgern verlangt die Geschäftsbücherverordnung Vorkehrungen, die die Integrität sichern, etwa ein Verfahren mit unverfälschbarem Zeitnachweis (Art. 9 GeBüV). Fotos mit Aufnahmedatum und eine Unterschrift auf dem Gerät erfüllen den praktischen Zweck besser als ein verblasstes Blatt im Putzraum.

## Quellen

- [Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 8: Beweislast](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/24/233_245_233/de#art_8)
- [Arbeitsgesetz (ArG), Art. 46: Verzeichnisse und andere Unterlagen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1966/57_57_57/de#art_46)
- [Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73: Verzeichnisse und andere Unterlagen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2000/243/de#art_73)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Buchführung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957_a)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)
- [Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 9: Zulässige Informationsträger](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/216/de#art_9)
- [Strafgesetzbuch (StGB), Art. 179quater: Verletzung des Geheim- oder Privatbereichs durch Aufnahmegeräte](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/54/757_781_799/de#art_179_quater)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.