# Schlussrechnung mit Akonto-Abzug.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/schlussrechnung-vorlage · Vorlage · Thema: Rechnungen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Die Schlussrechnung zeigt den ganzen Auftrag und zieht ab, was bereits fakturiert wurde. Entscheidend ist, dass du nicht mischst: Weist du die Steuer **offen** aus, ziehst du die Akontorechnungen mit ihrem **Nettobetrag** ab und rechnest die Mehrwertsteuer auf dem Restbetrag. Fakturierst du mit Beträgen inklusive Steuer, ziehst du **brutto** ab. Beide Wege zeigt die Eidgenössische Steuerverwaltung in der MWST-Branchen-Info 04, Ziffer 5.5. Im QR-Zahlteil steht in beiden Fällen nur der Restbetrag.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/schlussrechnung-vorlage.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/schlussrechnung-vorlage.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen. Die Excel-Datei rechnet die Summen selbst. Den QR-Zahlteil erzeugst du im E-Banking deiner Bank oder mit einer Rechnungssoftware, in Word und Excel lässt er sich nicht gültig nachbauen.

**Schlussrechnung**

| Angabe | Wert |
| --- | --- |
| Rechnungsnummer | 2026-0184 |
| Rechnungsdatum | 21.09.2026 |
| Auftrag | Umbau Ladenlokal, gemäss Offerte 2026-0091 vom 14.04.2026 |
| Leistungszeitraum | 22.04.2026 bis 11.09.2026 |
| Zahlbar bis | 21.10.2026 |

Schlussrechnung über den gesamten Auftrag. Die bereits fakturierten Akontorechnungen sind mit ihrem Nettobetrag abgezogen; die Mehrwertsteuer darauf wurde bereits mit diesen Rechnungen ausgewiesen.

| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | Preis | Total |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | Bestehende Ladeneinrichtung demontieren und entsorgen | 24 | Std. | 98.00 | 2'352.00 |
| 2 | Ladentheke nach Mass, Korpus und Front Eiche | 1 | Stk. | 6'400.00 | 6'400.00 |
| 3 | Ladentheke liefern und montieren | 16 | Std. | 98.00 | 1'568.00 |
| 4 | Wandregale Eiche, Material und Zuschnitt | 4.2 | lfm | 385.00 | 1'617.00 |
| 5 | Wandregale montieren und ausrichten | 12 | Std. | 98.00 | 1'176.00 |
| 6 | Garderobe und Umkleidekabine, komplett | 1 | Stk. | 2'850.00 | 2'850.00 |
| 7 | Türen anpassen, Beschläge ersetzen | 3 | Stk. | 240.00 | 720.00 |
| 8 | Nachtrag 1: Sockelleisten Eiche, Freigabe vom 02.09.2026 | 18.6 | lfm | 42.00 | 781.20 |
| 9 | Nachtrag 2: zusätzliche Ausschnitte für Steckdosen | 6 | Stk. | 45.00 | 270.00 |
| 10 | Bauschlussreinigung und Entsorgung |  | Pausch. |  | 480.00 |
|  | Abzüglich Akontorechnung 2026-0121 vom 24.04.2026, netto |  |  |  | -6'400.00 |
|  | Abzüglich Akontorechnung 2026-0156 vom 03.07.2026, netto |  |  |  | -5'000.00 |
|  |  |  |  | Zwischentotal | 6'814.20 |
|  |  |  |  | MwSt 8.1 % | 551.95 |
|  |  |  |  | **Total CHF** | **7'366.15** |

Zu zahlen ist der Restbetrag gemäss Total, zahlbar bis zum oben genannten Datum ohne Abzug auf [IBAN], lautend auf [Dein Betrieb].

Die Mehrwertsteuer auf den beiden Akontorechnungen wurde bereits mit diesen Rechnungen ausgewiesen.

Besten Dank für den Auftrag.

## Was eine Schlussrechnung leisten muss

Die Schlussrechnung ist die einzige Rechnung eines Auftrags, die den vollen Umfang der Leistung zeigt. Drei Fragen beantwortet sie auf einem Blatt: Was wurde insgesamt geleistet? Was wurde davon bereits verrechnet? Was bleibt zu zahlen? Dazu kommt der Bezug auf die Grundlage, also Offertnummer und Datum, damit dein Kunde nicht suchen muss. Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei jeder Rechnung (MWSTG Art. 26), siehe Rechnung.

## Der Abzug: netto von netto oder brutto von brutto

Hier geht es in der Praxis am häufigsten schief. Deine Akontorechnungen haben bereits Mehrwertsteuer ausgewiesen. Rechnest du auf der Schlussrechnung die Steuer noch einmal auf die ganze Leistung und ziehst danach die Bruttobeträge der Akonti ab, stimmt zwar der Restbetrag, aber über alle Belege zusammen ist mehr Steuer ausgewiesen, als du schuldest. Dein Kunde kann die Vorsteuer dann aus den Akontorechnungen und aus der Schlussrechnung geltend machen, also zweimal. Wer für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag, solange er die Rechnung nicht korrigiert oder glaubhaft macht, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Darum folgt diese Vorlage dem durchgerechneten Beispiel der Steuerverwaltung.

| Zeile auf der Rechnung | Offener Steuerausweis | Verdeckter Steuerausweis |
| --- | --- | --- |
| Positionen | Beträge ohne Steuer | Beträge inklusive Steuer |
| Akonto-Abzug | Der Nettobetrag der Akontorechnung | Der Bruttobetrag der Akontorechnung |
| Steuerzeile | Satz und Steuerbetrag auf dem Restbetrag | Nur der Satz, kein separater Steuerbetrag |
| Schlusszeile | Rest netto plus Steuer | Direkt der Restbetrag |

Beide Spalten stehen nebeneinander im durchgerechneten Beispiel der Eidgenössischen Steuerverwaltung (MWST-Branchen-Info 04, Ziffer 5.5). Die Vorlage auf dieser Seite weist die Steuer offen aus und zieht die Akonti deshalb netto ab.

**Offener Steuerausweis: Akonti netto abziehen**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Gesamtleistung netto, inklusive zwei Nachträge | CHF 18'214.20 |
| Abzüglich Akontorechnung 2026-0121, netto | CHF 6'400.00 |
| Abzüglich Akontorechnung 2026-0156, netto | CHF 5'000.00 |
| Restbetrag netto | CHF 6'814.20 |
| MwSt 8.1 % auf dem Restbetrag | CHF 551.95 |
| **Zu zahlender Restbetrag** | **CHF 7'366.15** |

**Verdeckter Steuerausweis: derselbe Betrag, brutto gerechnet**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Gesamtleistung netto | CHF 18'214.20 |
| MwSt 8.1 %, nur als Rechenschritt (auf der Rechnung steht nur der Satz) | CHF 1'475.35 |
| Gesamtabrechnungssumme brutto | CHF 19'689.55 |
| Abzüglich Akonto 2026-0121 brutto (6'400.00 plus 518.40) | CHF 6'918.40 |
| Abzüglich Akonto 2026-0156 brutto (5'000.00 plus 405.00) | CHF 5'405.00 |
| **Zu zahlender Restbetrag** | **CHF 7'366.15** |

> **Achtung:** Was du nie tust: Nettobeträge von einer Bruttosumme abziehen oder umgekehrt. Dann fehlen oder doppeln sich genau die 8.1 Prozent auf den Anzahlungen. Und zieh jede Akontorechnung mit dem Betrag ab, der auf ihr stand, auch wenn dein Kunde damals ein paar Franken zu viel oder zu wenig überwiesen hat. Abweichungen bei der Zahlung klärst du über den Zahlungseingang, nicht über die Rechnung. Ein zweites durchgerechnetes Beispiel der Bruttovariante steht im Ratgeber [Akonto und Schlussrechnung abrechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/akonto-schlussrechnung).

## Im QR-Zahlteil steht nur der Restbetrag

Gescannt wird der Code, nicht der Text daneben. Steht im Zahlteil die Gesamtabrechnungssumme von CHF 19'689.55 statt der Restbetrag von CHF 7'366.15, überweist ein Teil der Kunden den vollen Betrag, und du zahlst zurück. Eine Vorlage in Word oder Excel kann ohnehin keinen gültigen Zahlteil enthalten: Den erzeugst du im E-Banking deiner Bank oder mit einer Rechnungssoftware. Setz dort den Restbetrag ein.

## Nachträge gehören in einen eigenen Abschnitt

Kaum ein Auftrag endet genau so, wie er offeriert wurde. Stell zusätzlich bestellte Arbeiten als eigene Positionen dar, erkennbar als Nachtrag und mit dem Datum der Freigabe. So sieht dein Kunde auf einen Blick, was vereinbart war und was dazugekommen ist. In der Vorlage sind zwei solche Zeilen eingetragen. Lass dir Nachträge unterschreiben, bevor du sie ausführst, und sei es mit zwei Zeilen auf dem Rapport: Ein fester Preis darf sonst nicht erhöht werden, auch wenn du mehr Arbeit hattest (OR Art. 373 Abs. 1).

## Rückbehalt: während des Baus anders als am Schluss

Werden von Abschlagszahlungsgesuchen Abzüge vorgenommen, die dem Auftraggeber während der Bauausführung als Sicherheit dienen, ist nur der Nettobetrag nach Abzug des Rückbehalts zu versteuern. Bei der definitiven Abrechnung dagegen wird der Betrag **ohne Berücksichtigung des Garantierückbehalts** versteuert, und zwar unabhängig davon, ob du nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten abrechnest (ESTV, MWST-Branchen-Info 04, Ziffer 5.5). Der Rückbehalt kürzt den Preis also nicht, er verschiebt nur die Zahlung. Mehr dazu im Ratgeber [Garantierückbehalt am Bau](https://kidesk.ch/ratgeber/garantierueckbehalt-bau).

## Wenn die SIA 118 vereinbart ist

Die SIA 118 ist eine private Norm und gilt nur, wenn ihr sie im Werkvertrag vereinbart habt. Ist das der Fall, gehen ihre Bestimmungen in vielen Punkten den allgemeinen Regeln vor, auch rund um Abnahme, Fristen und Abrechnung. Was genau für deine Schlussabrechnung gilt, steht im Werkvertrag und im Text der Norm, den der [SIA herausgibt](https://www.sia.ch/de/dienstleistungen/normenwerk/). Artikelnummern nennen wir hier bewusst nicht, weil wir ihren Wortlaut nicht selbst geprüft haben.

Unabhängig von der Norm gilt seit dem 1. Januar 2026 neues Recht für Baumängel: Bei einem unbeweglichen Werk beträgt die Frist für die Mängelrüge 60 Tage, und die Vereinbarung einer kürzeren Frist ist unwirksam (OR Art. 367 Abs. 1bis und Art. 370 Abs. 4). Das gilt für Verträge, die ab diesem Datum geschlossen wurden.

## So füllst du die Vorlage aus

1. **Kopf ausfüllen** Nummer, Datum, Bezug auf die Offerte und den Leistungszeitraum eintragen. Der Bezug erspart deinem Kunden das Suchen und dir die Rückfrage.
2. **Die ganze Leistung erfassen** Alle Positionen des Auftrags mit Menge, Einheit und Nettopreis, danach die Nachträge als eigene Zeilen. In der Excel-Datei rechnet jede Zeile Menge mal Preis.
3. **Akonti als Abzugszeilen eintragen** Je eine Zeile pro Akontorechnung, mit Nummer und Datum im Text und dem Nettobetrag als negative Zahl in der Spalte Total. Die Excel-Datei rechnet Zwischentotal, Mehrwertsteuer und Total daraus selbst.
4. **Zahlteil und Zahlungsfrist setzen** Zahlungsdatum als konkretes Datum eintragen. Erzeugst du einen QR-Zahlteil, setz dort den Restbetrag ein, nicht die Gesamtabrechnungssumme.

## Die häufigsten Fehler

- **Netto und brutto vermischen.** Der häufigste und teuerste Fehler, siehe oben
- **Die Akontorechnung ohne Steuerausweis gestellt.** Dann fehlt deinem Kunden für die Anzahlung der Vorsteuerbeleg, siehe Akonto-Rechnung
- **Dieselbe Akontorechnung in zwei Schlussrechnungen abgezogen.** Bei mehreren Bauetappen passiert das schneller, als man denkt
- **Den vollen Rechnungsbetrag in den Zahlteil gesetzt** und den Abzug nur im Text erwähnt
- **Nachträge zwischen die offerierten Positionen gemischt.** Dann diskutiert ihr über die ganze Rechnung statt über die zwei strittigen Zeilen

## So macht es KIDESK

KIDESK kennt die Rechnungsarten Akonto und Schlussrechnung. Bei der Schlussrechnung wählst du aus, welche Akontorechnungen verrechnet werden sollen, und der Abzug erscheint mit ihrer Nummer auf dem Beleg. Der Betrag im QR-Zahlteil ist dann der Restbetrag. Kommt die Rechnung aus einer Offerte, wandern Positionen, Ausmass und Positionsnummern mit, ohne dass du eine Zahl abtippst.

- [Rechnungen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/rechnungen)
- [Akonto und Schlussrechnung abrechnen](https://kidesk.ch/ratgeber/akonto-schlussrechnung)

## Häufige Fragen

### Warum zieht die Vorlage die Akonti netto ab, obwohl der Kunde brutto bezahlt hat?

Weil die Steuer auf der Schlussrechnung nur auf dem Restbetrag ausgewiesen wird. Die Steuer auf den Anzahlungen stand bereits auf den Akontorechnungen. So ist über alle Belege zusammen genau einmal Steuer ausgewiesen, und der zu zahlende Restbetrag ist derselbe wie bei der Bruttorechnung.

### Was mache ich, wenn der Kunde eine Akontorechnung nie bezahlt hat?

Abgezogen wird trotzdem, was fakturiert wurde: Die alte Rechnung bleibt als offene Forderung bestehen und wird gemahnt. Ziehst du sie nicht ab, verrechnest du dieselbe Leistung zweimal. Die offene Akontorechnung führst du in deiner Debitorenliste weiter.

### Braucht die Schlussrechnung eine eigene Nummer?

Ja, sie ist eine eigenständige Rechnung mit eigener Nummer, eigenem Datum und eigenem Steuerausweis. Auf den Bezug zu den Akontorechnungen kommst du über die Abzugszeilen, auf den Bezug zur Offerte über den Kopf des Belegs.

### Gilt das auch für Dienstleistungen ohne Baustelle?

Ja. Das Beispiel der Steuerverwaltung stammt aus dem Baugewerbe, die Logik ist aber dieselbe, sobald du Teilrechnungen oder Akontorechnungen stellst. Bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Ausgabe der Teilrechnung (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. b).

### Wie lange darf ich mit der Schlussrechnung warten?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht, aber die Verjährung läuft ab Fälligkeit und nicht ab Rechnungsstellung. Bei Arbeiten an einem Grundstück ist zudem die Frist für das Bauhandwerkerpfandrecht von vier Monaten nach Vollendung der Arbeit im Auge zu behalten. Mehr dazu unter Wie lange darf ich mit der Rechnung warten?

## Quellen

- [ESTV, MWST-Branchen-Info 04 Baugewerbe, Ziffer 5.5: Sicherheitsleistung und Garantierückbehalt (mit durchgerechneter Schlussabrechnung)](https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/displayDocs/cipherPrinterFriendly.xhtml?componentId=1000944&publicationId=1000849&cipherKeyDate=&language=de)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_26)
- [Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27 und 40: Steuerausweis und Entstehung der Steuerforderung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/de#art_27)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 373: Feste Übernahme der Vergütung](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_373)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 367 und 370: Mängelrüge, Frist von 60 Tagen beim unbeweglichen Werk](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_367)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.