# Serviceprotokoll Vorlage für Wartungen.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/serviceprotokoll-vorlage · Vorlage · Thema: Arbeitszeit, Rapport und Spesen · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Unternehmen

**Kurz gesagt:** Ein Serviceprotokoll hält fest, an welcher Anlage wann was geprüft wurde, welche Werte gemessen wurden, was du gefunden hast und wann der nächste Service fällig ist. Es gibt die Vorlage als **Word- und als Excel-Datei**, ohne Anmeldung. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht dazu gibt es nicht, wohl aber für Kältemittel: Bei Geräten und Anlagen mit mehr als 3 kg Kältemittel muss ein Wartungsheft geführt werden, in das die Fachperson nach jedem Eingriff einträgt (ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 3.5).

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/serviceprotokoll-vorlage.docx)
- [Excel (.xlsx)](https://kidesk.ch/vorlagen/serviceprotokoll-vorlage.xlsx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen.

**Serviceprotokoll**

Felder zum Ausfüllen: Kunde und Rechnungsadresse, Objekt, Standort der Anlage, Anlage: Fabrikat, Typ, Seriennummer, Baujahr, Inbetriebnahme, Kältemittel: Art und Füllmenge (falls vorhanden), Wartungsvertrag oder Auftrag Nr., Servicedatum, von, bis, Technikerin oder Techniker.

| Prüfpunkt | Messwert oder Befund | Sollwert oder Vorgabe | In Ordnung | Massnahme |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Abgastemperatur | 168 °C | laut Herstellerangabe | ja |  |
| Dichtigkeit Gasleitung und Anschlüsse | keine Leckage festgestellt | dicht | ja |  |
| Ausdehnungsgefäss, Vordruck | 0.8 bar | laut Anlagenschema | nein | Vordruck eingestellt, Membran prüfen beim nächsten Service |

Die ausgefüllte Zeile ist ein Beispiel. Darunter folgen 16 leere Zeilen zum Ausfüllen.

Freitext: Ausgeführte Arbeiten (Reinigung, Einstellung, Messungen, Austausch), Verwendetes Material (Bezeichnung, Menge, Einheit), Kältemittel: entnommene und eingefüllte Menge, Art, Ergebnis der Dichtigkeitskontrolle, Eintrag im Wartungsheft erfolgt, Befund und Empfehlungen (offene Mängel, empfohlene Arbeiten, Dringlichkeit), Nächster Service: Termin oder Intervall.

Ort, Datum und Unterschrift: Technikerin oder Techniker, Kunde, Kenntnisnahme, Datum.

## Was auf ein Serviceprotokoll gehört

Das Protokoll erfüllt drei Aufgaben auf einmal: Es zeigt dem Kunden, wofür er zahlt, es ist dein Nachweis, dass du sorgfältig gearbeitet hast, und es ist die Grundlage für den nächsten Service. Darum gehört mehr darauf als «Wartung durchgeführt».

- **Die Anlage, eindeutig.** Fabrikat, Typ, Seriennummer, Baujahr, Standort im Gebäude. Ohne Seriennummer weiss in fünf Jahren niemand mehr, welches der drei Geräte gemeint war.
- **Datum und Zeit.** Von wann bis wann, und wer vor Ort war. Das verbindet das Protokoll mit dem Rapport und mit der Rechnung.
- **Was geprüft wurde**, Punkt für Punkt, mit Messwert und Sollwert oder Herstellerangabe daneben.
- **Was ersetzt oder nachgefüllt wurde**, mit Bezeichnung und Menge. Auch dann, wenn es in der Pauschale inbegriffen ist.
- **Der Befund.** Was ist nicht in Ordnung, wie dringend ist es, was empfiehlst du. Das ist die wertvollste Zeile des ganzen Blattes.
- **Der nächste Service.** Termin oder Intervall, damit der Kunde weiss, wann du wieder kommst.
- **Unterschriften.** Deine und die des Kunden zur Kenntnisnahme.

## Drei Dokumente, die dauernd verwechselt werden

| Dokument | Wer es führt | Grundlage |
| --- | --- | --- |
| Serviceprotokoll | Du, bei jedem Einsatz | Kein Gesetz, sondern Vertrag und Sorgfalt |
| Wartungsheft für Kältemittel | Die Inhaberin der Anlage lässt es führen, eintragen musst du | ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 3.5, über 3 kg Kältemittel |
| Amtliche Feuerungskontrolle | Die Behörde, in festen Abständen | LRV Art. 13 |

Die drei ersetzen einander nicht. Wer dem Kunden sagt, die Feuerungskontrolle sei mit dem Service erledigt, sagt etwas Falsches.

Zur amtlichen Kontrolle im Einzelnen: Die Behörde überwacht die Einhaltung der Emissionsbegrenzungen und führt selber Messungen oder Kontrollen durch oder lässt solche durchführen. Wiederholt wird in der Regel alle vier Jahre bei Gasfeuerungen mit einer Feuerungswärmeleistung bis 1 MW und bei bestimmten Holzheizkesseln bis 70 kW, bei den übrigen Feuerungsanlagen alle zwei Jahre (LRV Art. 13 Abs. 3). Das ist unabhängig davon, ob und wie oft du wartest.

## Kältemittel: hier ist der Eintrag Pflicht

Wärmepumpen, Klimageräte und viele Lüftungs- und Kälteanlagen enthalten Kältemittel. Ab mehr als 3 kg Kältemittel muss die Inhaberin dafür sorgen, dass ein Wartungsheft geführt wird, und darin trägt die Fachperson nach jedem Eingriff oder jeder Wartung ein: das Datum, eine kurze Beschreibung der Arbeiten, das Ergebnis der Dichtigkeitskontrolle, Menge und Art des entnommenen und des eingefüllten Kältemittels sowie Firma, eigenen Namen und Unterschrift (ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 3.5). Die Dichtigkeit ist regelmässig zu prüfen, mindestens aber bei jedem Eingriff und jeder Wartung (Ziff. 3.4). Diese Prüfpflicht greift auch unter 3 kg: bei in der Luft stabilen Kältemitteln mit einer Füllmenge von mehr als 5 Tonnen CO2-Äquivalenten und bei Kälte- und Klimaanlagen in Motorfahrzeugen (Ziff. 3.4 Abs. 1).

> **Achtung:** Nimmst du eine stationäre Anlage mit mehr als 3 kg Kältemittel in Betrieb oder ausser Betrieb, ist das dem Bundesamt für Umwelt innert drei Monaten zu melden (ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 5.1). Die Meldung braucht unter anderem Datum, Inhaberin, Fachunternehmen, ausführende Fachperson, Art, Standort und Kälteleistung der Anlage sowie Art und Menge des Kältemittels. Halte diese Angaben schon im Serviceprotokoll fest, dann musst du sie nicht zweimal suchen.

## Was die Unterschrift des Kunden bedeutet

Die Unterschrift bestätigt, dass der Service stattgefunden hat und dass der Kunde den Befund zur Kenntnis genommen hat. Eine Abnahme ist damit nicht verbunden, und mängelfrei ist die Anlage deswegen auch nicht. Schreib darum über die Unterschriftszeile hin, was bestätigt wird. Für den Befund gilt dasselbe wie für jeden Rapport: Was du feststellst, gehört aufs Blatt, auch wenn es nicht zu deinem Auftrag gehört. Der undichte Anschluss, den niemand bestellt hat, ist in zwei Jahren entweder ein dokumentierter Hinweis oder ein Vorwurf.

**Bestätigungszeile über der Unterschrift**

```text
Der Kunde bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die oben aufgeführten Arbeiten ausgeführt wurden und dass er den Befund zur Kenntnis genommen hat. Diese Bestätigung ist keine Abnahme des Werks und kein Verzicht auf Mängelrechte. Empfohlene Arbeiten, die nicht ausgeführt wurden, sind unter «Befund und Empfehlungen» aufgeführt.
```

## Wie lange du das Protokoll aufbewahrst

So lange, wie du für die Arbeit einstehen musst, und das ist länger als ein Jahr. Bei einem Werkvertrag verjähren die Ansprüche des Bestellers wegen Mängeln zwei Jahre nach der Abnahme, bei unbeweglichen Werken fünf Jahre, und diese fünf Jahre können nicht zulasten des Bestellers verkürzt werden (OR Art. 371). Gehört das Protokoll zu einer Rechnung, ist es zugleich ein Buchungsbeleg und damit zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren (OR Art. 958f Abs. 1). Elektronisch ist ausdrücklich erlaubt (Abs. 3). Praktisch heisst das: Protokoll zur Anlage, nicht zum Kunden, sonst findest du es nach dem Handwechsel der Liegenschaft nicht mehr.

## Drei Fehler, die Serviceprotokolle wertlos machen

- **Messwerte ohne Bezugsgrösse.** «168 Grad» sagt nichts, «168 Grad, Sollwert laut Hersteller unter 200 Grad» sagt alles.
- **Der Befund fehlt.** Ohne Befund ist das Protokoll ein Quittungszettel. Mit Befund ist es die Grundlage für die nächste Offerte.
- **Kein Eintrag ins Wartungsheft.** Bei mehr als 3 kg Kältemittel ist der Eintrag nach jedem Eingriff Pflicht (ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 3.5). Er gehört zur Leistung und in den Wartungsvertrag.

## So macht es KIDESK

In KIDESK hängt der Service an der Anlage. Zu jeder Anlage legst du einen Wartungsplan mit Intervall an, KIDESK erinnert dich und legt auf Wunsch den Wartungsauftrag selbst an. Am Auftrag erfassen deine Leute Zeit, Material und Fotos; Rapport und Abnahme unterschreibt der Kunde direkt auf dem Gerät, samt Mängelliste. Aus dem freigegebenen Auftrag wird die Rechnung, und die Jahrespauschale läuft als wiederkehrende Rechnung im gewählten Rhythmus.

- [Aufträge und Rapporte](https://kidesk.ch/funktionen/auftraege)
- [Vom Auftrag zur Rechnung](https://kidesk.ch/anleitungen/auftrag-zur-rechnung)

## Häufige Fragen

### Ist ein Serviceprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?

Allgemein nicht. Es ergibt sich aus dem Wartungsvertrag und aus deiner Sorgfaltspflicht. Pflicht ist dagegen der Eintrag ins Wartungsheft bei Geräten und Anlagen mit mehr als 3 kg Kältemittel (ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 3.5). Ohne Protokoll kannst du im Streit nicht zeigen, was du gemacht hast.

### Ersetzt das Serviceprotokoll die Feuerungskontrolle?

Nein. Die Feuerungskontrolle ist eine behördliche Kontrolle der Emissionsbegrenzungen. Sie wird in der Regel alle vier Jahre bei Gasfeuerungen bis 1 MW und alle zwei Jahre bei den übrigen Feuerungsanlagen wiederholt (LRV Art. 13 Abs. 3). Dein Service ist eine Leistung für den Kunden und läuft davon unabhängig.

### Was muss ins Wartungsheft einer Wärmepumpe?

Nach jedem Eingriff: Datum, eine kurze Beschreibung der Arbeiten, das Ergebnis der Dichtigkeitskontrolle, Menge und Art des entnommenen und des eingefüllten Kältemittels sowie Firma, Name und Unterschrift der Fachperson (ChemRRV, Anhang 2.10 Ziff. 3.5). Die Pflicht gilt ab mehr als 3 kg Kältemittel.

### Muss der Kunde das Protokoll unterschreiben?

Vorgeschrieben ist es nicht. Es ist aber der beste Beleg dafür, dass er den Befund kannte. Schreib über die Unterschriftszeile, was bestätigt wird: die ausgeführten Arbeiten und die Kenntnisnahme des Befunds, nicht die Mängelfreiheit der Anlage.

### Wie lange bewahre ich Serviceprotokolle auf?

Mindestens so lange, wie du haftest: bei einem Werk zwei Jahre nach der Abnahme, bei unbeweglichen Werken fünf (OR Art. 371). Gehört das Protokoll zu einer Rechnung, ist es ein Buchungsbeleg und damit zehn Jahre aufzubewahren (OR Art. 958f). Leg es zur Anlage, nicht nur zum Kunden.

## Quellen

- [Chemikalien-Risikoreduktions-Verordnung (ChemRRV), Anhang 2.10 Ziff. 3.4, 3.5 und 5.1: Dichtigkeitskontrolle, Wartungsheft und Meldepflicht](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2005/478/de)
- [Luftreinhalte-Verordnung (LRV), Art. 13: Emissionsmessungen und -kontrollen](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1986/208_208_208/de#art_13)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 371: Verjährung der Mängelansprüche beim Werkvertrag](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_371)
- [Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_958_f)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.