# 2. Mahnung: bestimmt, aber ohne Drohung.

Quelle: https://kidesk.ch/vorlagen/zweite-mahnung-vorlage · Vorlage · Thema: Mahnen und Betreibung · Stand: 2026-09-21 · Herausgeber: KIDESK, Büro-Software für Schweizer Betriebe

**Kurz gesagt:** Die zweite Mahnung folgt der Zahlungserinnerung nach zehn bis vierzehn Tagen. Der Ton wird bestimmter, die Frist kürzer, und ab hier weist du aus, was zur Forderung dazugekommen ist: den **Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr** nach Art. 104 Abs. 1 OR und, falls vereinbart, die Mahngebühr. Angekündigt wird die Betreibung noch nicht, das ist die Aufgabe der letzten Mahnung. Der Brief und die E-Mail stehen unten zum Kopieren, dazu liegt der Brief als Word-Datei bereit.

## Vorlage herunterladen

- [Word (.docx)](https://kidesk.ch/vorlagen/zweite-mahnung-vorlage.docx)

Ohne Anmeldung. Die Beispielangaben ersetzt du durch deine eigenen.

## Wann die zweite Mahnung rausgeht

Zehn bis vierzehn Tage nach der Zahlungserinnerung. Diese Spanne hat einen praktischen Grund: Wo im Betrieb deines Kunden ein fester Zahlungslauf läuft, bringt Nachdoppeln mitten im Monat nichts. Wer dagegen zu lange wartet, lehrt seinen Kunden, dass die eigenen Fristen unverbindlich sind.

Vorher lohnt sich ein Anruf, vor allem bei Geschäftskunden. Eine Rechnung, die in der Buchhaltung deines Kunden auf einer Rückfrage sitzt, löst sich in zwei Minuten am Telefon und nicht durch den dritten Brief. Den Aufbau aller drei Stufen zeigt der Ratgeber [Mahnung schreiben](https://kidesk.ch/ratgeber/mahnung-schreiben-vorlage), die erste Stufe steht unter [Zahlungserinnerung Vorlage](https://kidesk.ch/vorlagen/zahlungserinnerung-vorlage).

## Was sich gegenüber der Zahlungserinnerung ändert

| Merkmal | Zahlungserinnerung | 2. Mahnung |
| --- | --- | --- |
| Ton | Entschuldigend, mit goldener Brücke | Sachlich und knapp, ohne Vorwurf |
| Frist | Rund zehn Tage | Sieben bis zehn Tage, als Datum |
| Verzugszins | In der Regel nicht ausgewiesen | Ausgewiesen, mit Satz und Zeitraum |
| Mahngebühr | Keine | Nur, wenn sie vor Vertragsschluss vereinbart wurde |
| Betreibung | Kein Wort davon | Noch kein Wort davon |
| Versandart | E-Mail oder Brief | E-Mail oder Brief, Einschreiben noch nicht nötig |

Eine Mahngebühr ist nur geschuldet, wenn sie im Vertrag, in der Offerte oder in den AGB stand, bevor der Auftrag zustande kam. Die Einzelheiten stehen unter [Darf ich Mahngebühren verlangen?](https://kidesk.ch/fragen/darf-ich-mahngebuehren-verlangen).

## Die zweite Mahnung als Brief

Die Angaben in eckigen Klammern ersetzt du durch deine eigenen. Derselbe Text liegt als Word-Datei bereit.

**2. Mahnung, Brief**

```text
Betreff: 2. Mahnung zur Rechnung Nr. [NUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM]

Guten Tag [ANREDE NAME]

Unsere Zahlungserinnerung vom [DATUM ERINNERUNG] ist ohne Zahlungseingang geblieben. Die Rechnung Nr. [NUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM] war am [FÄLLIGKEITSDATUM] zur Zahlung fällig.

Offen sind:
Restbetrag der Rechnung: CHF [RESTBETRAG]
Verzugszins 5 % pro Jahr, [ANZAHL] Tage seit [DATUM VERZUGSBEGINN]: CHF [ZINS]
Mahngebühr gemäss Ziffer [ZIFFER] unserer Zahlungsbedingungen: CHF [GEBUEHR]
Total: CHF [TOTAL]

Wir bitten Sie, diesen Betrag bis am [NEUE FRIST] zu überweisen. Eine Kopie der Rechnung mit Zahlteil liegt bei.

Sollte eine Position nicht stimmen oder eine Rückfrage offen sein, melden Sie sich bitte direkt bei [ANSPRECHPERSON], Telefon [TELEFON]. Ist die Zahlung im Moment nicht auf einmal möglich, sprechen Sie uns an, eine Ratenzahlung ist uns lieber als ein Rückstand.

Freundliche Grüsse

[DEIN BETRIEB]
[NAME]

Beilage: Rechnungskopie mit Zahlteil
```

## Dieselbe Mahnung als E-Mail

Per E-Mail darf es kürzer sein. Wichtig ist, dass die Rechnung als PDF im Anhang mitgeht und dass der Betreff den Betrag nennt. Ein Betreff wie «Offen: CHF 3'240.00» ist schwerer zu übersehen als einer, auf dem nur «Mahnung» steht.

**2. Mahnung, E-Mail**

```text
Betreff: 2. Mahnung, offen CHF [RESTBETRAG], Rechnung Nr. [NUMMER]

Guten Tag [ANREDE NAME]

Trotz unserer Erinnerung vom [DATUM ERINNERUNG] ist die Rechnung Nr. [NUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM] offen. Fällig war sie am [FÄLLIGKEITSDATUM].

Offen: CHF [RESTBETRAG] zuzüglich Verzugszins von CHF [ZINS] und Mahngebühr von CHF [GEBUEHR], zusammen CHF [TOTAL].

Bitte überweisen Sie den Betrag bis am [NEUE FRIST]. Die Rechnung mit Zahlteil finden Sie nochmals im Anhang.

Stimmt etwas nicht oder brauchen Sie eine andere Regelung, rufen Sie mich an: [TELEFON].

Freundliche Grüsse
[NAME], [DEIN BETRIEB]
```

## Verzugszins und Gebühr richtig ausweisen

Beide gehören in eigene Zeilen unter den Rechnungsbetrag, mit Satz und Zeitraum beim Zins. Gerechnet wird Betrag mal Satz mal Tage, geteilt durch 365. Art. 104 OR nennt nur den Jahressatz, die Zählweise schreibt er nicht vor: Mit 360 Tagen im Jahr kommst du auf leicht andere Beträge. Ein Beispiel aus einem Elektrobetrieb, nachgerechnet:

**Elektrobetrieb: CHF 3'240.00, 32 Tage überfällig**

| Posten | Wert |
| --- | --- |
| Restbetrag der Rechnung | CHF 3'240.00 |
| Verzugszins 5 % pro Jahr: 3'240.00 × 5 % = 162.00 im Jahr | CHF 162.00 |
| Davon 32 Tage: 162.00 × 32 ÷ 365 | CHF 14.20 |
| Mahngebühr, im Vertrag vereinbart | CHF 20.00 |
| **Total auf der 2. Mahnung** | **CHF 3'274.20** |

Zwei Dinge zur Mehrwertsteuer, die im Netz oft falsch stehen. Der **gesetzliche Verzugszins nach Art. 104 OR** ist Ersatz für den Schaden aus der verspäteten Zahlung und unterliegt der Steuer nicht. **Mahnspesen und vertraglich vereinbarte Zinsen** zählt die Eidgenössische Steuerverwaltung dagegen zum Entgelt der erbrachten Leistung (MWST-Info 04, Ziffer 3.8.2.3). Bist du steuerpflichtig, verstehst du deine Gebührenpauschale am einfachsten als Betrag inklusive Steuer. Wie du beides verbuchst, klärst du einmal mit deiner Treuhänderin.

## Was in die zweite Mahnung nicht hineingehört

- **Die Androhung der Betreibung.** Die gehört in die letzte Mahnung. Wer auf jeder Stufe droht und nichts tut, entwertet die Ankündigung. Die passende Vorlage steht unter [Letzte Mahnung vor der Betreibung](https://kidesk.ch/vorlagen/letzte-mahnung-vor-betreibung-vorlage).
- **Eine Gebühr ohne Grundlage.** Taucht die Mahngebühr zum ersten Mal auf der Mahnung auf, ist sie nicht vereinbart und dein Kunde schuldet sie nicht.
- **Der alte Rechnungsbetrag trotz Teilzahlung.** Gemahnt wird immer der Rest. Ein falscher Betrag ist der beste Grund, ein Schreiben beiseitezulegen.
- **«Innert zehn Tagen» statt eines Datums.** Niemand weiss, ab wann diese Tage laufen: ab Versand, ab Poststempel oder ab Lesen.
- **Vorwürfe.** «Wir mussten leider feststellen» und «offensichtlich» ändern nichts am Zahlungseingang und machen das Gespräch danach schwerer.

> **Achtung:** Eine Word-Vorlage kann keinen gültigen Schweizer QR-Zahlteil enthalten: Der QR-Code enthält geprüfte Angaben zu IBAN, Referenz und Betrag und muss maschinell erzeugt werden. Leg der Mahnung deshalb die Rechnungskopie mit dem originalen Zahlteil bei. Achtung beim Betrag: Weist deine Mahnung Zins und Gebühr aus, stimmt der Betrag im alten Zahlteil nicht mehr mit dem Total überein. Schreib dann ins Begleitschreiben, welcher Betrag gilt.

## So macht es KIDESK

In KIDESK ist die zweite Mahnung die mittlere von drei Stufen. Jede Stufe hat ihre eigene Frist und ihren eigenen Text; die Mahngebühr stellst du einmal ein und sie gilt für alle Stufen gleich. Den Verzugszins schaltest du separat ein: Satz, ab welcher Stufe er läuft und ab welchem Betrag er überhaupt verrechnet wird. Gerechnet wird er tagesgenau und ohne Mehrwertsteuer. Aus der Liste der überfälligen Rechnungen startest du den Mahnlauf für alle auf einmal, jede Rechnung mit der Stufe, die ihr zusteht, und immer auf dem Restbetrag.

- [Mahnwesen in KIDESK](https://kidesk.ch/funktionen/mahnwesen)
- [Mahnwesen einrichten](https://kidesk.ch/anleitungen/mahnwesen-einrichten)

## Häufige Fragen

### Muss ich überhaupt zweimal mahnen?

Nein. Weder das Obligationenrecht noch das Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz schreiben eine Anzahl Mahnungen vor. Drei Stufen haben sich eingebürgert, weil sie die Kundenbeziehung schonen. Mehr dazu unter [Wie viele Mahnungen vor der Betreibung?](https://kidesk.ch/fragen/wie-viele-mahnungen-vor-der-betreibung).

### Ab der zweiten Mahnung Verzugszins: geht das?

Ja. Anspruch hättest du ab Verzug, also früher. Erst ab der zweiten Stufe zu verrechnen, ist ein freiwilliger Verzicht auf den Anfang und ein bewährter Kompromiss: Die erste Erinnerung bleibt freundlich, ab der zweiten wird es geschäftlich.

### Soll die zweite Mahnung eingeschrieben raus?

Meistens nicht. Ein Einschreiben kostet, wirkt schroff und wird von Geschäftskunden oft gar nicht abgeholt. Interessant wird es erst bei der letzten Mahnung, wenn du den Zugang später belegen können musst.

### Was mache ich, wenn der Kunde die Rechnung bestreitet?

Dann hörst du auf zu mahnen und klärst den Streitpunkt. Eine bestrittene Position mahnst du nicht weiter, den unbestrittenen Teil dagegen schon. Halte das Ergebnis des Gesprächs schriftlich fest, am besten mit einer Gutschrift über den strittigen Betrag.

## Quellen

- [OR Art. 102 und 104: Verzug durch Mahnung, Verzugszins von 5 Prozent](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_102)
- [ESTV, MWST-Info 04 Steuerobjekt, Ziffer 3.8.2.3: Mahnspesen und Verzugszinsen](https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/cipherDisplay.xhtml?publicationId=1003047&componentId=1003392&lang=de)
- [KMU-Portal des Bundes: Was tun bei Zahlungsverzug und Zahlungsausfällen](https://www.kmu.admin.ch/de/was-tun-bei-zahlungsverzug-und-zahlungsausfaellen)

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.