Der übliche Ablauf in drei Stufen
Gesetzlich bist du in der Schweiz nicht zu einer bestimmten Anzahl Mahnungen verpflichtet. Bewährt hat sich ein Ablauf in drei Stufen, der die Kundenbeziehung schont und trotzdem Druck aufbaut:
- Zahlungserinnerung, etwa zehn Tage nach Fälligkeit: freundlich, mit goldener Brücke («ist sicher untergegangen»)
- Zweite Mahnung, weitere zehn bis vierzehn Tage später: bestimmter im Ton, mit klarer Frist und dem Angebot, Unstimmigkeiten zu klären
- Letzte Mahnung: letzte Frist mit Ankündigung der Betreibung. Ab hier zählt Konsequenz, sonst verliert die Ankündigung ihre Wirkung
Bei jedem Schreiben gilt: Rechnungsnummer, Betrag und eine konkrete Frist mit Datum nennen und den Zahlteil gleich wieder beilegen. Je einfacher das Zahlen, desto schneller kommt das Geld.
Vorlage 1: die Zahlungserinnerung
Die erste Stufe unterstellt nichts. Die meisten offenen Rechnungen sind Schlamperei, kein böser Wille, und genau so darf die Erinnerung klingen:
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. [NUMMER] Guten Tag [NAME] Bei der Durchsicht unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen, dass die Rechnung Nr. [NUMMER] vom [DATUM] über CHF [BETRAG] noch offen ist. Gut möglich, dass sie in der Ablage untergegangen ist, das passiert. Wir bitten Sie, den Betrag bis am [FRIST] zu begleichen. Den Zahlteil finden Sie im Anhang. Sollte sich unsere Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, betrachten Sie dieses Schreiben einfach als gegenstandslos. Freundliche Grüsse [FIRMA]
Vorlage 2: die zweite Mahnung
Jetzt darf der Ton bestimmter werden, ohne die Tür zuzuschlagen. Das Angebot, eine allfällige Unstimmigkeit zu klären, nimmt säumigen Kunden die letzte Ausrede:
Betreff: 2. Mahnung zur Rechnung Nr. [NUMMER] Guten Tag [NAME] Trotz unserer Zahlungserinnerung vom [DATUM ERINNERUNG] ist die Rechnung Nr. [NUMMER] über CHF [BETRAG] weiterhin offen. Wir bitten Sie, den Betrag bis spätestens [FRIST] zu überweisen. Den Zahlteil legen wir nochmals bei. Falls es einen Grund für den Zahlungsverzug gibt, etwa eine Unstimmigkeit auf der Rechnung, melden Sie sich bitte direkt bei uns, wir finden eine Lösung. Freundliche Grüsse [FIRMA]
Vorlage 3: die letzte Mahnung
Die letzte Stufe kündigt die Betreibung an, sachlich und ohne Drohkulisse. Wichtig: kündige nur an, was du auch durchziehst.
Betreff: Letzte Mahnung zur Rechnung Nr. [NUMMER] Guten Tag [NAME] Die Rechnung Nr. [NUMMER] über CHF [BETRAG] ist trotz Erinnerung und Mahnung weiterhin unbezahlt. Wir setzen Ihnen hiermit eine letzte Frist bis am [FRIST]. Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, sehen wir uns leider gezwungen, den Betrag ohne weitere Ankündigung auf dem Betreibungsweg einzufordern. Die damit verbundenen Kosten gehen zu Ihren Lasten. Wir würden es vorziehen, diesen Schritt nicht gehen zu müssen. Freundliche Grüsse [FIRMA]
Das Wichtigste zur Rechtslage
- Steht auf der Rechnung ein Zahlungsziel, gerät der Kunde nach dessen Ablauf mit einer Mahnung in Verzug. Die Mahnung ist also mehr als Höflichkeit, sie hat rechtliche Wirkung
- Ab Verzug ist von Gesetzes wegen ein Verzugszins von fünf Prozent pro Jahr geschuldet, sofern nichts anderes vereinbart ist
- Mahngebühren brauchen eine Vereinbarung, zum Beispiel in den AGB. Ohne Grundlage lässt du sie besser weg
- Für die Betreibung reicht das Betreibungsbegehren beim zuständigen Betreibungsamt, ein Anwalt ist dafür nicht nötig
So mahnt es sich von selbst
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich rechtlich schicken?
Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Anzahl. Üblich und fair sind zwei bis drei Stufen: Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung. Danach steht dir der Weg über die Betreibung offen.
Darf ich Verzugszins verlangen?
Ja. Ist der Kunde in Verzug, sieht das Obligationenrecht einen Verzugszins von fünf Prozent pro Jahr vor, sofern nichts anderes vereinbart ist. Viele Betriebe verzichten bei Stammkunden aus Kulanz darauf, das ist deine Entscheidung.
Darf ich Mahngebühren verrechnen?
Nur, wenn sie vereinbart sind, zum Beispiel in deinen AGB oder auf der Rechnung. Ohne Vereinbarung sind pauschale Mahngebühren rechtlich wackelig, halte sie deshalb schriftlich fest.
Welche Frist setze ich in der Mahnung?
Üblich sind zehn bis vierzehn Tage. Wichtig ist ein konkretes Datum statt einer vagen Formulierung, damit klar ist, wann die nächste Stufe folgt.
Was, wenn der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht zahlt?
Dann bleibt das Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohn- oder Firmensitz des Schuldners. Das kannst du ohne Anwalt einreichen. Kündige den Schritt in der letzten Mahnung an, oft bewegt allein das zur Zahlung.