Fragen und Antworten
Alles, was Betriebe uns fragen.
94 Fragen aus den Gesprächen mit Betrieben, ehrlich beantwortet, nach Thema geordnet. Wenn deine fehlt, schreib uns, wir antworten meistens am selben Tag.
Was kostet mich KIDESK am Ende wirklich?
CHF 39.– pro Monat für dich, mit allem drin. Arbeitet dein Team mit, kostet jede weitere Person CHF 8.– pro Monat. Das ist der ganze Preis: die Beträge sind Endpreise inklusive MwSt, es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Module, die du dazukaufen musst.
Was passiert nach den 14 Tagen?
Nichts, ausser du willst es. Du hinterlegst zum Testen keine Kreditkarte, darum läuft auch nichts automatisch weiter. Meldest du dich nicht, endet der Zugang einfach. Willst du bleiben, schliesst du das Abo mit ein paar Klicks ab.
Bin ich an einen Vertrag gebunden?
Nein. Das Monatsabo kannst du jederzeit auf Ende des Monats kündigen, das machst du selber in den Einstellungen. Beim Jahresabo bezahlst du zehn Monate statt zwölf und bist dafür ein Jahr dabei.
Brauche ich technisches Wissen?
Nein. KIDESK ist für Inhaber gebaut, die auf der Baustelle stehen und nicht im Büro. Du richtest deinen Betrieb in etwa fünf Minuten ein und schreibst danach deine erste Rechnung. Wenn du irgendwo hängst, hilft dir ein Mensch aus der Schweiz weiter.
Kann ich meine bisherigen Daten mitnehmen?
Ja. Kunden, Artikel und Preislisten kannst du als CSV, Excel oder PDF hochladen, die Spalten erkennt KIDESK selber. Wird es komplizierter, machen wir den Import für dich, ohne dass es dich etwas kostet.
Funktioniert das mit meiner Bank?
Ja, mit jeder Schweizer Bank. Du lädst im E-Banking den Kontoauszug als Datei herunter und in KIDESK wieder hoch. KIDESK erkennt an der Referenz, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört, und hakt sie ab.
Und wenn wir mehr als 20 Personen sind?
Dann melde dich bei uns. Ab dieser Grösse machen wir dir ein eigenes Angebot, statt dich durch den Rechner zu schicken.
Wo liegen meine Daten?
In Rechenzentren in der EU und der Schweiz, verschlüsselt gespeichert und verschlüsselt übertragen. Die Sprach-KI läuft in Zürich. Wir geben deine Daten nicht weiter und deine Zahlen werden nicht dazu benutzt, eine KI zu trainieren. Was du erfasst, gehört dir und du kannst es jederzeit vollständig exportieren. Wie das genau aussieht, steht im Datenschutz.
Kann der Kunde die Offerte ablehnen, ohne mich anzurufen?
Ja. Auf derselben Seite, auf der er unterschreiben würde, gibt es den Knopf zum Ablehnen mit einem Feld für den Grund. Du siehst die Absage samt Kommentar in der Offerte. Das ist oft nützlicher als ein Telefonat, das nie kommt.
Was passiert, wenn eine Offerte abläuft?
Der Status wechselt automatisch, und die Offerte erscheint vorher in der Liste «läuft bald ab». KIDESK verschickt dabei bewusst keine Mail an den Kunden. Ob und wie du nachfasst, entscheidest du selbst, und den Text kannst du dir vorformulieren lassen.
Sieht der Kunde meine Einkaufspreise?
Nein. Einkaufspreis und Marge stehen nur in der internen Ansicht und werden nie gedruckt. Sichtbar sind sie ausserdem nur für Inhaberin, Admin und Buchhaltung; bei allen anderen Rollen liefert der Server das Feld gar nicht erst aus.
Kann ich Varianten anbieten, ohne drei Offerten zu schreiben?
Ja, über optionale Positionen. Du schreibst eine Offerte, kennzeichnest die Wahlmöglichkeiten als optional, und der Kunde hakt beim Unterschreiben an, was er bestellt. Die Zusage hält fest, welche Optionen dabei gewählt wurden.
Was ist die digitale Unterschrift im Streitfall wert?
Zur Unterschrift werden Name, Zeitpunkt und IP-Adresse gespeichert, dazu ein Eintrag im Protokoll. Beide Seiten bekommen dieselbe Annahmebestätigung als PDF, mit Bezug auf die Artikel 1 bis 10 des Obligationenrechts. Damit hast du mehr in der Hand als bei einer mündlichen Zusage am Telefon.
Welche Dateien kann ich hochladen?
Das PDF des Leistungsverzeichnisses ist der Normalfall, dazu wird das Austauschformat SIA 451 gelesen. Bei eingescannten Blättern arbeitet die Bilderkennung mit, damit auch Kopien lesbar werden. Vor der Übernahme siehst du immer die Vorschau und kannst korrigieren.
Was passiert, wenn zu einer Position kein Preis im Katalog liegt?
Die Position bleibt drin, das Preisfeld bleibt leer, und du füllst es beim Prüfen aus. Was du eingibst, wandert in deinen Katalog, damit dieselbe Position beim nächsten Devis erkannt wird. So wird der Katalog mit jeder Ausschreibung vollständiger.
Bleiben die Positionsnummern der Ausschreibung erhalten?
Ja, genau dafür gibt es den NPK-Modus. Die Offerte trägt die Codes des Bauherrn, in derselben Reihenfolge und mit derselben Kapitelgliederung. Die Bauleitung kann Zeile für Zeile abgleichen, ohne umzurechnen.
Rechnet die KI meine Mengen aus?
Nein. Flächen und Mengen rechnet ein Rechner mit festen Formeln, nicht ein Sprachmodell. Jede Annahme, also Querschnitt, Dämmstärke und Länge, steht im Herleitungstext, und du kannst die Menge jederzeit überschreiben.
Wer im Betrieb darf eine Ausschreibung einlesen?
Inhaberin, Admin, Disposition und Mitarbeitende. Buchhaltung und Nur-Lesen werden auf die Offertenliste umgeleitet. Einkaufspreise und Margen in den eingelesenen Positionen sehen nur Inhaberin und Admin.
Kann ich eine Rechnung stornieren oder gutschreiben?
Ja. Für die Gutschrift verlangt KIDESK einen Grund und rechnet die Mehrwertsteuer korrekt zurück. Dazu bekommst du das Rückerstattungsschreiben als E-Mail und als Brief-PDF, damit der Kunde weiss, was passiert ist. Stornierte und gutgeschriebene Rechnungen zeigen ihren Stand auch auf der öffentlichen Seite an.
Was mache ich, wenn ein Kunde in Euro zahlt?
Du stellst die Währung am Beleg um, oder du hinterlegst sie beim Kunden, dann macht es der Editor selbst. Statt des Schweizer Einzahlungsscheins druckt KIDESK dann IBAN, BIC, Bank und Zahlungsempfänger im Klartext. Fremdwährungen bleiben auf den Rappen genau, die Rundung auf 5 Rappen gilt nur für Franken.
Verbraucht jeder Entwurf eine Rechnungsnummer?
Nein. Ein frisch angelegter Entwurf trägt einen Platzhalter, die echte Nummer wird erst gezogen, wenn du mit Inhalt speicherst. Löschst du trotzdem eine schon nummerierte Rechnung, bleibt die Lücke stehen und wird angezeigt. Das ist erlaubt und ehrlicher, als die Nummern nachrücken zu lassen.
Woher weiss ich, ob der Kunde die Rechnung gesehen hat?
Wenn er den Link zur Rechnung öffnet, hält KIDESK das fest, und du siehst es an der Rechnung. Zählpixel in E-Mails gibt es bewusst nicht, weil sie von Spamfiltern und Vorschaufenstern ausgelöst werden und darum nichts beweisen. Der geöffnete Beleglink ist der Indikator, der hält.
Kann ich Abos und Wartungsverträge automatisch verrechnen?
Ja, über wiederkehrende Rechnungen mit Intervall, Enddatum oder Höchstzahl. In der Vorschau siehst du, welche Rechnungen wann entstehen, und du kannst eine davon sofort auslösen. Der nächtliche Lauf benutzt denselben Rechenweg wie der Knopf.
Wie hoch darf die Mahngebühr sein?
Das entscheidest du. Du hinterlegst je Stufe einen Betrag, und KIDESK setzt ihn auf die Mahnung. Vorgegeben wird nichts, weil das je nach Branche und Kundenbeziehung anders gehandhabt wird.
Was passiert, wenn der Kunde einen Teil bezahlt hat?
Die Rechnung bleibt überfällig, aber gemahnt wird nur der Restbetrag. Teilweise bezahlte Rechnungen zählen in derselben Definition mit, die auch die Startseite und die Rechnungsliste benutzen. Du siehst also nie zwei verschiedene Zahlen für denselben Sachverhalt.
Muss ich jede Mahnung einzeln verschicken?
Nein. Aus der Liste heraus mahnst du alle überfälligen Rechnungen auf einmal an, jede in der Stufe, die ihr zusteht. Dasselbe geht im Chat mit einem Satz. Einzelne Rechnungen kannst du natürlich weiterhin von Hand mahnen.
Wird der Verzugszins automatisch berechnet?
Nur wenn du ihn einschaltest, ab Werk ist er aus. Danach rechnet KIDESK mit dem gesetzlichen Satz von 5.00 Prozent im Jahr, nach Tagen geteilt durch 365, und lässt den Fälligkeitstag selbst unverzinst. Du bestimmst zusätzlich, ab welcher Mahnstufe und ab welchem Mindestbetrag er überhaupt erscheint.
Darf meine Buchhalterin das Mahnwesen einstellen?
Ja. Neben Inhaberin und Admin darf auch die Rolle Buchhaltung die Fristen, die Gebühr und den Verzugszins ändern. Das ist Absicht, denn diese Einstellungen gehören zur Debitorenarbeit und nicht zur Systemverwaltung.
Brauche ich eine Verbindung zu meiner Bank?
Nein, und es gibt sie auch nicht. Du lädst die Umsatzdatei im E-Banking herunter und in KIDESK hoch, das dauert keine Minute. Der Vorteil: KIDESK braucht keinen Zugang zu deinem Konto und kann von dort auch nichts auslösen.
Was passiert bei einer Zahlung ohne Referenz?
KIDESK versucht es über Betrag, Name und Datum. Reicht das für einen Vorschlag, siehst du ihn und bestätigst mit einem Klick. Bleibt die Sicherheit zu tief, liegt die Buchung offen und du ordnest sie von Hand zu oder teilst sie auf mehrere Rechnungen auf.
Ein Kunde hat zu viel überwiesen. Und jetzt?
Der Mehrbetrag wird als Guthaben beim Kunden geführt und bleibt sichtbar, bis er verbraucht ist. Bei der nächsten Rechnung rechnest du ihn an. Du musst also weder Geld zurückschicken noch eine Notiz führen, um es nicht zu vergessen.
Ist das Kassenbuch eine Registrierkasse?
Nein. Das Kassenbuch dokumentiert Bargeldbewegungen: Barzahlungen, Einlagen, Entnahmen und den Tagesabschluss. Es ersetzt keine Registrierkasse und ist ab Werk ausgeschaltet. Wer keine Barzahlungen hat, sieht es gar nie.
Kann ich eine falsch verbuchte Zahlung rückgängig machen?
Ja, mit einem Storno, der nachvollziehbar bleibt; die Rechnung geht danach zurück auf offen. Eine Ausnahme gibt es: Ist die Buchungsperiode bereits gesperrt, bleibt sie zu. Eine abgeschlossene Steuerperiode ändert sich nicht rückwirkend.
Wann brauche ich die Nummer des Lieferanten auf dem Beleg?
Ab CHF 400.01. Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Fehlt die Unternehmens-Identifikationsnummer bei einem grösseren Betrag, kennzeichnet KIDESK den Beleg und du siehst ihn im Hinweisband über der Liste. Trägst du die Nummer nach, kommt der Abzug zurück.
Was ist die Bezugsteuer und warum warnt mich KIDESK davor?
Beziehst du Leistungen aus dem Ausland, zum Beispiel Software oder Beratung, schuldest du darauf unter Umständen selbst die Mehrwertsteuer. Ab CHF 10'000 im Jahr wird das relevant. KIDESK zählt diese Belege übers Jahr mit und zeigt den Stand im Band über der Liste, damit dich die Schwelle nicht überrascht.
Muss ich jeden Beleg von Hand einem Konto zuordnen?
Nein. KIDESK schlägt Kategorie und Konto vor und schreibt dazu, warum. Bestätigst du denselben Lieferanten dreimal gleich, merkt es sich das und schlägt künftig direkt das Richtige vor. Ändern kannst du den Vorschlag jederzeit.
Was passiert, wenn ich denselben Beleg zweimal erfasse?
KIDESK erkennt das, auch wenn du ihn ein zweites Mal fotografierst statt dieselbe Datei hochzuladen. Der neue Beleg wird als doppelt markiert und verlinkt auf das Original. Ist es tatsächlich ein zweiter Einkauf beim selben Lieferanten am selben Tag, hebst du die Markierung auf.
Was bekommt meine Treuhänderin am Ende?
Ein ZIP mit Buchungsjournal, Banana-Datei, allen Belegen als PDF und einer Lies-mich-Datei, wahlweise für Monat, Quartal oder Jahr. Debitorenjournal, Zahlungen und ein DATEV-Buchungsstapel lassen sich zuschalten. Alternativ bekommt sie einen eigenen Zugang und holt sich alles selbst, nur lesend.
Gibt es eine Stoppuhr zum Starten und Stoppen?
Nein, und das ist ein Entscheid. Erfasst werden Datum, Beginn, Ende und Pause, auch nachträglich am Abend. Eine Stoppuhr wird im Alltag vergessen und muss dann doch von Hand korrigiert werden, deshalb gibt es sie nicht.
Wie viel Zeit wird verrechnet, wenn jemand 22 Minuten arbeitet?
Eine halbe Stunde, denn angebrochene Viertelstunden werden aufgerundet. Diese Regel gilt im Browser und auf dem Server gleich, du siehst also unterwegs schon, was auf der Rechnung landet. Wer 0 Minuten erfasst, bekommt 0 Minuten, da wird nichts aufgerundet.
Was, wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone hat?
Dann buchst du seine Stunden im Büro. Die Zeit gehört dem Mitarbeiter und nicht dem Login, damit die Auswertung stimmt, auch wenn jemand nie selbst in KIDESK war. Für die Lohnabrechnung deiner Treuhänderin exportierst du die freigegebenen Stunden als CSV.
Was ist die Unterschrift vor Ort wert?
Sie hält Name, Zeitpunkt, Standort, Gerät und IP-Adresse fest, und bei der Abnahme zusätzlich die Checkliste im Zustand der Unterzeichnung. Entscheidend ist aber etwas anderes: Der Betrag auf dem Abnahmedokument und der Betrag auf der Rechnung stammen aus demselben Rechenweg. Eine Unterschrift unter einer anderen Summe als der später verrechneten würde im Streitfall nichts nützen.
Kann ich in Etappen verrechnen?
Ja, über Zahlungsplan-Meilensteine am Auftrag, in Prozent oder als fester Betrag. Jeder Meilenstein wird von höchstens einer Rechnung verbraucht, doppelte Akonti sind damit ausgeschlossen. Am Schluss saldiert die Schlussrechnung die gestellten Akonti.
Wie bringe ich meine bestehende Artikelliste hinein?
Du lädst sie als CSV oder Excel hoch, und die KI ordnet die Spalten zu. Eine Vorlagendatei mit allen zwölf Spalten kannst du vorher herunterladen. Vor dem Übernehmen prüfst du die Vorschau, pro Durchgang sind 1000 Zeilen möglich.
Funktioniert ein Barcode-Scanner?
Ja, jeder Handscanner, der sich am Rechner als Tastatur meldet. KIDESK erkennt am Tempo der Eingabe, dass gescannt und nicht getippt wurde, und schluckt das abschliessende Enter oder Tabulator. Im Wareneingang zählt ein Scan den Bestand um eins hoch.
Sehen meine Mitarbeitenden meine Einkaufspreise?
Nein. Einkaufspreis und Marge gehen nur an Inhaber, Administration und Buchhaltung. Speichert eine andere Rolle dasselbe Dokument, hängt der Server den bestehenden Einkaufspreis wieder an, statt ihn zu leeren.
Was ist der Unterschied zwischen Artikel und Paket?
Ein Artikel ist eine Zeile: Bezeichnung, Einheit, Preis, MwSt-Satz. Ein Paket ist eine Gruppe von Zeilen mit Parametern, zum Beispiel «Fenster ersetzen» mit der Anzahl Fenster. Beim Einsetzen rechnet das Paket seine Positionen und Summen selbst aus.
Kann ich die Preise vieler Artikel auf einmal erhöhen?
Ja, über die Sammelbearbeitung im Katalog. Du wählst die Artikel aus und passt sie in einem Schritt an. Die Änderung gilt ab dem nächsten Beleg, bereits geschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind.
Kostet die KI extra?
Nein. Der Chat, die Vorschläge und das Vorlesen sind im Grundpreis enthalten. Es gibt keinen Zähler, der dir Aktionen abzieht, und nichts wird ab einer bestimmten Menge gesperrt. Läuft in einem Monat ungewöhnlich viel, bekommt der Betreiber eine Meldung, für dich ändert sich nichts.
Kann der Chat etwas verschicken, ohne dass ich es sehe?
Nein. Alles, was den Betrieb verlässt oder Geld betrifft, kommt als Freigabekarte zurück. Du siehst Empfänger, Betrag und Text und entscheidest. Ohne deine Bestätigung bleibt der Schritt liegen.
Sieht die KI Daten von anderen Betrieben?
Nein. Die Trennung der Mandanten sitzt in der Datenbank, nicht erst in der Anwendung. Der Chat bekommt nur, was zu deinem Betrieb gehört, und innerhalb davon nur, was deine Rolle sehen darf.
Wo laufen meine Daten?
Die Datenbank steht in Frankfurt, Dateien und Schlüssel liegen in Zürich, die Sprach-KI in Zürich. Wer strengere Vorgaben hat, kann Schweiz und EU als Datenraum erzwingen; Spracherkennung und Foto-Auswertung gehen dann nicht mehr an amerikanische Anbieter.
Erfindet der Chat Zahlen?
Rechnen tut nicht die KI, sondern feste Rechenwege im Programm. Der Chat holt Werte und setzt Werte, die Summen und Steuersätze stellt KIDESK selbst. Alle 15 Minuten wird eine echte Rechnung nachgerechnet und wirklich gedruckt, jede Nacht laufen dreizehn Rechenregeln über die echten Daten.
Versteht KIDESK Schweizerdeutsch?
Gesprochen ja, geschrieben nein. Die Erkennung ist auf die Schweizer Aussprache eingestellt, und typische Mundartformen werden anschliessend auf Hochdeutsch gebracht. Auf dem Beleg steht danach sauberes Hochdeutsch, so wie es dein Kunde erwartet.
Was passiert mit Namen, die kein Wörterbuch kennt?
Deine Kundennamen gehen als Hinweise in die Erkennung, bevor du überhaupt sprichst. Danach vergleicht KIDESK den Text noch einmal mit deinem Kundenstamm und korrigiert die Schreibweise. Genau daran scheitern Diktierprogramme sonst.
Wird sofort ausgeführt, was ich sage?
Nur das Harmlose. Alles, was den Betrieb verlässt oder Geld betrifft, kommt als Freigabekarte zurück und wartet auf dein Ja. Auch im Live-Gespräch laufen die Aktionen auf dem Server und werden gegen deine Rolle geprüft.
Kann ich mir Zahlen vorlesen lassen?
Ja. Du wählst Stimme und Tempo, und KIDESK liest die Antwort vor. Beträge werden als Zahlwörter übergeben, damit CHF 82.15 auch als zweiundachtzig Franken und fünfzehn Rappen ankommt.
Brauche ich dafür ein besonderes Gerät?
Nein, ein Mikrofon genügt. Die Sprachfunktion läuft im Browser, am Rechner wie am Telefon. Ein Kopfhörer mit Mikrofon hilft im Auto mehr als jede Einstellung.
Sieht das PDF wirklich so aus wie im Editor?
Ja, bis auf den Einzahlungsschein. Der Editor benutzt dieselbe Schrift, dieselbe Dokumentfarbe und dieselben Spalten wie der Druck. Daneben läuft die echte PDF-Vorschau, du siehst also auch den Zahlteil, bevor du versendest.
Kann ich meine eigenen Positionsnummern verwenden?
Ja. Bis 16 Zeichen, Buchstaben und Ziffern, dazu Punkt, Bindestrich und Schrägstrich. Bei einer Ausschreibung übernimmt KIDESK stattdessen den Code des Bauherrn und erfindet keine Laufnummern für Zeilen, die keinen Code haben.
Was passiert bei einer ausländischen IBAN oder bei Euro?
Dann fällt der Schweizer Einzahlungsschein weg und KIDESK druckt die Kontoangaben im Klartext: IBAN, BIC, Bank und Zahlbar an. Du kannst den Zahlteil auch ganz weglassen, etwa wenn der Kunde per Lastschrift zahlt.
Kann ich zwei Marken führen?
Ja. Du hinterlegst mehrere Logos und schaltest je Beleg um. Der Druck löst die gewählte Marke direkt auf, auf dem PDF steht also nicht doch wieder das Hauptlogo.
Sehe ich, ob der Kunde die Rechnung angeschaut hat?
Du siehst, ob er den Beleglink geöffnet hat. Ein Öffnungspixel in der Mail baut KIDESK bewusst nicht ein, weil solche Zähler zu oft falsch anzeigen. Der Lesevermerk am Beleg ist der Hinweis, der hält.
Kann ich die MwSt-Abrechnung direkt einreichen?
KIDESK liefert die Zahlen fürs Quartal, je Steuersatz und mit Gutschriften. Einreichen tust du sie selbst oder deine Treuhänderin, denn KIDESK ist an keine Meldestelle angeschlossen. Den Bericht kannst du als Datei mitgeben.
Was bekommt meine Treuhänderin?
Ein ZIP für den gewählten Zeitraum: Buchungsjournal als CSV, eine Fassung für Banana, alle Belege als PDF oder JPG und eine README. Debitorenjournal, Zahlungen, ein DATEV-Buchungsstapel und ein Journal mit Soll und Haben lassen sich dazuschalten.
Rechnet KIDESK Löhne ab?
Nein. Es gibt Stundensätze, die Auswertung der Lohnkosten aus freigegebenen Stunden und eine Lohn-CSV als Vorleistung. Die Abrechnung selbst macht dein Treuhandbüro oder dein Lohnprogramm.
Warum fehlt ein Auftrag in der Nachkalkulation?
Weil es nichts zu vergleichen gibt. In die Auswertung kommen nur Aufträge mit einer Offerte oder einem Zeitbudget, aus den letzten zwölf Monaten. Fehlt die Vorgabe, wäre jede Marge eine Erfindung.
Sehe ich, welcher Auftrag Geld verloren hat?
Ja, in der Nachkalkulation. Sie stellt Offerte und Zeitbudget den freigegebenen Stunden, dem Material zum Einkaufspreis, den zugeordneten Belegen und den Fremdleistungen gegenüber. Was ins Minus läuft, ist rot markiert.
Gibt es einen Direktimport aus bexio?
Es gibt die bexio-Anbindung unter «Von bexio wechseln»: du meldest dich bei bexio an, und KIDESK holt Kunden, Artikel, Rechnungen, Offerten und Aufträge. Einen Import, den jemand im Hintergrund für dich erledigt, gibt es nicht. Alles andere läuft über die fünf Assistenten, die du selbst bedienst.
Was passiert mit meinen alten Rechnungen?
Sie kommen mit ihrem ursprünglichen Datum und ihrer Nummer herein, damit Auswertungen und Nummernkreise stimmen. Beim bexio-Umzug hängen die Original-PDF an den Rechnungen. Was noch offen ist, siehst du danach in KIDESK offen.
Muss ich meine Datei vorher umbauen?
Nein. Du lädst sie so hoch, wie dein altes Programm sie ausgibt, und die KI ordnet die Spalten zu. Du prüfst die Zuordnung, korrigierst einzelne Felder und siehst im Trockenlauf, was entstehen würde.
Was, wenn ein Import daneben geht?
Dann machst du ihn rückgängig. Zurückgenommen werden nur Datensätze aus deinem Betrieb, aus den letzten 24 Stunden und genau aus diesem Lauf. Danach lädst du die korrigierte Datei erneut hoch.
Wie lange dauert der Umzug?
Ein Assistent nimmt 1000 Zeilen pro Durchgang, und die fünf Schritte laufen nacheinander. Die eigentliche Zeit geht ins Prüfen der Vorschau, dort entscheidet sich, wie sauber dein Bestand nachher ist. Beim bexio-Umzug siehst du den Fortschritt je Schritt und wartest nur ab.
Kann meine Treuhänderin in meinen Daten etwas ändern?
Nein. Der Treuhand-Zugang ist eine reine Lesesicht auf Cockpit, Eingang, Berichte und Rechnungen. Seiten zum Anlegen oder Ändern sind für diese Rolle gesperrt, und jeder Zugriff steht im Protokoll.
Was ist im Exportpaket drin?
Buchungsjournal als CSV, eine Fassung für Banana, alle Belege des Zeitraums als PDF oder JPG und eine README. Debitorenjournal, Zahlungen, ein DATEV-Buchungsstapel und ein Journal mit Soll und Haben lassen sich dazuschalten. Die Spalten sind so gesetzt, dass gängige Schweizer Buchhaltungsprogramme sie einlesen.
Braucht es für jeden Beleg die UID des Lieferanten?
Nein. Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg mit ausgewiesener MwSt, darüber braucht es die UID. KIDESK zeigt dir die Belege, bei denen sie fehlt, bevor das Quartal abgeschlossen wird.
Können wir eine abgeschlossene Periode noch ändern?
Nur solange sie offen ist. Ist die Steuerperiode gesperrt, bleibt sie, wie sie war, und eine spätere Korrektur läuft über die laufende Periode. Genau dafür ist die Sperre da.
Führt KIDESK meine Buchhaltung?
Nein. Es gibt keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung, keinen Jahresabschluss und keinen Kontenplan. KIDESK sammelt Belege, Rechnungen und Zahlungen, wertet sie aus und übergibt sie geordnet. Gebucht wird bei deiner Treuhänderin.
Wo liegen meine Daten genau?
Die Datenbank steht in Frankfurt, deine Dateien und die Schlüssel liegen in Zürich, die Spracherkennung ebenfalls in Zürich. «Server in der Schweiz» wäre in dieser Form falsch, deshalb sagen wir es so genau. Dein Betrieb kann die Verarbeitung zusätzlich auf die Schweiz und die EU festnageln.
Seid ihr nach ISO 27001 oder SOC 2 zertifiziert?
Nein, und wir behaupten es auch nicht. Was wir stattdessen zeigen können, ist nachprüfbar: Die Trennung der Betriebe sitzt in der Datenbank, die App rechnet alle 15 Minuten eine echte Rechnung nach, 13 Rechenregeln laufen jede Nacht über die echten Daten, und der Betriebszustand steht öffentlich unter kidesk.ch/status.
Kann mein Team alles sehen?
Nein. Jede Person hat ein eigenes Konto mit einer Rolle. Mitarbeitende sehen ihre Aufträge, ihre Stunden und die Adresse des Objekts. Der interne Kostensatz bleibt bei Inhaber und Administration, Einkaufspreis und Marge zusätzlich bei der Buchhaltung. Die Schranke sitzt am Server, nicht nur an der Anzeige, und sie gilt auch im Chat.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?
Du exportierst deine Daten selbst: das Treuhand-Paket als ZIP mit Buchungsjournal und allen Belegen, Listen als CSV, Belege gesammelt als PDF. Danach kannst du das Konto löschen lassen. Wir halten niemanden mit seinen eigenen Zahlen fest.
Gehen meine Sprachaufnahmen und Belegfotos ins Ausland?
Die Spracherkennung läuft in Zürich. Wenn dein Betrieb die Datenresidenz auf Schweiz und EU stellt, gehen Spracherkennung und Fotoanalyse gar nicht erst an Anbieter in den USA. Vor der Übergabe an ein Modell werden Angaben, die niemand dort braucht, entfernt.
Wie sicher sind die Links auf Offerten und Rechnungen?
Es gibt kein Kundenportal und keinen Kunden-Login. Jeder Beleg bekommt einen eigenen, unratbaren Link; wer ihn hat, sieht diesen einen Beleg und sonst nichts. Die öffentliche Rechnungsseite wird von Suchmaschinen nicht aufgenommen, und geteilte PDF-Links laufen ab.
Führt KIDESK die Buchhaltung meiner Mandanten?
Nein. Es gibt keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung, keinen Abschluss und keinen Kontenplan. KIDESK erfasst Belege, Rechnungen, Zahlungen und Stunden und bereitet sie so auf, dass du sie übernehmen kannst. Der Abschluss bleibt bei dir.
In welchem Format bekomme ich die Daten?
Als ZIP je Monat, Quartal oder Jahr: buchungsjournal.csv, banana.csv und alle Belege als PDF oder JPG. Zuschaltbar sind Rechnungsjournal, Zahlungen, ein DATEV-Buchungsstapel und ein Journal mit Soll und Haben. Die Spalten sind so gehalten, dass bexio, Banana, Sage 50 und Topal sie lesen.
Kann ich im Betrieb meines Mandanten etwas ändern?
Nein, der Treuhand-Zugang ist eine reine Lesesicht. Anlegen, Ändern und Löschen sind auf dem Server gesperrt, nicht nur in der Anzeige. Deine Zugriffe werden protokolliert. Was du brauchst, forderst du über eine Dokumentanfrage an.
Wie erkenne ich Belege, die den Vorsteuerabzug gefährden?
Das Cockpit zählt sie je Mandat: Belege ohne UID bei ausgewiesener MwSt. Die Regel steht an einer einzigen Stelle im Programm, bis CHF 400.00 genügt der Beleg, darüber braucht es die UID des Lieferanten. Wird eine falsch getippte UID korrigiert, kommt der Abzug zurück.
Muss mein Mandant mir jedes Quartal etwas schicken?
Nein, du holst dir das Paket selbst, wenn es vollständig ist. Über der Belegliste im Betrieb steht ausserdem von sich aus der Hinweis, wenn Belege fertig, aber lange nicht exportiert sind.
Ich empfehle Software an meine Mandanten. Was soll ich ihnen sagen?
Dass sie Belege fotografieren, Rechnungen mit QR-Zahlteil stellen und Zahlungen über die Bankdatei abgleichen, und dass du selbst hineinschaust, statt zu warten. Preis: CHF 39.– im Monat für den Betrieb, jede weitere Person CHF 8.–, Endpreis, es kommt nichts dazu. Die ersten 14 Tage sind gratis.
Kann ich meine Bexio-Daten zu KIDESK mitnehmen?
Ja. Du exportierst in Bexio deine Kontakte, Artikel und offenen Rechnungen als CSV oder Excel und lädst sie bei KIDESK hoch. Die KI ordnet die Spalten selber zu, auch die MwSt-Nummer im Bexio-Format wird erkannt. Wird es komplizierter, machen wir den Umzug kostenlos für dich.
Ich brauche eine Finanzbuchhaltung. Ist KIDESK trotzdem etwas für mich?
Wenn du die Buchhaltung selber im selben Programm führen willst, ist Bexio die passendere Wahl, das sagen wir ehrlich. Die meisten kleinen Betriebe geben die Buchhaltung aber ihrer Treuhänderin. Genau dafür hat KIDESK den Treuhand-Zugang: sie holt sich Belege und Auswertungen selber, du hast damit nichts zu tun.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich KIDESK wieder verlasse?
Deine Daten gehören dir. Kunden, Artikel und Dokumente kannst du jederzeit exportieren, deine Rechnungen und Offerten liegen ohnehin als PDF vor. Es gibt keine Kündigungsfrist, die dich festhält.
Warum ist KIDESK günstiger als vergleichbare Pakete?
Weil es einen klaren Zuschnitt hat: die Administration kleiner Betriebe, ohne Buchhaltungs- und Lohnmodul. Was drin ist, ist ganz drin, vom Mahnwesen bis zur KI, ohne Modulaufpreise.
Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns, es antwortet ein Mensch.
Finde raus, wie viel Büro dir die KI abnimmt.
In zwei Minuten eingerichtet. 14 Tage lang alles ausprobieren, mit deinen echten Offerten und Rechnungen.