Rechnungen
Rechnung mit Schweizer QR-Zahlteil, Akonto und Schlussrechnung, Gutschrift mit Grund, Sammelrechnung und wiederkehrende Rechnungen.
Für Büro und Buchhaltung
Der Rapport kommt rein, die Rechnung geht raus.
Du machst aus Aufträgen Rechnungen, hältst das Mahnwesen am Laufen und sorgst dafür, dass am Quartalsende alles beisammen ist. KIDESK holt Stunden und Material aus dem Auftrag, druckt die Rechnung mit dem Schweizer QR-Zahlteil und ordnet die Zahlungen aus dem Kontoauszug zu. Die Regeln deines Fachs stellst du selber ein: Mahnstufen, Fristen, Gebühr, Verzugszins, Steuersätze und Nummernkreise. Am Schluss packst du der Treuhänderin ein ZIP mit Journal, Belegen und CSV-Dateien.
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Ein Arbeitstag
So sieht der Tag mit KIDESK aus.
07:50
Zuerst schauen, was über Nacht bezahlt wurde.
Du lädst die CAMT-Datei aus dem E-Banking herunter und liest sie in KIDESK ein. Was eindeutig zu einer Rechnung passt, wird gebucht; was nur wahrscheinlich passt, steht als Vorschlag da und du bestätigst, ignorierst oder ordnest von Hand zu. Eine Zahlung für zwei Rechnungen lässt sich aufteilen, und ein zu viel bezahlter Betrag bleibt als Guthaben beim Kunden.
09:15
Aus dem Auftrag wird die Rechnung.
Die freigegebenen Stunden, die Zuschläge und das gebuchte Material kommen als Positionen in den Beleg, du prüfst und gibst frei. Mehrere Aufträge desselben Kunden lassen sich zu einer Sammelrechnung bündeln. Bei Etappen saldiert die Schlussrechnung die gestellten Akonti, und im Einzahlungsschein steht der Restbetrag, nicht die volle Summe.
11:00
Stunden freigeben.
Die Einträge der Mitarbeitenden warten auf deine Freigabe, einzeln oder als Bündel, mit der Möglichkeit abzulehnen. Freigegebene Einträge sind gegen Änderungen gesperrt. Liegt ein Eintrag auf einer Rechnungszeile, kann er nicht zweimal verrechnet werden; löschst du die Zeile, wird er automatisch wieder frei.
13:40
Belege prüfen und freigeben.
Der fotografierte Beleg kommt gelesen aus der Erkennung, mit Vorschlag für Kategorie, Konto und Steuersatz und einer Begründung dazu, warum dieser Vorschlag kommt. KIDESK prüft die Vorsteuer an einer einzigen Stelle: Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg, darüber braucht es die Unternehmens-Identifikationsnummer des Lieferanten. Doppelte Belege werden erkannt, und was ein Mitarbeiter privat ausgelegt hat, steht bei den Rückerstattungen.
15:30
Der Mahnlauf.
Drei Stufen mit eigenen Fristen, voreingestellt auf 7, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit, dazu Mahngebühr und auf Wunsch Verzugszins. «Überfällig» heisst überall dasselbe und wird gegen den Zürcher Tagesbeginn gerechnet, damit die Liste am Morgen nicht anders zählt als der Bericht. Die Mahntexte sind E-Mail-Vorlagen, die du selber pflegst.
17:00
Das Paket für die Treuhänderin.
Für Monat, Quartal oder Jahr lädst du ein ZIP herunter: Buchungsjournal, die Belege als PDF oder Bild und eine Datei für Banana. Zuschaltbar sind Debitorenjournal, Zahlungen, ein Journal mit Soll und Haben sowie ein DATEV-Buchungsstapel. Hat deine Treuhänderin einen eigenen Zugang, holt sie sich vieles davon selber.
Was für dich zählt
Sechs Dinge, die du täglich brauchst.
Mahnwesen
Drei Stufen mit Fristen, Gebühr und optionaler Eskalation, dazu Verzugszins nach dem Gesetz. Eine einzige Definition von überfällig.
Zahlungen
Die Datei aus dem E-Banking einlesen, zuordnen, splitten, stornieren. Überzahlungen werden zu Guthaben, das Kassenbuch ist zuschaltbar.
Belege
Erkennung mit Konto-Vorschlag und Begründung, Vorsteuer-Prüfung ab CHF 400.00, doppelte Belege erkannt, Rückerstattungen ans Feld.
Berichte
Umsatz, Mehrwertsteuer je Quartal, Stunden mit Lohn-CSV und die Nachkalkulation. Die Steuerkachel rechnet mit derselben Funktion wie der Bericht.
Treuhand
Export-Paket als ZIP für Monat, Quartal oder Jahr, Lesezugang für die Treuhandstelle und Dokumentanfragen, die du abhakst.
Was du siehst und was nicht
Die Buchhaltung sieht Kunden, Offerten, Rechnungen, Zahlungen samt Kassenbuch, Belege, Lieferanten, Verträge, Projekte und die Berichte, dazu Einkaufspreis und Marge je Position. Sie darf die Regeln ihres Fachs selber setzen: Mahnstufen und Gebühr, Verzugszins, Steuersätze, Bankkonten, Nummernkreise, Zeitzuschläge, Buchungsperioden und die Mahn- und Rechnungstexte. Bei der Inhaberin bleiben das Team mit seinen Rollen, der Versandweg der E-Mails und der interne Kostensatz je Person. Wer im Büro nur einteilt, bekommt die Rolle Disposition: Aufträge, Kunden und den Wochenplan, aber keine Finanzseiten.
Fragen dazu
Kurz und ehrlich beantwortet.
Darf ich Mahnstufen und Gebühr selber einstellen?
Ja. Tage nach Fälligkeit je Stufe, Mahngebühr, automatische Eskalation und Verzugszins stehen der Buchhaltung offen, nicht nur der Inhaberin. Der Verzugszins folgt dem Gesetz mit 5.00 Prozent im Jahr, ist im Auslieferungszustand aber ausgeschaltet und die Mehrwertsteuer bleibt aussen vor.
Woher weiss ich, welche Rechnung wirklich überfällig ist?
Es gibt genau eine Definition, und sie gilt für jede Liste, jeden Bericht und den Chat: offen oder teilweise bezahlt und die Fälligkeit liegt vor dem Stichtag. Entwürfe und Gutschriften sind nie überfällig. Der Stichtag ist der Zürcher Tagesbeginn und nicht die Weltzeit, sonst zählte die Liste zwischen Mitternacht und zwei Uhr anders.
Gibt es eine Schnittstelle zur Bank?
Nein. Es gibt keinen direkten Bankzugang, keine Vollmacht und keine laufende Verbindung. Der Weg ist die CAMT-Datei, die du im E-Banking herunterlädst und in KIDESK hochlädst. Ist die Datei unlesbar, sagt KIDESK das im Klartext statt mit einer Fehlernummer.
Wie gebe ich Stunden frei, ohne jede Zeile einzeln anzufassen?
Du kannst mehrere Einträge zusammen freigeben oder ablehnen. Freigegebene Einträge sind gesperrt, damit die Grundlage der Rechnung nicht nachträglich wandert. Für die Lohnabrechnung deiner Treuhandstelle exportierst du die freigegebenen Stunden als CSV.
Ersetzt KIDESK das Buchhaltungsprogramm?
Nein. Es gibt keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung, keinen Kontenplan und keinen Lohnlauf. KIDESK führt Debitoren, Kreditoren, Zahlungen und Stunden und liefert daraus die Auswertungen und das Export-Paket. Der Abschluss bleibt bei der Treuhandstelle.
Ein Preis für das ganze Team.
CHF 39.– im Monat für die erste Person, CHF 8.– für jede weitere. Jede Rolle bekommt alle Funktionen, die sie braucht, ohne Aufpreis. 14 Tage gratis.
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