KIDESK

Für Treuhänderinnen und Treuhänder

Saubere Vorarbeit statt Schuhschachtel.

Der Schuhschachtel-Mandant kostet dich jedes Quartal dieselben Stunden: nachfragen, sortieren, fehlende Belege eintreiben. Arbeitet dein Mandant mit KIDESK, siehst du selbst, was offen ist, und holst dir das Paket, wenn es vollständig ist. KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung. Es räumt die Vorarbeit auf und hört dort auf, wo deine Arbeit anfängt.

Kostenlos testen14 Tage gratis. Keine Kreditkarte.
Übergabebereite Belege in einem Ordner, als Illustration im Markengrün

So läuft es

Drei Schritte, dann liegt alles bei dir.

01

Zugang

Dein Mandant lädt dich in seinen Betrieb ein und gibt dir die Treuhand-Rolle. Du meldest dich mit deinem eigenen Konto an und siehst danach alle Mandate, die dich eingeladen haben, in einer Liste. Betreust du mehrere, wechselst du oben im Menü.

02

Prüfen

Im Cockpit siehst du je Mandat die offenen Belege, die Belege ohne UID und den Stand der Bezugsteuer. Was fehlt, trägst du als Dokumentanfrage ein; dein Mandant hakt sie in seinem Betrieb ab. Ändern kannst du nichts, und das ist Absicht.

03

Export

Ist die Periode vollständig, ziehst du das Paket für Monat, Quartal oder Jahr: Buchungsjournal, Banana-Datei und alle Belege in einem ZIP, auf Wunsch mit Rechnungsjournal, Zahlungen, DATEV-Stapel und Soll-Haben-Journal. Danach sperrt dein Mandant die Periode.

Was du bekommst

Das Cockpit über alle Mandate.

Ein Cockpit über alle Mandate

Statt zwanzig Mails mit Zwischenständen siehst du eine Liste. Je Mandat steht dort, was noch offen ist und was seit deinem letzten Besuch dazugekommen ist. Sortieren kannst du nach Problemen, nach Aktualität oder nach dem, was du angeheftet hast.

  • Je Mandat: offene Belege, Belege diesen Monat, freigegeben und verbucht, Bruttosumme und der letzte erfasste Beleg.
  • Belege ohne UID werden eigens gezählt, weil genau sie den Vorsteuerabzug kosten.
  • Der Stand der Bezugsteuer im laufenden Jahr steht dabei, samt Hinweis, ob die Schwelle erreicht ist.
  • Was seit deinem letzten Besuch neu ist, ist als solches markiert.
  • Wichtige Mandate heftest du an, und die Suche geht über alle.

Ein Zugang, der nur liest

Die Treuhand-Rolle ist eine reine Lesesicht. Du siehst Cockpit, Belege, Rechnungen und Berichte, aber du kannst im Betrieb deines Mandanten nichts anlegen und nichts ändern. Das schützt beide Seiten: Du kannst nichts verstellen, und niemand kann dir vorwerfen, du hättest.

  • Anlegen, Ändern und Löschen sind für diese Rolle gesperrt, nicht nur ausgeblendet.
  • Deine Zugriffe werden protokolliert.
  • Der Mandantenwechsler steht in der Seitenleiste, mit der Zahl der offenen Belege je Mandat.
  • Dein Mandant gibt dir den Zugang selbst und kann ihn selbst wieder entziehen.

Unterlagen anfordern statt nachtelefonieren

Was dir fehlt, trägst du als Anfrage ein. Dein Mandant sieht die Liste in seinem Betrieb und hakt ab, was er geliefert hat. Der Stand ist für beide derselbe, und niemand muss raten, worauf gewartet wird.

  • Eine Anfrage besteht aus einzelnen Punkten, die einzeln abgehakt werden.
  • Der Mandant sieht die offenen Punkte in seinem eigenen Betrieb, nicht in einer Mail von vorletzter Woche.
  • Über der Belegliste des Betriebs stehen von sich aus drei Hinweise: die Bezugsteuer-Schwelle, «fertig und lange nicht exportiert» und fehlende UID bei ausgewiesener MwSt.

Das Export-Paket

Wenn es vollständig ist, holst du dir alles in einem Zug: die Buchungen als Datei und die Belege als Bild oder PDF, sauber benannt. Je Monat, Quartal oder Jahr. Die Spalten folgen dem, was Schweizer Programme lesen.

  • Immer dabei: buchungsjournal.csv, banana.csv, alle Belege als PDF oder JPG und eine README-Datei.
  • Zuschaltbar: rechnungsjournal.csv für die Debitoren, zahlungen.csv, ein DATEV-Buchungsstapel und ein Journal mit Soll und Haben.
  • Die Spalten sind so gehalten, dass bexio, Banana, Sage 50 und Topal sie lesen.
  • Ein Paket ist auf 100 MB begrenzt; bei grossen Jahren nimmst du Quartale.
  • Rechnungen und Belege lassen sich zusätzlich gesammelt als PDF herunterladen, der MwSt-Bericht quartalsweise samt Gutschriften.

Die Vorarbeit ist schon geprüft

Was bei dir ankommt, hat im Betrieb bereits eine Prüfung hinter sich. Nicht damit du weniger schaust, sondern damit du nicht dieselben drei Fehler in jedem Quartal von Hand suchst.

  • Vorsteuer an einer Stelle geregelt: Die MwSt muss ausgewiesen sein, bis CHF 400.00 genügt der Beleg, darüber braucht es die UID des Lieferanten.
  • Doppelte Belege werden zweifach erkannt: über die Prüfsumme der Datei und über Lieferant, Datum und Betrag.
  • Das Konto wird nach dem Schweizer KMU-Kontenrahmen vorgeschlagen, in Klartext begründet und regelbasiert, also wiederholbar.
  • Bezugsteuer nach MWSTG Art. 45 bis 49 mit Jahreszähler.
  • Fremdwährungsbelege werden nach den Kursen von ESTV und SNB umgerechnet, mit Kurs und Datum am Beleg.
  • Zieht ein Kunde Skonto, wird die Steuer nachträglich korrigiert.

Was dir bleibt und was dir abgenommen wird

KIDESK ist eine Büro-Software für den Betrieb, keine Buchhaltungssoftware. Es gibt keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung, keinen Abschluss und keinen Kontenplan, und es gibt keine Lohnbuchhaltung. Der Abschluss bleibt deine Arbeit.

  • Keine Finanzbuchhaltung, kein Abschluss, kein Kontenplan; auch die bexio-Migration lässt Kontenplan und Buchungsjournal bewusst aussen vor.
  • Keine Lohnabrechnung. Es gibt Stundensätze, eine Lohnkosten-Auswertung und einen Lohn-Export als CSV, mehr nicht.
  • Eine abgeschlossene Buchungsperiode lässt sich sperren und ändert sich danach nicht mehr rückwirkend.
  • Belegnummern sind ab Ausstellung unveränderbar, Lücken sind zulässig und werden nur sichtbar gemacht.
  • Belege werden mit Prüfsumme archiviert, für die zehn Jahre Aufbewahrung.

Für die Treuhandstelle kostenlos.

Dein Zugang als Treuhänderin oder Treuhänder kostet nichts. Der Betrieb bezahlt seinen Plan, CHF 39.– im Monat, und lädt dich ein. Du siehst nur, was du für die Buchhaltung brauchst, und änderst nichts.

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Fragen dazu

Kurz und ehrlich beantwortet.

Führt KIDESK die Buchhaltung meiner Mandanten?

Nein. Es gibt keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung, keinen Abschluss und keinen Kontenplan. KIDESK erfasst Belege, Rechnungen, Zahlungen und Stunden und bereitet sie so auf, dass du sie übernehmen kannst. Der Abschluss bleibt bei dir.

In welchem Format bekomme ich die Daten?

Als ZIP je Monat, Quartal oder Jahr: buchungsjournal.csv, banana.csv und alle Belege als PDF oder JPG. Zuschaltbar sind Rechnungsjournal, Zahlungen, ein DATEV-Buchungsstapel und ein Journal mit Soll und Haben. Die Spalten sind so gehalten, dass bexio, Banana, Sage 50 und Topal sie lesen.

Kann ich im Betrieb meines Mandanten etwas ändern?

Nein, der Treuhand-Zugang ist eine reine Lesesicht. Anlegen, Ändern und Löschen sind auf dem Server gesperrt, nicht nur in der Anzeige. Deine Zugriffe werden protokolliert. Was du brauchst, forderst du über eine Dokumentanfrage an.

Wie erkenne ich Belege, die den Vorsteuerabzug gefährden?

Das Cockpit zählt sie je Mandat: Belege ohne UID bei ausgewiesener MwSt. Die Regel steht an einer einzigen Stelle im Programm, bis CHF 400.00 genügt der Beleg, darüber braucht es die UID des Lieferanten. Wird eine falsch getippte UID korrigiert, kommt der Abzug zurück.

Muss mein Mandant mir jedes Quartal etwas schicken?

Nein, du holst dir das Paket selbst, wenn es vollständig ist. Über der Belegliste im Betrieb steht ausserdem von sich aus der Hinweis, wenn Belege fertig, aber lange nicht exportiert sind.

Ich empfehle Software an meine Mandanten. Was soll ich ihnen sagen?

Dass sie Belege fotografieren, Rechnungen mit QR-Zahlteil stellen und Zahlungen über die Bankdatei abgleichen, und dass du selbst hineinschaust, statt zu warten. Preis: CHF 39.– im Monat für den Betrieb, jede weitere Person CHF 8.–, Endpreis, es kommt nichts dazu. Die ersten 14 Tage sind gratis.

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