Das gehört in jede Offerte
- Dein Absender mit Firma, Adresse und, falls vorhanden, UID-Nummer, dazu der Empfänger mit Anschrift
- Offertnummer, Datum und ein Gültigkeitsdatum, üblich sind dreissig Tage
- Ein Titel, der das Projekt benennt, zum Beispiel «Sicherungskasten-Sanierung EFH Müller»
- Die Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis: Material und Arbeit getrennt, damit der Kunde den Preis nachvollziehen kann
- MwSt klar ausgewiesen, inklusive Angabe, ob die Preise inklusive oder exklusive zu verstehen sind
- Zahlungs- und Ausführungsbedingungen: Zahlungsfrist, allfällige Akontozahlung, ungefährer Ausführungstermin
Gliedere grössere Offerten in Gruppen mit Zwischentotalen. Ein Bauherr, der drei Teilprojekte vergleichen kann, entscheidet schneller als einer, der vierzig lose Positionen vor sich hat.
Verbindlich, unverbindlich oder Kostenvoranschlag
Die verbindliche Offerte ist der Normalfall: nimmt der Kunde innerhalb der Frist an, gilt der genannte Preis. Das schafft Vertrauen und ist bei klar umrissenen Arbeiten der richtige Weg.
Die unverbindliche Offerte (auch «freibleibend») bindet dich nicht an den Preis. Sie gehört überall hin, wo du den Aufwand noch nicht seriös abschätzen kannst, und muss als unverbindlich gekennzeichnet sein.
Der Kostenvoranschlag ist eine Schätzung mit Spielraum. Zeichnet sich eine deutliche Überschreitung ab, musst du den Kunden rechtzeitig informieren, sonst bleibst du im Streitfall auf Mehrkosten sitzen. Schreibe deshalb dazu, dass es sich um eine Schätzung handelt.
Der Begleittext zur Offerte
Die beste Offerte wirkt nicht, wenn sie kommentarlos im Anhang liegt. Ein kurzer Begleittext stellt den Bezug zum Gespräch her und macht den nächsten Schritt leicht:
Betreff: Ihre Offerte Nr. [NUMMER] · [PROJEKT] Guten Tag [NAME] Besten Dank für Ihre Anfrage und das Gespräch vom [DATUM]. Gerne unterbreiten wir Ihnen unsere Offerte für [PROJEKT], Sie finden sie im Anhang. Die Offerte ist gültig bis am [GÜLTIG BIS]. Bei Fragen zu einzelnen Positionen melden Sie sich ungeniert, wir gehen sie gerne gemeinsam durch. Wir würden uns freuen, den Auftrag für Sie auszuführen. Freundliche Grüsse [FIRMA]
Die Fehler, die Aufträge kosten
- Tage vergehen lassen: wer als Erster offeriert, prägt den Vergleichsmassstab. Aus dem Kundengespräch heraus offerieren schlägt jede Nachtschicht
- Anfahrt, Entsorgung und Kleinmaterial vergessen: entweder du verrechnest sie später mühsam nach oder du verschenkst sie
- Keine Gültigkeitsfrist: ohne Datum kann der Kunde Monate später zum alten Preis zuschlagen, während deine Einkaufspreise gestiegen sind
- Nicht nachfassen: ein freundlicher Anruf nach einer Woche holt mehr Aufträge, als jede Preissenkung es täte
Offerte in Minuten statt am Abend
Häufige Fragen
Ist eine Offerte rechtlich verbindlich?
Grundsätzlich ja: nimmt der Kunde eine Offerte innerhalb der Gültigkeitsfrist an, kommt der Vertrag zustande. Willst du dich nicht binden, kennzeichne die Offerte ausdrücklich als unverbindlich oder freibleibend.
Was ist der Unterschied zwischen Offerte und Kostenvoranschlag?
Die Offerte nennt einen Preis, zu dem du die Leistung erbringst. Der Kostenvoranschlag ist eine Schätzung: er darf am Ende abweichen, eine deutliche Überschreitung musst du aber rechtzeitig melden, sonst riskierst du, auf Mehrkosten sitzen zu bleiben.
Wie lange sollte eine Offerte gültig sein?
Üblich sind dreissig Tage. Bei schwankenden Materialpreisen darfst du kürzer gehen, wichtig ist nur, dass ein konkretes Datum draufsteht. Ohne Frist gilt eine angemessene Zeit, und darüber streitet man sich ungern.
Muss auf der Offerte die MwSt stehen?
Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, gehört die MwSt klar ausgewiesen: pro Position oder als Total, mit Angabe, ob die Preise inklusive oder exklusive MwSt verstehen sind. Das erspart Diskussionen bei der Rechnung.
Wie schnell sollte ich nach dem Versand nachfassen?
Nach etwa einer Woche, freundlich und kurz. Die meisten Aufträge gehen nicht an den Preis verloren, sondern an den Anbieter, der sich zuerst wieder meldet.