Ratgeber
Anleitungen für den Schweizer Büroalltag.
Was gehört auf eine Rechnung, wie rechnet man Verzugszins, was verlangt die Treuhandstelle, wie kalkuliert man einen Stundensatz. Jede Anleitung beantwortet die Frage vollständig, auch ohne KIDESK.
QR-Rechnung erstellen: so geht es richtig
Pflichtangaben, QR-IBAN und Referenz einfach erklärt, die drei Wege zum fertigen Dokument und die Fehler, an denen Zahlungen scheitern.
LesenRechnung schreiben in der Schweiz
Die Pflichtangaben nach MWSTG Art. 26, die richtige Zahlungsfrist, Rundung auf 5 Rappen und zehn Jahre Aufbewahrung. Mit Vorlage zum Kopieren.
LesenBelegnummern: die Regeln und die Lücken
Eindeutig, ab Ausstellung unveränderbar, Lücken zulässig: was wirklich verlangt wird, wie du deinen Nummernkreis aufbaust und was ein Entwurf kosten darf.
LesenStrukturierte Adressen im QR-Zahlteil
Seit dem 22. November 2025 nimmt der Zahlteil nur noch strukturierte Adressen an. Was das heisst, wohin Postfach und c/o gehören, was Banken ablehnen.
LesenAkonto- und Schlussrechnung abrechnen
Wann welche Rechnungsart passt, wie die Schlussrechnung die Anzahlungen abzieht und warum im QR-Zahlteil nur der Restbetrag stehen darf.
LesenWiederkehrende Rechnungen und Pauschalen
Wartungsverträge und monatliche Pauschalen einmal einrichten: Intervall, Enddatum, Höchstzahl, Leistungszeitraum und was bei einer Preisänderung gilt.
LesenFalsche Rechnung: Storno oder Gutschrift
Vor dem Versand änderst du den Entwurf, danach brauchst du ein zweites Dokument. Pflichtangaben, Steuerkorrektur und wie du die Rückzahlung ankündigst.
LesenRechnung in Euro an Kunden im Ausland
Kontoangaben mit IBAN und BIC statt QR-Zahlteil, der Umrechnungskurs, die centgenaue Rundung und warum die Steuerfrage zur Treuhänderin gehört.
LesenSkonto anbieten, ohne Ärger im Nachgang
Prozentsatz und Frist, warum Skonto den QR-Betrag nie verändert, die Rundung auf 5 Rappen und die Steuerkorrektur bei Zahlungseingang.
LesenZahlungsfrist und Fälligkeit
Warum ein Verfalltag mehr wert ist als dreissig Tage, was «überfällig» genau heisst und wann die erste Erinnerung rausgeht. Mit Vorlage.
LesenMahnung schreiben: Vorlagen für alle drei Stufen
Zahlungserinnerung, 2. Mahnung und letzte Mahnung als kopierbare Vorlagen, dazu Fristen, Verzugszins und der Weg bis zur Betreibung.
LesenVerzugszins berechnen, tagesgenau
Fünf Prozent nach OR Art. 104, ab welchem Tag gerechnet wird, der Rechenweg actual durch 365 und ab welchem Betrag sich der Aufwand lohnt.
LesenBankabgleich mit der CAMT-Datei
Kontoauszug herunterladen, hochladen, Zahlungen zuordnen: wie der Abgleich über die QR-Referenz läuft und was bei Teil- und Überzahlungen passiert.
LesenDie MwSt-Sätze in der Schweiz
8.1, 2.6 und 3.8 Prozent: welcher Satz wofür gilt, ab wann du steuerpflichtig bist und warum du ohne Pflicht keine Steuer ausweisen darfst.
LesenRechnung ohne MwSt: was Kleinbetriebe beachten
Ohne Steuerpflicht darfst du keine Steuer ausweisen. Was stattdessen auf die Rechnung gehört, warum die UID allein nichts aussagt und wann sich die Unterstellung lohnt.
LesenVorsteuerabzug: welche Belege genügen
Was auf einem Beleg stehen muss, was die Grenze von CHF 400.00 bedeutet, wie du fehlende Angaben nachforderst und was bei Fremdwährung gilt.
LesenBezugsteuer bei Einkäufen im Ausland
Software-Abos, Online-Werbung und Beratung aus dem Ausland: wen die Bezugsteuer trifft, wo die Jahresgrenze liegt und wie du den Zähler führst.
LesenBelege zehn Jahre aufbewahren
Was aufbewahrt werden muss, was die elektronische Ablage verlangt, wozu der Hash dient und warum das versandte PDF das Original ist.
LesenBelege an die Treuhandstelle übergeben
Was die Treuhänderin wirklich braucht, in welchem Rhythmus und in welchem Format. Mit Checkliste und den fünf häufigsten Rückfragen.
LesenOfferte schreiben: Aufbau, Vorlage und Tipps
Was in jede Offerte gehört, wann sie verbindlich ist, der kopierbare Begleittext und die Fehler, die Aufträge kosten.
LesenKostenvoranschlag oder Offerte?
Verbindlich, unverbindlich oder geschätzt: was du wann schreibst, was bei einer Überschreitung nach OR Art. 375 gilt und wie du die Annahme festhältst.
LesenAuf eine Ausschreibung offerieren
Leistungsverzeichnis lesen, NPK-Codes des Bauherrn übernehmen, Kapitel und Deckblatt aufbauen. Mit Checkliste vor dem Abgeben.
LesenDen Stundensatz rechnen statt schätzen
Jahreskosten geteilt durch verrechenbare Stunden, plus Gewinnzuschlag: das ganze Rechenblatt mit Zahlen und den üblichen Denkfehlern.
LesenZuschläge für Nacht und Wochenende
Was du deinen Leuten schuldest und was du dem Kunden verrechnest, wie du Zuschläge ankündigst und warum null Prozent eine gültige Ansage ist.
LesenRegierapport schreiben: die Vorlage
Von, bis, Pause, Reisezeit, Material und Unterschrift: der Aufbau eines Rapports, aus dem die Rechnung ohne Rückfrage entsteht.
LesenNachkalkulation: Offerte gegen Ist
Stunden mal Kostensatz, Material zum Einkaufspreis, Belege und Fremdleistung: so siehst du je Position, woran du wirklich verdient hast.
LesenDie Abnahme nach SIA 118
Was die Abnahme auslöst, wann SIA 118 gilt, Teilabnahme und Verweigerung, dazu eine Vorlage für Protokoll und Mängelliste.
LesenGarantierückbehalt und Bauabzug
Wie hoch, wie lange, wo auf der Schlussrechnung. Warum der Rückbehalt die MwSt nicht mindert, wie die Freigabe läuft und was eine Bürgschaft bringt.
LesenOder du lässt das KIDESK schreiben.
Offerten, Rechnungen mit QR-Zahlteil und Mahnungen kommen fertig formuliert und gerechnet heraus. Du gibst sie nur frei.
Finde raus, wie viel Büro dir die KI abnimmt.
In zwei Minuten eingerichtet. 14 Tage lang alles ausprobieren, mit deinen echten Offerten und Rechnungen.