Was die QR-Rechnung ist
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Rechnungen mit Zahlteil. Sie besteht aus deiner normalen Rechnung plus dem Zahlteil mit dem Swiss QR Code: ein Quadrat mit Schweizer Kreuz, in dem alle Zahlungsdaten stecken. Dein Kunde scannt den Code im E-Banking oder in der Banking-App und zahlt in Sekunden, ohne eine IBAN abzutippen.
Für dich als Rechnungssteller hat der Code einen zweiten Vorteil: über die Referenznummer erkennt deine Software automatisch, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört. Das Abhaken von Hand entfällt.
Diese Angaben gehören in den QR-Zahlteil
- Deine IBAN oder QR-IBAN als Zahlungsempfänger, dazu Name und Adresse deines Betriebs
- Der Betrag und die Währung, zugelassen sind CHF und EUR
- Name und Adresse des Zahlers, also deines Kunden
- Eine Referenz: die QR-Referenz (mit QR-IBAN) oder die Creditor Reference (mit normaler IBAN), damit die Zahlung automatisch zugeordnet werden kann
- Optional eine Mitteilung, zum Beispiel die Rechnungsnummer im Klartext
Der Zahlteil hat ein fest vorgegebenes Format mit definierten Schriftgrössen und Positionen. Genau daran scheitern selbst gebastelte Lösungen am häufigsten: der Code ist zwar lesbar, aber das Layout entspricht nicht der Vorgabe, und einzelne Banking-Apps verweigern die Annahme.
Die drei Wege zur QR-Rechnung
Weg 1: das E-Banking deiner Bank. Viele Banken bieten an, einzelne QR-Rechnungen direkt im E-Banking zu erstellen. Das funktioniert und kostet nichts, taugt aber nur für gelegentliche Einzelfälle: keine Positionen, keine MwSt-Ausweisung, keine Kundenverwaltung, und deine Rechnung sieht nach Bank aus, nicht nach deinem Betrieb.
Weg 2: Word- oder Excel-Vorlage plus QR-Generator. Du baust die Rechnung in der Vorlage und erzeugst den Zahlteil mit einem Online-Generator. Das ist gratis, aber fehleranfällig: Beträge und Referenzen werden von Hand übertragen, die MwSt wird von Hand gerechnet, und die Zahlung musst du später selber dem richtigen Dokument zuordnen. Ab ein paar Rechnungen pro Monat kostet dieser Weg mehr, als er spart.
Weg 3: eine Rechnungssoftware. Die Software rechnet Positionen und MwSt, setzt den QR-Zahlteil normgerecht aufs PDF und gleicht eingehende Zahlungen über die Referenz automatisch ab. Bei KIDESK reicht dafür ein gesprochener oder getippter Satz, und die fertige Rechnung geht mit QR-Zahlteil direkt an den Kunden.
Schritt für Schritt: QR-Rechnung in KIDESK
- Einmalig: IBAN oder QR-IBAN in den Einstellungen hinterlegen, Logo und Absender sind danach auf jedem Dokument
- Rechnung erstellen: Kunde, Positionen und MwSt erfassen, oder KIDESK den Satz sagen: «Mach die Rechnung für Familie Meier über 3500 Franken für die Badsanierung»
- Kurz durchlesen und freigeben: KIDESK verschickt das PDF mit normgerechtem QR-Zahlteil
- Zahlung abgleichen: Bankauszug hochladen, KIDESK erkennt die Referenz und hakt die Rechnung ab
Die häufigsten Fehler
- QR-Referenz mit normaler IBAN kombiniert: die QR-Referenz funktioniert nur mit einer QR-IBAN, sonst braucht es die Creditor Reference
- Zahlteil ohne Perforation bei Papierversand: bei gedruckten Rechnungen muss der Zahlteil abtrennbar sein
- Betrag oder Adresse nachträglich im PDF geändert, aber der Code nicht: gescannt wird, was im Code steckt, nicht was daneben steht
- Eine andere Währung als CHF oder EUR im Zahlteil: dann gehört stattdessen ein Zahlinfo-Block mit IBAN auf die Rechnung
Häufige Fragen
Brauche ich zwingend eine QR-IBAN?
Nein. Die QR-Rechnung funktioniert auch mit deiner normalen IBAN, dann mit der Creditor Reference als Referenz. Die QR-IBAN bekommst du von deiner Bank, wenn du die QR-Referenz mit automatischem Abgleich nutzen willst.
Was ist der Unterschied zwischen QR-Referenz und Creditor Reference?
Beides sind Referenznummern, an denen du Zahlungen automatisch zuordnen kannst. Die QR-Referenz (26 Stellen plus Prüfziffer) setzt eine QR-IBAN voraus, die Creditor Reference (beginnt mit RF) funktioniert mit jeder IBAN.
Kann ich eine QR-Rechnung in Euro stellen?
Ja, der QR-Zahlteil ist für CHF und EUR zugelassen. Andere Währungen sind im Schweizer QR-Zahlteil nicht vorgesehen, dann gehört stattdessen ein Zahlinfo-Block mit IBAN auf die Rechnung.
Muss ich die QR-Rechnung ausdrucken?
Nein. Die meisten Kunden bekommen die Rechnung als PDF per Mail und scannen den QR-Code direkt ab dem Bildschirm im E-Banking. Druckst du auf Papier, gehört bei Postversand die Perforation zwischen Rechnung und Zahlteil dazu.
Werden Einzahlungsscheine noch akzeptiert?
Nein, die roten und orangen Einzahlungsscheine sind seit Oktober 2022 abgeschaltet. Wer heute Rechnungen stellt, kommt am QR-Zahlteil nicht vorbei.