Die Wörter aus dem Büro, kurz erklärt.

Die SIA 118 kennt die gemeinsame Abnahme, die stillschweigende und die Teilabnahme. Ab der Abnahme läuft die Garantiefrist, darum gehört jeder Mangel ins Protokoll und das Datum schriftlich festgehalten. In KIDESK hängt die Abnahme am Auftrag: mehrere Abnahmen je Auftrag sind möglich, die Checkliste wird zum Abnahmezeitpunkt eingefroren, offene Mängel werden mitgezählt. Auftragswert, Abnahmedokument und Rechnung laufen durch denselben Rechenweg, damit die unterschriebene Summe und die fakturierte übereinstimmen.

Sie hält den Geldfluss in Gang, damit du nicht bis zum Schluss vorfinanzierst. Eine Akonto-Rechnung ist eine echte Rechnung mit Steuerausweis, kein blosses Zahlungsavis. In KIDESK wählst du die Rechnungsart Akonto; die Schlussrechnung saldiert die ausgewählten Akonto-Rechnungen, und im QR-Zahlteil steht nur der Restbetrag.

Bei Einheitspreisen wird nicht die offerierte Menge bezahlt, sondern die aufgemessene. Wer Länge, Breite, Abzüge, Datum und Beteiligte sauber festhält, spart sich den Streit auf der Schlussrechnung. In KIDESK hängt an jeder Position ein Aufmassblatt: Du rechnest die Menge dort zusammen, die Herleitung bleibt am Beleg, und jede Rolle im Editor darf es schreiben.

Was abgezogen wird und wie viel, steht im Werkvertrag; ohne Vereinbarung gibt es keinen Abzug. Die Abzüge gehören als eigene Zeilen unter die Positionen, damit die Schlusssumme nachvollziehbar bleibt. In KIDESK setzt du dafür eine Abzugszeile in den Beleg; sie rechnet mit und erscheint im Summenblock.

Sie muss je Belegart eindeutig sein und ist ab Ausstellung unveränderbar (GeBüV Art. 3). Lücken sind zulässig: Eine stornierte oder verworfene Rechnung hinterlässt eine Lücke, und das ist kein Fehler. In KIDESK verbraucht ein leerer Entwurf keine Nummer, die echte wird erst beim ersten Speichern mit Inhalt gezogen; Lücken macht KIDESK nur sichtbar. Präfix, Jahresteil und Stellenzahl stellst du je Belegart selbst ein.

Bezieht ein Betrieb Leistungen von einem ausländischen Anbieter ohne Schweizer Steuernummer, etwa Software-Abos, Online-Werbung oder Beratung, schuldet er die Steuer selbst (MWSTG Art. 45 bis 49). Wer nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, muss sich ab CHF 10'000.00 solcher Bezüge im Kalenderjahr melden. In KIDESK zählt ein Zähler diese Belege übers Jahr mit und zeigt über der Beleg-Liste an, wie nah dein Jahr an der Grenze steht.

camt.053 ist der Tages- oder Monatsauszug, camt.054 die Meldung einzelner Gutschriften mit Referenz. Beide holst du selbst im E-Banking: KIDESK hat keine direkte Verbindung zu deiner Bank, das ist bewusst so. Beim Import gleicht KIDESK Betrag, Referenz und Name ab und verbucht ab einer Trefferquote von 0.80 selbst, ab 0.50 schlägt es die Zuordnung vor, darunter passiert nichts. Ist eine Datei unlesbar, sagt KIDESK im Klartext, was ihr fehlt.

Bauleitungen vergleichen zuerst die Kapitelsummen und steigen erst danach in die einzelnen Positionen. Auf dem Deckblatt stehen die Kapitel mit Summen, die Steuer, das Total und die Zahlungsangaben; ab Seite 2 folgen die Positionen mit einem Zwischentotal je Kapitel. In KIDESK schaltest du das je Beleg ein oder legst es als Vorgabe für den ganzen Betrieb fest.

Du bekommst das Devis als PDF oder als Datei, trägst die Preise ein und schickst es zurück. Der ausgeschriebene Text gehört wörtlich übernommen: Wer umformuliert, offeriert etwas anderes als ausgeschrieben. In KIDESK liest der Ausschreibungs-Import das Devis ein, erkennt Kapitel und Positionen und gleicht die Preise gegen deinen Katalog ab; bei Positionen aus dem Import hält KIDESK den KI-Textvorschlag und deine eigenen Bedingungen zurück.

In kleinen Betrieben steckt sie im Kopf des Chefs, und genau dort wird sie am Freitagabend teuer. Eine Wochenansicht zeigt Mitarbeiter, zugewiesene Aufträge und die, an denen noch niemand dran ist. In KIDESK zeigt die Disposition zusätzlich eine Kapazitätsampel, die Luftlinie zwischen den Einsätzen und das Wetter am Einsatztag, abgeleitet aus deiner Firmenadresse.

Dubletten entstehen beim Import, beim Fotografieren von Belegen und bei Kunden mit zwei Schreibweisen. Sie kosten Geld, weil eine Rechnung zweimal bezahlt wird und jede Auswertung danach falsch ist. In KIDESK werden doppelte Belege auf zwei Wegen erkannt, über die Prüfsumme der Datei und über Lieferant, Datum und Betrag; den Befund kannst du überstimmen. Doppelt erfasste Kunden lassen sich zusammenführen.

Für die meisten Kleinbetriebe heisst das: PDF per Mail mit QR-Zahlteil. Der Kunde scannt den Code im E-Banking, und für Buchhaltung und Aufbewahrung genügt das; die zehn Jahre Aufbewahrungspflicht gelten elektronisch genauso wie auf Papier. Grosse Kunden und Verwaltungen verlangen teils Rechnungen über ein Netzwerk: Ein solcher Anschluss gehört nicht zu KIDESK, der Weg ist das PDF mit Zahlteil.

Die roten und orangen Einzahlungsscheine sind seit Oktober 2022 abgeschaltet; heute gilt der QR-Zahlteil am Fuss der Rechnung. Er trägt Betrag, Währung, Zahlungsempfänger, Kunde und Referenz, und seit dem 22. November 2025 müssen die Adressen strukturiert sein, also Strasse, Nummer, Postleitzahl und Ort in eigenen Feldern. In KIDESK entsteht der Zahlteil aus den Rechnungsdaten, Zusatzzeilen wie Postfach oder c/o werden regelkonform eingefaltet. Bei ausländischer IBAN oder Fremdwährung druckt KIDESK statt eines Zahlteils die Kontoangaben im Klartext.

Sie ergibt sich aus der Zahlungsfrist auf der Rechnung, also aus der Zeile «zahlbar bis». Ab dem Tag danach ist der Kunde in Verzug, und Mahnung, Verzugszins und Betreibung stehen offen. In KIDESK heisst «überfällig» auf jedem Bildschirm dasselbe: Stichtag ist der Tagesbeginn in Zürich, und Entwürfe und Gutschriften werden nie überfällig.

Gilt in deinem Gewerbe ein allgemeinverbindlich erklärter GAV, sind seine Regeln für dich verbindlich, auch ohne Beitritt zum Verband. Welche Sätze und welche Arbeitszeit gelten, steht im GAV deiner Branche; die Zahlen ändern und gehören dort nachgeschlagen. In KIDESK erfasst du Arbeit, Reisezeit und Pause getrennt, und das Arbeitszeitprotokoll weist sie getrennt aus. Eine Lohnabrechnung macht KIDESK nicht.

Geschäftsbücher, Belege und geschäftliche Korrespondenz sind zehn Jahre aufzubewahren, elektronisch genauso wie auf Papier. Der Kern ist die Unveränderbarkeit: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben, korrigiert wird mit Gutschrift oder Storno. In KIDESK ist die Belegnummer ab Ausstellung unveränderbar, jede Mutation wird protokolliert, und archivierte Dokumente bekommen eine Prüfsumme.

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht und nicht überschrieben, sie wird gutgeschrieben; nur so bleibt die Buchhaltung nachvollziehbar. Die Gutschrift korrigiert auch die Mehrwertsteuer, darum gehört der Steuersatz der ursprünglichen Rechnung darauf. In KIDESK verlangt die Gutschrift einen Grund, rechnet die Steuer mit, und für die Rückzahlung an den Kunden gibt es einen Mailtext und ein Brief-PDF.

Wer Bargeld einnimmt, muss es lückenlos festhalten; wer keines führt, braucht auch kein Kassenbuch. Der Saldo darf nie negativ werden, das ist der erste Punkt, den eine Prüfung anschaut. In KIDESK ist das Kassenbuch ab Werk ausgeschaltet: Schaltest du es ein, entsteht zu jeder Barzahlung eine Zeile, und der Tagesabschluss lässt sich als PDF festhalten. Eine Registrierkasse ist das nicht.

Anders als bei der verbindlichen Offerte darf der Endpreis abweichen. Wird der Voranschlag nach OR Art. 375 unverhältnismässig überschritten, kann der Besteller vom Vertrag zurücktreten oder eine Herabsetzung verlangen; darum gehört auf das Dokument, worauf die Schätzung beruht und was sie verändern kann. In KIDESK wählst du beim Erstellen zwischen verbindlich, unverbindlich und Kostenvoranschlag, und das Wort steht danach auf dem Beleg.

Grosse Kunden und Verwaltungen buchen nach ihrer eigenen Bestellnummer, Objektnummer oder Kostenstelle. Fehlt sie, kommt die Rechnung zurück, auch wenn inhaltlich alles stimmt. In KIDESK bekommt der Kunde ein Referenzfeld mit eigenem Titel; die Nummer steht oben auf dem Beleg, in den Listen und am Schluss des Mail-Betreffs, und sie wandert von der Offerte über den Auftrag bis zur Rechnung mit. Kunden ohne eigene Referenz merken davon nichts.

Es ist die Grundlage für den Preisvergleich: Alle Anbieter rechnen auf denselben Positionen, darum wird an Text und Nummerierung nichts verändert. Abgerechnet wird später nach Aufmass, also nach der wirklich ausgeführten Menge. In KIDESK liest der Ausschreibungs-Import das Leistungsverzeichnis ein, erkennt Kapitel und Positionen, gleicht die Preise gegen den Katalog ab und legt erkannte Artikel für das nächste Devis in deinen Katalog.

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Anzahl; üblich sind drei Stufen mit steigendem Ton und einem konkreten Datum statt einer vagen Frist. Mahngebühren darfst du nur verrechnen, wenn sie vereinbart sind, etwa in den Bedingungen auf der Rechnung. In KIDESK stehen die drei Stufen ab Werk auf 7, 14 und 30 Tagen nach Fälligkeit; Gebühr, automatische Eskalation und Verzugszins stellst du selbst ein.

Für Handwerk und Dienstleistung gilt der Normalsatz von 8.1 Prozent. Der reduzierte Satz von 2.6 Prozent gilt für Lebensmittel, Bücher und Medikamente, der Sondersatz von 3.8 Prozent für Übernachtungen mit Frühstück. Steuerpflichtig wirst du ab CHF 100'000.00 Jahresumsatz; darunter darfst du keine Steuer ausweisen, sonst schuldest du sie trotzdem. In KIDESK erscheint die MwSt-Spalte auf dem Beleg erst ab dem zweiten Steuersatz, und ohne Steuerpflicht setzt der Editor neue Positionen auf 0 Prozent und sagt dir das.

Ohne Nachkalkulation weisst du erst nach dem Jahresabschluss, welche Aufträge dich Geld gekostet haben, und dann ist es für die nächste Offerte zu spät. Verglichen wird das Offerierte gegen die freigegebenen Stunden zum internen Kostensatz, das Material zum Einkaufspreis, die zugeordneten Belege und die Fremdleistung. In KIDESK steht dieser Vergleich je Position und je Kapitel, und Verluste stehen rot in der Tabelle statt erst als Summe am Schluss.

Jede Position trägt einen Code, den alle Beteiligten kennen, vom Planer über die Bauleitung bis zur Abrechnung. Der Code ist die Ordnung des Bauherrn: Wer eigene Laufnummern dazwischen erfindet, zerschiesst den Abgleich bei der Bauleitung. In KIDESK druckt der NPK-Modus den Code des Bauherrn als Positionsnummer statt der eigenen Nummerierung, und Zeilen ohne Code drucken gar keine Nummer.

Eine Offerte ohne Vorbehalt bindet dich: Nimmt der Kunde innert Frist an, ist der Vertrag zustande gekommen (OR Art. 3 bis 5). Willst du das nicht, gehört «unverbindlich» ausdrücklich auf das Dokument, dazu ein Datum, bis wann der Preis gilt. In KIDESK wählst du zwischen verbindlich, unverbindlich und Kostenvoranschlag; der Kunde unterschreibt über einen Link, und Name, Zeitpunkt und IP-Adresse werden festgehalten. Offerten laufen zum hinterlegten Datum ab und stehen vorher in der Liste «läuft bald ab».

Der Pauschalpreis ist fest: Brauchst du länger, ist das dein Risiko, bist du schneller, dein Gewinn (OR Art. 373). Darum entscheidet die Beschreibung über das Geld; was nicht drinsteht, ist nicht abgedeckt und wird zum Nachtrag. Das Gegenstück ist die Arbeit in Regie nach Aufwand. In KIDESK rechnest du beides im selben Beleg, und die Nachkalkulation zeigt am Schluss, ob die Pauschale gereicht hat.

Zu trennen sind die blosse Bereitschaft und der wirkliche Einsatz; wie beides entschädigt wird, steht im GAV der Branche oder im Arbeitsvertrag. Für den Kunden zählt der Einsatz, und der fällt fast immer in eine Zuschlagszeit, also Abend, Wochenende oder Feiertag. In KIDESK erfasst du den Einsatz mit Datum, von, bis und Pause; Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge werden an einer Stelle aufgelöst und auf dem Abnahmedokument benannt.

Du erkennst sie daran, dass die Bankkennung in der Mitte der Nummer im Bereich 30000 bis 31999 liegt; bestellt wird sie bei deiner Bank. Nur mit ihr kannst du die QR-Referenz verwenden, an der die Bank die Zahlung automatisch der Rechnung zuordnet. Ohne QR-IBAN geht es auch: Dann nimmst du deine normale IBAN mit der Creditor Reference oder ganz ohne Referenz. In KIDESK hinterlegst du deine Konten als Stammdaten und wählst je Rechnung, welches gedruckt wird.

Sie hat 26 Ziffern plus Prüfziffer und setzt eine QR-IBAN voraus. Zahlt der Kunde mit dieser Referenz, steht sie in der CAMT-Datei, und die Zahlung findet ihre Rechnung ohne Suchen. In KIDESK wird die Referenz unabhängig von der angezeigten Belegnummer abgeleitet: Buchstaben oder Schrägstriche in der Rechnungsnummer brechen den Zahlteil nicht.

In Regie wird nach Aufwand abgerechnet statt nach Pauschale, darum entscheidet der Rapport über das Geld. Er gehört am selben Tag geschrieben und vom Kunden unterschrieben, sonst werden aus drei Stunden im Nachhinein zwei. In KIDESK erfasst du Datum, von, bis und Pause, dazu Reisezeit und ob in der Werkstatt oder auf Montage gearbeitet wurde; eine Stoppuhr gibt es bewusst nicht. Angebrochene Viertelstunden werden aufgerundet, und aus dem freigegebenen Rapport wird die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst.

Nach MWSTG Art. 26 gehören darauf: dein Name und Ort, deine UID mit dem Zusatz MWST, Name und Ort des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Nicht steuerpflichtige Betriebe weisen keine Steuer aus, sonst schulden sie sie trotzdem. In KIDESK steuert die hinterlegte Steuerpflicht drei Dinge zugleich: ob die MwSt-Nummer in der Kopftabelle steht, welchen Satz neue Positionen bekommen und ob der Steuerblock im Total erscheint.

Er sichert die Behebung von Mängeln; häufig sind 5 bis 10 Prozent, massgebend ist immer der Vertrag. Viele Verträge erlauben, ihn durch eine Bankgarantie oder eine Solidarbürgschaft abzulösen, dann hast du dein Geld sofort. Für die Steuer wichtig: Der Rückbehalt kürzt den Preis nicht, er verschiebt nur die Zahlung. Rechnest du nach vereinbartem Entgelt ab, schuldest du die Mehrwertsteuer auf dem vollen Betrag, auch wenn der Rückbehalt noch aussteht.

Auf der Rechnung an den Kunden steht weiterhin der normale Satz von 8.1 Prozent; der Saldosteuersatz betrifft nur, was du der Steuerverwaltung abgibst. Dafür fällt der Vorsteuerabzug weg, und abgerechnet wird halbjährlich statt quartalsweise. Ob sich das lohnt, hängt vom Materialanteil ab: Wer viel einkauft, fährt mit der effektiven Methode oft besser, und der Entscheid bindet dich für eine Mindestdauer. In KIDESK hinterlegst du die gewählte Abrechnungsmethode in den Firmeneinstellungen.

Sie steht im QR-Zahlteil an derselben Stelle wie die QR-Referenz, setzt aber kein besonderes Konto voraus. Damit ordnest du Zahlungen auch dann automatisch zu, wenn dir deine Bank keine QR-IBAN gegeben hat. Zahlt der Kunde ganz ohne Referenz, bleibt der Abgleich über Betrag, Datum und Name: In KIDESK verbucht der Zahlungsabgleich ab einer Trefferquote von 0.80 selbst und schlägt es darunter nur vor.

Sie gilt nicht von selbst, sondern nur, wenn sie im Werkvertrag vereinbart ist; dann geht sie in vielen Punkten dem Gesetz vor. Geregelt sind unter anderem die Abnahme, die Rügefristen für Mängel, die Garantiefrist und die Sicherheitsleistung. Für den Betrieb heisst das: Alle Fristen hängen am Abnahmedatum, darum gehört es schriftlich festgehalten. In KIDESK hältst du die Abnahme mit eingefrorener Checkliste, Mängelliste und Unterschrift am Auftrag fest.

Statt ein PDF abzutippen, wandert das Leistungsverzeichnis als Datei hin und her: Der Planer schickt die Positionen, du trägst die Preise ein, die Datei geht zurück. Die Baubüro-Programme, die auf dem Bau verbreitet sind, arbeiten damit. In KIDESK versteht der Ausschreibungs-Import dieses Format neben dem Weg über das PDF.

Skonto kostet dich Geld und lohnt sich nur, wenn du die Liquidität wirklich brauchst; auf ein Jahr gerechnet ist der Zins hoch. Zieht der Kunde Skonto, sinkt das Entgelt, und die Steuer ist nachträglich zu korrigieren (MWSTG Art. 41). In KIDESK steht Skonto als Hinweiszeile unter der Schlusszeile: Es verändert nie den Rechnungsbetrag, nie den Betrag im QR-Zahlteil und nie die Steuerbasis. Beim Zahlungseingang korrigiert KIDESK die Steuer nach.

Der Verrechnungssatz steht in der Offerte und auf der Rechnung. Der interne Kostensatz umfasst Lohn, Sozialleistungen, Fahrzeug, Werkzeug und Bürozeit und gehört nie auf ein Kundendokument; wer beides verwechselt, arbeitet auf dem Papier profitabel und auf dem Konto nicht. In KIDESK folgt der Verrechnungssatz einer festen Reihenfolge: Kunde, dann Mitarbeiter, dann Katalogartikel, dann Firma. Den internen Kostensatz sehen nur Inhaber und Administration, und er dient der Nachkalkulation.

Teilrechnungen halten den Geldfluss in Gang, die Schlussrechnung bringt die Gesamtabrechnung: alle Positionen, alle Nachträge, abzüglich der bereits fakturierten Beträge und allfälliger Rückbehalte. Der häufigste Fehler steckt im Zahlteil: Dort gehört der Restbetrag hin, nicht die Gesamtsumme. In KIDESK saldiert die Schlussrechnung die ausgewählten Akonto-Rechnungen, der Abzug bleibt der Betrag, der auf der Teilrechnung stand, und im QR-Zahlteil steht nur der Rest.

Du selbst erledigst Belege, Rechnungen und Zahlungen; was die Treuhandstelle braucht, ist ein vollständiges, geordnetes Paket. Je sauberer die Übergabe, desto kleiner das Honorar, weil niemand hinterherfragen muss. In KIDESK gibt es dafür ein Export-Paket als ZIP mit Journal, Belegen als PDF und Dateien, die die verbreiteten Buchhaltungsprogramme lesen; deine Treuhandstelle kann zusätzlich einen eigenen, nur lesenden Zugang bekommen und Unterlagen direkt anfordern. Eine Finanzbuchhaltung führt KIDESK nicht.

Jeder eingetragene Betrieb hat sie, unabhängig von der Mehrwertsteuer. Erst wer steuerpflichtig ist, hängt den Zusatz MWST an und weist sie so auf der Rechnung aus: Die blosse UID ist keine MwSt-Nummer. Für die Vorsteuer zählt sie ab CHF 400.00, bis zu diesem Betrag genügt der Beleg allein. In KIDESK kannst du die UID beim Erfassen eines Kunden direkt aus dem Register abfragen.

Ohne andere Vereinbarung sind es 5 Prozent im Jahr nach OR Art. 104. Gerechnet wird ab dem Tag nach der Fälligkeit, der Fälligkeitstag selbst wird nicht verzinst, und der Zins ist mehrwertsteuerfrei, weil er kein Entgelt für eine Leistung ist. In KIDESK ist der Verzugszins ab Werk ausgeschaltet: Ob du ihn verlangst, ist deine Entscheidung und nicht die Voreinstellung eines Programms. Eingeschaltet rechnet er tageweise auf 365 Tage, auch im Schaltjahr.

Voraussetzung ist, dass du steuerpflichtig bist, die Leistung geschäftlich verwendest und die Steuer auf dem Beleg ausgewiesen ist. Bis und mit CHF 400.00 genügt der Beleg allein, darüber braucht es zusätzlich die UID des Lieferanten (MWSTV Art. 57). Wer nach Saldosteuersatz abrechnet, zieht keine Vorsteuer ab. In KIDESK sitzt diese Regel an einer einzigen Stelle: Korrigierst du eine falsch getippte UID, kommt der Abzug zurück.

Nach OR Art. 363 verpflichtest du dich zur Herstellung eines Werks gegen Vergütung, geschuldet ist der Erfolg. Daraus folgen Gewährleistung für Mängel, Rügefristen und die Abnahme; beim Auftrag nach OR Art. 394 ist das anders, dort schuldest du sorgfältiges Tätigwerden. Ist zusätzlich die SIA 118 vereinbart, gelten in vielen Punkten ihre Regeln statt der gesetzlichen. In KIDESK hältst du Laufzeit und Kündigungsfrist unter Verträge fest und die Abnahme am Auftrag.

Sie spart nicht nur Tippen, sie verhindert das Vergessen: Wartungsverträge sind das Geld, an das im Frühling niemand denkt. Wichtig sind ein Enddatum und ein Blick vor dem Versand, damit keine Rechnung an einen gekündigten Kunden geht. In KIDESK stellst du Intervall, Enddatum und Höchstzahl ein, siehst eine Vorschau und kannst jederzeit von Hand auslösen; der Nachtlauf und der Knopf benutzen denselben Rechenweg.

Üblich sind 30 Tage, bei kleinen Beträgen und Privatkunden auch 10 oder 14. Schreib ein konkretes Datum auf die Rechnung statt «zahlbar innert 30 Tagen»: Ein Datum ist ein Verfalltag, und ab dem Tag danach ist der Kunde auch ohne Mahnung in Verzug (OR Art. 102). In KIDESK steht die Zeile «Zahlbar bis» auf dem Beleg, und aus diesem Datum leitet KIDESK die Fälligkeit, die Mahnstufen und den Verzugszins ab.

Zwei Dinge sind zu trennen: was du dem Kunden verrechnest und was der Mitarbeiter bekommt. Das erste steht in deiner Offerte oder in deinen Bedingungen, das zweite im GAV der Branche oder im Arbeitsvertrag. Ohne vorherige Vereinbarung ist ein Nachtzuschlag auf der Rechnung schwer durchzusetzen. In KIDESK werden die Zuschläge an einer einzigen Stelle aufgelöst, die Einstellung des Betriebs schlägt das Branchenprofil und der Aus-Schalter schlägt beides; aufgeschlagene Zuschläge werden auf dem Abnahmedokument benannt.