Wo liegen meine Daten genau?

Die Datenbank steht in Frankfurt, deine Dateien und die Schlüssel liegen in Zürich, die Spracherkennung ebenfalls in Zürich. «Server in der Schweiz» wäre in dieser Form falsch, deshalb sagen wir es so genau. Dein Betrieb kann die Verarbeitung zusätzlich auf die Schweiz und die EU festnageln.

Seid ihr nach ISO 27001 oder SOC 2 zertifiziert?

Nein, und wir behaupten es auch nicht. Was wir stattdessen zeigen können, ist nachprüfbar: Die Trennung der Betriebe sitzt in der Datenbank, die App rechnet alle 15 Minuten eine echte Rechnung nach, 13 Rechenregeln laufen jede Nacht über die echten Daten, und der Betriebszustand steht öffentlich unter kidesk.ch/status.

Kann mein Team alles sehen?

Nein. Jede Person hat ein eigenes Konto mit einer Rolle. Mitarbeitende sehen ihre Aufträge, ihre Stunden und die Adresse des Objekts. Der interne Kostensatz bleibt bei Inhaber und Administration, Einkaufspreis und Marge zusätzlich bei der Buchhaltung. Die Schranke sitzt am Server, nicht nur an der Anzeige, und sie gilt auch im Chat.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?

Du exportierst deine Daten selbst: das Treuhand-Paket als ZIP mit Buchungsjournal und allen Belegen, Listen als CSV, Belege gesammelt als PDF. Danach kannst du das Konto löschen lassen. Wir halten niemanden mit seinen eigenen Zahlen fest.

Gehen meine Sprachaufnahmen und Belegfotos ins Ausland?

Die Spracherkennung läuft in Zürich. Wenn dein Betrieb die Datenresidenz auf Schweiz und EU stellt, gehen Spracherkennung und Fotoanalyse gar nicht erst an Anbieter in den USA. Vor der Übergabe an ein Modell werden Angaben, die niemand dort braucht, entfernt.

Wie sicher sind die Links auf Offerten und Rechnungen?

Es gibt kein Kundenportal und keinen Kunden-Login. Jeder Beleg bekommt einen eigenen, unratbaren Link; wer ihn hat, sieht diesen einen Beleg und sonst nichts. Die öffentliche Rechnungsseite wird von Suchmaschinen nicht aufgenommen, und geteilte PDF-Links laufen ab.

Sicherheit, Verschlüsselung und Datenhaltung

Ein Betrieb sieht nur seine eigenen Daten

Die Trennung zwischen den Betrieben sitzt in der Datenbank selbst, nicht in der einzelnen Abfrage. Selbst wenn irgendwo im Programm eine Bedingung fehlen würde, gibt die Datenbank die Zeilen eines fremden Betriebs nicht heraus.

Jede Zeile trägt den Betrieb, zu dem sie gehört, und die Datenbank setzt diese Grenze selbst durch.
Arbeitest du für mehrere Betriebe, wechselst du oben im Konto-Menü; die Sicht wechselt vollständig mit.
Rollen steuern, wer was sieht: Inhaber, Administration, Mitarbeitende, Nur-Lesen, Disposition, Buchhaltung und Treuhand.
Der interne Kostensatz eines Mitarbeiters bleibt bei Inhaber und Administration, Einkaufspreis und Marge zusätzlich bei der Buchhaltung.

Anmeldung und Sitzungen

Zum Konto gehört mehr als ein Passwort. Du kannst die Anmeldung mit einem zweiten Faktor absichern, siehst deine offenen Sitzungen und kannst sie beenden. Heikle Vorgänge verlangen eine zusätzliche Bestätigung, auch wenn du längst angemeldet bist.

Zwei-Faktor-Anmeldung, einstellbar unter Einstellungen und Sicherheit.
Alle aktiven Sitzungen sind sichtbar und einzeln beendbar.
Für heikle Vorgänge gibt es eine zusätzliche Bestätigung, die an Sitzung, Zweck, Ablaufzeit, IP-Adresse und Gerät gebunden ist.
Zu viele Anmeldeversuche werden gebremst.
Jede Person im Team hat ein eigenes Konto; Einladungen laufen über einen Link oder einen Beitrittscode.

Verschlüsselung mit deinem eigenen Schlüssel

Empfindliche Felder werden verschlüsselt, und zwar mit einem Schlüssel je Betrieb. Dieser Schlüssel liegt selbst wieder verschlüsselt unter einem übergeordneten Schlüssel, und er lässt sich wechseln, ohne dass du etwas neu erfassen musst.

Ein eigener Schlüssel je Betrieb, verpackt unter einem übergeordneten Schlüssel.
Der Schlüssel lässt sich wechseln; jeder Wechsel wird protokolliert.
Deine Dateien haben keine öffentliche Adresse mehr: Sie laufen über die App, und ein Link darauf läuft nach zehn Minuten ab.
Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft und tragen den Prüfstand bei sich.
Ein Link auf eine Offerte oder eine Rechnung ist unratbar, und die öffentliche Rechnungsseite wird von Suchmaschinen nicht aufgenommen.

Wo deine Daten liegen

Wir sagen genau, was wo liegt, statt eine pauschale Landesangabe zu machen. Die Datenbank steht in Frankfurt. Deine Dateien und die Schlüssel liegen in Zürich, die Spracherkennung ebenfalls. Wer strenger fahren will, kann die Verarbeitung auf die Schweiz und die EU festnageln.

Datenbank in Frankfurt, Dateien und Schlüssel in Zürich, Spracherkennung in Zürich.
Ein Betrieb kann Schweiz und EU erzwingen; Spracherkennung und Fotoanalyse gehen dann nicht an Anbieter in den USA.
Der Live-Sprachdialog läuft über Westeuropa, und der Browser bekommt dabei nie Werkzeugrechte: Jeder Aufruf läuft über den Server, mit Rollenprüfung und Freigabekarte.
Übungsumgebung und Produktion sind getrennt, auch beim Dateispeicher.
Text aus Kundennotizen, Belegen und Dokumenten gilt für die KI als Daten, nie als Befehl.

Aufbewahrung und Nachvollzug

Schweizer Belege müssen zehn Jahre lang nachvollziehbar bleiben. KIDESK archiviert sie mit einer Prüfsumme, damit später beweisbar ist, dass sich nichts verändert hat. Eine abgeschlossene Steuerperiode lässt sich sperren.

Belege werden mit Prüfsumme archiviert, für die zehn Jahre Aufbewahrung.
Belegnummern sind ab Ausstellung unveränderbar; Lücken sind zulässig und werden nur sichtbar gemacht.
Eine abgeschlossene Buchungsperiode lässt sich sperren und ändert sich danach nicht mehr rückwirkend.
Änderungen werden protokolliert, mit Zeitpunkt und Person.
Der Zugriff einer Treuhandstelle wird eigens festgehalten.

Die App prüft sich selbst

Zertifikate hängen an der Wand. Uns ist wichtiger, dass die Zahlen stimmen, und das prüft KIDESK laufend an den echten Daten, nicht an einem Testbeispiel.

Alle 15 Minuten nimmt sich die App eine echte Rechnung, rechnet sie nach, druckt sie wirklich und prüft Nummer, Betrag und Logo. Weicht etwas ab, geht eine Mail an den Betreiber.
13 Rechenregeln laufen jede Nacht über die echten Daten: Summen, Steueraufstellung, offene Beträge, Zahlungszuordnungen, Währungen. Gemeldet wird nur, was neu dazukommt.
30 Musterbelege halten alle vier Steuersätze, Rabatte, Abzüge, Menge 0, die Rundung in beide Richtungen, Euro und fünfzig Positionen fest.
Der Betriebszustand steht öffentlich unter kidesk.ch/status.

Deine Daten gehören dir

Du kannst jederzeit alles herausholen, und du kannst gehen. Beides ist eingebaut und braucht weder eine Anfrage noch eine Kündigungsfrist im Kleingedruckten.

Datenexport und Löschantrag stehen unter Einstellungen und Datenschutz, für den Inhaber.
Das Treuhand-Paket exportiert Buchungsjournal, Banana-Datei und alle Belege als ZIP, je Monat, Quartal oder Jahr.
Belege, Rechnungen und Offerten lassen sich als PDF gesammelt herunterladen, Listen als CSV.
Das Konto lässt sich ganz löschen; die Prüfung läuft gegen die Datenbank, nicht gegen das Anmelde-Token.

Deine Daten. Deine Sache.

Sieben Dinge, die du wissen solltest.